Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
48C-01
GRDrs
643/2023
Stuttgart,
07/12/2023
Wohngeld Erweiterung Fachverfahren DiWo um ein Dokumentenmanagementsystem
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
19.07.2023
Beschlußantrag:
1. Die Verwaltung wird beauftragt, dem Angebot der Komm.ONE für die Erweiterung des Fachverfahrens DiWo um ein Dokumentenmanagementsystem zuzustimmen.
2. Die Erweiterung wird wie das Fachverfahren DiWo auf der IT-Infrastruktur der Komm.ONE betrieben
3. Den voraussichtlichen Aufwendungen von einmalig bis zu 353.000 EUR im Jahr 2023 sowie von jährlich bis zu 81.000 EUR wird zugestimmt. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.
Begründung:
Ausgangslage
Durch das Wohngeld-Plus-Gesetz ist seit 1. Januar dieses Jahres bekanntlich mit einer massiven Ausweitung der Wohngeldempfängerhaushalte beginnend ab dem Jahr 2023 zu rechnen. Dabei wird die Zahl der Anträge die Zahl der Empfängerhaushalte voraussichtlich deutlich übersteigen, da breite Teile der Mittelschicht mögliche Wohngeldansprüche prüfen lassen werden.
Im ersten Quartal 2023 kam es bereits zu Rückständen bei der Erfassung von eingegangenen Anträgen. Die Zahl der erfassten Anträge ist bereits um über 60 % gestiegen, die Auszahlungssumme hat sich um über 91 % gegenüber dem Vorjahr erhöht.
Im Hinblick auf die seitens der Bundesregierung angekündigte (mindestens) Verdreifachung der Antragsberechtigten im Zuge des Entlastungspaketes III des Bundes wurde bei der LHS eine Task Force installiert. Diese befasst sich derzeit mit den schnell wirksamen Maßnahmen angesichts der neuen Herausforderung. Ziel der Kompetenzbündelung mittels Task Force ist es, zur Entlastung der Mitarbeiter*innen beizutragen und eine möglichst fristgerechte Bearbeitung von Anfragen, Anträgen und Auszahlungen im Dienste der Wohngeldberechtigten zu realisieren, die Arbeitszufriedenheit zu erhöhen und die wertschätzende Zusammenarbeit zu verbessern.
Mehrere Maßnahmen wurden bereits in die Wege geleitet bzw. befinden sich in der Umsetzung, die als Gesamtkonzept die eben erwähnten Ziele erreichen sollen.
Für den Baustein Digitalisierung mit dem dazugehörigen Scan-Konzept soll mit dieser GRDrs die essentielle Grundlage geschafft werden, um die Bearbeitung von Anträgen komplett digital abzubilden und somit eine wesentliche Unterstützung bei der fristgerechten Bearbeitung von Anträgen und Auszahlungen im Dienste der Wohngeldberechtigten zu realisieren.
Innerhalb der TaskForce wurde diese Maßnahme bereits abgestimmt und beschlossen.
Aktuell ist als Fachverfahren DiWo im Einsatz, welches von der Komm.ONE zur Verfügung gestellt und betreut wird. Aufgrund des Wohngeld-Plus-Gesetzes hatte die Komm.ONE für eine schnellere Bearbeitung von Anträgen innerhalb der Software DiWo Möglichkeiten bei der Stadt Karlsruhe pilotiert.
Die daraus resultierenden Anpassungen und Erweiterungen der Software wurden in den letzten Monaten im Sozialamt evaluiert. Zusammen mit der Komm.ONE wurde ein Konzept entwickelt, um ebenfalls alle Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung auszuschöpfen, um dem Antragsanstieg durch das Wohngeld-Plus-Gesetz gerecht zu werden. Das Angebot hierzu liegt nun vor und bedarf aufgrund der Wertgrenze der Zustimmung des Verwaltungsausschusses.
