Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Referat Wirtschaft/Finanzen und Beteiligungen
Gz: AK / WFB 7651-04.00
GRDrs 256/2011
Stuttgart,
05/27/2011



Projekt Jobcenter - Umsetzung der Option in der LHS Stuttgart
1. Sachstand
2. weitere Ressourcenbedarfe



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich08.06.2011



Beschlußantrag:

1. Von dem Sachstand des Projektes „Jobcenter – Umsetzung der Option in der LHS Stuttgart“ wird Kenntnis genommen. 2. Zur Finanzierung der Umstellungskosten werden im Haushaltsjahr 2011 in den Teilhaushalten 290 – Jobcenter und 100 – Haupt- und Personalamt neben den bereits mit GRDrs 156/2011 beschlossenen Aufwendungen weitere überplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen von 2.128.000 EUR (vgl. Ziffer 3.4) notwendig.

Durch eine Kostenerstattung des Bundes in noch nicht endgültig festgelegtem Umfang (derzeit wird von 1,68 Mio. EUR ausgegangen) stehen im Haushaltsjahr 2011 entsprechende Deckungsmittel zur Verfügung. Zur Deckung darüber hinaus anfallender Aufwendungen werden Mittel aus nicht verbrauchten SGB II-Leistungen (Unterkunft und Heizung) herangezogen.

Ein Betrag von 1.615.000 EUR wird in den Teilfinanzhaushalten wie folgt gedeckt:
- 2011 THH 100 – Haupt und Personalamt, Projekt-Nr. 7.104011.929.001.11 – Erstausstattung Jobcenter ; AuszGr 7831 - 2011 THH 100 Haupt und Personalamt, Projekt-Nr. 7.104800.610 – IuK-Netzwerke, AuszGr 7873 - 2011 THH 100 Haupt und Personalamt, Projekt-Nr. 7.104801.610 – Außenkabelnetz, AuszGr 7873 Im Teilergebnishaushalt 2011 THH 290 – Jobcenter wird für Beschaffung und laufenden Betrieb der Telekommunikationsanlage ein Betrag von 513.000 EUR wie folgt gedeckt:

Amtsbereich 2909010, Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.

3. Die Verwaltung wird ermächtigt, eine Mietflächenerweiterung im Gebäude Rosen-steinstr. 11 im notwendigen Umfang durchzuführen (siehe Ziffer 3.5).


Begründung:


1. Ausgangslage und Optionszusage Der Gemeinderat hat am 21.10.2010 einstimmig beschlossen, einen Antrag auf Zulassung der kommunalen Trägerschaft bei der Betreuung für Langzeitarbeitslose im SGB II zum 01.01.2012 zu stellen. Der Antrag auf Zulassung der LHS Stuttgart als kommunaler Träger gemäß § 6a Abs. 2 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) für die Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit (BA) im Sinne des § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB II wurde Ende Dezember 2010 beim Land Baden-Württemberg gestellt.

Wie mit GRDrs 156/2011 „Projekt Jobcenter – Umsetzung der Option in der LHS Stuttgart – Erste Ressourcenbedarfe“ Mitte April 2011 bereits berichtet, hat das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Senioren Baden-Württemberg (SM) den Antrag anhand der in der Kommunalträger-Eignungsfeststellungsverordnung (KtEfV) vorgegebenen Kriterien geprüft und bewertet. Die Auswertung hat die nachfolgenden (in alphabetischer Reihenfolge) genannten Stadt- bzw. Landkreise ergeben: Enzkreis, Landkreis Ludwigsburg, Ostalbkreis, Stadtkreis Pforzheim, Landkreis Ravensburg und Stadtkreis Stuttgart. Die endgültige Zulassung erfolgte am 14. April 2011 durch die „Zweite Verordnung zur Änderung der Kommunalträger-Zulassungsverordnung“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Auf die Ausführungen in den GRDrs 490/2010 und 876/2010 wird ergänzend hingewiesen.

