Protokoll: Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt StuttgartNiederschrift Nr.
TOP:
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VerhandlungDrucksache:
388/2019
GZ:
AKR 04100-00
Sitzungstermin: 03.07.2019
Sitzungsart: öffentlich
Vorsitz: EBM Dr. Mayer
Berichterstattung:
Protokollführung: Herr Häbe pö
Betreff: Digital MoveS - Stuttgart.Gestaltet.Zukunft: Strategie für eine digitale Stadtverwaltung

Beratungsunterlage ist die Mitteilungsvorlage des Referats Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht vom 26.06.2019, GRDrs 388/2019. Sie ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.

Der einführende Sachvortrag des Vorsitzenden ist nachstehend im überarbeiteten Wortlaut wiedergegeben.

EBM Dr. Mayer:

"Die Broschüre zu dieser Vorlage wurde Ihnen ja schon vor einiger Zeit übersendet. Ich möchte ein paar einleitende Worte sagen, weil das für mich persönlich ein besonderer Moment ist, schließlich habe ich seit Amtsantritt auf diese Vorlage hingearbeitet.

Zum Prozess: Wir haben im März 2018, also vor knapp anderthalb Jahren, eine referatsübergreifende Projektstruktur aufgesetzt und eine Auftaktveranstaltung durchgeführt, in der wir verschiedene Gruppen gebildet haben, die sich mit der Frage beschäftigen sollten, wie können wir sinnvoll die Digitalisierung in der Stadtverwaltung Stuttgart vorantreiben. Es waren nicht nur die Ämter und Eigenbetriebe, sondern auch die Personalvertretung beteiligt. Wir hatten auch ein partizipatives Element über die Einbindung des Beteiligungsbeirats dabei. Und wir haben uns vor allen Dingen auch von Externen unterstützen lassen, zum einen von KPMG und zum anderen vom Fraunhofer Institut, die wertvolle Beiträge in diesen Prozess mit eingebracht haben.

Im Frühjahr 2019 wurde Ihnen mit der Broschüre Digital MoveS unsere erste Vision für die Digitalisierung der Stadtverwaltung vorgestellt. Diese Broschüre liegt heute nochmals aus. Dort haben wir skizziert, wie wir uns in einem ersten Schritt eine Digitalisierung in weiten Teilen der Stadtverwaltung vorstellen, wohl wissend dass die Digitalisierung eben keine punktuelle Aufgabe ist, bei der man dann jetzt einen Haken setzen kann. Sondern dass es eine fortlaufende Aufgabe ist, die uns in den nächsten Jahren weiterhin beschäftigen wird.

Mit der heute zur Beratung stehenden GRDrs 388/2019 schlagen wir Ihnen die erste Umsetzungsstufe vor. Sie sehen, dass eine Vielzahl von Maßnahmen in den Anlagen dieser Vorlage gebündelt ist. Ich möchte diese jetzt nicht in allen Einzelheiten wiedergeben, sondern Ihnen nur noch mal vergegenwärtigen, wir haben im Grunde genommen vier Gruppen, in die wir diese Maßnahmen einteilen können. Das ist zum einen das sogenannte Collaboration Management, also die Frage, wie vernetzen sich unsere Mitarbeiter untereinander. Da spielen das Thema Mitarbeiterportal und andere Services, die die Vernetzung der Mitarbeiterschaft betreffen, eine große Rolle.

Zum Zweiten das Thema Content Management, die Frage, wie gehen wir mit unseren Daten um, wie sichern wir unsere Daten, wie stellen wir unsere Daten sinnvoll zur Verfügung, das Thema Dokumentenmanagement.

Hinzu kommt das Thema Online Services, also alles, was unter dem Stichwort eGovernment zu verstehen ist, an der Schnittstelle auch zum Bürger. Denken Sie an Online-Terminvereinbarungen oder die digitale Abrufung von Leistungen, die Sie normalerweise in der Amtsstube nachfragen.

Und zum Vierten und Letzten das ganz große und wichtige Thema IT Security, das sich über die ersten drei genannten Punkte hinwegzieht.