Zielsetzung
Die Erweiterung des Fachverfahrens um ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist der letzte und wichtigste Baustein bei der Digitalisierung im Wohngeldbereich und soll eine medienbruchfreie Bearbeitung (mit funktionierender Schnittstelle zum Fachverfahren DiWo) sicherstellen.
Kurzfristig sollen alle angefragten Bestandsakten sowie neu eingehende Dokumente ausschließlich digital in dem DMS bereitgestellt werden, mittelfristig soll auch der Aktenbestand im Archiv sukzessive eingescannt und im DMS bereitgestellt werden.
Mit der Erweiterung um ein Dokumentenmanagementsystem wird auf das steigende Antrags- und Bearbeitungsvolumen, bedingt durch die Wohngeld-Reform 2023, reagiert. Es soll die Arbeit erleichtern und beschleunigen und so maßgeblich die Sachbearbeiter*innen entlasten.
Aufgrund der Verbund- und Synergieeffekte ist die Beauftragung
unabdingbar
und zwingend zu empfehlen.
Die anderen, bereits umgesetzten Maßnahmen (Ermächtigungen, Scan-Konzept mit dem Hilfs- und Unterstützungsbereich, Beschaffung der Scanner und Zweitbildschirme) stehen unmittelbar in Zusammenhang mit der Erweiterung des Fachverfahrens um ein DMS.
Die Digitalisierung der Akten im Wohngeldbereich ist zwingend notwendig, um mittelfristig handlungsfähig im Bereich der Wohngeldbearbeitung zu bleiben.
Bei dem zum Einsatz kommenden DMS-Produkt enaio handelt es sich um eine etablierte Lösung, die auch bei anderen Kommunen im Wohngeldbereich im Einsatz ist und welche die essentiell wichtige Schnittstelle zum Fachverfahren DiWo bietet.
Geplantes Vorgehen im Projekt
Bei Zustimmung des Angebots ist geplant, dass die Erweiterung bis Ende September bzw. Anfang Oktober produktiv geht. Seitens Komm.ONE stehen die personellen Ressourcen nach Beauftragung für die LHS bereit.
Aktuell können die Mitarbeitenden des Sozialamtes eine Testumgebung nutzen, um die Arbeitsweise mit einem DMS zu testen und die Nutzung für das eigene Fachverfahren möglichst effizient zu gestalten.
Hilfreich sind dabei die Erfahrungen, welche die Komm.ONE bereits bei anderen Kommunen gesammelt hat.
LHS spezifische Anpassungen wurden bereits in den vergangenen Monaten festgelegt und sind im Angebot mit berücksichtigt.
Der örtliche Personalrat ist bereits im Rahmen der Taskforce involviert und über die Maßnahme informiert. Die Veränderungen und daraus resultierenden Arbeitsanweisungen werden mit diesem abgestimmt.
Finanzielle Auswirkungen
Nach dem Angebot der Komm.ONE liegen die einmaligen Kosten bei rd. 353.000 EUR und die jährlichen finanziellen Aufwände bei rd. 81.000 EUR. Das bedeutet auf vier Jahre gerechnet ein Finanzvolumen von insgesamt rd. 677.000 EUR. Die Mittelbedarfe können aus vorhandenen Budgets im THH 170 gedeckt werden:
Die Deckung der einmaligen Aufwendungen erfolgt im Haushaltsjahr 2023 im Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT - Projekt 4.104001: Digital MoveS (konsumtiv), Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.
Die betrieblichen Aufwendungen für Wartung und Betreuung ab 2023 werden gedeckt im Teilergebnishaushalt 170 - Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.
Beteiligte Stellen
Ref SI
Ref WFB
Vorliegende Anträge/Anfragen
-
Erledigte Anträge/Anfragen
-
Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgrmeister
Anlagen
Angebot Komm.One
<Anlagen>
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2023-07-11_GRDrs 643-2023_Mitz SI.pdf
Mz WFB.pdf