Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0414-07.00
GRDrs 679/2015
Stuttgart,
10/01/2015



Verträge mit dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung
Region Stuttgart ab 2016
1. Rahmenvertrag
2. Vereinbarung zu SAP-Verfahren
3. Vereinbarung zu Standesamtsverfahren
4. Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		nicht öffentlich
öffentlich		14.10.2015
15.10.2015



Beschlußantrag:

1. Die Landeshauptstadt Stuttgart setzt die Kooperation mit dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart für kommunale Datenverarbeitungsverfahren um weitere 5 Jahre bis zum 31.12.2020 fort. Danach verlängert sich die Laufzeit jeweils um ein Jahr, falls der Vertrag nicht fristgerecht gekündigt wird. 2. Die Verwaltung wird beauftragt und ermächtigt, folgende für den Betrieb der kommunalen Datenverarbeitung bei KDRS erforderlichen Verträge abzuschließen:
3. Die finanzielle Abwicklung der Verträge mit KDRS erfolgt weiterhin innerhalb des zentralen Budgets der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts (Teilergebnishaushalt 100 – Haupt- u. Personalamt, Amtsbereich 1007410 – Zentrale IuK und Telekommunikation) bei folgenden Sachkonten:

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) mit seiner Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH (RZRS) ist langjähriger Partner der Landeshauptstadt Stuttgart (LHS) für die Bereitstellung der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren. Die vertraglichen Beziehungen wurden bisher im sog. Kooperationsvertrag (Geltungsbereich v. a. für die Verfahren im Bereich der öffentlichen Sicherheit und Ordnung und die Veranlagungsverfahren) sowie im Vertrag über den SAP-Betrieb geregelt. Die Laufzeit dieser beiden Verträge endet am 31.12.2015; Nachfolgeverträge sind erforderlich.

Mit den neu erarbeiteten Verträgen wird die Vertragskonstellation mit KDRS auf eine neue Grundlage gestellt. Entwicklungen der letzten Jahre wurden aufgegriffen; die Verträge inhaltlich und preislich neu justiert. Ab dem Jahr 2016 sollen die Serviceleistungen über einen Rahmenvertrag und anwendungsbezogene Einzelverträge geregelt werden, um verfahrensbezogene Leistungsparameter und mengenbezogene Preiskomponenten realisieren zu können.

Der Rahmenvertrag definiert Grundsätze für den Betrieb aller eingesetzten Verfahren und die Zusammenarbeit zwischen der LHS und KDRS. Er enthält die Vereinbarung, einzelne Verfahren in separate Einzelvereinbarungen mit individuellen Preisen zu überführen; hierfür wird der Zeitraum bis 2019 vorgesehen. Solange für einzelne Verfahren noch keine Einzelvereinbarungen getroffen sind, regelt er die Weitergeltung der Service Level des bisherigen Kooperationsvertrags; die Abrechnung bleibt solange weiterhin fallpreisbezogen nach KDRS-Leistungskatalog mit eingeräumter Rabattierung.

Die Einzelvereinbarung SAP-Verfahren ist der Folgevertrag zum bisherigen Vertrag über den SAP-Betrieb. Sie beinhaltet sämtliche Verfahren, die auf SAP- und SAP-nahen Funktionalitäten beruhen, insbes. das „Finanzwesen“ und das „Personalwesen“. Regelungsumfang sind Festlegungen zum Systembetrieb und den Leistungsparametern sowie zur Höhe des Pauschalentgelts.

Für die Verfahren im Standesamt gab es bisher bereits einen separaten Vertrag, der von KDRS jedoch zum 31.12.2015 gekündigt wurde. Der erforderliche Folgevertrag wird in die neue Systematik integriert und analog als Einzelvereinbarung für das Standesamtswesen ausgewiesen. Die Vereinbarung enthält ebenfalls Regelungen zum Systembetrieb, zu den Leistungsparametern und zum Pauschalentgelt.

Mit dem Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 7 Landesdatenschutz (LDSG) wird die Rechtskonformitat aller Leistungen im Sinne des Datenschutzes sichergestellt. Datenschutzrechtlich ist die Vertragskonstellation mit KDRS eine Datenverarbeitung im Auftrag. § 7 LDSG enthält die Verpflichtung zwischen den Vertragsparteien Regelungen zu Datenschutz und Datensicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Form einer Beauftragung zu treffen; dies ist bisher noch nicht geschehen. Diesem Erfordernis kommt die LHS durch Abschluss des Vertrags nach § 7 LDSG nach.


