- Komplexität (komplexe, unterschiedliche und wenig vergleichbare Aufgaben oder einfache, vergleichbare Aufgaben)

- Routinegrad (Aufgabenbereich mit hoher Veränderungsfrequenz oder überwiegend Routineaufgaben)

- Planungsumfang (sehr hoher oder minimaler Planungsaufwand)

- Eigene Sachbearbeitung (Anteil der sachbearbeitenden Tätigkeiten der bisherigen Führungskraft)

- Delegationsgrad (MA haben nur wenige Entscheidungsbefugnisse oder hohe Eigenverantwortung)

- Abstimmungsbedarfe (hohe fachlich bedingte Abstimmungsbedarfe oder kaum Abstimmungsbedarfe, überwiegend Routinearbeiten)

- Anweisungsnotwendigkeit (Führung der MA per Einzelanweisung oder selbstbestimmte Koordination der Aufgaben durch die MA)

- Raumsituation (zentrale oder dezentrale Unterbringung der MA, auch im Blick auf Homeoffice)

- Digitalisierung (hohe oder niedrige Auswirkung innerhalb der Organisationseinheit)

„Wir beantragen darüber hinaus, zu diesem Thema ein gesondertes Stellenschaffungskriterium zu etablieren, das sich an einer Leitungsspanne von ungefähr 1:16 orientieren soll.“

Die Bereitstellung finanzieller Ressourcen unterliegt hinsichtlich Umfang und Dauer den allgemeinen Haushaltsgrundsätzen nach § 77 Gemeindeordnung, darunter den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit.

Bei der Schaffung neuer Stellen ist deshalb, insbesondere wegen der langfristig wirksamen Folgekosten, stets auch die Finanzierung im Rahmen einer Gesamtabwägung zu klären. Stellenschaffungen können nur in dem Umfang erfolgen, wie dies unter Berücksichtigung der finanziellen Leistungsfähigkeit und der dauerhaften Ausgeglichenheit des Haushalts vertretbar ist. Allein die Tatsache, dass eine Stellenanforderung die Kriterien zur Stellenschaffung erfüllt, rechtfertigt noch keine Stellenschaffung. Ein Anspruch auf Stellenschaffung kann daraus nicht abgeleitet werden. Je nach Haushaltslage müssen Aufgaben und Aufwendungen gegebenenfalls priorisiert werden.

Bei haushaltswirksamen Stellenschaffungen ist aus Gründen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit primär eine Finanzierung durch entsprechende Stellenstreichungen (z. B. im Rahmen von Umschichtungen) oder sonstige Möglichkeiten zur Kostenneutralisierung anzustreben.

Für Stellenschaffungen, deren Kosten nicht gegen entsprechende Stellenstreichungen oder sonstige Beiträge zur Kostenneutralität ganz oder teilweise ausgeglichen werden können, wird im Zuge der Aufstellung des Stadthaushalts ein Budgetrahmen entsprechend den finanziellen Möglichkeiten gebildet, innerhalb dessen die haushaltswirksamen Schaffungsvorschläge unter Einbeziehung der Angaben der jeweiligen Referate priorisiert werden.

Die abschließenden Entscheidungen trifft der Gemeinderat analog zu diesem Verfahren in den Haushaltsplanberatungen.

Unter dem Vorbehalt der oben genannten Grundsätze sind Stellenschaffungen aus folgenden Gründen möglich:

§ Die Verwaltung trifft immer auch eine Aussage dazu, ob eine neue Aufgabe/Einrichtung bzw. eine Aufgaben-/Einrichtungserweiterung mit dem vorhandenen Personal bewältigt werden kann oder ob ein zusätzlicher Personal-/Stellenbedarf besteht.

§ Unter der Überschrift „Finanzielle Auswirkungen / stellenplantechnische Auswirkungen“ ist darzustellen, welcher zusätzliche Personal- / Stellenbedarf entsteht und welche Kriterien für die Personalbemessung unter Berücksichtigung der vorhandenen Personalressourcen herangezogen wurden.

§ Die Beschlussvorlage enthält neben dem Beschlussantrag zur Sache den folgenden weiteren Beschlussantrag:
„Vom zusätzlichen Personalbedarf in Höhe von x Stellen in Besoldungs-/ Entgeltgruppe xxxx wird Kenntnis genommen. In welchem Maß dem Personalmehrbedarf Rechnung getragen werden kann, wird zum Stellenplan xxxx (oder im Vorgriff auf den Stellenplan xxxx) unter Berücksichtigung des finanziellen Gesamtrahmens für Stellenschaffungen sowie der Priorisierung aller anerkannten Stellenmehrbedarfe entschieden.“

§ Die Beschlussvorlage ist wegen ihrer finanziellen Auswirkungen im Verwaltungsausschuss zu behandeln. Eine ausschließliche Behandlung in einem Fachausschuss ist nicht ausreichend.