Dieses Paket, das wir Ihnen vorschlagen, ist zugegebenermaßen sehr umfangreich, personell wie finanziell. Wir schlagen die Schaffung von 98 Stellen vor, wovon Sie bereits 26 im Wege der Ermächtigung aufgrund eines wirklich vordringlichen Bedarfs im Bereich der Sicherheit im Frühjahr 2019 beschlossen haben. Und es geht um 16 Mio. € Finanzmittel, die in dem IMP, in unserem Maßnahmenplan, gebunden sein werden.

Ich will nochmals sagen, diese 16 Mio. €, die werden wir natürlich nicht in der zentralen IT verwenden, sondern die gehen quer in die Stadtverwaltung, in die Breite unserer Ämterlandschaft, die gehen viel in Fachverfahren, in Fachanwendungen hinein. Bei den Stellen verhält es sich ähnlich. Natürlich wird ein Teil für die Fachabteilung 10-4 benötigt, unsere zentrale IT-Abteilung, um dort die Truppe schlagkräftiger auszugestalten. Ein großer Teil geht aber in die Ämter. Dort sind sogenannte Digital Mover vorgesehen, also Personen, die sozusagen den zentralen IT-Digitalisierungsprozess mit dem lokalen im jeweiligen Amt verbinden und vernetzen.

Ein großer Teil geht auch in die Organisationsabteilung, weil, das habe ich Ihnen schon öfter auch im Reform- und Strukturausschuss vorgetragen, Digitalisierung heißt nicht nur IT, also die Beschaffung von Software und Hardware, sondern Digitalisierung heißt vor allen Dingen das Erfassen und Optimieren von Prozessen. Wir haben bei der Stadt Stuttgart ein paar tausend Prozesse, die wir zunächst alle einmal erfassen müssen, die wir optimieren wollen und dann digital transkribieren wollen. Das ist also eine Riesenaufgabe. Deswegen brauchen wir in unserer Organisationsabteilung zusätzliche personelle Ressourcen, um diese Aufgaben bewältigen zu können.

Das Paket, das wir Ihnen vorschlagen, ist keine Ideenskizze, aus der man sich einzelne Punkte raussuchen kann, die einem gefallen, sondern es ist wechselseitig aufeinander abgestimmt. Es ist ein Gesamtpaket mit sehr vielen Interdependenzen. Und wir halten all diese Maßnahmen für zwingend, um der Stadtverwaltung den Weg in die digitale Zukunft zu ebnen. Wohl wissend dass diese Aufgabe eben eine für uns zusätzliche ist. Die Digitalisierung macht man nicht einfach aus dem Bestand nebenbei, sondern das ist eine Aufgabe, die zusätzliche Ressourcen erfordert, vor allen Dingen im personellen Bereich. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft sind wir eben nicht in der Lage, bestimmte analoge Geschäftsprozesse einfach abzuklemmen und aus Effizienzgründen durch digitale zu ersetzen. Das können wir nicht, weil wir die öffentliche Hand sind. Beispiel: Wir können nicht sagen, Personalausweise gibt es jetzt nur noch online, und die Menschen, die keinen Internetzugang haben, sind von der Antragstellung ausgeschlossen. Das bedeutet, wir müssen das virtuelle Rathaus aufbauen, während wir das analoge weiterhin betreiben. Das verpflichtet uns, eine ganze Zeit lang in einer hybriden Arbeitsweise vorzugehen. Dies wird einen gewissen Bedarf mit sich ziehen.

Ich will noch mal klar formulieren, dass das, was wir hier vorschlagen, keineswegs alles eine freiwillige Aufgabe ist, sondern wir haben durch das Online Zugangsgesetz, das sogenannte OZG, seitens des Bundes einen sehr, sehr straffen Zeitplan vorgegeben bekommen, wann wir Prozesse der kommunalen Leistungserbringung digital vorzuhalten haben. Ich meine, die Zeitvorgaben, die dort vorgegeben sind, sind eher unrealistisch, aber wir wollen natürlich trotzdem seitens der Stadt Vollgas geben, um hier möglichst schnell möglichst viel auch den Bürgern anbieten zu können.