Bundesweit wurden insgesamt 41 Stadt- und Landkreise zusätzlich zu den bereits bestehenden 67 Optierern zugelassen. Die bisherigen und neu zugelassenen Optierer sind überwiegend Landkreise. Bei den neu zugelassenen Optierern sind nur die folgenden Städte vertreten: Essen, Ingolstadt, Kaufbeuren, Münster, Offenbach, Pforzheim, Solingen, Stuttgart und Wuppertal. Bei den insgesamt 108 Optierern ist in der Größenklasse 1 - vergleichbar mit Stuttgart - nur der Stadtkreis Essen dabei (vgl. Anlage 1).

Wie bereits mit GRDrs 156/2011 berichtet, ist angesichts der Komplexität der Systeme und Strukturen sowie den Erfahrungen aus vergleichbaren Umstellungen die vorgegebene Zeit für die Neuorganisation äußerst knapp. Nachdem nun die Optionszusage vorliegt, werden nachfolgend Aussagen zur Risikoanalyse sowie den Kosten der Hard- und Software getroffen.


2. Risikoanalyse

Zu Projektbeginn hat die Abteilung Organisation und Personalentwicklung des Haupt- und Personalamts im Rahmen der Projektleitung eine Analyse hinsichtlich der zeitlichen und inhaltlichen Risiken des Projektes erstellt und die Erkenntnisse der Projektlenkung sowie dem Oberbürgermeister mitgeteilt. Die Erkenntnisse aus dieser Analyse möchte die Verwaltung auch dem Gemeinderat zur Kenntnis geben.

Wie bereits mit Vorlage 156/2011 mitgeteilt, werden die bisher von der Bundesagentur für Arbeit (BA) bereit gestellten EDV-Programme aufgrund technischer Gegebenheiten nicht weiter zur Verfügung stehen. Nach dem bisherigen Kenntnisstand wird die BA die Systeme am 31.12.2011 abschalten und der Optionskommune allenfalls noch einen sehr eingeschränkten, zeitlich befristeten, lesenden Zugriff auf einzelne Programme zur Verfügung stellen. Die zahlreichen Programme müssen durch neue Verfahren abgelöst werden. Die Daten der 22.400 Bedarfsgemeinschaften und ca. 29.000 erwerbsfähigen Hilfebedürftigen müssen voraussichtlich größtenteils manuell in die neuen Programme übernommen werden. Konkretere Aussagen lassen sich erst treffen, wenn das schon vor längerer Zeit angekündigte und immer noch ausstehende Prozesshandbuch der BA vorliegt. Darin werden weitergehende Informationen zum Übergangsmanagement mitgeteilt werden.

Für die Beschaffung der erforderlichen Fachsoftware war bei der Landeshauptstadt Stuttgart aufgrund der Wertgrenzen eine EU-weite Ausschreibung (unter dem Vorbehalt der Options-Zusage) erforderlich. Das Verfahren für eine EU-weite Ausschreibung ist sehr zeitintensiv und rechtlich stark reglementiert. Am 12. April 2011 wurden die eingereichten Angebote geöffnet. Ende April fanden die Präsentationstermine der Anbieter statt. Derzeit findet die ca. 50-tägige Auswertungsphase, zu der auch die Teststellung gehört, statt. Bedingt durch das einzuhaltende Ausschreibungsverfahren kann nach derzeitigem Planungsstand erst im August 2011 der Zuschlag für die Software erteilt werden. Zwischen Mitte August und Ende November 2011, d.h. in ca. 3 Monaten, muss dann gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter die eigentliche technische Umsetzungsphase (Installation Software, Spezifikationen LHS, Testphase, Schulungen, Datenmigration etc.) durchgeführt werden. Bereits Anfang Dezember 2011 muss sich insbesondere die Software für die Leistungsgewährung im Produktivbetrieb befinden, damit die Zahlungen an die Hilfebedürftigen für den Januar 2012 veranlasst werden können.

