511/2020 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: 0336-01/-02/-07, 0330-02, 0334-06

GRDrs 511/2020

Stuttgart,

07/14/2020

Konzept zur Einführung digitaler Gremieneinladungen - Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss Gemeinderat	Vorberatung Beschlussfassung	öffentlich öffentlich	22.07.2020 23.07.2020

Beschlußantrag:

1. Vom Konzept zur Einführung und Umsetzung digitaler Gremieneinladungen mit dem bestehenden Ratsinformationssystem wird Kenntnis genommen.
2. Die Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) vom 8. April 1976 wird gem. Anlage 1 beschlossen.

Begründung:

Zu 1.

Mit dem Antrag 10/2020 „Digital arbeiten, Papierberge vermeiden, Wälder und Klima schonen“ der Gemeinderatsfraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN, erhielt die Verwaltung den Auftrag, ein zeitnah umsetzbares Angebot digitaler Gremieneinladungen zu erarbeiten.

Mit KORVIS/CUPARLA stehen den Gemeinderäten bereits erprobte und funktionsfähige Plattformen zur digitalen Gremienarbeit zur Verfügung. Für eine ausschließlich digitale Ratsarbeit muss jedoch auch der Versand von Gremieneinladungen (Tagesordnungen und Vorlagen) elektronisch erfolgen. Dies kann zuverlässig über die Aktivierung des Schreibschutzes geschehen, indem mit Fixierung der Tagesordnung eine E-Mail generiert wird, dass die Tagesordnung mit verfügbaren Anlagen in KORVIS eingestellt wurde. Für Vorlagen, die beim Versand der Tagesordnung wegen fehlendem Schreibschutz nicht verlinkt werden konnten, wird mit Fixierung eine gesonderte E-Mail mit Verlinkung erzeugt.

Folgendes Konzept wurde seitens der Verwaltung erarbeitet:

a) Information über die finale Tagesordnung via Mail an alle Mitglieder des betroffenen Gremiums:

Nach dem Schreibschützen der Tagesordnung wird bei der Übernahme der Tagesordnung aus dem Sitzungsmanagement in den Kommunalen Sitzungsdienst (KSD) eine E-Mail an die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder des Gremiums versandt. Der Text der E-Mail weist auf die nun digital verfügbare Tagesordnung hin, die auch verlinkt wird. Die Gruppe der ordentlichen Mitglieder wird in das Feld „Empfänger“ eingetragen, die Gruppe der Stellvertreter in das Feld „Kopie“. Dadurch soll die bisherige Unterscheidung der Tagesordnungen nach Farben der Laufmappen dargestellt werden. Im Dominoverzeichnis (Serveradressbuch von Lotus Notes) werden für jedes Gremium in jeweils zwei Gruppen die ordentlichen und die stellvertretenden Mitglieder gepflegt.

b) Digitale Bereitstellung der Vorlagen durch „Verlinkung“ in E-Mail an alle Mitglieder des betroffenen Gremiums:

Zu jedem Tagesordnungspunkt, zu dem eine fixierte Vorlage im KSD vorhanden ist, wird der Link zur Vorlage in die E-Mail aufgenommen. Sofern es die Vorlage noch nicht gibt, wird als Textergänzung " - Vorlage folgt" nach der Drucksachennummer übergeben. Der Aufbau wird sich an der Tagesordnung des KSD im Internet (KSD-Redaktionssystem) orientieren und sich dadurch vom bisherigen Aufbau des Worddokuments unterscheiden.

c) Information über den Status der Vorlagenerstellung via E-Mail an alle Mitglieder des betroffenen Gremiums:

Sollte der Schreibschutz der Tagesordnung aufgehoben werden, wird beim erneuten Schreibschützen der Tagesordnung eine E-Mail mit der geänderten bzw. ergänzten Tagesordnung und mit entsprechenden Verknüpfungen auf die Tagesordnungspunkte erstellt und bei Übernahme in den KSD versandt.

d) Information über die Bereitstellung von „folgt“-Drucksachen via E-Mail an alle Mitglieder des betroffenen Gremiums:

Beim Fixieren von Vorlagen im KSD wird für jedes einzelne Gremium in der Beratungsfolge geprüft, ob für diesen Termin bereits eine Tagesordnung fixiert ist und der Termin in der Zukunft liegt. Dies bedeutet, dass keine E-Mails mit Verknüpfungen auf Termine in der Vergangenheit versandt werden. Ist eine Tagesordnung bereits versandt worden und der Termin in der Zukunft liegend, wird eine E-Mail verschickt.

