Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: AKR 0700-00
GRDrs 681/2022
Stuttgart,
10/20/2022



Umsetzung der Änderung personenstandsrechtlicher Vorschriften und
der Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
- Stellenmehrbedarf durch Nacherfassung von Personenstandseinträgen im Rahmen der Einführung des automatisierten Datenabrufverfahrens



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich26.10.2022



Beschlußantrag:


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

1. Ausgangslage

Die Bundesregierung hat am 29. September 2022 das dritte Gesetz zur Änderung personenstandsrechtlicher Vorschriften beschlossen. Das Gesetz wird am 1. November 2022 in Kraft treten. Verschiedene verfahrensrechtliche Abläufe wurden verbessert und an geänderte Gegebenheiten angepasst.

Bis zum 31. Dezember 2022 sind in Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) auch Verwaltungsleistungen des Personenstandsrechts elektronisch anzubieten. Auf die Vorlage von urkundlichen Nachweisen durch Bürger*innen und anzeigenpflichtigen Einrichtungen kann dann weitgehend verzichtet werden, wenn die Standesämter in die Lage versetzt werden, die für eine Beurkundung erforderlichen Daten eigenständig durch Datenabfragen bei den zuständigen Stellen zu ermitteln.

Nach dem Grundsatz der einmaligen Erfassung (Once-Only-Prinzip) sollen Bürger*innen und Unternehmen entlastet werden, indem sie dieselben Daten der Verwaltung nicht mehr als einmal vorlegen müssen, sondern diese bei anderen öffentlichen Stellen abgerufen werden. Zur grenzüberschreitenden Anwendung des Once-Only-Prinzips verpflichtet die Verordnung (EU) 2018/1724 über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten und zur Änderung der Verordnung (EU Nr. 1024/2012/SDG-Verordnung). Bis zum 12. Dezember 2023 müssen Mitgliedstaaten Nachweise, die sie innerstaatlich bereits jetzt in einem Format bereithalten, das einen automatisierten Austausch ermöglicht, an anfordernde Behörden anderer Mitgliedstaaten automatisiert übermitteln.

Um die für eine nutzerfreundliche Anwendung erforderlichen digitalen Prozesse bereitstellen zu können, waren Rechtsänderungen erforderlich.

Ebenso sind punktuelle Verbesserungen der Arbeitsabläufe in den Standesämtern erforderlich und wurden rechtlich flankiert. Dies betrifft neben der Optimierung der Beurkundungsmodalitäten insbesondere den Informationsaustausch der Standesämter untereinander und die Intensivierung der elektronischen Nacherfassung von papiergebunden Alteinträgen in den Personenstandsregistern.

Wesentliches Ziel des Gesetzes ist es, durch den Einsatz elektronischer Anzeige- und Anmeldeverfahren und den Verzicht auf die Vorlage urkundlicher Nachweise den Aufwand für die Bürger*innen sowie der anzeigepflichtigen Einrichtungen im standesamtlichen Beurkundungsverfahren deutlich zu verringern.

Um diese Bürgerfreundlichkeit durch die Digitalisierung erreichen zu können, ist eine umfangreiche digitale Nacherfassung der Personenstandseinträge durch die Sachbearbeitung erforderlich. Dies betrifft vor allem die Eheregister der letzten 80 Jahre sowie die Geburtsregister der letzten 110 Jahre. Sterberegister werden anlassbezogen nacherfasst.

2. Umsetzung durch die Standesämter

Durch die Änderung des Personenstandsrechtsgesetzes und der Personenstandsverordnung in einem dritten Personenstandsrechts-Änderungsgesetz, das Regelungen für den elektronischen Zugang der Bürger zu den standesamtlichen Verfahren beinhaltet, wurde die Rechtsgrundlage geschaffen.

Dieses Gesetz ermöglicht einen weitgehenden Verzicht auf die Nachweispflichten für Anzeigende und Antragsteller*innen durch die Etablierung eines Datenabrufverfahrens der Standesämter untereinander. Dadurch werden auch erforderliche Grundlagen für grenzüberschreitende Datenaustausche zur Erfüllung der Anforderung der SDG-Verordnung geschaffen.