Die Zeitplanung macht deutlich, dass das Projekt durch den gesetzlich vorgegebenen Umsetzungszeitpunkt zum 01.01.2012 und die von Seiten der Stadt nicht beeinflussbaren Rahmenbedingungen unter allerhöchstem Zeitdruck steht.

Die ohnehin durch die knappe Zeitschiene bestimmte Ausgangslage wird noch durch weitere Faktoren erschwert: - Rechtliche Risiken
Unterstellt, dass die zeitlichen und qualitativen Vorgaben dennoch eingehalten werden können, bestehen zusätzlich rechtliche Risiken, die den Umstellungsprozess ggf. zeitlich unplanbar werden lassen. Bei EU-Verfahren haben Bewerber und Bieter Rechtsschutzmöglichkeiten. Sofern diese hiervon Gebrauch machen und ein Nachprüfungsverfahren einleiten, kann sich die Zuschlagserteilung erheblich verzögern. Bei der Einführung eine Fachsoftware im Sozialbereich hat eine entsprechende Klage, die sich auf das Pflichtenheft bezog, insgesamt zu einer Verzögerung von einem Jahr geführt. Um das rechtliche Risiko zu minimieren, wird das Ausschreibungsverfahren durch einen Fachanwalt punktuell begleitet.

- Technische Risiken
Neben den rechtlichen Risiken bestehen - wie auch bei sonstigen IT-Projekten - Risiken bei der zeitgerechten Einführung und Umsetzung der IT-Verfahren sowie bei der Bereitstellung der erforderlichen Hardware.

Unter anderen Umständen würde dies „nur“ zu einer zeitlichen Verzögerung im Projektablauf führen und der Produktivbetrieb könnte erst später begonnen werden. Beim Projekt „Jobcenter- Umsetzung der Option“ besteht aufgrund des vorgegebenen Zeitpunktes kein Spielraum. Nach dem bisherigen Kenntnisstand wird die BA die Systeme am 31.12.2011 abschalten und der Optionskommune allenfalls noch einen zeitlich befristeten, lesenden Zugriff auf einzelne Programme bei wenigen PCs zur Verfügung stellen. Sollten die oben genannten Szenarien eintreten, wären eine Einführung Anfang Dezember 2011 und damit eine Leistungserbringung an die Hilfebedürftigen ab Januar 2012 nicht möglich. Technische oder organisatorische Alternativmöglichkeiten bestehen derzeit nicht.

Unabhängig davon ist es aus Sicht der Verwaltung erforderlich, dass durch die politischen Spitzenverbände mit den zuständigen Ministerien auf Bundes- und Landesebene eine Klärung über eine mögliche Verlängerung der Nutzung der bisherigen BA-Systeme und die Möglichkeit einer weitgehenden elektronischen Datenübergabe herbeigeführt wird. Weitere Hinweise zu den o. g. Themen erwartet man sich von dem noch ausstehenden Prozesshandbuch der BA.


3. Entstehende Kosten (Soft- und Hardware sowie sonstige Kosten)

In Vorbereitung auf die zugelassene kommunale Trägerschaft (zkT) sind insbesondere im Bereich der IT im Jahre 2011 umfangreiche Vorbereitungs- und Umstellungsarbeiten notwendig.

Nachfolgend werden die Kosten für im Jahre 2011 zwingend notwendigen Maßnahmen dargestellt, damit beim neuen Amt „Jobcenter“ der LHS Stuttgart termingerecht die Arbeitsaufnahme zur korrekten Auszahlung aller Leistungen vorbereitet werden kann.


3.1 Hardware

Um einen sicheren Übergang der Aufgabenwahrnehmung zu gewährleisten (funktionsfähiges Netzwerk, Software- und Fachsoftware-Installationen, Schulungskonzeption, Datenmigration und Testphasen) ist vorübergehend die Inbetriebnahme einer parallelen EDV-Betriebsumgebung ab Ende Juni 2011 erforderlich.