Im weniger freiwilligen Bereich befinden wir uns bei dem ganzen Thema IT-Sicherheit. Egal in welches Werk Sie schauen, ob das die Datenschutzgrundverordnung oder andere Dinge sind, es wird dort immer auf den Stand der Technik abgestellt als Referenz. Der Stand der Technik ist sozusagen progredient, sich fortentwickelnd. Diesen Stand müssen wir erreichen und dauerhaft anbieten.

Dieses Paket bewirkt im Grunde genommen wahrscheinlich eine der größten Verwaltungsreformen, die es in der Geschichte der Stadtverwaltung Stuttgart je gab, weil wir uns darauf einstellen müssen, dass die Digitalisierung unsere klassische Aufbau- und Ablauforganisation, wie wir sie über die letzten Jahre gekannt haben, modifiziert.

Ich will heute die Gelegenheit nicht versäumen, Dank zu sagen. Sie können sich vorstellen, dass das alles nicht von einer Person gemacht wurde, sondern sehr vielen. Deswegen möchte ich allen Mitarbeitern, nicht nur aus dem Haupt- und Personalamt, der Amtsleitung, sondern auch aus allen anderen Ämtern, danken, die hier mitgewirkt haben, natürlich dem Projektleiter, unserem IT-Leiter der Stadt Stuttgart, Herrn Weusthof, herzlich danken. Auch Herrn Rehm und Frau Baumholz, meinen Mitarbeitern, das war eine wirklich großartige Zusammenarbeit. Ich möchte ebenfalls dem Kollegen Fuhrmann und dem ganzen Referat WFB und der Stadtkämmerei danken, die diese Vorlage ja mitgezeichnet haben, weil sie selber auch die Notwendigkeit sehen, dass wir bei der Digitalisierung eben nicht mit ein paar kleinen Schritten vorangehen oder seitwärts laufen, sondern dass wir einen großen Satz machen, der es uns ermöglicht, im Zeitalter der Digitalisierung ein wettbewerbsfähiges Angebot vorzuhalten, das dem Nutzungsverhalten und den Erwartungen der Bürgerschaft entspricht, die aus ihrem privaten Umfeld natürlich heutzutage anderes gewöhnt sind als das, was wir herkömmlich in unserem klassischen Schalterangebot anbieten.

Ich will damit jetzt keine große Diskussion provozieren. Wir werden dieses Paket im Rahmen der Lesungen in den Haushaltsplanberatungen diskutieren. Wollte eben aber heute noch mal die Gelegenheit nutzen, hier ein kleines Intro zu machen und vor allen Dingen den Kolleginnen und Kollegen sehr herzlich zu danken."


StR Dr. Reiners (CDU) bedankt sich bei den Vorlagenerstellern. Er sieht das Thema bei EBM Dr. Mayer in guten Händen. Es zeige sich, dass in diesem dauerhaften Prozess Kompetenz hinzuwachse. Er teilt die Einschätzung, dass sich diese Thematik nicht allein von der Verwaltung stemmen lässt und von daher externe Unterstützung erforderlich ist sowie dass die Umsetzung Gliederungsstufen erforderlich macht. Wie in der Vorlage dargestellt, müsse der Mensch bei diesem technologischen Prozess im Mittelpunkt stehen. Zudem müssten die Veränderungen bei der Vielzahl an Geschäftsprozessen mit der Klärung organisatorischer Fragen einhergehen. Die CDU-Gemeinderatsfraktion wolle das Weitere sehr aufgeschlossen begleiten.

Durch StR Winter (90/GRÜNE) wird erklärt, die Digitalisierung verändere das Leben in rasanter Geschwindigkeit. Auch für ihn muss der Mensch bei den Veränderungen im Mittelpunkt stehen und mitgenommen werden. Durch die bereits im Reform- und Strukturausschuss (RSA) stattgefundenen Diskussionen zu Prozessen fühlt er sich als Ratsmitglied gut einbezogen. Somit bestehe auch Kenntnis über das immense Risikopotenzial, dem Rechnung getragen werden müsse. Seine Fraktion begrüße das Geplante und die dynamische Vorgehensweise. Die Verwaltung wolle man gerne bei diesem wichtigen Prozess begleiten.

