Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Jugend und Bildung
Gz:
JB
GRDrs
1362/2021
Stuttgart,
04/28/2022
BelWü: Abkündigung der Dienste für die Stuttgarter Schulen
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Vorberatung
Beschlussfassung
öffentlich
öffentlich
04.05.2022
05.05.2022
Beschlußantrag:
1. Von dem Schreiben der BelWü-Koordination, Universität Stuttgart zur Abkündigung der BelWü-Dienstleistungen für Schulen vom 30.04.2021 wird Kenntnis genommen (Anlage 1).
2. Dem Ersatz der abgekündigten Dienste und Produkte des BelWü auf Basis des Angebots der Komm.One (Anlagen 3 und 4) wird zugestimmt.
3. Die Finanzierung der Sachkosten für Migration und laufenden Betrieb der Internetdienstleistungen auf Grundlage des Angebots von Komm.One erfolgt aus dem Budget des Schulverwaltungsamts im Teilhaushalt 400 – Schulverwaltungsamt, Amtsbereiche 4002110, 4002120 und 4002130, Kontengruppe 44310 – Geschäftsaufwendungen.
4. Der Zentrale Einkauf führt das Vergabeverfahren unter Anwendung der aktuellen vergaberechtlichen Vorgaben durch. Es wird zugestimmt, dass die Vergabeentscheidungen durch das Referat AKR (Mitzeichnung Referat JB) getroffen werden.
Begründung:
Baden-Württemberg Extended Lan (BelWü) ist Betreiber des Datennetzes der Universitäten und wissenschaftlichen Einrichtungen Baden-Württembergs und bietet seit 25 Jahren weitreichende Produkte und Dienste rund um Internetzugang, Webhosting, Lernmanagement Moodle und E-Mail für Schulen und Schulträger an.
Bereits 1996 hat der Gemeinderat der Landeshauptstadt Stuttgart im Rahmen des Projekts „Intelligent City of Stuttgart“ (ICS) beschlossen, den Stuttgarter Schulen eine sichere Kommunikationsplattform auf Basis der damals noch jungen Internet-Technologie in Zusammenarbeit mit BelWü zur Verfügung zu stellen (im Zusammenhang mit dem Konzept des Schulweiten Intranets Stuttgarter Schulen=SWIS, GRDrs. 479/1996).
Seitdem nehmen rd. 100 Stuttgarter Schulen die Internetdienste des BelWü in Anspruch. Der Internetzugang für alle Schulen in Stuttgart erfolgt ebenfalls über den BelWü als zentraler Internetprovider, da hiermit der Datenverkehr über einen Jugendschutzfilter läuft. Die Finanzierung erfolgt aus dem Budget des Schulverwaltungsamts. Zuständige Stelle ist das Sachgebiet 40-2.3 (IT Competence Center Schulen=ITCC).
Mit Schreiben vom 30.04.2021 kündigte BelWü an, wesentliche Teile seiner Produkte und Dienstleistungen für Schulen und Schulträger schrittweise einzustellen (Anlage 1).
Übersicht über die abgekündigten Internetdienste des BelWü für Schulen und der jeweiligen Fristen:
·
Hosting von Webauftritten (Schulhomepages):
- Drei Domains waren bisher im Paket pro Schule enthalten,
- Zusätzliche Domains konnten gegen geringen Aufpreis dazu gebucht werden,
- Es gibt berufliche Schulen mit bis zu 9 Domains in Stuttgart,
- Einstellung schrittweise seit Oktober 2021 und bis März 2023
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E-Mail-Adressen für Schulen:
- bisher für alle Schüler*innen und Lehrkräfte im BelWü-Paket enthalten,
- Land hat Einführung dienstlicher E-Mail-Adressen für Lehrkräfte angekündigt,
- Schüler*innen E-Mail-Konten werden bis März 2023 eingestellt.
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DSL-Verbindungen mit verschiedenen Netzwerkdiensten (z.B. VPN):
- Einstellungsbeginn Juli 2022 bis März 2023.
·
Moodle-Instanzen:
- Übernahme durch das Land angekündigt.
·
Jugendschutzfilter: Einstellung bis März 2023
·
Zentraler Internetzugang Stuttgarter Schulen über BelWü:
- aktuell nicht abgekündigt,
- verbindliche zukünftige Bereitstellung nicht sicher.
Für die Dienste Webhosting und E-Mail der rund 100 Stuttgarter Schulen fallen bis jetzt rund 25.000,- EUR jährliche Gebühren bei BelWü an.
Ein ersatzloses Wegfallen dieser Internetdienste für Schulen wäre ein riesiger Rückschritt in der Digitalisierung der Schulen und ist – das hat u.a. die Covid19 - Pandemie deutlich vor Augen geführt – nicht tolerierbar.
Aus diesem Grund müssen diese essentiellen Dienste wie Webhosting, Email-Konten für Schüler*innen, Jugendschutzfilter und weitere Internetdienstleistungen künftig durch neue Dienstleister erbracht werden. Hierfür müssen umgehend entsprechende Rahmenverträge abgeschlossen und finanziert werden.
