Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs 17/2023
Stuttgart,
05/08/2023



Microsoft Office Upgrade auf M365 Apps



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Beschlussfassung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		10.05.2023
11.05.2023



Beschlußantrag:


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Als Standardsoftware für Verwaltungsaufgaben wird bei der LHS flächendeckend auf allen PCs und Notebooks Microsoft Office 2016 eingesetzt. Aus der Produktpalette von Office 2016 sind hauptsächlich die Produkte MS Word, Excel und PowerPoint in Nutzung. Diese sind auf ca. 15.000 Clients bei der LHS installiert und bilden die Basis zur Erledigung der meisten Verwaltungsaufgaben. Sie sind Bestandteil der Strategischen Leitlinien und Standards (SLS) und decken dort die Bereiche Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware ab. Für Microsoft Office 2016 läuft der erweiterte Support seitens Microsoft am 14.10.2025 aus. Ab diesem Datum wird Microsoft dann keine weiteren Sicherheitsupdates für die Office 2016 Produkte mehr zur Verfügung stellen. Daher müssen, bis spätestens Oktober 2025 alle Office 2016 Installationen bei der LHS durch ein Nachfolgeprodukt ersetzt werden. Dies betrifft neben den Standard Software Produkten Word, Excel und PowerPoint auch ca. 800 Installationen von anderen Office 2016 Produkten wie Access, Visio, Project, OneNote & Publisher.

Im Rahmen einer Vorabprüfung wurden zusammen mit dem LHS Produktverantwortlichen für Office eine Marktanalyse durchgeführt, mögliche Lösungsansätze für geeignete Nachfolgeprodukte geprüft und eine Empfehlung ausgesprochen auf Microsoft M365 Apps als wirtschaftlichste Gesamtlösung zu migrieren. Um Nahe an der bestehenden IT-Systemkonfiguration zu bleiben und einen DSGVO-konformen Betrieb sicher zu stellen, wurde eine Client-Installation ohne Cloud-Anbindung empfohlen. Diese Lösung ist an der Microsoft Produktstrategie angelehnt und damit zukunftsorientiert um in Zukunft auf solch umfassende Migrationsprojekte verzichten zu können, sondern automatisch immer die aktuellste Produktversion nutzen zu können. Zusätzlich ist diese Lösung mit vergleichsweise geringen Migrations- und Schulungsaufwänden verbunden.

Zum Bezug der benötigten Lizenzen kann der bestehende Handelspartnervertrag (vgl. GRDrs. 421/2021) herangezogen werden. Allerdings reicht das im bestehenden Handelspartnervertrag abgeschlossene Volumen nach jetziger Schätzung nicht aus um eine vollständige Migration aller LHS Clients durch zu führen. Nach Ausschöpfung des bestehenden Vertrages müssen die benötigten Lizenzen anderweitig beschafft werden. Sollte die wirtschaftlichste Lösung der Abschluss eines neuen Handelspartnervertrages sein, so ist die Lösung zu präferieren.

Um im Migrationsprojekt zeitlich flexibel auf die Anliegen der Ämter eingehen zu können und um Beeinträchtigungen im Tagesbetrieb der Ämter so kurz bzw. gering wie möglich zu halten, müssen Lizenzen kurzfristig und flexibel bereitgestellt werden können. Deshalb soll es der Verwaltung ermöglicht werden selbst und kurzfristig Lizenzen der Microsoft Office Standardprodukte zu beschaffen und die Produkte entsprechend auszuliefern.

Im Verlauf des Migrationsprojektes auf ein Nachfolgeprodukt wird es voraussichtlich zu Inkompatibilitäten mit bestehenden VBA Programmierungen, Fachanwendungen, Vorlagen und Textbausteinen oder zumindest zu Anpassungsbedarfen kommen. Für benötigte Anpassungen an bestehenden Systemen oder die kostenpflichtige Beschaffung von neuen Lösungen sind im IuK- Maßnahmenplan Projektmittel vorgesehen. Bei den genannten Kosten handelt es sich um vorläufige Schätzungen bzw. Hochrechnungen.

Die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, insbesondere in der IT-Administration, sind durch entsprechende Schulungsmaßnahmen zu qualifizieren. Der genaue Bedarf wird sich aus dem im Projekt erarbeiteten Schulungskonzept ergeben.

Da sich mit dem Umstieg auf M365 Apps auch die Art der Produktlizenzierung von einem einmaligen Lizenzkauf auf Softwaremiete ändert, sind im Amtshaushalt fortlaufende finanzielle Mittel zu berücksichtigen. Durch das Softwaremietmodell für M365 Apps ist der fortlaufende Bezug von Sicherheitsupdates und sicherheitstechnischen Ergänzungen sichergestellt sowie die Nutzung von neuen Funktionsupdates jederzeit möglich.



