In der Anlage 2 ist dargestellt, welche Auswirkungen die Investitionen auf den Ergebnishaushalt haben.

Alle oben genannten einmaligen und laufenden Ausgaben/Aufwendungen sind im Rahmen des im Haushaltsplanentwurf 2014/2015 veranschlagten Budgets finanziert.

Beteiligte Stellen

Das Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine



Werner Wölfle
Bürgermeister

Anlagen

Anlage 1: Ausführliche Begründung
Anlage 2: Maßnahmenplan 2014 / 2015 der Informations- und Kommunikationstechniken bei der Stadtverwaltung Stuttgart




Ausführliche Begründung:

Die Landeshauptstadt Stuttgart versteht sich als moderner und bürgerfreundlicher Dienstleistungsbetrieb. Viele Arbeitsprozesse werden elektronisch gesteuert und große Mengen von Informationen werden digital gespeichert, elektronisch verarbeitet und intelligent vernetzt. Zahlreiche Dienstleistungen in der Verwaltung werden durch den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) erst ermöglicht. Demzufolge steigt auch die Anzahl der PC-Arbeitsplätze weiterhin stetig an. Die IuK-Infrastruktur wird immer komplexer und ist für den Betrieb von entscheidender Bedeutung. Gleichzeitig steigen aber die betrieblichen Folgekosten, die an enge Budgetgrenzen stoßen. Eine wirtschaftliche und innovative Aufgabenerfüllung ist nur bei einem ordnungsgemäßen, effizienten und nutzenstiftenden IT-Einsatz möglich. Ein Ausfall oder eine Störung der IT kann zu einem großen finanziellen oder politischen Schaden für die Verwaltung führen, der auch Auswirkungen auf Bürgerinnen und Bürger und auf die Wirtschaft haben kann.

Der IuK-Maßnahmenplan ist das zentrale Instrument für die Entwicklung der IT bei der LHS. Er wurde unter Federführung des Referats AK und der Koordination des Haupt- und Personalamtes in einer referatsübergreifenden IT-Strategierunde abgestimmt.

Das Klinikum Stuttgart und die Eigenbetriebe haben eigene Wirtschaftspläne und sind im IuK-Maßnahmenplan nicht enthalten.


1. Auswahl der IuK-Maßnahmen

Übersicht
Die Bedarfsmeldungen der Ämter zur IuK-Maßnahmenplanung 2014/2015 wurden an den für Hard- und Software zur Verfügung gestellten Finanzrahmen (Finanz- und Ergebnishaushalt) in Höhe von jährlich 6.450.000/6.330.000 EUR (einschließlich des anerkannten Sonderbedarfs für Maßnahmen des JobCenters) angepasst. Dabei mussten erhebliche Streichungen und Kürzungen, sowohl bei den Investitionen des Finanzhaushalts als auch bei den betrieblichen Ausgaben des Ergebnishaushalts vorgenommen werden.

Zum Doppelhaushalt 2014/2015 wurden die Einzelmaßnahmen jeweils einem der fünf strategischen IuK-Themenbereiche als Untergliederung zugeordnet:

strategische IuK-Themenbereiche	Anteil am Gesamtbudget
	2014	2015
1. Ersatzbeschaffungen sowie Erweiterungen bis 10.000 EUR pro Jahr	2.546.800 EUR 39,5 %	2.380.800 EUR 37,6 %
2. Aufrechterhaltung zentraler und dezentraler Infrastruktur	1.879.000 EUR 29,1 %	2.022.500 EUR 32,0 %
3. Intranet, Internet und eGovernment	795.500 EUR 12,3 %	850.000 EUR 13,4 %
4. Geo-Informations-Systeme (sogenannte GIS-Maßnahmen)	275.000 EUR 4,3 %	285.000 EUR 4,5 %
5. Neue Projekte über 10.000 EUR	953.700 EUR 14,8 %	791.700 EUR 12,5 %
Summe	6.450.000 EUR	6.330.000 EUR