Bedingt durch die derzeitig angespannte Personalsituation im Team Softwareengineering und technische Anwendungsplattformen, Anpassung verschiedener Anwendungen durch Änderung der Umsatzsteuer ab 01.07.2020 und den aktuellen Anforderungen zur Erstellung einer Anwendung für das Gesundheitsamt im Rahmen einer eventuell zu erwartenden zweiten Pandemiewelle, ist eine Realisierung voraussichtlich erst zum Jahresende möglich.

Optionen zur zukünftigen, digitalen Ratsarbeit:

Technisch gesehen ist eine Umsetzung einer weitgehend digitalen Ratsarbeit nach Abschluss der nötigen Programmierarbeiten möglich. Die praktische Umsetzung soll anschließend auf freiwilliger Basis erfolgen. Die Mitglieder des Gemeinderats werden im Falle der Zustimmung zur Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats eine Abfrage zur Wahl der rein digitalen oder der mit Papierform kombinierten Ratsarbeit erhalten.

Tagesordnungen und Drucksachen

Im Rahmen der Umsetzung wird es zum Zwecke der Erprobung der digitalen Gremieneinladung eine Übergangsphase mit Doppeleinladung auch in Papierform für Mitglieder des Gemeinderats geben, welche die rein digitale Arbeitsweise gewählt haben.

Diese Freiwilligkeit trägt auch dem Antrag 219/2020 „Komplett papierlose Ratsarbeit?“ der Gemeinderatsfraktion Freie Wähler Rechnung, die eine Wahlmöglichkeit für die Ratsmitglieder gefordert haben. Die von den Freien Wählern alternativ dargestellte Regelung nach Zuständigkeiten bzw. ordentlicher oder stellvertretender Mitgliedschaft in den Gremien stellt einen höheren Aufwand dar, da der Versand dann über umfangreiche Verteiler neu organisiert werden müsste. Dies kommt aus Sicht der Verwaltung daher nicht in Betracht. Im Übrigen bliebe dann die persönliche Präferenz der einzelnen Mitglieder des Gemeinderats unberücksichtigt, sodass die individuelle Wahlmöglichkeit den einzelnen Bedürfnissen deutlich weiter entgegenkommt.

Gleichzeitig könnte durch diesen Schritt hin zur Digitalisierung grundsätzlich auch der von den Freien Wählern geforderte Versand eines Papierexemplars an die Fraktionsgeschäftsstellen entfallen. Im Gleichklang mit den beschriebenen Wahlmöglichkeiten der einzelnen Mitglieder des Gemeinderats, wird es aber auch den Fraktionsgeschäftsstellen freigestellt sein, statt der rein digitalen Bereitstellung zum Abruf, weiterhin ein Papierexemplar der Sitzungsunterlagen zu erhalten.

Die Verwaltung steht hinter dem Ziel, den Papierverbrauch im Zusammenhang mit der Ratsarbeit nachhaltig zu reduzieren. Aus ihrer Sicht wird die befürchtete Vielzahl an Einzelausdrucken durch die dargestellte bedarfsgerechte Vorgehensweise weitgehend minimiert. Zusätzlich ist an die Verantwortung der einzelnen Nutzer für ressourcensparendes Arbeiten zu appellieren.

Anträge und Anfragen sowie Reaktionen der Verwaltung hierauf

Aufgrund von Anregungen aus der Mitte des Gemeinderats wird im Zuge der Umsetzung des Angebots digitaler Gremieneinladungen zusätzlich geprüft, ob in einem weiteren Schritt eine automatisierte elektronische Benachrichtigung (auch) für die Verfügbarkeit neuer Anfragen und deren Beantwortung bzw. Anträgen und den hierzu erfolgenden Stellungnahmen eingerichtet und damit der Papierversand (weitgehend) ersetzt werden kann.