Bei der BA wurde im Februar 2011 der Antrag gestellt, die benötigte PC-Hardware-Ausstattung (ein zusätzlicher PC ohne erforderliche Betriebssystemsoftware pro Arbeitsplatz) bereits ab Juni 2011 kostenlos zur Verfügung zu stellen. Die BA wurde aufgefordert, der LHS bis spätestens 10. Mai 2011 eine Entscheidung (ggf. auch für Teilkontingente – jeweils mit Angaben zu Menge und Zeitpunkt) mitzuteilen. Am 11. Mai 2011 wurde mitgeteilt, dass nach den zentralen Planungen der BA die gewünschte Doppelausstattung nicht bereit gestellt werden kann.

Da somit durch die BA eine negative Entscheidung erging, muss nun unmittelbar mit der Eigenbeschaffung der notwendigen PCs durch die LHS begonnen werden. Daher wird beantragt, die erforderlichen Finanzmittel für die Beschaffung notwendiger Arbeitsplatz-PCs durch die LHS Stuttgart bereitzustellen. Für den Parallelbetrieb, die Schulungen und die Datenerfassung werden 535 PCs incl. Betriebssystemsoftware benötigt.

Hätte die BA die PCs ganz oder teilweise zur Verfügung gestellt, wäre zwar die Beschaffung für diese Geräte entfallen. Dennoch wäre für alle vorab überlassenen Rechner Betriebssystemsoftware (Preis ca. 270 EUR/Rechner) zu beschaffen: ca. 135.000 EUR - zuzüglich Bereitstellungskosten.

Mit Abschaltung der schreibenden Zugriffe auf die BA-Systeme wird der Großteil der bisherigen BA-PC-Hardware für eine andere Nutzung frei. Derzeit ist davon auszugehen, dass diese Abschaltung zum 31.12.2011 erfolgt. Die Verwaltung prüft, wie die nach dem 31.12.2011 freiwerdende Hardware einer alternativen Nutzung innerhalb der Stadtverwaltung zugeführt werden kann. Dabei sind insbesondere wirtschaftliche Gesichtspunkte maßgebend. Eine Rückübergabe der frei werdenden PC-Hardware an die BA gegen Kostenerstattung wurde verifiziert. Die BA hat dies abgelehnt.

Für einen Parallelbetrieb werden Drucker nicht von der BA zur Verfügung gestellt. Daher ist die Beschaffung von zunächst 135 Druckern unumgänglich. Die Neubeschaffung dieser Geräte in 2011 für den Parallelbetrieb ist zwingend. Die vorhandenen BA-Geräte wären wegen fehlender Netzwerkfähigkeit bei der LHS ohnehin nicht nutzbar. Damit ab 2012 auch die übrigen alten Arbeitsplatzdrucker aus den Beständen der BA ausgetauscht werden können, sind weitere Aufwendungen für die Beschaffung von ca. 300 zusätzlichen Geräten im Laufe des Jahres 2011 erforderlich.

Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit sollen während des Parallelbetriebs die bereits an den Arbeitsplätzen vorhandenen Bildschirme und sonstiges Zubehör weiter genutzt werden. Damit ist die Beschaffung von sog. „Switchen“ (=Umschalter) notwendig, damit es möglich ist, zwei PCs über einen Bildschirm, eine Tastatur und eine Maus zu benutzen. Auf die Beschaffung dieser Komponenten kann daher gleichfalls nicht verzichtet werden.

Darüber hinaus müssen, um einen reibungslosen Übergang gewährleisten zu können, für Schulungen und die Datenerfassung weitere 35 Bildschirme mit Zubehör beschafft werden.