Finanzielle Auswirkungen


202320242025Summen
Einmalige Ausgaben für IT-Dienstleistungen (Beratung, Konfiguration, Testing)
60.000
120.000
120.000
300.000
Einmalige Ausgaben für Schulungsmaßnahmen
-
35.000
35.000
70.000
Einmalige Ausgaben für Anpassungen von Fachanwendungen
50.000
80.000
80.000
210.000
Summe einmalige Aufwendungen
110.000
235.000
235.000
580.000
Lizenzierungskosten jährlich (SW-Miete)
20.000
950.000
1.900.000
2.870.000
Betriebliche Aufwendungen: Lizenzierung (SW-Miete)
20.000
950.000
1.900.000
2.870.000
Gesamtsumme Aufwendungen
130.000
1.185.000
2.135.000
3.450.000

(Beträge in Euro brutto)
Die Lizenzierungskosten belaufen sich nach derzeitigem Stand in den Jahren 2026 ff. bei Weiterbezug der Microsoft M365 Apps ebenfalls voraussichtlich auf 1,9 Mio. EUR jährlich.

Die einmaligen Projektaufwendungen für Dienstleistung wie oben abgebildet in 2023 sowie in 2024 und 2025 werden wie folgt gedeckt:

Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT - Projekt 4.104000: IuK Maßnahmenplan (konsumtiv), Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.

Die zusätzlichen betrieblichen Aufwendungen für Miete wie oben abgebildet sowie in 2024 und ab 2025 von bis zu 1.900.000 EUR werden gedeckt im Teilergebnishaushalt 170 - Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Amtsbereich 1007410 – Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen. Die einmaligen Ausgaben für Schulungen werden gedeckt in der Kontengruppe 42510 – Sonstige Aufwendung für Sach- und Dienstleistung.
Die erforderlichen Budgets für Miet-, Wartungs- und Lizenzaufwendungen für Software im Teilhaushalt 170 werden im Rahmen des Aufstellungsverfahrens zum DHH 2024/2025 unter Einbeziehung der Lizenzierungskosten für Microsoft M365 Apps neu kalkuliert und eventuelle Sonderbedarfe angemeldet



Beteiligte Stellen

WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

-

Erledigte Anträge/Anfragen

-



Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

Ausführliche Begründung:

Als Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Erstellung von Präsentationen wird bei der LHS Microsoft Office 2016 eingesetzt. Aus der Produktpalette von Office 2016 sind hauptsächlich die Produkte MS Word, Excel und PowerPoint in Nutzung. Diese sind auf ca. 15.000 Clients bei der LHS installiert und bilden die Basis zur Erledigung der meisten Verwaltungsaufgaben. Sie sind Bestandteil der SLS und decken dort die Bereiche Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware ab. (MS- Access, Visio, Project, OneNote & Publisher sind keine Standard-Produkte bei der LHS und nur in Absprache mit der Amt 17 nutzbar).
In der Vergangenheit hat Microsoft ca. alle 3 Jahre eine neue Version von MS Office veröffentlicht. Diese wurden mit einem regulären Supportzeitraum (MSS – Mainstream Support ca. 5 Jahre) von Microsoft mit Sicherheitsupdates versorgt. In der Regel hat Microsoft für die Office Produkte zum regulären Supportzeitraum dann noch einen erweiterten Supportzeitraum von ca. 3 Jahren zusätzlich angeboten.
Die Lizenzierung der Office Produkte erfolgte bisher über einen einmaligen Lizenzkauf, mit dem das Recht der Nutzung des jeweiligen Produktes erworben wird. Zum Umstieg auf eine aktuellere Produktversion musste diese neue Version dann auch neu lizenziert, ergo neue Lizenzen für das Produkt erworben werden. Mit der Umstellung des eigenen Produktportfolios zielt Microsoft in den letzten Jahren darauf, dieses Kauf-Modell auf ein Abonnement-Modell umzustellen. Dies betrifft auch die Office Produkte, welche inzwischen unter dem Namen M365 Apps geführt werden.
Der erweiterte Support für das aktuell eingesetzte Office 2016 läuft am 14.10.2025 aus. Zur Auswahl eines Nachfolgeproduktes sind auch die Supportenden der anderen Produkte zu beachten: Bisher wurde von Microsoft weder ein erweiterter Support für Office 2021 noch eine nachfolgende klassische Office Version (z.B. Office 2024) angekündigt. Mit der Umstellung des eigenen Portfolios in Richtung Abonnement-Modell und damit zu M365 wird es in Fachkreisen fraglich gesehen, ob Microsoft hier noch Optionen für die klassischen Office Produkte mit langfristigem Support anbieten wird. Microsoft hat zwar geäußert auch weiterhin Kaufversionen der Office Produkte anzubieten, jedoch ist bisher weder ein neues Produkt angekündigt, noch sind Supportverlängerungen für aktuelle Produkte geplant.

Erfahrungsgemäß wird mit einem Zeitaufwand von ca. zwei bis drei Jahren für den Rollout einer neuen Office Version bei der LHS gerechnet. Aus diesem Grund sollte schnellstmöglich mit der Konfiguration, Testing und den ersten PoCs bei der LHS begonnen werden. Grundlage dafür ist die Entscheidung für ein Nachfolgeprodukt der jetzt eingesetzten Lösung.