Für die geleistete Arbeit bei der Erstellung des Strategiepapiers bedankt sich StR Perc (SPD). Für die Skizzierung des für die Stadt bedeutsamen Themas spricht er dem Vorsitzenden gegenüber ein Kompliment aus. Einerseits weise das Themenfeld eine gewaltige Dimension auf, andererseits erhalte das Thema bislang nicht die ihm gebührende Aufmerksamkeit im politischen Raum und der Stadtgesellschaft. Die Reform der Stadtverwaltung bezeichnet er als Herkulesaufgabe. Der Gemeinderat müsse darüber öffentlicher und offensiver diskutieren. Zu dem heutigen, sehr positiven Aufschlag wolle er noch folgende Anregungen geben:
- Der Gemeinderat sei verpflichtet, solche Reformprozesse für die Öffentlichkeit sichtbar zu begleiten. Dazu gehöre eine Form überlegt. Der RSA sei dafür nicht ausreichend.
- Erweiterung des Papiers um Akteure der Stadtgesellschaft

Für StR Rockenbauch (SÖS-LINKE-PluS) stellt der Umbau der Städte zu Smart Cities einen der größten zukünftigen Prozesse dar. Damit verbunden seien enorme Herausforderungen für die Lebens-/Produktionsweisen. Natürlich gehöre dazu, wie die Stadtverwaltung in Zukunft aufgestellt sei. Ebenfalls enorm seien die Folgen beim Verhältnis Mensch/Technik und beim Energieverbrauch. Im Rathaus müsse dafür ein öffentlicher Rahmen mit einer Bürgerbeteiligung gefunden werden. Eigentlich sollte der Unterausschuss Mobilfunk in einen Smart City-Unterausschuss transferiert werden. Dort könnte man sich dann breit angelegt Themen widmen. Dass die Digitalisierung als große Aufgabe, die sich nicht beiläufig erledigen lasse, beschrieben werde und dass dazu eine Verwaltungsreform und zusätzliche personelle Ressourcen als erforderlich angesehen würden, begrüße seine Fraktion. Wie weit die genannten zusätzlichen Stellen auskömmlich seien, müsse sich durch eine gemeinsame Begleitung mit dem Personalrat zeigen. Eine Bürgerbeteiligung ist für ihn zwischen den Punkten Collaboration und E-Services vorzusehen. Das Service-Modul müsste dort, wo es um Dienstleistungen für die Bürgerschaft gehe, in Teilen der Collaboration "aufgebohrt" werden. Wenn dahinter die wirkliche Prozessbeschreibung ämterübergreifend liege, und dann eine Collaboration für die Bürgerschaft datensicher geöffnet werden könne, wäre dies der wirklich digitale Fortschritt. Andere Städte wie Barcelona würden mit der Digitalisierung neue Beteiligungs- und Collaboration-Möglichkeiten für die Bürgerschaft mit Stadtverwaltung und Gemeinderat verbinden. In den kommenden Etatberatungen müsse darüber ausführlich gesprochen werden.

Angekündigt wird von StR Brett (AfD), dass auch die AfD dieses Thema positiv begleiten wird. Wichtig ist ihm, die Bürgerschaft einzubinden.