Außerdem ist eine externe Unterstützung für die Bereitstellung der o. g. Komponenten erforderlich. Diese beinhaltet: Lieferung an die jeweiligen Arbeitsplätze, auspacken, geeignet aufstellen, anschließen, Systemstart/Funktionstest, Software-Betankung über das Netzwerk anstoßen, Entsorgung des Verpackungsmaterials, Melden des Status und der Inventardaten. Da diese Arbeiten in großer Stückzahl und kurzer Zeit durchgeführt werden muss, ist externe Unterstützung notwendig.

Für die erforderliche Systemhardware und den Systembetrieb der allgemeinen Bürokommunikationsfunktionen (Mailfunktion, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenhaltung Arbeitsdateien usw.) entstehen Gesamtkosten von 127.000 EUR. Diese unterteilen sich in Hardware und Betriebssoftware mit 85.000 EUR sowie Installationsunterstützung mit 42.000 EUR.

Somit entstehen folgende Aufwände:
- Kosten für 535 PCs incl. Betriebssystemsoftware (Parallelbetrieb, Schulung, Datenerfassung) und Kosten für 35 Bildschirme + Zubehör: 494.000 EUR
- Kosten für Kauf und Wartung 135 Drucker (Schulung, Datenerfassung und Parallelbetrieb): 48.000 EUR
- Kosten für 500 Monitorswitche: 42.000 EUR
- Kosten externe Unterstützung für die Bereitstellung der o.g. Komponenten:
30.000 EUR
- Kosten Systemhardware und Systembetrieb der allgemeinen Bürokommunikationsfunktionen mit Gesamtkosten von 127.000 EUR
Gesamt: 741.000 EUR


3.2 Software

Standard- und Fachsoftware wird von der BA grundsätzlich nicht mehr zur Verfügung gestellt. Die weitere Nutzung der bisherigen Softwarelösung ist somit nicht mehr möglich. Die zahlreichen Programme müssen deshalb durch neue Verfahren abgelöst werden. Die Daten der 22.400 Bedarfsgemeinschaften und ca. 29.000 erwerbsfähigen Hilfebedürftigen müssen voraussichtlich größtenteils manuell in die neuen Programme übernommen werden.

Es ist vorgesehen, den Großteil der benötigten Bearbeitungsfunktionen beim Jobcenter durch eine neue zentrale Fachsoftwarelösung bereit zu stellen. Das EU-weite Ausschreibungsverfahren für diese Fachsoftware ist noch nicht abgeschlossen (s. Ziffer 2). Aus rechtlichen Gründen dürfen keine Details, z. B. zu den Bieternamen, genannt werden. Auch die dafür voraussichtlich anzusetzenden Kosten sind vertraulich zu halten. Die notwendige Mittelbereitstellung für die Fachsoftware einschließlich der Mittel für Wartung und Betrieb soll in Zusammenhang mit der Vergabeentscheidung mit einer separaten Vorlage in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden.

Zum Betrieb der Fachsoftware ist außerdem im Jahre 2011 die notwendige Hardware und Betriebssystemsoftware (Serverhardware incl. Betriebssysteme, Datenbanksoftware sowie technische Einführungsunterstützung) im Gesamtbetrag von 377.000 EUR erforderlich.

Einmalige Kosten für die Betriebsumgebung Fachsoftware:
- Betriebssystem (Hardware und Betriebssoftware, Unterstützung) in 2011:

Über die sich bereits im Ausschreibungsverfahren befindliche Fachsoftware hinaus werden die bei der LHS eingesetzten Standard-Softwareprodukte zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und eine Mail-Software benötigt. Weiterhin ist die Beschaffung von System- und Sicherheitssoftware notwendig. Dies beinhaltet: Virenschutz, Softwarebereitstellungstechnologien (Software-Verteilung/Terminalservices), Fernbetreuung, Client-Zugriffslizenzen für die Windows-Domäne, Schnittstellen-Absicherung (z.B. USB, WLAN).