Grundsätzlich bieten sich dafür vier Optionen an: Dazu im Folgenden eine kurze Erläuterung zu den jeweiligen Szenarien.
Umstieg auf Non-MS Produkte wie OpenOffice oder LibreOffice: Nicht empfohlen da LHS weit in allen Ämtern unterschiedlichste MS Office Makros (größtenteils VBA Eigenprogrammierungen), Dokumentenvorlagen und Textbausteine genutzt werden und eine Überführung oder Neuprogrammierung enormen Ressourcenaufwand bedeutet, welcher nicht im Verhältnis zum Nutzen steht. Auch ein Blick auf Versuche von anderen Kommunen zeigt, die Komplexität eines solchen Ansatzes. Grundsätzlich haben sich die Rahmenbedingungen seit der Stellungnahme in GRDrs 1008/2015 nicht geändert und ein Mehrwert durch die Einsparung von Lizenzkosten wird durch die hohen Kosten und Risiken eines Migrationsprojektes deutlich überstiegen.
Betrieb Office 2016 ohne Sicherheitsupdates: Nicht empfohlen da nicht abschätzbare Sicherheitsrisiken entstehen.
Upgrade auf Office 2021: theoretisch denkbar, da sehr nahe an der aktuellen Systemlandschaft. Da aktuell aber nur ein Mainstream Support bis 10/26 angeboten wird, heute ebenfalls nicht sinnvoll. Da mit der aktuellen Microsoft Strategie Office 2021 bei einem Kauf in 2023 nur ca. 3 Jahre betrieben werden kann, sind die Kauflizenzen auf ein Jahr gerechnet verhältnismäßig hoch. Dazu kommt zum einen das Risiko, dass Microsoft keine weitere Kauf-Version veröffentlichen könnte. Sollte Microsoft doch z.B. ein Office 2024 als Kauf-Version anbieten, wäre dann wieder ein kostspieliges Migrationsprojekt durchzuführen.
Umstieg auf M365: Denkbar da Microsoft seine Produkte im Bereich 365 stetig erweitert. Kein Supportende, sondern stetiger Support und Funktionsupdates sind gegeben. Datenschutzbedenken auch durch öffentliche Berichterstattung, DSVGO konforme Konfiguration muss gewährleistet werden. Daher Betrieb mit lokaler Client Installation - On Premise, ohne Cloud Anbindung empfohlen.
Ergänzend zur Funktionalität von M365 Apps muss noch beachtet werden, wie die einzelnen Produkte genutzt werden. Grundsätzlich setzt Microsoft seinen Kunden Anreize zur Nutzung möglichst vieler Microsoft Produkte wie Azure, SharePoint, OneDrive mit Cloudanbindung. Im Rahmen dieser Projektfreigabe soll allerdings nur die Ablösung der bei der LHS im Einsatz befindlichen MS Office 2016 Produkte, behandelt werden (Hauptsächlich Word, Excel, PowerPoint und wenige Installationen von Project, Access & Visio). Da bei der LHS viele landeseinheitliche Verfahren oder andere Fremdanwendungen (Prosoz, LÄMMkom, etc.) eine Clientinstallation dieser Office Produkte voraussetzen, soll auch an der eigentlichen Arbeits- und Installationsstruktur so wenig wie möglich geändert werden und jedes Nachfolgeprodukt über eine lokale Installation auf den Clients bereitgestellt werden.

Auf Basis der in Kurzform dargelegten Marktanalyse und Vorabprüfung soll ein Migrationsprojekt zum Upgrade auf die Nutzung von M365 Apps gestartet werden. Ziel des Projektes ist es alle PCs und Notebooks der LHS auf M365 Apps zu migrieren. Da für viele Teilbereiche des Projektes externe Unterstützung z.B. in Form von Beratungs-, Konfigurations- und Schulungsleistungen benötigt werden, müssen diese Dienstleistungen extern zugekauft werden. Im Umfang der benötigten Dienstleistungen wird auch Beratung hinsichtlich des DSGVO konformen Betriebs berücksichtigt (Konfiguration Gruppenrichtlinien, Erstellung Datenschutz-Folgeabschätzung etc.). Ob die Lizenzierung der M365 Lizenzen über den bestehenden Rahmenvertrag hinaus im Rahmen eines neuen Rahmenvertrages oder über einen Direktbezug erfolgt, hängt von den verfügbaren Konditionen ab.
Nach einer Konfigurations- & Testphase in 2023 soll 2024 der Rollout in den Ämtern starten. Um die Softwarerollouts effizient planen und steuern zu können, erfolgt der Rollout in abgegrenzten Zeitfenstern. Die Zuordnung der Rollen und Ämter zu den jeweiligen Zeitfenstern erfolgt in der Detailplanung des Projektes. Eine enge Zusammenarbeit mit den Ämtern ist dabei alternativlos. Durch das festgelegte Datum des Supportendes von Office 2016, müssen zwingend alle Ämter bis 10/2025 abgeschlossen sein.


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