§ Die Beschlussvorlage darf nur nach Mitzeichnung durch die Referate AKR und WFB oder bei Zeichnung durch den/die Oberbürgermeister/-in eingebracht werden.

Stellenbedarfe, von denen der Verwaltungsausschuss auf die oben beschriebene Weise Kenntnis genommen hat, werden dem Gemeinderat im Stellenplanverfahren zur Entscheidung vorgelegt. Es handelt sich insoweit um Entscheidungen, die unter einem Finanzierungsvorbehalt getroffen wurden. Mit dem Sachbeschluss erfolgt deshalb noch keine verbindliche Entscheidung über die Stellenschaffung und ein Anspruch auf Schaffung der Stellen ist daraus nicht ableitbar. Der Gemeinderat erhält auf diese Weise Kenntnis über die personellen Auswirkungen von Sachbeschlüssen. Über die Stellenschaffungen entscheidet der Gemeinderat abschließend zum Zeitpunkt der Haushalts- und Stellenplanberatungen insgesamt nach Gesamtabwägung und Würdigung aller finanziellen Aspekte und unter Berücksichtigung des finanziellen Gesamtrahmens für Stellenschaffungen sowie der Priorisierung aller anerkannten Stellenmehrbedarfe.

Bei Beschlussvorlagen zu neuen Aufgaben oder Aufgabenerweiterungen, die den oben beschriebenen Anforderungen nicht genügen, sind die zusätzlichen Aufgaben mit dem vorhandenen Stellen-/Personalbestand zu erledigen. Sie können später nicht als Begründung für einen erst in den Haushalts- / Stellenplanberatungen geltend gemachten Stellenbedarf herangezogen werden.


oder

Eine Arbeitsvermehrung ist nur dann erheblich und bei der Personalbedarfsbemessung zu berücksichtigen, wenn eine Steigerung des Arbeitsumfangs
· um mindestens 20% in den letzten 2 Jahren oder
· um mindestens 25% in den letzten 4 Jahren oder
· um mindestens 30% in den letzten 6 Jahren
eingetreten ist. Die Mehrbelastung eines Teilbereiches ist nicht zu berücksichtigen soweit sie innerhalb des Amts (z.B. aufgrund Arbeitsverringerung in anderen Bereichen) oder durch technische oder organisatorische Maßnahmen zeitnah aufgefangen werden kann und die angestrebte Personalausstattung des betreffenden Aufgabenbereiches sachgerecht ist.

Basiswerte und Arbeitsvermehrung sind anhand einzelner oder bei Bedarf anhand mehrerer geeigneter Parameter (z. B. Fallzahlen) durch das antragstellende Amt detailliert nachzuweisen. Für Aufgabenstellungen mit gesetzlich vorgegebenen oder vom Gemeinderat beschlossenen Fallzahlenschlüsseln oder Personalausstattungsrichtlinien sind diese anzuwenden; die in Absatz 1 geforderte Mindeststeigerung des Arbeitsumfangs in den letzten 2 bis 6 Jahren gelten dann nicht. Inwieweit die angestrebte Personalausstattung des betreffenden Aufgabenbereichs sachgerecht ist, ist anhand von nachvollziehbaren Indizien (z.B. Richtwerten, Benchmarks) unter Berücksichtigung der Ausgangssituation darzulegen. Dass die Mehrbelastung eines Teilbereiches nicht durch Umschichtungen oder andere geeignete Maßnahmen innerhalb der zusammenhängenden Organisationsbereiche und/oder innerhalb des Amts aufgefangen werden kann (z.B. aufgrund Arbeitsverringerung) ist durch das antragstellende Amt plausibel darzulegen.

