Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: AKR 0429
GRDrs 851/2017
Stuttgart,
10/06/2017


Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bauberatungsamt mit Umsetzungsprojekt



Mitteilungsvorlage


Vorlage anzurSitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Verwaltungsausschuss		Kenntnisnahme
Kenntnisnahme		nicht öffentlich
öffentlich		18.10.2017
25.10.2017

Bericht:



Abschlussbericht Organisationsuntersuchung und Umsetzungsprojekt Baurechtsamt - Bauberatungsamt -

Auf der Grundlage der Organisationsuntersuchung beim Baurechtsamt im Jahr 2013 wurden mit der GRDrs 923/2013 GRDrs 923/2013 „Organisationsuntersuchung Baurechtsamt“ insbesondere Verbesserungen beim Baurechtsamt in Form von insgesamt 9,87 Stellenschaffungen (insbesondere im Bereich der Bauberatung) und Investitionen von 2014 bis 2019 in Höhe von 2.985.000 € für das „Detailkonzept zur Zukunft der Bauaktei beim Baurechtsamt“ beschlossen. Darüber hinaus wurde mit der genannten Drucksache die Evaluierung der Ergebnisse der Organisationsuntersuchung beschlossen. Diese hat daraufhin im Jahr 2015 ergeben, dass sich die Durchlaufzeit einer Baugenehmigung von 71,7 auf 62,3 Kalendertage verkürzt hat, der Austausch der Aktenpaternoster weitgehend abgeschlossen war und die Digitalisierung der Bauakten vorbereitet wurde.

Im Rahmen der Haushaltsberatungen 2016/17 wurde auf Antrag der CDU-Gemeinderatsfraktion (Nr. 392/2015 Haushalt 2016/17 - Finanzplanung bis 2020 Unser Baurechtsamt – die Kunden wünschen sich ein Bauberatungsamt) die Verwaltung damit beauftragt, ein weitergehendes Konzept für die Fortentwicklung des Baurechtsamts hin zu einem Bauberatungsamt auszuarbeiten.

Aufbauend auf der Organisationsuntersuchung aus dem Jahr 2013 wurden im Projekt zusammen mit dem Baurechtsamt Module für die Weiterentwicklung des Baurechtsamts zu einem Bauberatungsamt ausgearbeitet und zur Umsetzung empfohlen. Alle im Projekt ausgearbeiteten bzw. geprüften Module sind als Anlage 1 dem Abschlussbericht beigefügt.

Entsprechend der GRDrs 804/2016 „Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bauberatungsamt / Stellenplanrelevante Entscheidungen im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 und Änderung der Verwaltungsgebührensatzung“ wurde die Einführung der empfohlenen Module in einem zweistufigen Verfahren beschlossen. Hierzu wurde ein Umsetzungsprojekt initiiert.

In der ersten Stufe wurden die Umsetzung der Module „Beratung per Mail (inkl. Online-Shop mit Bezahlfunktion)“, „Beratungshotline (Anpassung an derzeitige Öffnungszeiten des Baurechtsamts)“und „Ämterkonferenz (Antragskonferenz)“ begleitet. Letztere konnte aufgrund des noch laufenden Beteiligungsverfahrens mit dem Gesamtpersonalrat noch nicht offiziell ihre Arbeit aufnehmen. Im Vorgriff auf den Stellenplan 2018 wurden hierfür insgesamt 3,50 Stellen geschaffen. Diese Stellenbedarfe des Baurechtsamts werden durch Gebührenerhöhungen refinanziert und sind somit haushaltsneutral. Für diese erste Stufe wurden die allgemeinen Gebühren des Baurechtsamts von 5,2 ‰ auf 5,7 ‰ der Bausumme erhöht.

Darüber hinaus wurden in der zweiten Stufe des Umsetzungsprojekts die Module „Transparenz Verfahrensstand“ sowie die „Vorantragskonferenz“ detaillierter geprüft und aufgrund dessen nicht zur Umsetzung empfohlen. Für die „Vertiefte baurechtliche Vorberatung“ wurde ein Pilotbetrieb vereinbart.