Aufgrund dieses Gesetzes werden die Standesämter mit erheblichem Mehraufwand belastet, da diese Daten zunächst erfasst werden müssen. Dieser Mehraufwand entsteht durch die Änderung des § 76 Abs. 5 Personenstandsgesetz (PStG).

Bisherige Fassung:
Die Altregister können innerhalb der in § 5 Abs. 5 genannten Fristen elektronisch nacherfasst werden.

Neue Fassung ab 01.11.2022:
Einträge aus Altregistern werden elektronisch erfasst und fortgeführt, wenn
Im Übrigen sollen sie elektronisch erfasst werden.

Um die neue automatisierte Datenabfrage aus den Personenstandsregistern anderer Standesämter zu intensivieren und zu etablieren, sieht der Gesetzentwurf eine grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Nacherfassung der papiergebundenen Alteinträge vor. Dies ist nur mit einem erheblichen Mehraufwand zu leisten.

3. Voraussichtlich erforderlicher Stellenumfang

Hier wird Bezug genommen auf den Stellenplanantrag des Standesamts Stuttgart im Jahre 2021. Dem Standesamt Stuttgart wurden 5,0 Stellen zur Nacherfassung der entsprechenden Personenstandseinträge bewilligt. Als Berechnungsgrundlage wurde eine durchschnittliche Zeit für die Nacherfassung und die Beurkundung des Registers von 10 Minuten zugrunde gelegt. Die ermittelte mittlere Bearbeitungszeit setzt eine große Erfahrung der beurkundenden Standesbeamt*innen voraus und kann eventuell bei kleineren Standesämtern nach oben abweichen. Für die Berechnung wurde davon ausgegangen, dass die Nacherfassung innerhalb von 12 Jahren abgeschlossen sein soll. Daher werden die Stellen auf 12 Jahre befristet und es ergibt sich der KW-Vermerk 01/2035. Die nachzuerfassenden Einträge wurden von den Bezirksämtern wie folgt ermittelt:

StandesamtNachzuerfassende EinträgeStellenbedarf
Bad Cannstatt
256.181
2,0
Botnang
Fehlanzeige
Degerloch
14.500
0,1
Feuerbach
12.300
0,1
Hedelfingen
16.420
0,2
Möhringen
18.623
0,2
Mühlhausen
9.750
0,1
Münster
Fehlanzeige
Obertürkheim
8.582
0,1
Plieningen-Birkach
5.815
0,1
Sillenbuch
3.651
0,1
Stammheim
Fehlanzeige
Untertürkheim
6.071
0,1
Vaihingen
15.200
0,2
Wangen
Fehlanzeige
Weilimdorf
8.113
0,1
Zuffenhausen
22.486
0,2

Insgesamt ergibt sich ein Stellenbedarf von 3,6 Stellen.
Anmerkung: Die unterschiedlichen Bedarfe der Standesämter der Bezirksämter liegen in den unterschiedlichen Strukturen. So hat Bad Cannstatt zum Beispiel viele Krankenhäuser, Geburtskliniken und Heime, andere Bezirke nicht.

4. Dringender Handlungsbedarf

Das Dritte Gesetz zur Änderung personenstandsrechtlicher Vorschriften tritt zum
1. November 2022 in Kraft. Daher handelt es sich um eine neue gesetzliche Vorgabe.

5. Auswirkungen bei Ablehnung der Stellenbeschaffungen

Vor dem Hintergrund der bereits bestehenden hohen Arbeitslast in den Standesämtern der Bezirksämter ist die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und die notwendige Digitalisierung der Personenstandseinträge nicht möglich.

Die Stellen werden mit einem kw-Vermerk 01/2035 versehen.


Finanzielle Auswirkungen

Durch die Stellenschaffungen ergeben sich zusätzliche Personalkosten in Höhe von 330.480 €.



Beteiligte Stellen

Ref. WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

-

Erledigte Anträge/Anfragen

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Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

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<Anlagen>



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