740/2010 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Soziales/Jugend und Gesundheit
Gz: SJG

GRDrs 740/2010

Stuttgart,

05/10/2011

Speisenversorgung in den städtischen Tageseinrichtungen für Kinder
-Personalressourcenbedarf im Kommissionier- und Servicezentrum für Essen und Mehrbedarfe für Sachaufwand-

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss	Beschlussfassung	öffentlich	25.05.2011

Beschlußantrag:

1. Um den betriebsbedingt und durch Essenszahlsteigerung gestiegenen Personalbedarf im Kommissionier- und Servicezentrum für Essen (KSZ´E) decken zu können, wird das Jugendamt ermächtigt, ab sofort bis 31.12.2011 Personal im Umfang von 3,08 Stellen in Entgeltgruppe 2ü außerhalb des Stellenplans zu beschäftigen. Über die Schaffung von dauerhaft notwendigen Stellen in diesem Umfang wird im Rahmen der Stellenplanberatungen 2012/2013 entschieden.

2. Die Verwaltung wird im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel ermächtigt, für den Fall nicht aufzufangender Personalausfallzeiten Kosteneinsparungen bei Personal- oder Sachkosten zur Deckung des Aufwands für den Fremdeinsatz zu verwenden.

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

1. Ausgangslage

Das Kommissionier- und Servicezentrum für Essen (KSZ'E) bezieht nach dem Beschluss des Verwaltungsausschusses vom 20. Dezember 2006 (GRDrs 1036/2006) Cook-&-Chill-Produkte vom Versorgungszentrum des Klinikums. Weitere Lebensmittel und Getränke werden direkt vom KSZ´E beschafft. Die Cook-&-Chill-Produkte und die weiteren Lebensmittel werden täglich kommissioniert und an die Tageseinrichtungen geliefert.

Wie auf Basis der GRDrs 688/2007 beschlossen, wurden dem KSZ´E dauerhaft Personalressourcen im Umfang von 20,5 Stellen zur Verfügung gestellt. Zusätzlich standen dem KSZ´E noch bis Ende des Jahres 2010 2,0 Stellen (mit KW-Vermerk 01/2011) als zusätzliche Unterstützung für den Umstellungsprozess zur Verfügung.

2. Entwicklung der Essensanzahl und Personalbedarfe

Als Planungsgrundlage wurde in 2007 davon ausgegangen, dass im KSZ´E jährlich 1.250.000 Essen zu kommissionieren sind.

Inzwischen ist die Anzahl der Essen erheblich angestiegen.
Im Jahr 2008 waren es 1.288.000 Essen
im Jahr 2009 1.306.000 Essen
und im Jahr 2010 1.500.000 Essen.
Im Jahr 2011 werden es 1.522.000 Essen sein (hochgerechnet).

(Für 2011 sind dabei nur die bis Ende 2010 noch hinzugekommenen Betreuungsplätze berücksichtigt, somit wird sich die Anzahl der Essen aufgrund des weiteren Ausbaus der Kindertagesbetreuung noch weiter steigern).

Es liegt ab 2011 eine Steigerung der Essenszahl um 272.000 Essen vor, bezogen auf die Planungsgrundlage des Jahres 2007. Dies entspricht einer Steigerungsrate von 22%.

a) Personalbedarf Planung 2007 (bezogen auf 1.250.000 Essen)

4,5 Stellen für Leitung/Management
6,9 Stellen für Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben
9,1 Stellen für Kommissionierung und Zusammenhangsaufgaben
20,5 Stellen

2,0 Stellen zusätzlich zur Unterstützung des Umsetzungsprozesses (befristet bis 31.12.2010)

Grundlage für die Planung war ein Stundenbedarf von 11,51 Std. / je 1000 Essen für die Kommissionierung und Zusammenhangsaufgaben und ein Jahresstundenumfang von 1.583,01 Std./Stelle.

b) Personalbedarf Planung betriebsbedingt 2007 (bezogen auf 1.250.000 Essen)

3,75 Stellen für Leitung/Management (geplant 4,5 Stellen)
3,25 Stellen für Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben (geplant 6,9 Stellen)
13,62 Stellen für Kommissionierung und Zusammenhangsaufgaben (geplant 9,1 Stellen)
20,62 Stellen

1,88 Stellen zusätzlich zur Unterstützung des Umsetzungsprozesses (befristet bis 31.12.2010) – geplant 2,0 Stellen

Betriebsbedingt mussten 4,52 Stellen mehr für Kommissionier- und Zusammenhangsaufgaben eingeplant werden. Dafür wurden vorerst zu Lasten der Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben vorhandene Stellen eingeplant.

