Antrag vom 07/25/2017

Nr. 225/2017

Antrag

Stadträtinnen / Stadträte - Fraktionen Dr. Schertlen Ralph (STd), Die STAdTISTEN

Betreff Videokonferenzen und bildunterstützte bzw. bildbegleitete Kommunikation rund um das Rathaus

Einleitung

Ämter und somit auch Mitarbeiter der Stadtverwaltung sind über das Stadtgebiet verteilt. Ämterübergreifende Kommunikation findet somit oft auch ortsübergreifend statt. Althergebracht bedeutet dies, dass manche Themen fernmündlich besprochen werden können, andere jedoch - insbesondere wenn Dokumente gemeinsam gesichtet werden müssen - die Reise einer oder mehrerer Personen zur Folge haben.

Aus Gründen der Arbeitszeitersparnis, Reisezeitreduktion und zur Vermeidung von reisebedingter Umweltbelastung gehen zunehmend mehr Firmen und Einrichtungen dazu über, Informationsaustausch via Internet zu vollziehen. Dies gestattet, dass nicht nur zwei sondern nahezu beliebig viele Teilnehmer an einer Videokonferenz teilnehmen können. Dabei können alle Teilnehmer die gleichen Dokumente betrachten, jeder Teilnehmer kann Dokumente präsentieren, es können wie gewohnt dazu die notwendigen Inhalte besprochen werden.

Nicht nur Privatpersonen, sondern auch große Firmen wie Daimler oder Bosch nutzen beispielsweise Skype, um oben beschriebene Vorzüge für ihre Mitarbeiter zu heben und sie von Dienstfahrten zu entlasten.

Der Stadt Stuttgart stünde solch ein System ebenfalls gut zu Gesicht, könnte sie damit doch zeigen, dass auch eine Stadtverwaltung kontemporäre Technologie einzusetzen und gewinnbringend zu nutzen vermag.






Ist solch ein System installiert, so sollten daraus auch in gewissem Umfang Sitzungsbeiträge von Verwaltungsmitarbeitern bei Ausschusssitzungen abgerufen werden. Dies würde den Mitarbeitern langes, zeitlich schwer vorhersehbares Warten im Sitzungssaal ersparen, da sie beim Aufruf ihres Tagesordnungspunktes direkt vom Arbeitsplatz aus zugeschaltet werden könnten und auch die Vortragsfolien in den Sitzungssaal übertragen könnten. Anreise und Wartezeit würden entfallen.


Solch ein System darf natürlich nicht dazu benutzt werden, gänzlich den persönlichen Kontakt herunterzufahren. Der persönliche Kontakt ist äußerst wichtig und solch ein Videokonferenzsystem sollte lediglich der Vereinfachung dienen, wenn bereits ein persönlicher Kontakt vorhanden ist. Gelegentliche persönliche Treffen bzw. auch das persönliche Erscheinen in Ausschusssitzungen zu sensiblen bzw. erklärungsintensiven Themen müssen beibehalten werden.


Vorteile der Umsetzung wären beispielsweise:

· Kollegen aus unterschiedlichen Ämtern könnten schnell und unkompliziert von ihrem jeweiligen Arbeitsplatz aus Themen besprechen und dabei gemeinsam auf ein Dokument schauen.

· Personen hätten die Möglichkeit, bei einem für sie wichtigen Tagesordnungspunkt dabei zu sein ohne hierfür extra von weiter entfernten Ämtern zum Rathaus kommen zu müssen.

· Das Verhältnis zwischen der Zeit, die ein Referent im Ausschuß sitzt und der tatsächlichen Dauer seines eventuellen Beitrages würde sich verbessern.

· Videokonferenz ermöglicht, dass im Bedarfsfall spontan Personen hinzu geschaltet werden, die sich nicht vor Ort befinden, aber zum Thema relevante Informationen beitragen können.

· Es ergäbe sich damit die Möglichkeit, aus den Ausschüssen heraus in Sonderfällen auf externes Wissen bzw. externe Personen zurückzugreifen, die sich fern von Stuttgart befinden.

· Es ergäbe sich auch die Möglichkeit für städtische Mitarbeiter, mit externen Partnern bildbegleitete Besprechungen via Internet zu machen.

· Eine weitere Möglichkeit, die sich mit bildbegleiteten Besprechungen anbietet ist, Dokumente oder anderweitig informative Dateien zu zeigen, ohne diese (vorab) per E-Mail versenden zu müssen.

Antrag

1. Die Verwaltung wird gebeten, Vorschläge zu erarbeiten, wie Videokonferenzen bzw. die Teilnahme von Verwaltungsmitarbeitern an Ausschusssitzungen der Landeshauptstadt Stuttgart in Einzelfällen per Videokonferenz ermöglicht werden können.

2. Möglichst bis zu den Haushaltsberatungen 2017 sollte eine GROBE Kostenschätzung für solch ein System (Basis: Computer bzw. Laptop am Arbeitsplatz einschließlich Headset und entsprechende Software) vorliegen, wenn davon ausgegangen wird, dass zu Beginn beispielsweise das Stadtplanungsamt, Tiefbauamt und das Garten- und Friedhofsamt als Pilotanwender dienen. Gerne dürfen auch andere Ämter als Pilot fungieren, wenn dies gut begründbar ist.

3. Die zu erwartenden Einsparungen durch vermiedene Reisen (bzw. Wege inklusive Wegezeiten) sollen ebenfalls grob abgeschätzt werden.

Dr. Ralph Schertlen
Die STAdTISTEN

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