1.1 Ersatzbeschaffungen sowie Erweiterungen bis 10.000 EUR
Hierunter fallen insbesondere die PC-Ausstattung von Büroarbeitsplätzen (Hard- und Software) in den Ämtern der Stadtverwaltung und „kleine“ Erweiterungen der IuK-Infrastruktur bis 10.000 EUR.
Den Schwerpunkt der Anmeldungen zum Doppelhaushalt 2014/2015 bilden wiederum Ersatzbeschaffungen im Endgerätebereich. Für inzwischen über 8.000 Anwender sind PCs, Notebooks und Monitore zu ersetzen, die nicht mehr den Leistungsanforderungen genügen. Auf die Angleichung des allgemeinen Ausstattungsniveaus und Standards wird geachtet. Für die Standardgeräte sind jeweils Rahmenverträge abgeschlossen. Bis April 2014 müssen aus Sicherheitsgründen alle Endgeräte (PCs, Notebooks und Drucker) auf das neue Betriebssystem Windows 7 (64 Bit-Variante) umgestellt werden. Dies erfordert deutlich leistungsfähigere Hardware und darauf basierende Software.


1.2 Aufrechterhaltung zentraler und dezentraler Infrastruktur
Hierzu gehören Maßnahmen des zentralen Serverbetriebs (Hard- und Software im Backoffice-Bereich) und Netzwerkmanagements, Upgrades und Erweiterungen von stadtweit genutzter Software und Weiterentwicklungen vorhandener Fachverfahren. Damit wird die Basisinfrastruktur aktuell gehalten.

Anwender- und Systemservice, zentrale IuK-Produkte und -Dienstleistungen:
Die Aufrechterhaltung der zentralen betrieblichen IuK-Infrastruktur erfordert erhebliche finanzielle Anstrengungen in leistungsfähige, energieeffiziente Server- und Speichersysteme sowie Software. Der perspektivische Ausbau, bedingt durch neue oder strukturell veränderte Anwendungen der Ämter, wird dabei berücksichtigt. Komplett-Dienst­leistungen der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnik (SaaS - „Software as a Service“ und „Cloud-Lösungen“) für die städtischen Ämter werden geprüft.

Aktuelle Entwicklungen:
- Im Serverumfeld werden moderne Virtualisierungstechniken eingesetzt, wodurch insgesamt weniger (physikalische) Server benötigt werden, weil Anwendungen sich die Hardware "teilen".
- Bis zur Bereitstellung eines neuen Standorts sind für den Serverpark Erhaltungsmaßnahmen erforderlich, die auch aus den Mitteln des IMP finanziert werden.
- Der "Green IT-Gedanke" wird auch durch das Druckerkonzept und die Auswahl energieeffizienter Geräte umgesetzt.
- Defekte oder überalterte Hardware wird an ein gemeinnütziges Unternehmen zur Weiterverwertung übergeben, was zur Müllvermeidung beiträgt.

IT-Sicherheit spielt eine immer wichtigere Rolle. Systeme, Werkzeuge und Methoden müssen aktualisiert und weiterentwickelt werden (z.B. Firewall, Port Security, Reverse Proxy, Identitätsmanagement). Mobile Geräte (Smartphones, Tablets, Notebooks) und interaktive Anwendungen erfordern neue Sicherheitslösungen.

Um den technischen Entwicklungen Rechnung zu tragen, wird die Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems geprüft.

All diese Konzepte erfordern neben den einmaligen Aufwendungen auch betriebliche Ressourcen in Form von eigenem Personal oder externer Dienstleistung. Hier sind die Spielräume leider gering. Eine größere Flexibilität wäre hier aus Sicht der Fachverwaltung wünschenswert.


1.3 Intranet, Internet, eGovernment und D115-ServiceCenter Stuttgart
Unter eGovernment Stuttgart werden alle Entwicklungen und Lösungen zusammengefasst, die Verwaltungsleistungen auf elektronischem Wege Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Organisationen auf Basis gemeinsamer Datenbanken und Plattformen in der Regel über Internet zur Verfügung stellen. Ziel ist die Einheitlichkeit im Erscheinungsbild, in der Navigation, der Erschließbarkeit, der Struktur sowie die Konsistenz und Vermeidung von Redundanzen der Daten.