c) Betriebsbedingter Personalbedarf/-einsatz IST 2011 (bezogen auf 1.522.000 Essen)

3,75 Stellen für Leitung/Management (geplant 4,5 Stellen) *
3,25 Stellen für Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben (geplant 6,9 Stellen) **
16,58 Stellen für Kommissionierung und Zusammenhangsaufgaben
23,58 Stellen (betriebsbedingt und aufgrund der Essenszahlsteigerung

plus 3,08 Stellen mehr als geplant)

Grundlage für diese Berechnung ist ein Stundenbedarf von 16,75 Std. / je 1000 Essen für die Kommissionierung und Zusammenhangsaufgaben und ein Jahresstundenumfang von 1.537,60 Std./Stelle. Das Jahresarbeitsstundensoll berücksichtigt, ausgehend vom städtischen Basiswert von 1.561,00 Std./Stelle laut des Rundschreibens Nr. 03/2010, 3 Fortbildungstage = 23,4 Std.

*Dauerhaft kann ein 0,75 Stellenanteil für Kommissionier- und Zusammenhangsaufgaben eingesetzt/umgewidmet werden, da es sich in der Praxis gezeigt hat, dass die Managementaufgaben im KSZ´E mit einem geringeren Personaleinsatz als geplant leistbar sind.
**3,65 Stellen, der 6,9 Stellen die für Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben eingeplant waren, werden vorerst unter Berücksichtigung der angespannten Haushaltslage auch weiter für Kommissionier- und Zusammenhangsaufgaben eingesetzt. Dies kann aber nur vorübergehend erfolgen, da die mit GRDrs 688/2007 beschlossenen strukturellen und organisatorischen Veränderungen -die mit der Umstellung der Essensversorgung verbunden sind- notwendiger Weise umgesetzt werden müssen. Zum Stellenplan 2012/2013 wurden deshalb für Regionalküchenleitungsfunktion/-aufgaben 3,65 Stellen beantragt.

3. Personalbedarf für das KSZ´E ab 2011

Betriebsbedingt und aufgrund der gestiegenen Essenszahlen müssen ab 2011 für das KSZ´E zumindest Personalressourcen im Umfang von 23,58 Stellen eingesetzt werden.

Bis Ende 2010 standen für das KSZ´E noch 22,5 Stellen zur Verfügung, aber durch die bereits im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2010/2011 beschlossene Streichung von 2,0 Stellen (Stellen 515.2513.600 und 515.1514.600 mit KW-Vermerken 01/2011) haben sich diese auf 20,5 dauerhaft zur Verfügung stehende Stellen reduziert. Diese Stellen reichen unter den gegebenen Voraussetzungen nicht aus um den Betrieb des KSZ´E und die Essensversorgung der Kinder in den Kindertageseinrichtungen sicherzustellen.

Deshalb ist es erforderlich dem Jugendamt die Ermächtigung zu erteilen, im KSZ´E ab sofort bis 31.12.2011 Personal im Umfang von 3,08 Stellen in Entgeltgruppe 2ü außerhalb des Stellenplans zu beschäftigen. Für das Jahr 2011 kann die Finanzierung aus Haushaltsresten der Budgeteinheit „Sachkosten Kindertageseinrichtungen“ erfolgen.

Eine Entscheidung über die Schaffung von zusätzlichen Stellen für das KSZ´E kann erst im Rahmen der Stellenplanberatungen/Haushaltsplanberatungen 2012/2013 erfolgen. Das Jugendamt hat hierzu die erforderlichen Stellenplananträge gestellt.

4. Anpassung der Personalressourcen an zukünftig steigende Essenszahlen

Es ist notwendig und angemessen, dass die Personalressourcen für die Kommissionier- und Zusammenhangsaufgaben im KSZ´E zukünftig jeweils ab einer jährlichen Essenszahlsteigerung um ca. 25.000 Essen um gerundet 0,27 Stellenanteile in Entgeltgruppe 2ü angepasst werden.

Zukünftig wird ggf. der Stellenbedarf aufgrund der Anpassung der Personalressourcen an gesteigerte Essenszahlen im Kontext mit dem Stellenplanverfahren oder den Vorgriffsschaffungen von Stellen aufgezeigt und beantragt.

5. Finanzielle Entwicklung der Kosten für Essen und ergänzende Lebensmittel und Getränke

a) Kostenentwicklung

Je Essen wurde für den Einkauf eines Essens sowie die ergänzende Lebensmittel- und Getränkeversorgung ein Aufwand von insgesamt 2,35 € zugrunde gelegt. Im Vertrag mit dem Klinikum war der Preis seit 2010 je Essen vom Versorgungszentrum mit 2,00 € festgelegt. Hinzu kamen bisher 0,35 € für ergänzende Lebensmittel und Getränke.