In der Zeit bis zu einer möglichen Umsetzung dieser technischen Lösung für Anträge und Anfragen sowie die Reaktionen der Verwaltung darauf, wird seitens der Geschäftsstelle des Gemeinderats interimsmäßig eine händische Lösung wie folgt umgesetzt:
Sobald ein Antrag bzw. eine Anfrage in Papierform unterschrieben eingegangen ist, wird die Geschäftsstelle des Gemeinderats an die Mitglieder des Gemeinderats eine E-Mail im „plain text“-Format (ohne Anhänge und Links) senden, mit der auf den Eingang des Antrags und die Abrufbarkeit in KORVIS/CUPARLA hingewiesen wird. Dies gilt entsprechend für die Reaktionen der Verwaltung in Form von Anfragebeantwortungen und Stellungnahmen zu Anträgen. Es wird nach der Beratung dieser Vorlage eine Abfrage der Mitglieder des Gemeinderats dahingehend geben, wer trotz der seit langem bestehenden digitalen Bereitstellung zum Abruf und dem neuen, jeweils aktuellen Hinweis per E-Mail hierauf, weiterhin Papierexemplare von Anfragen und deren Beantwortung bzw. Anträgen und den hierzu erfolgenden Stellungnahmen erhalten möchte.

Auswirkungen auf die Verwaltung

Vor dem Hintergrund der Einführung der oben ausgeführten Optionen zur digitalen Ratsarbeit werden zudem auch die Abläufe in der Verwaltung kritisch hinterfragt und angepasst. Die konkreten Auswirkungen für die Verwaltung werden zu gegebener Zeit in einer Geschäftsanweisung des Oberbürgermeisters geregelt.

Zu 2.

Mit der Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) nach Anlage 1 werden die rechtlichen Voraussetzungen für die digitale Gremieneinladung geschaffen.

Wie in der Zwischennachricht vom 16.03.2020 angekündigt, werden in den durch die Änderung zur digitalen Gremieneinladung betroffenen Paragraphen mit geregelte andere Aspekte ebenfalls angepasst. So werden die in § 11 GOG a. F. enthaltenen, nicht mit der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) im Einklang stehenden Regelungen zu kurzfristigen Aufnahme von Gegenständen auf die Tagesordnung von Sitzungen und auch die damit im Zusammenhang stehenden rechtlich unzulässigen Dringlichkeitsanträge nach § 25 GOG a. F. rechtskonform modifiziert bzw. ersetzt.

Weiterhin wurde in § 11 GOG Abs. 4 Satz 2 GOG n. F. ein valides Antragsrecht des Arbeitskreises Stuttgarter Jugendräte eingefügt.

Neben verschiedenen mit den obigen Anpassungen im Zusammenhang stehenden Folgeänderungen wurden schließlich die Möglichkeit der Videokonferenzsitzung in Formulierungen berücksichtigt und der Wunsch einiger Stadträtinnen nach einer generellen Regelung in Bezug auf die Befreiung von der Teilnahme an Sitzungen im Rahmen des Mutterschutzes aufgegriffen (vgl. § 4 Abs. 3 Satz 4 GOG n. F.).

Im Einzelnen:

a) Zu § 1 Ziff. 1 Geschäftsordnungsänderung (Änderung von § 4 GOG (Anwesenheit in der Sitzung))

Stadträtinnen verschiedener Fraktionen sind mit der Frage auf die Verwaltung zugekommen, um im Rahmen der Novellierung der Hauptsatzung die Möglichkeiten für die Berücksichtigung des Themas „Mutterschutz“ zu eruieren. Im Rahmen des dazu stattgefundenen Gesprächs wurde vereinbart, dass die Verwaltung bei der nächsten Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats eine generelle Regelung zur Befreiung von Stadträtinnen, die im Mutterschutz sind, von der Teilnahme an Gremiensitzungen aufnimmt. Dies hat den Vorteil, dass künftig keine Befreiung beim Oberbürgermeister oder dem Gemeinderat im Einzelfall mehr beantragt werden muss, sondern eine Mitteilung des Umstandes und der Dauer des Mutterschutzes genügt.

b) Zu § 1 Ziffer 2 Geschäftsordnungsänderung (Änderung von § 10 GOG (Einberufung des Gemeinderats))

Mit der Änderung in § 10 wird die elektronische Einladung zur Regel erhoben. Daneben bleibt die Möglichkeit zur schriftlichen Einladung bestehen, was es - wie im obigen Konzept zur digitalen Gremieneinladung dargelegt - der Verwaltung ermöglicht, den Mitgliedern des Gemeinderats die Option eröffnet, weiterhin die schriftliche Einladung zu wählen.