Fazit:
Die Landeshauptstadt setzt die bewährte Zusammenarbeit mit KDRS fort und behält die enge Zusammenarbeit in Datenverarbeitungsangelegenheiten im Verbund mit den Städten und Gemeinden der Region bei.

Die neuen Verträge enthalten Leistungsverbesserungen für die LHS, höhere Rabatte und Pönalen, degressive Pauschalentgelte für wichtige Verfahren, stärken die Position des KDRS im Gesamtverbund und geben gleichzeitig Anreize zu strukturellen Verbesserungen.


Finanzielle Auswirkungen

Die finanziellen Auswirkungen durch die abzuschließenden Verträge sind in der ausführlichen Begründung dargestellt.


Beteiligte Stellen

Die Referate WFB und RSO haben die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine



Werner Wölfle
Bürgermeister

Anlagen

Ausführliche Begründung



1. Ausgangslage

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist seit 1974 Mitglied im Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart. Seit dem 01.01.1997 hat die LHS den Betrieb der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren auf den Zweckverband übertragen (GRDrs 141/1996, 480/2002, 783/2002, 199/2005 und 195/2010).

Die LHS ist in Baden-Württemberg und bei KDRS der mit Abstand umsatzstärkste Kunde. Für KDRS haben vertragliche Änderungen und Entwicklungen in der Leistungsabnahme in Bezug auf den Kunden LHS gravierende Auswirkungen. Leistungsreduzierungen bei der LHS würden sich unmittelbar preiserhöhend auf die anderen Mitglieder des Zweckverbandes auswirken. Im Extremfall könnte dies zu existentiellen Fragestellungen für den Zweckverband und die Rechenzentrums-GmbH führen. Aber ein Ausscheiden der LHS hätte auch für die Stadt erhebliche betriebliche Aufwände zur Folge.

Die Verhandlungen wurden deshalb mit dem Ziel geführt, die Zusammenarbeit fortzuführen und das bestehende Vertragswerk mit dem Fokus auf verbesserte Qualität und möglichst reduzierteren Preisen fortzuschreiben.


2. Rahmenvertrag zur Fortschreibung der Verträge zur Bereitstellung kommunaler Datenverarbeitungsverfahren

Der Rahmenvertrag und der bis zum Abschluss von Einzelvereinbarungen teilweise weiter geltende Kooperationsvertrag umfasst im Wesentlichen folgende Verfahren:

· Einwohnerwesen
· Ausländerwesen
· Kraftfahrzeugzulassung
· Fahrerlaubnisse
· Ordnungswidrigkeiten
· Gewerberegister
· Grundbesitzabgaben
· Gewerbesteuer
· Hundesteuer

Abrechnungsgrundlage sind die Fallpreisentgelte des KDRS-Leistungskatalogs; hierauf erhält die LHS zum Ausgleich des hohen Verarbeitungsvolumens einen Rabatt. Gegenüber dem bisherigen Vertrag wurde der Rabatt erhöht.

Bei Leistungsstörungen (Systemausfällen) ist KDRS zur Zahlung einer Pönale verpflichtet. Die Pönale ist je nach Systemverfügbarkeit gestaffelt; sie wurde gegenüber dem bisherigen Vertrag erhöht.





3. Einzelvertragliche Vereinbarung zu den SAP-Verfahren

Die Vereinbarung zu den SAP-Verfahren umfasst das Finanzwesen und das Personalwesen.

Im ‚Finanzwesen‘ sind dies folgende Komponenten/Funktionalitäten:
· Anlagenbuchhaltung
· Betriebe gewerblicher Art
· Bewirtschaftung inkl. Abwicklung der Sozial- und Jugendbuchhaltung
· Darlehensverwaltung
· Kaufmännische Finanzbuchhaltung
· Kasse inkl. Geschäftspartnerbuchhaltung
· Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung
· Immobilienmanagement
· Instandhaltung
· Materialwirtschaft
· Vertrieb, Fakturierung
· Zeiterfassung