Haushaltsansatz 2010 für 1.300.000 Essen (à 2,35 €) 3.055.000 €.
Tatsächliche Essenszahl 2010 1.500.000 (à 2,35 €) 3.525.000 € Entstanden wäre für 2010 ein Mehrbedarf von 470.000 €.

Haushaltsansatz 2011 für 1.350.000 Essen (à 2,35 €) 3.172.000 € Hochrechnung für 2011 für 1.522.000 Essen/Lebensmittel
(à 2,35 €) 3.576.700 €
Entstehen würde für 2011 ein Mehrbedarf von 404.700 €.

Im Vertrag mit dem Klinikum war der Preis pro Essen festgelegt. Im laufenden Betrieb stellte sich heraus, dass diese Abrechnungsform auch aufgrund der fünf unterschiedlichen Portionsgrößen (Krippe, Kita, Hort, Mitarbeiter und pädagogische Happen) für beide Seiten Nachteile bringt.

Deshalb wurde im Januar 2010 mit dem Klinikum eine Änderung der Abrechnungsmodalitäten vereinbart. Seither bestellt das KSZ'E die Produkte in Großgebinden, z. B. nicht mehr 6.656 Portionen, sondern 970 kg Spaghetti und 580 Liter Tomatensoße.

Der vereinbarte Vertrag über die Änderung der Abrechnungsmodalitäten wurde unterschrieben und ist rückwirkend gültig seit Januar 2010.

Durch die Verhandlungen mit dem Klinikum und die Vertragsänderung haben sich die anfallenden Kosten für das Jugendamt je Essen reduziert. 2010 kostete ein Essen in der Tageseinrichtung tatsächlich im Durchschnitt anstatt 2,35 €, wie bisher kalkuliert, nur noch gerundet 2,112 € (genau 2,11204 €). Es entstand je Essen ein Wenigerbedarf von 0,238 € (basierend auf dem vorläufigen Rechnungsergebnis 2010 vom 18.02.2011).

Die Kosten für fertige Essen und Lebensmittel konnten/können dadurch reduziert werden:

in 2010 von 3.525.000 € (kalkulierte Essenskosten für 1.500.000 Essen bei 2,35 € je Essen)
auf 3.168.000 € (tatsächliche Essenskosten für 1.500.000 Essen)
vermiedene
Aufwendungen 357.000 € im Jahr 2010

in 2011 von 3.576.700 € (kalkulierte Essenskosten für 1.522.000 Essen bei 2,35 € je Essen)
auf 3.214.464 € (kalkulierte Essenskosten für 1.522.000 Essen bei 2,112 € je Essen)
vermiedene
Aufwendungen 362.236 € im Jahr 2011.

Künftig wird mit den reduzierten Essenskosten kalkuliert. Die zu erwartenden Steigerungen der Preise für Lebensmittel und die Kosten für den Essensbezug durch das Versorgungszentrum sind davon unabhängig zu betrachten und zu berücksichtigen.

b) Übersicht über die zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel

Im Zusammenhang mit dem zum Haushalt 2008/2009 und dem Haushalt 2010/2011 beschlossenen Ausbau der Kindertagesbetreuung wurden jeweils auch entsprechende Betriebskosten in den Haushalt eingestellt, die u.a. auch den Sachaufwand der Speisenversorgung beinhalten -nach dem bisher zugrunde gelegten Berechnungsmodus, der noch auf der Essensversorgung durch Stützpunktküchen des Jugendamtes basiert. Für bereits umgesetzte Ausbaumaßnahmen werden die entsprechenden Beträge für die Speisenversorgung aus der Betriebskostenpauschale zum Kita-Ausbau zur Verfügung gestellt.

Nach aktueller Sachlage stellen sich die Haushaltsansätze wie folgt dar:

HH-Jahr	2010*	2011**
HH-Ansatz	3.055.000 €	3.172.000 €
HH-Rest 2009/Budgeterhöhung wegen Kita-Ausbau	150.000 €	65.500 € **
Verfügbar gesamt	3.205.000 €	3.237.500 €
verbraucht	-3.186.000 €	-3.232.500 €***
Nicht verbrauchte Haushaltsmittel	19.000 €	5.000 €

*vorläufiges Rechnungsergebnis
**Hochrechnung
***einschließlich 18.000 € für TE Laustraße (Fremdlieferung), aber ohne die Essen, die ab 2011 durch zusätzliche Plätze hinzukommen werden.