Zudem wird die Regelung getroffen, dass bei einem Eingang der Benachrichtigungs-E-Mail bis 17:00 Uhr des jeweiligen Tages, die Zustellung der Tagesordnung als an diesem Tag erfolgt gilt. Dies stellt eine klare Rahmenbedingung für die Verwaltung und die Gremienmitglieder dar, so dass sich jeder darauf einstellen kann, bis wann die Verwaltung entsprechende Dokumente an einem Tag einstellt und wann sich die Mitglieder des Gemeinderats darauf verlassen können, dass an diesem Tag nichts relevantes fristgebundenes Neues mehr eingeht.

c) Zu § 1 Ziffer 3 Geschäftsordnungsänderung (Änderung von § 11 GOG (Tagesordnung))

- § 11 Abs. 1 bis 2 und 7 bis 9 GOG n. F.:

Neben einigen allgemeinen Anpassungen in Bezug auf die elektronische Einladung schaffen insbesondere die Regelungen der Abs. 7 bis 9 die notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen für die Umstellung auf eine digitale Gremieneinladung.

So wird die genaue Art, wie die elektronischen Einladung erfolgt, also die Kombination aus Bereitstellung im Ratsinformationssystem (RIS) und die korrespondierende Benachrichtigung per E-Mail festgelegt. Zudem werden verschiedene Pflichten festgelegt und Rahmenbedingungen aufgestellt.

- § 11 Abs. 3 bis 6 GOG n. F.:

Im Rahmen der Änderung des § 11 Abs. 4 GOG wurde die in § 41a GemO zwingend vorgesehene Regelung der Beteiligung von Mitgliedern der Jugendvertretung an den Sitzungen des Gemeinderats in der Geschäftsordnung umgesetzt. So wurde - entsprechend der bisherigen Handhabung in der Praxis - nunmehr gem. § 41a Abs. 3 Hs. 2 Var. 3 GemO ein den Fraktionen gleichrangiges Antragsrecht des Arbeitskreises Stuttgarter Jugendräte statuiert.

Im Übrigen sind die Regelungen für die Aufnahme von Punkten in die Tagesordnung, die mit den bisherigen geregelten Dringlichkeitsanträgen korrespondieren, und von Nachträgen zur Tagesordnung an die rechtlichen Rahmenbedingungen der GemO angepasst worden. Nunmehr soll - korrespondierend zur Möglichkeit der Beantragung einer Sondersitzung durch ein Viertel der ehrenamtlichen Mitglieder Gemeinderats gem. § 34 Abs. 1 Satz 3 GemO - einem entsprechenden Antrag auf einen Nachtrag zur Tagesordnung grundsätzlich entsprochen werden, wenn es noch eine Möglichkeit gibt, diesen rechtskonform auf die Tagesordnung zu bringen. Dies hängt bei öffentlichen Tagesordnungspunkten insbesondere von der rechtzeitigen ortsüblichen Bekanntgabe für die Öffentlichkeit gem. § 34 Abs. 1 Satz 7 GemO ab.

Nach der Rechtsprechung besteht die Möglichkeit, das Quorum für die Aufnahme eines Tagesordnungspunktes spätestens auf die übernächste Sitzung des Gemeinderats dadurch zu erreichen, dass in einer Sitzung des Gemeinderats abgefragt wird, ob 1/6 der Mitglieder des Gemeinderats bzw. eine Fraktion dem Antrag beitritt. Dies kommt insbesondere bei Anträgen seitens Einzelstadträten in Betracht. Dadurch wird die bisherige, nicht der GemO entsprechende Regelung ersetzt.

d) Zu § 1 Ziffer 4 Geschäftsordnungsänderung (Änderung von § 13 (Öffentliche Ankündigung der Sitzung; Presseberichterstattung))

Hier wird die Geschäftsordnungsregelung zur ortsüblichen Bekanntgabe auf die in der Bekanntmachungssatzung bestehende differenziertere Regelung angepasst. Ferner wird mit der Ergänzung der Angabe auf der Tagesordnung um die „Art der Sitzung“ bereits vorausschauend die Möglichkeit zur Videokonferenzsitzung des Gemeinderats mitberücksichtigt.

e) Zu § 1 Ziffer 5 -9 Geschäftsordnungsänderung (Änderung der §§ 16, 18, 19, 21 und 25)

Hier handelt es sich um Folgeänderungen.