Mit der jetzigen Einbringung des Abschlussberichts in die Gremien ist die Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bauberatungsamt sowie das daran anschließende Umsetzungsprojekt abgeschlossen.


Konzept für den Pilotbetrieb zum Modul „Vertiefte baurechtliche Vorberatung zum konkreten Bauvorhaben“

Die „Vertiefte baurechtliche Vorberatung zum konkreten Bauvorhaben“ umfasst Beratungstermine vor dem Baugenehmigungsverfahren, beispielsweise zur Feststellung des geltenden Planrechts, der Baulasten und der neuralgischen Punkte des Entwurfs.

Im Projekt wurde mit dem Baurechtsamt ein Konzept für einen Pilotbetrieb für das Modul „Vertiefte baurechtliche Vorberatung zum konkreten Bauvorhaben“ erarbeitet. Ziel soll die Ermittlung der Nachfrage zu dieser Leistung sein, um über die Einführung des Moduls entscheiden zu können.




Anlässlich des Pilotbetriebs der „Vertieften baurechtlichen Vorberatung zum konkreten Bauvorhaben“ soll eine Stelle A 13 hD mit KW-Vermerk 01/2021 geschaffen werden. Zusätzlich geht das Baurechtsamt davon aus, dass für den Umbau und die Ausstattung eines weiteren Arbeitsplatzes Sachkosten von maximal 6.000 € anfallen. Damit kann das Baurechtsamt mit zehn Bauverständigen jeweils einen Beratungstermin pro Woche im Rahmen dieses Pilotbetriebes ab Mitte 2018 anbieten. Der Pilotbetrieb würde im Beratungsangebot thematisch nicht eingegrenzt. Mit der zusätzlich zu schaffenden Stelle könnte ca. die Hälfte des Stadtgebiets als Pilotbereich erfasst werden. Die Evaluierung des Pilotbetriebs soll Aufschluss über die vorhandene Nachfrage geben. Das detaillierte Konzept kann der Anlage 5 des Abschlussberichts entnommen werden.

Über den zusätzlichen Personalbedarf von einer Stelle A 13 hD mit KW-Vermerk 01/2021 ist im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2018/19 zu entscheiden (GRDrs 834/2017).


Finanzielle Auswirkungen

Die zu schaffende Stelle für die „Vertiefte baurechtliche Vorberatung zum konkreten Bauvorhaben“ wird durch kostendeckend kalkulierte Stundensätze refinanziert und ist somit haushaltsneutral.

Die für den Umbau und die Ausstattung eines weiteren Arbeitsplatzes beim Baurechtsamt tatsächlich erforderlichen Mittel werden von der Verwaltung im Rahmen ihrer Zuständigkeit überplanmäßig im HHJ 2018 zur Verfügung gestellt.

Beteiligte Stellen

WFB, StU


Vorliegende Anträge/Anfragen

392/2015




Dr. Fabian Mayer
Bürgermeister




Abschlussbericht Organisationsuntersuchung und Umsetzungsprojekt Baurechtsamt - Bauberatungsamt

<Anlagen>


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2017-09_OU_63_Abschlussbericht_Bauberatungsamt_Umsetzung_.pdf		File Attachment Icon
Anlage 1 - Liste der Module für ein Bauberatungsamt.pdf		File Attachment Icon
Anlage 2 - Projektaufrag OU Baurechtsamt - Bauberatungsamt.pdf		File Attachment Icon
Anlage 3 - Projektauftrag Umsetzungsprojekt OU 63.pdf		File Attachment Icon
Anlage 4 - Entwurf Geschäftsordnung Ämterkonferenz.pdf		File Attachment Icon
Anlage 5 - Konzept Pilot vert. baurechtl. Vorberatung.pdf