Schwerpunkt der Anmeldungen zum Doppelhaushalt 2014/2015 bilden folgende Aufgaben - soweit bisher planbar:
· Ausbau und Weiterentwicklung bisheriger Verfahren wie Elektronische Bürgerservice-Assistenten (eBSA) und der Stuttgart App
· Ausbau des D115-ServiceCenter Stuttgart (GRDrs 332/2011) inkl. Wissens- und Informationsmanagement
· Weiterführung des Bürgerhaushaltes (GRDrs 693/2012)
· Entwicklung eines Bürgerbeteiligungsportals incl. einer Internetplattform für Bürgerversammlungen
· Modernisierung und Konsolidierung der Anwendungen im Intranet.


1.4 Geo-Informations-Systeme (GIS)
Die Anmeldungen 2014/2015 beinhalten hauptsächlich die Sicherung des Produktivbetriebes der GIS-Fachverfahren des Amts für Umweltschutz, des Amts für Stadtplanung und Stadterneuerung, des Stadtmessungsamts sowie des Garten-, Friedhof- und Forstamts. Dabei handelt es sich überwiegend um Fortführungen, Anpassungen und kleinere Weiterentwicklungen der Verfahren.

Neue Vorhaben umfassen die Entwicklung von Schnittstellen zwischen den bestehenden Verfahren zur Unterstützung der Verwaltungsprozesse wie bei der Weiterentwicklung der Geodateninfrastruktur, die mehrere GIS-Bereiche bzw. Themen umfasst. Für folgende Belange soll ein System eingeführt bzw. weiterentwickelt werden: die Verwaltung und Überwachung von Naturschutzflächen sowie eine mobile Anwendung für die Spielplatzkontrolle.


1.5 „Neue Projekte“
Der Budgetanteil für neue Projekte ist geringer als in den Vorjahren, weil Ersatzbeschaffungen und Infrastrukturvorhaben mehr Raum einnehmen. Insofern steht weniger Geld für Innovationen und Zukunftsthemen zur Verfügung. Die ausgewählten neuen Projekte wurden einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung unterzogen. Es fällt jedoch zunehmend schwerer, die notwendigen Organisationsänderungen bei der Einführung von neuen Maßnahmen vorzunehmen und die wirtschaftlichen Effekte nachzuweisen. Die Verwaltung wird deshalb verstärkt die Verzahnung von Organisation und IT-Projekten vornehmen. Das seit 3 Jahren neu eingerichtete IT-Controlling ist eingebunden.

Nachstehend sind die in der IT-Strategierunde abgestimmten neuen Vorhaben ab 50.000 EUR aufgeführt:

