2. Der Finanzierung der hierfür anfallenden Aufwendungen i.H.v. bis zu 1,6 Mio. EUR wird wie unter Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ dargestellt zugestimmt.
Bereits im Jahr 2022 wurde eine Bedarfsanalyse zur Digitalisierung von Papierakten der Ausländerbehörde auch im Hinblick auf die Implementierung des stadtweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) durchgeführt. Die Analyse ergab, dass alle rd. 100.000 aktiven Akten durch einen externen Scandienstleister digitalisiert werden sollen. Hingegen scheint eine Digitalisierung aller Altakten, etwa weitere 110.000 Akten, aufgrund der reinen Aufbewahrung zur Wahrung gesetzlicher Archivfristen zunächst nicht vordringlich.
Die Digitalisierung der aktiven Akten ist notwendig, um mit den zu erzeugenden Digitalisaten in der E-Akte arbeiten zu können. Die Digitalisierung der Akten durch einen externen Scandienstleister ist erforderlich, da eine Digitalisierung in Eigenleistung durch die Dienststelle hinsichtlich des bereits bestehenden enormen personellen und räumlichen Ressourcenmangels nicht realisierbar ist.
Die Dienstleistung soll über das Dienstleistungszentrum des Haupt- und Personalamtes (DLZ) im Rahmen eines Vergabeverfahrens extern vergeben werden.
Kostenschätzung
Als Grundlage für die qualitative Kostenschätzung zur Drittvergabe der Digitalisierung dienen die Erfahrungswerte des Jobcenters aus dem Jahr 2019. Daraus ergibt sich folgender Vergleich:
Finanzielle Auswirkungen Für die Digitalisierung von aktiven Ausländerakten entstehen qualifiziert geschätzte Projektkosten i. H. v. 1,6 Mio. EUR. Die Mittel werden nach Vertragsschluss voraus- sichtlich im Jahr 2025 abfließen.
Die Deckung der (einmaligen) Aufwendungen in Höhe von bis zu 1,6 Mio. EUR erfolgt im Haushaltsjahr 2025 im Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT – Kontengruppe 440 - sonstige Aufwendungen.
Beteiligte Stellen Die Referate AKR und WFB haben mitgezeichnet. Erledigte Anträge/Anfragen --- Dr. Clemens Maier Bürgermeister Anlagen - <Anlagen> zum Seitenanfang