Anschließend führt Herr Freitag (GPR) grundsätzlich für den Gesamtpersonalrat aus, man sei deshalb froh über die Vorlage, da es zum Thema Digitalisierung wirklich eine Vorlage sei, "die Hand und Fuß“ habe". Im Grunde werde das nachgeholt, was über Jahre unterblieben sei. Das, was unterblieben sei, habe dazu geführt, dass sehr viel Arbeitsintensität verpufft sei in Projekten, die nicht fortgeführt worden seien, da es an Mitteln gefehlt habe (z. B. Dokumentenmanagement) oder in falsche Software investiert worden sei. Aus Sicht des GPR sei die Verwaltung mehr oder weniger zufällig - und daher mit zufälligen Erfolgen und Misserfolgen - unterwegs gewesen. Nun liege eine Systematisierung vor, die die Chance biete, auch bei Beteiligungsprozessen eine Systematisierung zu erreichen, die nicht in jedem Einzelfall Stunden erfordere, um darüber mit der Verwaltung Klarheit zu erreichen, in welcher Form der GPR beteiligt werde; der GPR wirke in sämtlichen Verwaltungsreformprozessen intensiv mit, unabhängig von der Frage der sich anschließenden IT-Anwendungen. Eine Verwaltung lasse sich nicht ohne die aktive Unterstützung der Personalvertretung umbauen. Dafür müssten beide Seiten arbeitsfähig sein. Wenn die Vorlage umgesetzt werde, treffe dies auf eine Seite zu, aber ihm fehle noch etwas der zweite Schritt im Hinblick auf die Arbeitsfähigkeit des GPR. Der GPR warte schon einige Zeit auf Sachmittelzusagen, damit er sich im IT-Bereich Beratung einkaufen könne, und wenn in der geplanten Dimension vorgegangen werde, seien zusätzliche Arbeitskapazitäten beim GPR erforderlich. Mit den derzeit wenigen Freistellungen und der derzeitigen IT-Kompetenz lasse sich das Notwendige nicht bewerkstelligen. Der GPR werde, und dies unterstreicht er, die Themen weiter mit dem seitherigen Selbstbewusstsein bearbeiten. Zustimmungen erfolgten also dann, wenn der GPR Geplantes nachvollziehen könne. Um dies positiv umzusetzen, sei es unabdingbar, den GPR massiv zu unterstützen. Wenn die Verwaltung daran nicht denke, werde ungewollt durch Verlangsamung Widerstand geschaffen. Das bislang Angedachte reiche dazu nicht aus.

Im Hinblick auf die Haushaltsplanberatungen sei ihm ferner wichtig, darauf hinzuweisen, dass er es als problematisch ansehe, wenn die Digitalisierung, das Nachholen bisheriger Versäumnisse, zulasten anderer Stellen/Bereiche gehe. Der GPR habe eine klare Priorisierung. Dabei nennt er die Stichworte Gesundheits-/Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Für ihn gebe es dann ein Problem, wenn auf der einen Seite die zur Beratung stehende Vorlage stehe (98 Stellenschaffungen) und bei einer Kfz-Zulassungs-stelle darüber diskutiert werde, dass die Verwaltung lediglich 8 von tatsächlich notwendigen 11 Stellen schaffen und eine Organisationsuntersuchung durchführen wolle. So parallel vorzugehen, sei nicht möglich. Wenn dies dennoch geschehen würde, müsste der GPR konsequenterweise darauf bestehen, zunächst eine Organisationsuntersuchung durchzuführen, um zu prüfen, ob die 98 Stellen für den Digitalisierungsbereich überhaupt erforderlich seien. So komme man doch aber nicht vorwärts. Es könne nicht einerseits gesagt werden, teilweise in der Stadtverwaltung bestehende Arbeitsbedingungen belasse man, da die Digitalisierung erfolgen müsse. Beides müsse gemacht werden. Im Zweifel bedeute dies für den GPR, dass er seine Prioritäten anders setze. Dies solle kein Abstrich an der Notwendigkeit der GRDrs 388/2019 sein.

In der Folge weist Herr Freitag in diesem Zusammenhang auf folgende Bereiche hin: unterbesetzte Gewerbeaufsicht, Arbeitssicherheit (im Rahmen der kleinen Stellenberatungen verschoben), IVLZ, Stärkung des Stadtplanungsbereichs zur Beseitigung von Defiziten in punkto Wohnen, massive Überlastung im Bereich der Geschäftsstelle des Gemeinderats, Mängel in der Bauunterhaltung der Liegenschaftsverwaltung. Dies alles dürfe nicht gegenüber Digitalisierungsfortschritten zurückstehen.