Amt	Bezeichnung Planmittel 2014/2015	Beschreibung
10	Bürgerbeteiligungsportal 100.000 EUR/90.000 EUR	Entwicklung einer Internetplattform für Bürgerbeteiligung analog der Plattform für den Bürgerhaushalt unter Berücksichtigung des Grundsatzbeschlusses Bürgerbeteiligung (GRDrs. 1029/2013).
Amt	Bezeichnung Planmittel 2014/2015	Beschreibung
10	Dokumentenmanagementsystem (DMS) 135.000 EUR/135.000 EUR	Das Pilotprojekt (Stufe 1) mit 150 Nutzern läuft bis Anfang 2014 (vgl. GRDrs. 355/2012). Finanziert werden soll der stadtweite Ausbau mit bis zu 5.000 Nutzern, sofern der Gemeinderat diesen 2014 beschließt.
10	Identitätsmanagement 0 EUR/50.000 EUR	Das Projekt „Identitätsmanagement – Konzeption“ wurde in 2010/2011 durchgeführt. Zur konkreten Projektvorbereitung werden derzeit Prozesse erhoben.
10	Personalmanagementsystem 80.000 EUR/65.000 EUR	Weiterer Ausbau von Personalmanagementfunktionen auf Anforderung der Fachämter. Kernverfahren dvv.Personal.
20	Elektronische Rechnungsbearbeitung 55.000 EUR/45.000 EUR	Der stadtweite Rollout der Software ist angelaufen. Es besteht Bedarf an Softwareanpassungen und zusätzlichen Lizenzen. 2015 ist ein Upgrade auf eine neue Version vorgesehen.
29	JobPortal Arbeitsmarktprogramm 150.000 EUR/110.000 EUR	Optimierung der Aufgabenwahrnehmung der Arbeitsvermittlung durch Zugriff auf Stellenbörsen am Markt und der Agentur für Arbeit. Bezug auf GRDrs 1294/2011.
29	Wissensmanagement SGB II (QWIS) 80.000 EUR/0 EUR	Einführung eines normenorientierten Qualitäts- und Wissensmanagements. Ein ämterübergreifendes Projekt des Sozialamts und Jobcenters. Die Maßnahme kann auch als Pilot für alle städtischen Ämter zum Thema Wissensmanagement und Verbesserung SOLID dienen.
41	PADUA - Digitale Langzeitarchivierung Stufe 3 40.000 EUR/99.000 EUR	Bezug auf GRDrs. 20/2013 Feinspezifikation zur Ermöglichung der Recherche und Nutzung. Programmierung; Test und Inbetriebnahme.
50	Ablösung vom Dokumentationsprogramm „eLiAs“ 50.000 EUR/0 EUR	Ablösung der Individualprogrammierung „eLiAs“ durch Standardsoftware Casemanagement, Ausbau Schnittstelle zum Infopool, Einführung Modul Casemanagement.
50	Qualitäts-, Wissens- und Informationssystem (QWIS) 80.000 EUR/60.000 EUR	Das Sozialamt und das Jobcenter führen (jeweils amtsbezogen) ein kombiniertes Qualitäts-, Wissens- und Informationssystem ein (elektronische Informationsplattform). Ablösung des Arbeitshandbuch Sozialhilfe und weiterer Informationssysteme mit einer Anwendung innerhalb von SOLID 2.
50	Belegungsmanagement Flüchtlingsunterkünfte 50.000 EUR/30.000 EUR	Durch Erhöhung der Asylbewerber-Zugangszahlen ist eine neue Technikunterstützung für das Unterbringungsmanagement für Flüchtlinge notwendig. Es müssen ca. 2.000 Plätze in mehr als 55 Flüchtlingsunterkünften nach komplexen Kriterien verwaltet werden.

Amt	Bezeichnung Planmittel 2014/2015	Beschreibung
51	Fachspezifische Software in den Beratungszentren Jugend und Familie 50.000 EUR/0 EUR	Bezug zur GRDrs 1005/2012. Bei der Ausschreibung der Software für die Beratungszentren Familie und Jugend (Software für die fachliche und administrative Arbeit) wurde inzwischen der Zuschlag erteilt.
62	Geodateninfrastruktur (GIS) 40.000 EUR/55.000 EUR Hinweis: Gehört auch zum strategischen Thema GIS	Projektauftrag bis Ende 2015: u.a. Anbindung Verkehrsinformationszentrale (VIZ) an die Geodateninfrastruktur (GDI); WebViewer für das 3D-Stadtmodell zur Bürgerbeteiligung bei baulichen Planungen; Bereitstellung standardisierter Geodienste gemäß gesetzlicher Anforderungen; Ausbau des GeoPortals; Weiterentwicklung Zentrale Adressdatenbank (Schaffung der Voraussetzungen zur Anbindung von Fachverfahren); Erweiterung der IT-Infrastruktur der GDI
66	Straßenerhaltungs- und Verkehrsmanagement 70.000 EUR/90.000 EUR	Es soll eine neue GIS-basierte Software für die Berechnung der Erhaltungsmittel für Straßen sowie die mobile Straßen- und Gehwegkontrolle beschafft werden. Für die Visualisierung von Anwendungen und Informationen des Verkehrsrechners vor Ort auf mobilen Endgeräten soll eine Applikation ausgearbeitet werden.