Im SAP-Vertrag wurden weitere Kostenreduzierungen - basierend auf dem Pauschalentgelt für 2015 (1,785 Mio. €) - wie folgt vereinbart:

Jahr
Reduzierung des Entgelts
aus 2015
Ersparnis gegenüber
Entgelt 2015
Vereinbarte Pauschale
2016
6 %
107.100,00 €
1.677.900,00 €
2017
7 %
124.950,00 €
1.660.050,00 €
2018
8 %
142.800,00 €
1.642.200,00 €
2019
8 %
142.800,00 €
1.642.200,00 €
2020
9 %
160.650,00 €
1.624.350,00 €

Das Personalwesen wurde bis Ende 2011 mit dem Großrechnerverfahren PWES abgewickelt und war deshalb im bisherigen Kooperationsvertrag enthalten. Zum 01.01.2012 erfolgte die Umstellung auf dvv.Personal (basierend auf SAP-HCM). Da die Personalwirtschaft ebenfalls auf SAP fußt, war es sinnvoll beide Anwendungsbereiche in einem Vertrag zusammenzufassen.

Die Personalwirtschaft umfasst folgende Komponenten/Funktionalitäten:
· Personalabrechnung
· Personaladministration
· Personalzeitmanagement (TMW)
· Stellenplanmanagement / Organisationsmanagement
· Personalkostenplanung / Personalkostencontrolling
· Grundfunktionen Berichtswesen

Im Kooperationsvertrag wurde in Anlehnung an die bisherigen PWES-Kosten eine Kostenobergrenze von 295.000 € vereinbart. Dieser Betrag wird in Form einer Kostenpauschale für die gesamte Vertragslaufzeit fortgeschrieben. In Bezug auf eine alternative Fallpreisabrechnung ergibt sich für die LHS eine erhebliche Einsparung.


4. Einzelvertragliche Vereinbarung zum Standesamtswesen

Nach Kündigung des Vertrags über die Bereitstellung der Anwendungen Autista und elektronisches Personenstandsregister durch KDRS ist ein Nachfolgevertrag erforderlich. Das aufgrund gestiegener Userzahlen und erweiterter Funktionalität der Verfahren vereinbarte Pauschalentgelt war für KDRS nicht mehr kostendeckend. Die Kündigungsgründe sind für die LHS nachvollziehbar.

Im Nachfolgevertrag wurde die Chance genutzt, qualitative Verbesserungen im Leistungsumfang zu vereinbaren, allerdings zu höheren Kosten. Es konnte weiterhin ein jährliches Pauschalentgelt vereinbart werden.


5. Vertrag zur Verarbeitung personenbezogener Daten nach § 7 LDSG

Mit dem Abschluss des Vertrags zur Verarbeitung personenbezogener Daten werden die formalen Voraussetzungen für die Datenverarbeitung im Auftrag erfüllt.


6. Finanzielle Auswirkungen
Im Haushaltsentwurf 2016/2017 sind je Haushaltsjahr Zahlungen an KDRS in Gesamthöhe von 8 Mio. EUR veranschlagt. Durch die neuen Verträge reduziert sich der Mittelbedarf pro Jahr um je 140 TEUR auf insgesamt 7,86 Mio. EUR pro Haushaltsjahr.

Dieser Betrag gliedert sich in folgende wesentlichen Posten auf:

Inhalt
EUR / Jahr
Summe der Verfahren des Rahmenvertrag
ca. 2.640.000
Standesamtsverfahren
ca. 100.000
Weitere separate Einzelverträge (z.B. Drucken und Versand Briefe des Jobcenters, Elektr. Postzustellungsurkunden bei Ordnungswidrigkeiten-Bescheiden, Lizenzkosten Friedhofsverfahren, Lizenzkosten Kindertagesstätten-Verfahren, usw.)
ca. 960.000
Finanzwesen mit SAP
ca. 1.650.000
Personalwesen mit SAP
295.000
Weitere vertragliche Kosten im SAP-Umfeld (separate Lizenzkosten, separate Einzelverträge, Projektkosten)
ca. 399.600
Umlage Zweckverband KDRS (ohne unmittelbaren Leistungsbezug)
1.815.400
ergibt
7.860.000

Die im Haushaltsentwurf 2016/17 enthaltenen Ansätze werden über eine Änderungsliste zum DHH 16/17 entsprechend angepasst.


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