Finanzielle Auswirkungen

keine

Beteiligte Stellen

Referat L/OB hat mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

Antrag 10/2020 "Digital arbeiten, Papierberge vermeiden, Wälder und Klima schonen" der Gemeinderatsfraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN;
Antrag 219/2020 "Komplett papierlose Ratsarbeit?" der Gemeinderatsfraktion Freie Wähler

Erledigte Anträge/Anfragen

Antrag 10/2020 "Digital arbeiten, Papierberge vermeiden, Wälder und Klima schonen" der Gemeinderatsfraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN
Antrag 219/2020 "Komplett papierlose Ratsarbeit?" der Gemeinderatsfraktion Freie Wähler (Hinweis: Die in den Ziffern 1 und 2.a des Antrags enthaltenen Anfragen werden in einer gesonderten Stellungnahme beantwortet)

Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

Anlage 1 - Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) vom 8. April 1976

Änderung
der
Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) vom 8. April 1976

Der Gemeinderat der Landeshauptstadt Stuttgart hat am _______ aufgrund von § 36 Abs. 2 der Gemeindeordnung für Baden-Württemberg (GemO) in der derzeit gültigen Fassung folgende Änderung der Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) vom 8. April 1976 (Geschäftsordnungsänderung) beschlossen:

§ 1

Die Geschäftsordnung des Gemeinderats (GOG) vom 8. April 1976 (Stadtrecht 0/6), zuletzt geändert am 24. Juli 2013, wird wie folgt geändert:

1. Änderung von § 4 (Anwesenheit in der Sitzung)

§ 4 Abs. 2 wird um folgenden Satz 4 ergänzt:

„Mitglieder des Gemeinderats gelten für die Dauer der Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz von der Teilnahme an Sitzungen als befreit; der Umstand und die Dauer sind dem/der Oberbürgermeister/-in oder der Geschäftsstelle des Gemeinderates anzuzeigen.“

2. Änderung von § 10 (Einberufung des Gemeinderats)

a) § 10 Abs. 2 wird wie folgt neu gefasst:

„(2) Zu den Sitzungen wird unter Angabe der Tagesordnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, in der Regel mindestens 10 Tage vor der Sitzung, grundsätzlich elektronisch oder schriftlich eingeladen; dabei werden die für die Verhandlung erforderlichen Unterlagen zum elektronischen Abruf bereitgestellt oder beigefügt, soweit nicht das öffentliche Wohl oder berechtigte Interessen einzelner entgegenstehen. In Notfällen gem. § 34 Abs. 2 GemO kann der Gemeinderat ohne Frist, formlos und ohne die Bereitstellung oder Beifügung der erforderlichen Unterlagen einberufen werden.“

b) § 10 Abs. 3 wird wie folgt neu gefasst:

„(3) Die elektronische oder schriftliche Zustellung der Tagesordnung gilt als Einberufung. Im Falle der elektronischen Zustellung gilt die Zustellung als am Tag des Eingangs der entsprechenden Benachrichtigung per E-Mail erfolgt, sofern diese bis 17:00 Uhr im E-Mail-Postfach des jeweiligen Mitglieds des Gemeinderats eingegangen ist.“

3. Änderung von § 11 (Tagesordnung)

§ 11 wird einschließlich der Überschrift wie folgt neu gefasst:

„§ 11
Tagesordnung und Zustellung der Sitzungsunterlagen

(1) Der/die Oberbürgermeister/-in setzt für jede Sitzung die Tagesordnung fest.

(2) Die Tagesordnung enthält die Angabe des Beginns, des Orts und der Art der Sitzung und alle für die Verhandlung vorgesehenen Gegenstände, unterschieden nach solchen, über die in öffentlicher, und solchen, über die in nichtöffentlicher Sitzung zu verhandeln ist. Außerdem sind etwaige Ergebnisse der Beratungen oder Vorberatungen weiterer mit dem Verhandlungsgegenstand befasster Gremien zu vermerken; wenn und soweit diese bei der Erstellung der Einladung noch nicht vorliegen, ist eine insoweit ergänzte Tagesordnung vor Beginn der Sitzung zum elektronischen Abruf bereit zu stellen. Der/die Oberbürgermeister/-in kann zusätzlich oder alternativ bestimmen, dass ein entsprechendes Mehrstück der Tagesordnung zu Beginn der Sitzung als Tischvorlage in Papierform ausgeteilt wird.