Das ITCC hat in seiner Funktion als Vorsitz der AG Schulnetzadministration des Städtetags Baden-Württemberg bereits im April 2021 den direkten Kontakt zu Vertretern des BelWü, dem Ministerium für Kultus, Jugend und Sport und Vertretern weiterer Kommunalverbände (KLV) gesucht, um eine umfassende Lösung zu erarbeiten.
Die Kommunalen Landesverbände haben auf Grundlage dieser Sitzungen den Bedarf einer ganzheitlichen Lösung aus einer Hand für alle Schulträger in Baden-Württemberg formuliert und Kontakt zum Kommunalen Rechenzentrumsverbund Baden-Württemberg (Komm.One) gesucht. Dabei wurde ein umfassender Produktkatalog definiert und die Notwendigkeit einer schnellen Bereitstellung dargelegt (Anlage 2).
Das Angebot von Komm.One
Komm.One legte im Oktober 2021 ein erstes Orientierungsangebot aus drei Teilangeboten vor (Anlagen 3-5) und führt zurzeit eine EU-weite Ausschreibung mit anschließender Auswahl geeigneter Anbieter und einem entsprechendem Vergabeverfahren durch. Im April 2022 wird ein verbindliches Angebot an die Schulträger in Baden-Württemberg seitens der Komm.One erwartet.
Bestandteile sind im Orientierungsangebot von Komm.One:
·
Webspace für E-Mail, Webseiten und Domain-Verwaltung (Anlage 3)
Dieses Angebot kommt zumindest für die rund 100 bei BelWü-gehosteten Stuttgarter Schulen in Frage.
·
Kinder- und Jugendschutzfilter (Anlage 4)
Dieser soll in Stuttgart zentral für alle Schulen implementiert werden.
·
Anbindung an das Schulverwaltungsnetz KISS (Anlage 5)
Dieser Teil des Angebots wird für Stuttgarter Schulen aufgrund der Anbindung der Schulverwaltungen an das LHSNet nicht benötigt.
Der Vorteil bei Annahme des Komm.One-Angebots läge in der zentralen einheitlichen Lösung mit einheitlichem Ansprechpartner für alle Kommunen und Schulen in Baden-Württemberg, sowie der Erleichterung der Vergabe, da es sich um einen kommunalen Dienstleister handelt.
Ein weiterer Vorteil bei Übertragung an den kommunalen Dienstleister ist, dass nicht regelmäßig neu auszuschreiben wäre und damit eine Kontinuität in der Dienstleistung gewährleistet ist. Außerdem entfielen weitere Migrationskosten z.B. durch erneuten Umzug der Webseiten zu einem anderen Anbieter.
Die im Orientierungsangebot der Komm.One dargestellten Kosten entsprechen von Art und Umfang leider nicht den bisherigen Dienstleistungspaketen des BelWü. Deshalb ist eine kostenmäßige Vergleichbarkeit nicht gegeben. Dies ist Komm.One im Laufe der Besprechungen kommuniziert worden. Komm.One hat zugesagt, im Zuge der Ausschreibung möglichst passgenaue Dienstleistungsangebote für die Schulen mit den Bietern zusammenzustellen.
Für die gegenwärtigen Kalkulationen kann aber nur von den vorliegenden (vorläufigen) Angeboten ausgegangen werden. Mit Mehrkosten ist in jedem Fall zu rechnen, da BelWü seine Leistungen überwiegend unter den marktüblichen Preisen abgerechnet hat. Darüber hinaus sind die sehr schwer bezifferbaren Migrationsaufwände zu decken.
Bedarfserhebung bei Stuttgarter Schulen
Das ITCC hat eine Umfrage unter den rund 100 Stuttgarter Schulen, welche die BelWü-Dienste Webhosting und E-Mail nutzen, durchgeführt. Die Frage war, ob die Schulen zum künftigen Anbieter Komm.One wechseln wollen. Diese Abfrage war von Komm.One zur Kalkulation der künftigen Dienstleistungsangebote erbeten worden.
Trotz zweimaliger Erinnerung haben nur rund die Hälfte der Stuttgarter Schulen geantwortet. Es ist jedoch davon auszugehen, dass zumindest alle rund 100 bisher bei BelWü gehosteten Schulhomepages und deren Email-Konten in geeigneter Form weiterbetrieben werden müssen. Ein zentraler Jugendschutzfilter für die Internetzugänge aller Schulen ist ebenfalls unabdingbar.
Weitere Vorgehensweise
Das Schulverwaltungsamt schlägt folgende Vorgehensweise zum Ersatz der abgekündigten BelWü-Dienstleistungen vor:
1.
Migration der Webauftritte der teilnehmenden Schulen zu Komm.One.
2.
Option zur Nutzung und Migration der Schul-E-Mail-Adressen von BelWü zum Komm.One-Paket für Schüler*innen und Lehrkräfte.
3.