Unter der Bedingung, dass es keinen schrägen Diskurs gebe, habe die Verwaltung die vollste Unterstützung des GPR. Digitalisierung lasse sich nicht aufhalten, es sei allerdings die Frage, ob es gelinge, die Umsetzung geregelt und zügig vorzunehmen. Dafür - und dies sei der Vorteil - schaffe die Vorlage die Voraussetzungen. Ein unabdingbarer Handlungsbedarf habe sich im Bereich IT-Sicherheit gezeigt.

Abschließend betont Herr Freitag, der GPR erwarte, dass die Verwaltung im Hinblick auf die Haushaltsplanberatungen noch auf die Personalvertretung zukommt, um gewisse Dinge vorab zu klären.

Eingeräumt wird von EBM Dr. Mayer, dass sich die Verwaltung schon vor längerer Zeit über die Notwendigkeit eines separaten Ausschusses Gedanken gemacht hat, um digitale Themen zu besprechen. Dabei sei man zum Ergebnis gekommen, gegenwärtig sei ein solches Gremium nicht erforderlich. Dies sei allerdings keine abschließende Aussage für die Zukunft. In verschiedenen Sitzungen des RSA sei sehr konzentriert über dieses Themenfeld gesprochen worden, und zwar viel breiter, als im Verwaltungsausschuss möglich. Der Rahmen des RSA lasse es insbesondere zu, über Sicherheitsaspekte der Infrastruktur vertraulich zu reden.

Natürlich, und damit wendet er sich an StR Brett, gebe es Vorbehalte gegen die Digitalisierung. Daher sei klar beschrieben worden, dass für die Verwaltung Digitalisierung aus dem Dreiklang Prozess, IT und Mensch bestehe. Es handle sich um einen klassischen Chancenmanagement-Prozess, bei dem die Menschen mitgenommen werden müssten. Daher liege der Fokus nicht nur auf Finanzmitteln, sondern insbesondere auf personellen Ressourcen.

Aus seiner Sicht, so der Vorsitzende an Herrn Freitag gewandt, gebe es keine Anhaltspunkte, dass das Digitalisierungspaket zulasten anderer Verwaltungsbereiche gehe. Dies treffe auch auf die Budgetgespräche zu. So seien beispielsweise alle im Bereich der Arbeitssicherheit und Arbeitsmedizin beantragten Stellen im Stellenschaffungsvorschlag der Verwaltung enthalten. Bei der Kfz-Zulassungsstelle sei es zunächst nicht um Stellen gegangen, sondern um Ermächtigungen bzw. im Detail mit wie vielen Stellen, ohne zuvor eine Bewertung vorgenommen zu haben, das Thema angegangen werden solle. Seitens des GPR seien 11 Ermächtigungen und seitens der Verwaltung 8 als erforderlich angesehen worden. Beide Aussagen beruhten auf Schätzungen, da vor einer Organisationsuntersuchung keine Kenntnis über den tatsächlichen Stellenbedarf bestehe. Diesen Punkt erachtet er allerdings als nicht so bedeutsam, dass daraus eine grundsätzliche Haltungsfrage abgeleitet werden sollte. Die Bewertungsdifferenz bedeute nicht, dass beide Seiten das grundsätzliche Problem bei der Kfz-Zulassungsstelle nicht erkannten. Mit der Organisationsuntersuchung wolle man die Zustände dort deutlich verbessern, und zwar nicht nur in Bezug auf die Stellenausstattung, sondern ebenfalls in Bezug auf Arbeitsabläufe, bauliche Fragen und Einsatz von Digitalisierungsmöglichkeiten. Vorgelegt werde ein großes Maßnahmenpaket, von dem sich die Verwaltung viel verspreche.

Nachdem sich keine weiteren Wortmeldungen ergeben und er auf die Haushaltsplanberatungen verwiesen hat, stellt EBM Dr. Mayer fest:

Der Verwaltungsausschuss hat von der GRDrs 388/2019 Kenntnis genommen.
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