(3) Der/die Oberbürgermeister/-in kann bis zum Vortag einer Sitzung einen Nachtrag zur Tagesordnung aufstellen. In diesen Nachtrag dürfen jedoch nur solche Verhandlungsgegenstände aufgenommen werden, deren Behandlung keinen Aufschub bis zur nächsten Sitzung duldet; die Voraussetzungen des Abs. 5 Satz 1 gelten grundsätzlich entsprechend. Auch ist er/sie berechtigt, Gegenstände unter Angabe des Grundes von der Tagesordnung abzusetzen, solange der Gemeinderat in die Verhandlung dieser Gegenstände noch nicht eingetreten ist; dies gilt nicht für die Verhandlungsgegenstände nach Abs. 4 bis 6.

(4) Auf Antrag eines Sechstels aller Mitglieder des Gemeinderats oder einer Fraktion ist ein Verhandlungsgegenstand auf die Tagesordnung spätestens der übernächsten Sitzung zu setzen; § 10 Abs. 1 Satz 3 gilt entsprechend. In Jugendangelegenheiten gilt Satz 1 entsprechend für einen Antrag des Arbeitskreises Stuttgarter Jugendräte.

(5) Dem von einem Viertel aller Mitglieder des Gemeinderats vor der Sitzung gestellten Antrag, einen Verhandlungsgegenstand auf die Tagesordnung zu setzen, soll per Nachtrag entsprochen werden, sofern

bei einer öffentlichen Sitzung eine ordnungsgemäße und rechtzeitige ortsübliche Bekanntgabe eines entsprechenden Nachtrags zur Tagesordnung nach § 13 Abs. 1 noch möglich ist und zusätzlich entweder die Einladung insoweit noch rechtzeitig gem. § 34 Abs. 1 Satz 1 GemO erfolgen kann oder kein Widerspruch aus der Mitte des Gemeinderats wegen der Einladungsfrist zu erwarten ist oder

die Voraussetzungen des § 10 Abs. 2 Satz 2 GOG vorliegen oder

es sich um eine gemäß § 35 Abs. 1 Satz 2 GemO in nichtöffentlicher Sitzung zu verhandelnden Angelegenheit handelt und zusätzlich entweder die Einladung insoweit noch rechtzeitig gem. § 34 Abs. 1 Satz 1 GemO erfolgen kann oder kein Widerspruch aus der Mitte des Gemeinderats wegen der Einladungsfrist zu erwarten ist.

Erfolgt kein Nachtrag, so ist - sofern dies aus dem Antrag entsprechend als Alternativwunsch hervorgeht - eine Sondersitzung des Gemeinderats einzuberufen (vgl. § 10 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2).

(6) Wird ein Antrag, einen Verhandlungsgegenstand auf die Tagesordnung einer der nächsten Sitzungen des Gemeinderats zu nehmen, nicht von der für das Quorum nach § 34 Abs. 1 Satz 4 GemO erforderlichen Zahl an Mitgliedern des Gemeinderats (vgl. Abs. 4) gestellt, erfolgt auf Wunsch des/der Antragstellenden eine Abfrage im Gemeinderat, ob andere Mitglieder dem Antrag beitreten. Diese Abfrage erfolgt - je nach Zeitpunkt der Antragstellung (vor bzw. in einer laufenden Gemeinderatssitzung) - im Rahmen der nächsten bzw. laufenden Gemeinderatssitzung; sie findet nach Maßgabe des § 12 am Ende des öffentlichen oder des nichtöffentlichen Teils der Sitzung außerhalb der Tagesordnung und ohne Aussprache statt. Wird das erforderliche Quorum nach § 34 Abs. 1 Satz 4 GemO durch die Abfrage im Gemeinderat erreicht, gilt Abs. 4; ansonsten ist der Antrag erledigt. Die vorstehenden Sätze gelten nicht, sofern der/die Oberbürgermeister/-in den Verhandlungsgegenstand freiwillig spätestens auf die Tagesordnung der Sitzung setzt, auf die er diesen im Falle des Erfolgs der Abfrage setzen müsste. Entsprechende Anträge nach Satz 1, welche mindestens 3 Tage vor einer Gemeinderatssitzung gestellt werden, sind diesem unverzüglich zur Kenntnis zu bringen.