Angesichts steigender Hardwarezahlen und IT-unterstützten Verwaltungsverfahren nehmen insbesondere die Ausgaben für Ersatzbeschaffungen sowie für die Aufrechterhaltung der zentralen und dezentralen Infrastruktur kontinuierlich zu Lasten des investiven Bereichs zu. Der Gestaltungsspielraum für Innovationen und Projekte engt sich zunehmend ein.


2. Auswahlkriterien

a) Wichtige Bewertungskriterien bzw. strategische Kriterien waren:

· Die Anwendungen müssen zur Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungsvorgängen beitragen (beispielsweise über Online-Verfahren via Internet).
· Die Anwendungen sollen einen direkten Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger haben.
· Die Bürgerinnen und Bürger sollen in die Verwaltungsdienstleistungen einbezogen werden.

Neben den dargestellten strategischen Überlegungen und gesetzlichen Vorgaben wurden zur Entscheidung auch folgende Gesichtspunkte herangezogen:

b) Konkretisierungsgrad der Maßnahme (Umsetzungsreife)

c) personelle Ressourcen

Ein weiteres Auswahlkriterium war, ob die für die Umsetzung der angemeldeten Maßnahmen erforderlichen personellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden können.

Für die zentrale Infrastruktur wichtige Maßnahmen mussten in den letzten Jahren zurückgestellt oder zeitlich gestreckt werden, weil Ressourcen für die Betreuung der Systeme nicht vorhanden waren.

Bzgl. der IT-Sicherheit stellt sich die Situation wie folgt dar:
Die Landeshauptstadt orientiert sich an den Sicherheitsempfehlungen des Bundesamts für IT-Sicherheit (BSI). Auf dieser Basis wurde die Leitlinie IT-Sicherheit erarbeitet. Grundlegende Sicherheitsmaßnahmen wie der Schutz vor Viren und Trojanern, die Überwachung von Geräteschnittstellen und die Gebäudesicherheit im Serverbereich sind realisiert. Bei den folgenden weiteren IT-Sicherheitsthemen, die auch nach dem BSI-Grundschutzhandbuch als notwendig eingestuft werden, besteht bei der LHS Handlungsbedarf:
· Sicherheit der städtischen Netzzugänge (Port Security). Die Projektarbeit zur technischen Absicherung der frei zugänglichen Netzdosen z.B. in Sitzungssälen wurde nach Abschluss eines Planungsprojekts vorläufig zurückgestellt.
· Systemmanagement und Softwarebereitstellung: Die Automatisierung von erforderlichen Installationsroutinen kommt nur schleppend voran.
· Zugang externer Partner und Bürger auf interne Informationssysteme (Reverse Proxy): Anforderungen der Fachbereiche wachsen ständig und können nur realisiert werden, wenn technisch sichere Möglichkeiten dafür zur Verfügung gestellt werden.
· Festplattenverschlüsselung: Die Festplatten insbesondere von Notebooks müssen verschlüsselt werden, damit im Fall eines Hardware-Verlusts schützenswerte Daten nicht in falsche Hände geraten.
· Zugangssicherheit: Ein gedoppelter Schutz des Netzzugangs durch Besitz und Wissen (also beispielsweise durch SmartCard und PIN) würde die Sicherheit stark erhöhen.
Zur rascheren Umsetzung dieser Punkte wäre aus fachlicher Sicht die Bereitstellung entsprechender personeller Ressourcen wünschenswert.

