b) Ermittlung von Handlungsempfehlungen, die kurzfristig zu Verbesserungen führen, bis Ende 2012
c) Verifizierung von Stellenbedarfen, insbesondere der von Referat StU mit den GRDrs 792/2012, 795/2012 und 796/2012 beantragten Stellen.
d) Erstellung einer Soll-Konzeption mit Vorschlägen und Empfehlungen bis Juli 2013
Vollzug KW-Vermerke
Es bestehen noch offene Streichverpflichtungen aus verschiedenen Gründen (z.B. Altersteilzeit, HSK 2009, Server- und IT-Zentralisierung) in Höhe von 2,05 Stellen. Für 2,00 Stellen wurden bereits konkrete Stellen vom Baurechtsamt benannt. Für 0,05 Stellenanteile wurde noch keine Stelle vom Baurechtsamt benannt. Die Verwaltung schlägt vor, gemäß dem Bruttoprinzip wie folgt zu verfahren: Streichung von 2,00 Stellen. Dies betrifft die Stellen:
630.0102.033 EG 6 = 0,35 Stellen 630.0102.034 EG 6 = 0,30 Stellen 630.0102.040 EG 5 = 1,00 Stellen 630.0102.030 EG 6 = 0,15 Stellen 630.0103.031 EG 6 = 0,20 Stellen Summe = 2,00 Stellen
Die dann noch offene Streichverpflichtung in Höhe von 0,05 Stellenanteilen wird verrechnet mit dem festgestellten Bedarf von 2,0 Stellen bei 63-1.3. Dort werden lediglich 1,95 Stellen (EG 5 / EG 6) zum Stellenplan 2014 zur Schaffung vorgeschlagen. Die Stellen werden zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs im Bürger Service Bauen benötigt.
Zur Umsetzung der Variante B „Baurechtsamt mit Zusatzangeboten“ sind folgende Stellenschaffungen notwendig:
Stellenschaffung unbefristet
· 63-1 Verwaltung und Recht: 0,5 Stelle in A 11 zur Wahrnehmung zusätzlicher IuK-Aufgaben und Aufbau eines kontinuierlichen Qualitätsmanagements.
· 63-6.4 SG Sonderbauten: 2,67 Stellen in A 11 zur Durchführung Brandverhütungsschau => Mehreinnahmen in Höhe von 102.200 € durch Erhöhung Anzahl Brandverhütungsschau (BVS) möglich
· 63-6 Prüfamt, Sonderbauten: 0,5 Stelle in EG 8, Sachbearbeitung im Geschäftszimmer
· 63-2.1 Bauabteilung Mitte: 0,5 Stelle in EG 8, Sachbearbeitung im Geschäftszimmer
=> Summe Stellenschaffung unbefristet: 6,12 Stellen
Stellenschaffung befristet mit KW-Vermerk
· 63-1.3 BSB: 0,75 Stelle in A 11, Aktenaufbereitung Digitalisierung mit KW-Vermerk 01/2020 (temporäre Stellenaufstockung zur Sicherung Dienstbetrieb während Digitalisierung)
· 63-1.3 BSB: 1,00 Stelle in EG 6, Aktenaufbereitung Digitalisierung mit KW-Vermerk 01/2020 (temporäre Stellenaufstockung zur Sicherung Dienstbetrieb während Digitalisierung)
=> Summe Haushaltwirksame befristete Stellenschaffungen: 3,75 Stellen
Gesamtsumme Stellenschaffungen: 9,87 Stellen
Hinweis:
- Von den 9,87 Stellen sind nur 7,87 Stellen haushaltswirksam, weil im Gegenzug 2,0 Stellen gestrichen werden.
- Gegenfinanzierung von 102.200 € durch Mehreinnahmen aufgrund der Erhöhung der Anzahl der Brandverhütungsschauen.
Neubildung Sachgebiet Kontrolle Außenbereich
Sollte zusätzlich, über die Variante B hinaus, ein Sachgebiet zur Kontrolle des Außenbereichs neu eingerichtet werden, wären insgesamt 4 Stellen (0,5 A 13, 2,0 A 11, 0,5 A 8, 1,0 EG 9) zusätzlich notwendig. Dies würde Arbeitsplatzkosten in Höhe 352.200,- € pro Jahr verursachen.
3.4 Umsetzung Konzept Zukunft Bauaktei Im Rahmen der Organisationsuntersuchung wurde vom Baurechtsamt in Zusammenarbeit mit dem Haupt- und Personalamt ein Detailkonzept zur Zukunft der Bauaktei beim Baurechtsamt erarbeitet (ausführliche Fassung siehe Anlage 2). Folgende Lösungsalternativen wurden erarbeitet: Die Beibehaltung des reinen Aktenarchivs in Papierform und der somit nötige 1:1-Ersatz der Paternosteranlagen stellt keine dauerhaft tragfähige Lösung dar. Dieser erfordert Investitionen in gleicher Größenordnung wie die Digitalisierung, führt aber einerseits längerfristig zu steigenden jährlichen Betriebskosten und bietet andererseits keine Lösung für die im vorhandenen Archiv nicht mehr mögliche Unterbringung der ständig zuwachsenden Akten. Sinnvoller erscheint ein bis 2019 angelegtes Projekt zur Digitalisierung der Bauaktei, das eine zukunftsfähige Lösung bietet und mittelfristig auch zu sinkenden Betriebskosten führt. Eine gewisse Anzahl von Aktenpaternoster ist jedoch bei dieser Variante dennoch für verbleibende Papierakten langfristig nötig. Es wäre so zudem möglich, erhebliche Mehrwerte für die Nutzung der Bauaktei zu erzielen. Es könnten andere städtische Stellen jederzeit und ohne erforderlichen Schriftverkehr, Wegezeiten und Kopierkosten, auf die Archive zugreifen. Externen Kunden könnten digitale Gebäudeakten angeboten werden, ohne dass ein Besuch im Bürgerservice Bauen erforderlich wäre. Die dabei zu erzielenden Kostenersätze würden zudem (zumindest anteilig) die Kosten der Digitalisierung decken. Finanzielle Auswirkungen
- Von den 9,87 Stellen sind nur 7,87 Stellen haushaltswirksam, weil 2,0 Stellen gestrichen werden.