(7) Für die Zustellung der Sitzungsunterlagen (Tagesordnung und Vorlagen nach § 16) kommt eine Kombination aus Benachrichtigungen per E-Mail und einem von der Stadt betriebenen elektronischen Ratsinformationssystem (RIS), in dem die Sitzungsunterlagen zum Abruf bereitstehen, zum Einsatz. Die erforderlichen elektronischen Geräte nebst Zubehör, das Programm des RIS und eine städtische E-Mailadresse nebst entsprechendem E-Mail-Programm (E-Mail-Postfach) werden den Mitgliedern des Gemeinderats zur Verfügung gestellt. Sie erhalten zudem die erforderlichen Schulungen.

(8) Die Mitglieder des Gemeinderats sind grundsätzlich zur Nutzung der ihnen zur Verfügung gestellten städtischen E-Mail-Postfachs und des RIS verpflichtet. Sie haben dafür zu sorgen, dass ihr E-Mail-Postfach empfangsbereit ist und dieses regelmäßig, grundsätzlich einmal am Tag, auf eingegangene E-Mails überprüft wird.

(9) Die Mitglieder des Gemeinderats sind dafür verantwortlich, dass über ihr E-Mail-Postfach und ihren Zugang zum RIS unbefugte Dritte keinen Zugriff auf Sitzungsunterlagen, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, nehmen können.“

4. Änderung von § 13 (Öffentliche Ankündigung der Sitzungen; Presseberichterstattung)

§ 13 Abs. 1 Satz 1 wird wie folgt neu gefasst:

„Die Tagesordnungen öffentlicher Sitzungen werden mit Ort, Datum und Beginn sowie Art der Sitzung nach den einschlägigen Regelungen der Bekanntmachungssatzung ortsüblich bekannt gegeben.“

5. Änderung von § 16 (Vorlagen des Bürgermeisteramts)

a) § 16 Abs. 2 Satz 1 wird wie folgt geändert:

Die Worte „

in der Regel zusammen mit der Tagesordnung spätestens 10 Tage vor der Beratung zu übermitteln und elektronisch bereitzustellen; eine spätere Übermittlung ist nur in den Fällen des § 11 Abs. 3 Satz 1 zulässig.“

werden durch die Worte

„in der Regel zusammen mit der Tagesordnung spätestens noch rechtzeitig i. S. d. § 34 Abs. 1 Satz 1 GemO grundsätzlich zum elektronischen Abruf (ggf. nebst separater Benachrichtigung per E-Mail hierüber) bereitzustellen oder schriftlich zu übermitteln; eine spätere Bereitstellung oder Übermittlung ist nur in Fällen gem. § 11 Abs. 3 Sätze 1 und 2 zulässig.“

ersetzt.

b) § 16 Abs. 4 wird wie folgt neu gefasst:

„(4) Die Abs. 1 - 3 gelten nicht für Verhandlungsgegenstände, die aufgrund von Anträgen aus der Mitte des Gemeinderats gem. § 11 Abs. 4 bis 6 auf die Tagesordnung gesetzt werden.“

6. Änderung von § 18 (Verhandlungsgegenstand)

§ 18 Abs. 1 wird wie folgt geändert:

Die Worte

„Dringlichkeitsanträge und“

werden gestrichen. Der Klammerzusatz

„(§§ 25, 27)“

wird durch den Klammerzusatz

„(§ 27)“

ersetzt.

7. Änderung von § 19 (Reihenfolge der Verhandlungsgegenstände)

§ 19 Abs. 3 wird aufgehoben.

8. Änderung von § 21 (Berichterstattung)

§ 21 Abs. 1 Satz 4 wird wie folgt geändert:

Das Wort „und“ wird durch das Wort

„bis“

ersetzt.

9. Aufhebung von § 25 (Dringlichkeitsanträge)

§ 25 wird aufgehoben.

§ 2

Diese Geschäftsordnungsänderung tritt am Tag nach der Beschlussfassung in Kraft.

zum Seitenanfang