Geplant ist, für den IuK-Maßnahmenplan 2016/2017 die o.g. Themen zu bündeln, gemeinsam auszuschreiben und sie dann Zug um Zug einzuführen. Technisch aktuelle Produkte, die die o. g. Anforderungen abdecken, werden dann näher untersucht. Dabei ist auch der zusätzliche personelle Aufwand zu präzisieren.

d) Priorität des Fachamts

e) Wartung- und Betreuungsverträge

Im Haushaltsentwurf 2014/2015 sind 4.150.600/4.145.600 EUR als Obergrenze vorgesehen. Dies entspricht dem aktuellen Vertragsbestand laufender Verpflichtungen und den prognostizierten Anteilen einmaliger betrieblicher Projektkosten aus den Investitionen.
Die IuK-Maßnahmenpläne 2014/2015 enthalten jedoch auch neue Beschaffungen (z.B. Software beim JobCenter – vom Bund teilweise refinanziert, Dokumentenmanagementsystem, elektronische Rechnungsbearbeitung) in IuK-Infrastruktur, die aus heutiger Sicht zusätzliche betriebliche Folgekosten für Wartung und Betreuung in Höhe von 334.700 EUR in 2014 und 229.700 EUR in 2015 auslösen. Diese müssen allerdings - neben den bereits bestehenden vertraglichen Verpflichtungen (s. o.) - zusätzlich aus den verfügbaren Budgetmitteln des Ergebnishaushalts bzw. aus Umschichtungen des Finanzhaushalts finanziert werden. Dies ergibt sich grundsätzlich aus dem Gebot der Wirtschaftlichkeit von IuK-Maßnahmen. Daneben trägt auch der Mangel an städtischem IuK-Betreuungspersonal zur Kostenentwicklung bei. Seit der Doppikumstellung sind bisherige Investitionsausgaben verstärkt als direkte Kosten zu bilanzieren. Angesichts dieser Tendenzen wurde ein strenger Maßstab an die Auswahl der Maßnahmen 2014/2015 angelegt. Zur Begrenzung des Zuwachses wurden Optionen der Gegenfinanzierung (z.B. Ablösung Altverträge) mit einbezogen.

3. Einsparungspotentiale und Erlöse

Nach Durchführung mehrerer Stufen zur Haushaltssicherung sind die disponiblen Spielräume bei den Fachämtern und den zentralen IT-Einheiten nahezu ausgereizt. Es wird versucht, bei der Umsetzung der Maßnahmen die Folgekosten möglichst gering zu halten und die Einsparungsmöglichkeiten im laufenden Betrieb zu nutzen.

Durch das Ausschöpfen von Synergieeffekten (z.B. durch die Kooperation mit anderen Kommunen – Bildarchiv LHS) oder die stärkere Nutzung der aktuellen Marktsituation im IT-Sektor können Preisreduzierungen erreicht werden (z.B. neue günstigere Rahmenverträge für die Beschaffung von PCs und Notebooks).


4. Zentrales IT-Controlling

Zur Überwachung der IuK-Projekte/IuK-Maßnahmen und zur Steuerungsunterstützung der Führung wurde das zentrale IT-Controlling beim Haupt- und Personalamt eingerichtet. Es hat sich als eine vom IT-Betrieb unabhängige Organisationseinheit inzwischen etabliert.


5. Fazit und Ausblick

Mit den IuK-Maßnahmenplänen für 2014 und 2015 stellt die Verwaltung ein Planwerk zur Entscheidung, das den Anspruch hat, die IuK-Bedarfe, die IuK-Strategie der Landeshauptstadt und die Entwicklungen im IT-Sektor mit der städtischen Gesamtstrategie in Einklang zu bringen. Mit diesem methodischen und prozesshaften Vorgehen soll ein wirtschaftlicher, innovativer und nutzenstiftender IuK-Einsatz für Bürgerinnen und Bürger sowie die Verwaltung im Sinne der strategischen Aspekte ermöglicht werden.

Für die IuK-Maßnahmenpläne 2016 und 2017 zeichnet sich bereits jetzt schon ab, dass Themen wie IT-Sicherheit, Bürokommunikation und die Nachfolge von Office 2007 große Blöcke bilden werden. Dafür werden erhebliche finanzielle Mittel gebunden, die aus heutiger Sicht möglicherweise den Einsatz zusätzlicher Budgetmittel sowie bezüglich der IT-Sicherheit die Schaffung zusätzlicher Personalstellen erforderlich machen.


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IMP Budgets 2014-2015_Anlage 2 zur GRDrs 977_2013.xls