Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
2011-01
GRDrs
782/2020
Stuttgart,
10/09/2020
Neuorganisation des Schulverwaltungsamts (OU 40) - Zwischenergebnis
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Beratung
Beschlussfassung
Beschlussfassung
nicht öffentlich
öffentlich
öffentlich
14.10.2020
21.10.2020
22.10.2020
Beschlußantrag:
1. Von der Organisationsuntersuchung „Neuorganisation des Schulverwaltungsamts“ wird Kenntnis genommen.
2. Der sofortigen Umsetzung der in der Vorlage dargelegten Maßnahme wird zugestimmt.
3. Von dem zusätzlichen vordringlichen strukturellen Stellenbedarf von 2 x 0,5 Stellen Sekretariat in EG 5 TVöD wird Kenntnis genommen. Die Entscheidung über die Stellenschaffungen ist im Vorgriff auf den Stellenplan 2022 zu treffen.
Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1
Das Schulverwaltungsamt (Amt 40) besteht derzeit aus drei Abteilungen. Als erste Maßnahme der Organisationsuntersuchung „Neuorganisation des Schulverwaltungsamts“ wurde vorgeschlagen, dass zwei Sachgebiete der Abteilung 40-2 künftig als jeweils eigenständige Abteilungen organisiert werden.
Das bisherige Sachgebiet „40-2.3 IT Competence Center Schulen“ wird zur Abteilung „40-4 Schul-IT“ und das Sachgebiet „40-2.1 Schulentwicklungsplanung“ zur Abteilung „40-5PP Steuerung, Planung, Pädagogische Grundsatzfragen“.
Zur Umsetzung dieser Maßnahme ist die Schaffung von jeweils 0,5 Stellen in EG 5 TVöD für die Vorzimmer der neuen Abteilungen erforderlich. Dieser Stellenbedarf ist vordringlich, damit die Maßnahme zeitnah umgesetzt werden kann.
Ausführliche Begründung
Das Schulverwaltungsamt besteht derzeit aus drei Abteilungen: „40-1 Verwaltung“, „40-2 Schulentwicklungsplanung, Schulneubauten, IT Competence Center Schulen, Ganztagesschulen und Betreuung für Grundschulkinder“ und „40-3 Gebäudemanagement Schul- und Schulsportanlagen SBS – Sportstätten-Betriebs-GmbH Stuttgart“.
Die Grundzüge der derzeitigen Struktur des Schulverwaltungsamts wurden 2008 festgelegt und gingen von einer Personalausstattung in der Innenverwaltung von 98 Planstellen aus. Mit den zum DHH 2020/21 geschaffenen Stellen und Ermächtigungen umfasst die Innenverwaltung des Schulverwaltungsamts zwischenzeitlich 196,95 Planstellen und hat sich somit mehr als verdoppelt. Neben dem Anstieg der Mitarbeiterzahl hat sich auch das Aufgabenspektrum des Schulverwaltungsamts verändert und erweitert.
Insgesamt hat sich hierdurch das Aufgabenfeld des Schulverwaltungsamts von einem schwerpunktmäßig verwaltenden Amt, welches insbesondere Landesvorgaben umsetzt, zu einem gestaltenden Amt mit gleichermaßen konzeptionellen wie auch betrieblichen Aufgaben, welches auch die Funktion eines pädagogischen Amts für den Schulbereich wahrnimmt, verändert.
Die 2008 implementierten Strukturen sowie die darauf aufbauenden Prozesse sind noch nicht darauf ausgelegt, die bestehenden Aufgaben und die künftigen Herausforderungen dauerhaft effektiv und effizient zu bewältigen. Dies hat u. a. erhebliche Auswirkungen auf die Schulentwicklung, den Schulhausbau und den Betrieb der Schulgebäude. In einem Termin auf Bürgermeisterebene mit Herrn OBM und Referaten AKR, WFB und JB am 26. September 2019 wurde daher beschlossen, dass das Amt 40 organisatorisch untersucht werden soll.