Kosten für LHS-Standardsoftware für o. g. Ausstattungen:
- Bürokommunikation: 58.000 EUR
- Textverarbeitung/Tabellenkalkulation: 166.000 EUR
- System- und Sicherheitssoftware (Kauf und Wartung): 77.000 EUR

3.3 Daten- und Telefonanbindung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters werden ab dem Jahr 2012 neue (städtische) Telefonnummern bekommen. Das bisherige Telefonsystem (inkl. Telefonnummern) der BA kann nicht übernommen werden.

Die PCs und Datenanbindungen aller Arbeitsplätze in den 21 Standorten des Jobcenters müssen künftig an das städtische Daten-Netz angeschlossen werden (bisher BA-Netzwerk, in der Übergangszeit und künftig LHS-Stuttgart-Netzwerk). Für eine Übergangszeit muss an allen Arbeitsplätzen sowohl die Infrastruktur des BA-Netzwerks, als auch des LHS-Netzwerks parallel zur Verfügung stehen. Somit müssen Maßnahmen zur baulichen Erschließung und Verkabelung außerhalb und innerhalb der Gebäude über die Verteilerräume/-racks bis hin zu den Anschlüssen an den jeweiligen Arbeitsplätzen vorgenommen werden.

Das Telefonsystem muss installiert und konfiguriert werden. Die Endgeräte müssen an die jeweiligen Arbeitsplätze geliefert, ausgepackt und geeignet aufgestellt werden. Die Installation umfasst weiterhin Anschluss, Systemstart/Funktionstest, Entsorgung des Verpackungsmaterials, Melden des Status und der Inventardaten.

Auch die anfallenden Arbeiten im Bereich Daten- und Telekommunikation können aus Kapazitätsgründen nicht ausschließlich durch stadtinternes Personal durchgeführt werden.

Die Kosten für Daten- und Telefonanbindung basieren auf folgenden Grundlagen:

Einmalige Aufwände:

Laufende Betriebskosten:

Insgesamt entstehen somit Sachkosten in Höhe von voraussichtlich ca. 709.000 EUR


3.4 Übersicht über die bisherigen Gesamtkosten Hard- und Software

Hardware (3.1)741.000 EUR
Betriebsumgebung Fachsoftware (Hardware)377.000 EUR
Weitere Software (3.2) – ohne Fachsoftware301.000 EUR
Daten- und Telefonanbindung (3.3)709.000 EUR
Gesamt2.128.000EUR


3.5 Weitere Kosten

Im Laufe des Jahres 2011 werden noch folgende Ausgaben erwartet, die nicht Gegenstand der obigen Beschlussanträge sind:

· Anmietung und Ausstattung von zusätzlichen Büroräumen im Gebäude Rosensteinstr. 11. Die zusätzlichen Mitarbeiter/-innen des Jobcenters werden dem Bereich Verwaltung im Jobcenter Stuttgart angegliedert. Deren Arbeitsplätze sind im Gebäude Rosensteinstr. 11 einzurichten. Dazu ist die Erweiterung der Mietfläche in der Rosensteinstr. 11 notwendig. Die Erweiterung ist möglich, der Vermieter hat der LHS Stuttgart Anfang Februar 2011 weitere Mietflächen im Gebäude angeboten.
· Kosten für weitere 300 Drucker (zu beschaffen in 2011 für 2012 – vgl. Erläuterung oben)
· Kosten für die neue Fachsoftware (Einführung inkl. Migration, Schulungskosten)
· Kosten für befristete Aushilfskräfte zur manuellen Datenerfassung im Rahmen der Datenmigration, abhängig von der Migrationsfähigkeit der BA-Daten
· Schulungskosten Standardsoftware
· Erhöhung des städtischen Überstundenbudgets
· Beschaffung und Implementierung eines Kassenautomat inkl. Umbaumaßnahmen
· Das Thema Druckerstraße und Postverteilung wird derzeit noch im Projekt untersucht. Es ist noch unklar, ob hierfür Investitionskosten anfallen.
· Außerdem ist beim JC noch eine Vielzahl von Zusatzanwendungen für spezielle Bearbeitungsfunktionen im Einsatz, die mit der bisherigen zentralen Fachsoftware der BA integriert zusammen arbeiten. Diese speziellen Zusatzprogramme und ihre Funktionen werden derzeit erhoben. Soweit diese notwendigen Funktionen nicht durch die neue Fachsoftware der LHS abgedeckt werden können, müssen auch für diese Programme teilweise Ersatzlösungen durch Zukauf oder Eigenentwicklung gefunden werden. Soweit absehbar, ist mit einem Zusatzaufwand von ca. 50.000 EUR im Jahr 2011 (und ggf. weiterem Aufwand in den Folgejahren) zu rechnen.