Nach aktueller Sachlage wird davon ausgegangen, dass damit die durch gestiegene/ steigende Essenszahl ausgelösten Mehrbedarfe für Lebensmittel und den Essensbezug vom Versorgungszentrum -als Folge des bis Ende 2010 umgesetzten Ausbaus der Kindertagesbetreuung- im aktuellen Doppelhaushalt gedeckt sind (Preissteigerungen sind dabei nicht einkalkuliert).

6. Ausfallzeiten in den Aufbereitungsküchen und im KSZ`E

Die aktuelle Entwicklung zeigt, dass zur Sicherstellung der Essensversorgung zunehmend Ausfallzeiten insbesondere in den Aufbereitungsküchen aber auch im KSZ´E nur noch durch Fremdeinsatz von Personal aufgefangen werden kann. Im Jahr 2010 sind dafür (incl. des Ersatzes von Eigenreinigung durch Fremdreinigung) Kosten in Höhe von 332.500 € (Rechnungsstand 21.01.2011) angefallen. Dem gegenüber steht ein Budget in Höhe von 80.000 €. Ungedeckt ist daher ein Sachaufwand in Höhe von 252.500 €.

Das Jugendamt hat alle Möglichkeiten diese Ausgaben zu reduzieren ausgeschöpft.

Personalausfälle in den Aufbereitungsküchen (früher Verteilerküchen) der Tageseinrichtungen wurden in der Vergangenheit auch durch pädagogisches Personal aufgefangen, wenn Springkräfte dafür nicht mehr zur Verfügung standen. Nun hat sich gezeigt, dass dies kaum mehr möglich ist. Zum einen erfordert die Umsetzung von Einstein in der Kita und des Orientierungsplans sowie die Gewährleistung der Aufsichtspflicht den Einsatz aller pädagogischen Personalressourcen. Deshalb wurde auch der Personalschlüssel für die Bildung, Erziehung und Betreuung der Kinder in den Tageseinrichtungen ab September 2010 schrittweise verbindlich erhöht (Kindertagesstättenverordnung). Zum anderen ist die Aufbereitung des Essens im Cook-&-Chill-Verfahren nicht so einfach handhabbar, wie es das Ausschöpfen des fertigen Essens aus Thermoporten war (das Essen muss erst regeneriert werden, Regenerieranleitungen müssen dabei beachtet werden, Aufbereitungsöfen müssen bedient werden).

Die Krankheitsausfallzeiten der Beschäftigten im KSZ´E liegen derzeit -wie auch früher- weit über den durchschnittlichen Werten. Rund 46 Krankheitstage, die auf Arbeitstage fielen, fielen auf ein Jahr bezogen je Stelle im KSZ´E an (entsprechend dem bisherigen IST-Stand). Nicht eingeflossen sind dabei in die Berechnung Krankheitstage, für die keine Gehaltsfortzahlung geleistet werden musste. Der städtische Durchschnittswert beträgt 20,04 Krankheitstage die auf Arbeitstage fallen.

Die Mehrkosten in Höhe von 252.500 € für Fremdeinsatz von Personal können nach derzeitigem Stand innerhalb der Budgeteinheit „Sachkosten Kindertageseinrichtungen“ bzw. durch Haushaltsreste gedeckt werden, wären aber auch, für den Fall, dass keine Budgetmittel vorhanden wären, durch die o.a. Kostensenkungen beim Einkauf refinanziert.

Finanzielle Auswirkungen

Der Personalbedarf 2011 steigt um 3,08 Stellen à 34.100 €, die reinen Personalkosten betragen vom 01.06.2011-31.12.2011 anteilig 61.270 €.

Ab 2012 besteht ein dauerhafter Personalbedarf im Umfang von 3,08 Stellen. Dieser Bedarf wird im Stellenplanverfahren geltend gemacht.

Die Mehrkosten 2010 für Fremdeinsatz von Personal aufgrund von Ausfallzeiten der Beschäftigten insbesondere in den Aufbereitungsküchen aber auch im KSZ´E (Sachaufwand s.o.) betragen 252.500 €. 2011 werden hierfür voraussichtlich ebenfalls Mehrkosten in Höhe von 252.500 € anfallen.

Diese Mehraufwendungen können im Rahmen der Budgeteinheit „Sachkosten Kindertageseinrichtungen“ bzw. durch Haushaltsreste gedeckt werden.

Die Mehraufwendungen für die beantragten Stellenschaffungen 2012/2013 in Höhe von 3,08 Stellen können sozusagen durch die Wenigerausgaben beim Essenseinkauf als finanziert betrachtet werden.

Beteiligte Stellen

Die Referate AK und WFB haben die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Isabel Fezer
Bürgermeisterin

Anlagen

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<Anlagen>

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