Bei Vorliegen einer Leitungsspanne, deren Wert dauerhaft 1:16 überschreitet, ist durch das antragstellende Amt anhand nachfolgender Kriterien der zusätzliche Bedarf von Führungsanteilen darzulegen:
· Fachliche Breite (fachlich sehr unterschiedliche Aufgaben oder gleichartige Aufgaben)
· Komplexität (komplexe, unterschiedliche und wenig vergleichbare Aufgaben oder einfache, vergleichbare Aufgaben)
· Routinegrad (Aufgabenbereich mit hoher Veränderungsfrequenz oder überwiegend Routineaufgaben)
· Planungsumfang (sehr hoher oder minimaler Planungsaufwand)
· Eigene Sachbearbeitung (Anteil der sachbearbeitenden Tätigkeiten der bisherigen Führungskraft)
· Delegationsgrad (MA haben nur wenige Entscheidungsbefugnisse oder hohe Eigenverantwortung)
· Abstimmungsbedarfe (hohe fachlich bedingte Abstimmungsbedarfe oder kaum Abstimmungsbedarfe, überwiegend Routinearbeiten)
· Anweisungsnotwendigkeit (Führung der MA per Einzelanweisung oder selbstbestimmte Koordination der Aufgaben durch die MA)
· Raumsituation (zentrale oder dezentrale Unterbringung der MA, auch im Blick auf Homeoffice)
· Digitalisierung (hohe oder niedrige Auswirkung innerhalb der Organisationseinheit)

Auf dieser Basis erfolgt eine Prüfung/Entscheidung unter organisatorischen Gesichtspunkten. Hierbei werden auch angrenzende Organisationseinheiten mit betrachtet, bei denen eine Leitungsspanne unter 1:16 vorliegt.

Anträge auf Schaffung von Stellen, auf Veränderung von KW-Vermerken und auf Hebung von Beamtenstellen sind bis zu dem im jeweiligen Haushalts-
oder Stellenplanausschreiben genannten Termin durch das Fachreferat an das Referat AKR zu senden. Auf die Beteiligung des örtlichen Personalrats ist zu achten (vgl. Ziffer 1.7 dieser Geschäftsanweisung). Die Anträge sind von den antragstellenden Ämtern zu begründen.

Bei Anträgen auf Stellenschaffung ist vom antragstellenden Amt anzugeben, welches der Kriterien für Stellenschaffungen erfüllt ist und die entsprechenden Nachweise sind beizufügen. Im Antrag ist immer auch darzulegen, inwieweit Alternativen zum Ausgleich des Personalmehrbedarfs, auch in anderen Bereichen des Amtes, ausgeschöpft sind.

Anträge auf Stellenschaffungen sind zudem vor Übersendung an das Referat AKR zu priorisieren. Jede Priorität kann dabei pro Amt nur einmal vergeben werden. Der Gemeinderat erhält über die Beratungslisten zum Stellenplan Kenntnis über die Prioritäten auch für die Anträge, die die Verwaltung nicht zur Schaffung vorschlägt.

Die Schaffungskriterien nach Ziffer 1.3 gelten nicht bei der Schaffung von Leerstellen für beurlaubte oder abgeordnete Mitarbeiter/-innen.

Stellen für neue Aufgaben oder neue Einrichtungen dürfen nicht durch Übertragung entbehrlicher Stellen eingerichtet werden. Vielmehr müssen sie nach dem Brutto-Prinzip neu geschaffen bzw. gestrichen werden. Eine vorübergehende Inanspruchnahme entbehrlicher Stellen nach dem flexiblen Stellenplan ist nur möglich, wenn gleichzeitig die stellenplanmäßige Abwicklung nach dem Brutto-Prinzip vorgesehen wird.

Der Personalrat ist bei Anträgen auf Schaffung einer Planstelle gemäß § 87 Abs. 1 LPVG zu hören. Der Stellenplanantrag (Vordruck L112) sieht deshalb eine Kenntnisnahme des örtlichen Personalrats vor. Durch diese Information bzw. Anhörung wird dem örtlichen Personalrat entsprechend dem Rundschreiben Nr. 27/1981 vom 22. Juni 1981 (veröffentlicht in den Mitteilungen des Bürgermeisteramts Folge 17/1981, Seite 101 ff) Gelegenheit zur Meinungsäußerung gegeben. Gibt der örtliche Personalrat eine Stellungnahme ab, so ist diese dem Antrag beizufügen.

Bei der Beratung der Stellenplanvorlagen im Personalbeirat können Gesamtpersonalrat und örtliche Personalräte ihre Auffassungen darlegen. Dies gilt auch für die Fälle, in denen die Verwaltung Anträge auf Schaffung von Stellen nicht in eine Stellenplanvorlage aufnimmt und die Anträge demnach im Personalbeirat nicht zur Beratung anstehen. Der örtliche Personalrat ist durch das jeweilige Fachamt zu beteiligen, der Gesamtpersonalrat bei ämterübergreifenden Maßnahmen durch das Haupt- und Personalamt.