Wie bereits ausgeführt, wird der durch die Option entstehende weitere Personal- bzw. Stellenbedarf insbesondere durch die Ablösung der bisher von der BA erbrachten Steuerungs- und Dienstleistungen beim Jobcenter sowie anderen Fach- und Querschnittsämtern der Stadtverwaltung derzeit im Rahmen des Projektes geklärt. Es ist geplant, die im Jahresverlauf ggf. weiter entstehenden Personalbedarfe für das Jahr 2011 sowie die dauerhaften Stellenbedarfe ab 2012 in ihrer Gesamtheit in einer gesonderten Vorlage im Sommer 2011 für alle betroffenen Ämter darzustellen.


4. Finanzierung

Laut Schreiben des BMAS vom 05.10.2010 sieht der Bund vor, im Haushaltsjahr 2011 für Umstellungskosten beim Übergang in neue Optionskommunen Mittel bereitzustellen. Diese Mittel werden voraussichtlich im zweiten Halbjahr 2011 auf Basis einer gesonderten Verwaltungsvereinbarung als Ermächtigungsrahmen an die jeweiligen Träger verteilt. Den geschätzten, auf den Bund entfallenden Umstellungskosten liegt eine Pauschale je Bedarfsgemeinschaft von 75 EUR zu Grunde. Bei ca. 22.400 Bedarfsgemeinschaften würde dies ca. 1,68 Mio. EUR für die Stadt Stuttgart entsprechen.

Zu den im Zusammenhang mit der Umstellung der Trägerschaft entstehenden, erstattungsfähigen Verwaltungskosten gehören:

· Personalkosten (inkl. Personalnebenkosten, Versorgungsaufwendungen, Personalgemeinkosten)
· Kosten der TK- und IT-Infrastruktur (Hardware u. Software)
· Kosten für bauliche Maßnahmen, Umzugskosten (inkl. Kosten für Daten- u. Aktenmigration)
· Informationsmaßnahmen und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit.

Erstattungsfähig durch den Bund sind 84,8% der Umstellungskosten. Auf Grundlage des Gesetzes zur Ermittlung von Regelbedarfen und zur Änderung des Zweiten und Zwölften Buches Sozialgesetzbuch einschließlich der Einführung des Bildungs- und Teilhabepakets wird der kommunale Finanzierungsanteil (KFA) an den Verwaltungskosten der Jobcenter von bisher 12,6% auf 15,2% erhöht.

Die vollständige Darstellung des Finanzbedarfs 2011 für die Umstellung auf die zugelassene kommunale Trägerschaft ist zum jetzigen Stand noch nicht möglich, wird sich aber an folgender Übersicht orientieren:

Bedarf Stand GRDrs 256/2011 (Mai 2011)Einmalige Kosten im Jahr 2011 in EUR
Personalausgaben (beschlossen mit GRDrs 156/2011)
258.000
Sachkosten Ausschreibungsverfahren und IuK (beschlossen mit GRDrs 156/2011)
65.000
Hardware Frontoffice (Ziff. 3.1 GRDrs 256/2011) einschl. externe Unterstützung
614.000
Hardware Backoffice Bürokommunikation (Ziff. 3.1)
127.000
zusätzliche für den Betrieb der Fachsoftware notwendige zentrale Hard- und Software, Datenbank sowie externe Dienstleistung (Ziff. 3.2)
377.000
Standardsoftware – ohne Fachsoftware (Ziff. 3.2)
301.000
Daten- und Telefonanbindung (Ziff. 3.3)
709.000
Summe I
2.451.000