Ersatz des von BelWü zentral bereit gestellten Jugendschutzfilters.
4.
Die Finanzierung zusätzlich erforderlicher Aufwendungen erfolgt im DHH 2022/2023 im THH 400 aus dem Budget des Schulverwaltungsamts. Sofern erforderlich werden zusätzliche Bedarfe zum Doppelhaushalt 2024/2025 angemeldet.
5.
Beobachtung und Analyse der weiteren Prozesse und Kostenentwicklung im Rahmen der Umsetzung der Maßnahmen.
Zentraler Internetzugang der Stuttgarter Schulen über BelWü
Die Abschaltung des zentralen Internetzugangs für Stuttgarter Schulen ist bisher von Seiten des BelWü nicht angekündigt worden. Eine verbindliche Bestätigung der zukünftigen Bereitstellung kann jedoch von dort auch nicht gegeben werden. Sollte dieser Fall aber eintreten, muss ein anderer Provider für diese zentrale Anbindung gefunden werden. Komm.One bietet eine Breitband-Internetanbindung in der Leistungsfähigkeit des BelWü (2x10 Gbit/s redundant) bisher nicht an.
Personelle Auswirkungen
Die Stuttgarter Schulen haben bisher selbstständig die Betreuung ihrer Webseiten bei BelWü organisiert. Die notwendigen Arbeiten wurden von Lehrkräften, Schüler*innen und Ehrenamtlichen (z.B. Eltern) oder auch von professionellen Fachfirmen, insbesondere bei beruflichen Firmen, geleistet. Bereits seit Jahren wird immer wieder von Schulen um Unterstützung hierbei angefragt.
Mit der von der Stadt zentral organisierten Migration aller Webseiten auf einen neuen Dienstleister entstehen an der Schnittstelle Schule-Stadt-Dienstleister Koordinierungsaufgaben, die bisher nicht anfielen. Viele Schulen werden im Rahmen der Migration Unterstützung benötigen.
Somit müssen ggf. im Schulverwaltungsamt neue Aufgaben wahrgenommen und bestehende Kapazitäten umverteilt werden. Die Einstellung der BelWü-Dienste kann unter Umständen zu einer deutlichen Arbeitsmehrbelastung für das Personal des IT-Competence-Centers-Schulen im Schulverwaltungsamt führen. Dies umfasst nicht nur den Bereich IT-Infrastruktur und Betrieb Schul-IT, auch der Bereich Service und Support erhält ein neues Aufgabenfeld hinzu und könnte in der Folge deutlich mehr in Anspruch genommen werden.
Der mögliche Aufgabenzuwachs und ggf. zusätzliches Arbeitsaufkommen im ITCC wird im laufenden Doppelhaushalt beobachtet. Sollte sich daraus ein zwingender Personalmehrbedarf ergeben, so wird dieser zum Stellenplan 2024/2025 angemeldet.
Finanzielle Auswirkungen
Aufgrund des noch nicht vorliegenden konkreten und verbindlichen Angebots wurde ein „worst-case-Szenario“ berechnet:
Für die Migration und den laufenden Betrieb der Internetdienstleistungen auf Grundlage des Angebots von Komm.One könnten im laufenden Doppelhaushalt 2022/2023 Mehrkosten in Höhe von insgesamt bis zu rund 1,5 Mio. EUR entstehen (Anlage 6).
Dieses Szenario bezieht bewusst große Unwägbarkeiten und eine Übernahme sämtlicher bisher durch BelWü ohne Mehrkosten erbrachten Dienst- und Supportleistungen rund um den Internetauftritt der Schule mit ein.
Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung werden zukünftig sicher auch weitere Schulen, z.B. Grundschulen, das Angebot nutzen wollen. Deshalb wurde für die Kostenkalkulation ein Puffer von 20% eingerechnet.
Die tatsächlichen Zusatzaufwände können deutlich niedriger ausfallen. Dies lässt sich bei diesem einmaligen und bisher in seinem Umfang nicht dagewesenen Migrationsprojekt im Zusammenhang mit Stuttgarter Schulen – in Zeiten der Pandemie – nicht voraussagen.
Die Deckung der Sachaufwendungen für Migration und laufenden Betrieb der Internetdienstleistungen auf Grundlage des Angebots von Komm.One erfolgt grundsätzlich im Teilhaushalt 400 - Schulverwaltungsamt, Amtsbereich(e) 4002110, 4002120 und 4002130, Kontengruppe 44310 – Geschäftsaufwendungen. Sofern erforderlich, erfolgt eine außerplanmäßige Mittelbereitstellung in Verwaltungszuständigkeit bzw. wird die Verwaltung eine Beschlussvorlage zu einer außerplanmäßigen Mittelbereitstellung in den Verwaltungsausschuss einbringen.
Die Verwaltung wird zum DHH 2024/2025 zusätzliche Finanzbedarfe anmelden, sofern sich diese tatsächlich ergeben.
Beteiligte Stellen
Referat AKR und Referat WFB
Isabel Fezer
Bürgermeisterin
Anlagen
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