Die von der Verwaltung (Referentenbesprechung) vorgeschlagenen Hebungen von Beamtenstellen für die Ämter und Eigenbetriebe werden im Personalbeirat und im Verwaltungsausschuss vorberaten. Über die Hebungsvorlage entscheidet der Gemeinderat.

Rechtzeitig vor der förmlichen Festsetzung des Stellenplans durch den Gemeinderat für das folgende Haushaltsjahr (bzw. für die beiden folgenden Jahre bei Doppelhaushalt) verfügt der/die Oberbürgermeister/-in über:

- ämter- und eigenbetriebsübergreifende Übertragung von Stellen im Zusammenhang mit Aufgabenübertragungen,

- Anbringung und Streichung von Stellenplanvermerken bei unerheblichen finanziellen Auswirkungen und soweit nicht im Zusammenhang mit Stellenschaffungen und -streichungen,

- ämter- und eigenbetriebsübergreifender Austausch von Stellen zum Vollzug der nicht nur vorübergehenden flexiblen Inanspruchnahme von Stellen,

Alle Vorlagen zur förmlichen Änderung des Stellenplans einschließlich der Entscheidungen der Verwaltung werden in einer Schlussvorlage zur Entscheidung durch den Gemeinderat zusammengefasst. Die Schlussvorlage ist die Grundlage für die förmliche Festsetzung des Stellenplans für das nächste Haushaltsjahr (bzw. die nächsten beiden Jahre bei Doppelhaushalt).

Über Ermächtigungen zur Einstellung von Personal außerhalb des Stellenplans entscheidet der Gemeinderat. Der Beschlussantrag darf nur nach Mitzeichnung durch die Referate AKR und WFB oder bei Zeichnung durch den/die Oberbürgermeister/-in eingebracht werden.

Für neue Ermächtigungen (nach Verabschiedung des Haushaltsplanes) sind die oben genannten Grenzen der §§ 82 und 84 Gemeindeordnung zu beachten. Zudem gelten die unter Ziffer 1.3 genannten Kriterien für die Schaffung neuer Stellen sinngemäß.

Ermächtigungen sind auf einen vorübergehenden (ca. 2 Jahre) oder schwankenden Personalbedarf beschränkt. Dauerhaft erforderliches Personal darf nicht im Wege einer Ermächtigung beschäftigt werden. Beamte dürfen ebenfalls nicht im Wege einer Ermächtigung beschäftigt werden; für sie ist immer eine entsprechend ausgewiesene Planstelle erforderlich.

Verfahren:

Im Herbst (nach der Sommerpause) des auf den Haushaltsbeschluss folgenden Kalenderjahres wird ein „kleines“ Stellenplanverfahren im Vorgriff auf den nächsten Doppelhaushalt durchgeführt. In dieses Verfahren werden nur diejenigen Stellen einbezogen, für die ein vordringlicher oder unabweisbarer Bedarf besteht und über die dem Verwaltungsausschuss vorher im Rahmen einer Beschlussvorlage und im Zusammenhang mit einem Beschluss in der Sache berichtet worden war. Die Behandlung in einem Fachausschuss reicht wegen der finanziellen Auswirkungen (Bindung von Ressourcen für den nächsten Doppelhaushalt) nicht aus. Die Beschlussvorlage bedarf zwingend der Mitzeichnung durch die Referate AKR und WFB oder der Zeichnung durch den/die Oberbürgermeister/-in und muss neben dem Beschlussantrag zur Sache den folgenden zusätzlichen Antrag, gerichtet auf Kenntnisnahme des damit verbundenen Personalbedarfs enthalten:

„Vom zusätzlichen vordringlichen (oder unabweisbaren) Personalbedarf in Höhe von … Stellen in Bes. / Entgeltgruppe … wird Kenntnis genommen. Die Entscheidung über die Stellenschaffung(en) ist im Vorgriff auf den Stellenplan xxxx zu treffen.“

Das Referat AKR erstellt im Oktober/November des betreffenden Jahres aus den Stellenbedarfen der o.g. Sachvorlagen eine Sammelvorlage, in der die Stellenschaffungen im Vorgriff auf den nächsten Doppelhaushalt zusammengefasst und dem Gemeinderat nach Vorberatung im Personalbeirat und im Verwaltungsausschuss zur Beschlussfassung vorgelegt werden.