Schätzung weiter entstehende Kosten (Ziff. 3.5)
im Jahr 2011		Kosten im Jahr 2011 in EUR
Personalausgaben 2011 (Stadtkasse, Gesundheitsamt, Jobcenter) – Einsatz schon 2011 erforderlich
ca. 51.000
Kosten für weitere 300 Drucker
ca. 88.000
Kosten für Kauf und Pflege von weiteren Softwarelösungen, LHS-Eigenentwicklungen und IT-Beratungsaufwand, sofern die heue Fachsoftware die bisher dv-technisch unterstützten Fachfunktionen nicht abbilden kann
ca. 50.000
Kosten für befristete Aushilfskräfte zur manuellen Datenerfassung im Rahmen der Datenmigration, abhängig von der Migrationsfähigkeit der BA-Daten (Annahme: 30 MA, EG 6 à 40.000 EUR für 2 Mon.)
ca. 200.000
Schulungskosten Standardsoftware
ca. 7.000
Anmietung von zusätzlichen Büroräumen im Gebäude Rosensteinstr. 11 (ca. 1000 m² à 12,60 EUR für 3 Monate in 2011)
ca. 38.000
Büroausstattung für 25 Räume incl. IT-Schulungsraum im Gebäude Rosensteinstr. 11
ca. 38.000
Erhöhung des städtischen Überstundenbudgets – sofern Datenmigration durch Aushilfskräfte erfolgt
ca. 106.000
Beschaffung und Implementierung Kassenautomat inkl. Umbaumaßnahmen
ca. 80.000
Kosten für neue Fachsoftware (Einführung inkl. Migration und Schulung)Lfd. Ausschreibungsverfahren; aus rechtl. Gründen nicht bezifferbar
Summe II – ohne Fachsoftware
ca. 658.000
Gesamtsumme I + II
(derzeitiger Stand, ohne Fachsoftware)
ca. 3.109.000
Summe abzgl. 15,2% - kommun. Finanzierungsanteil (s. oben)
ca. 2.636.400

Es zeigt sich, dass die Bundeserstattung in Höhe von geschätzten 1.680.000 EUR nicht für die anfallenden Implementierungskosten ausreicht. Für die in dieser Vorlage bezifferten Kosten werden deshalb aus nicht benötigten SGB II- Leistungsausgaben (Unterkunft und Heizung) zusätzlich Mittel in Höhe von 1.429.000 EUR (3.109.000 EUR abzgl. 1.680.000 EUR) zur Deckung herangezogen.

Die Aufwendungen für die Beschaffung von Hard- und Software und weiterer Anlagegüter fließen allerdings in den Folgejahren (ab 2012) im Rahmen der Abschreibungen in die laufenden Betriebskosten des Jobcenters ein und werden ggf. insoweit durch den Bund (abzügl. KFA) im Zuge der laufenden Kostenerstattungen für den Betrieb des Jobcenters ausgeglichen. Die genauen Abrechnungsmodalitäten - insbesondere hinsichtlich der Erstattungsfähigkeit der Abschreibungen - sind jedoch noch nicht bekannt, so dass noch keine abschließende Aussage über die Höhe der tatsächlich ungedeckten Implementierungskosten getroffen werden kann.


Finanzielle Auswirkungen




Beteiligte Stellen






Michael Föll
Erster Bürgermeister

Anlagen



Liste aller 108 Optionskommunen


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2011_03_31 Liste Alle 108 Optionskommunen.pdf2011_03_31 Liste Alle 108 Optionskommunen.pdf