In Hinblick auf die künftige Organisationsstruktur hat die Amtsleitung des Amts 40 Vorschläge für eine neue Struktur entwickelt, die in einer ersten Stufe des Projekts hinsichtlich der Einhaltung organisatorischer Standards bei der LHS plausibilisiert und weiter ausgearbeitet werden.
Bei der Festlegung der neuen Organisationsstruktur des Amtes werden u. a. folgende Aspekte berücksichtigt:
- Klare Profilbildung der Abteilungen und eindeutige Aufgabenabgrenzung sowie amtsinterne Schnittstellenbetrachtung
- Tragfähigkeit der Strukturen bei zukünftigen Aufgabenänderungen/-zuwächsen
- Sicherstellung einer effektiven und effizienten Bearbeitung von Grundsatzangelegenheiten und konzeptionellen Fragestellungen parallel zum laufenden Betrieb
- Sinnvolle und bewältigbare Leitungsspannen
- Klare Zuständigkeiten amtsinterne/r Ansprechpartner/-innen für die Mitarbeitenden und Schulen
Als erste notwendige Maßnahme wurde identifiziert, dass zwei Sachgebiete der Abteilung 40-2 künftig als jeweils eigenständige Abteilungen organisiert werden.
Das Sachgebiet „40-2.3 IT Competence Center Schulen“ wird zur Abteilung „40-4 Schul-IT“. Die Wichtigkeit des Themas Digitalisierung, der Stellenzuwachs im vergangen DHH sowie der Digitalpakt mit Fristen für die Fördergeldbeantragung macht eine neue organisatorische Zuordnung erforderlich. Die Corona-Pandemie hat den Handlungsdruck auf das Thema zusätzlich verstärkt.
Das Sachgebiet „40-2.1 Schulentwicklungsplanung“ wird zur Abteilung „40-5PP Steuerung, Planung, Pädagogische Grundsatzfragen“. In diesem Bereich soll künftig verstärkt die Entwicklung und Planung der für alle anderen Abteilungen verbindlichen inhaltlichen Arbeitsgrundlagen stattfinden. Da hierbei ein zeitlicher Vorlauf besteht soll die Neuorganisation als Abteilung möglichst schnell erfolgen.
Zur Umsetzung dieser Maßnahme ist die Schaffung von jeweils 0,5 Stellen in EG 5 TVöD für die Vorzimmer der neuen Abteilungen erforderlich. Dieser Stellenbedarf ist vordringlich, damit die Maßnahme zeitnah umgesetzt werden kann und die neuen organisatorischen Strukturen greifen können.
Im weiteren Projektverlauf werden die Strukturen der weiteren Organisationseinheiten im Schulverwaltungsamt analysiert und die Festlegungen für die künftige Struktur auch innerhalb der Sachgebiete getroffen.
Im Anschluss werden in einer zweiten Projektstufe folgende Themen bearbeitet:
- Handwerkerteam: Organisatorische Betrachtung eines Handwerkerteams und Vorschlag zur Stellenausstattung. Hier werden die Abläufe und Zuständigkeiten bei der Durchführung von besonders dringlichen Kleinmaßnahmen untersucht. Das Zeitziel ist die Einbringung des Ergebnisses in den Doppelhaushalt 2022/2023.
- Leitbildentwicklung: Entwicklung eines Amtsleitbilds sowie von Leitbildern der einzelnen Abteilungen in Abgleich mit der neuen Amtsstruktur. Die Bearbeitung des Themas soll extern begleitet werden.
- Ablauforganisation und Prozesse: Festlegung der künftigen Detailablauforganisation und Ausgestaltung der Prozesse. Die Bearbeitung des Themas soll ebenfalls extern begleitet werden.
- Stellenbedarfsermittlung: In Abhängigkeit vorangegangener Projektphasen soll die Ermittlung der notwendigen Stellenbedarfe erfolgen.
Die Verwaltung wird über den weiteren Projektverlauf berichten.
Finanzielle Auswirkungen
Für den Stellenmehrbedarf entstehen ab 2021 lfd. jährliche Personalkosten in Höhe von 2 x 29.600 EUR = 59.200 EUR.
Beteiligte Stellen
Referat JB
Referat WFB
Dr. Fabian Mayer Erster Bürgermeister
Anlagen
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