Die Stadtverwaltung befindet sich deshalb an einem neuralgischen Punkt. Es gilt die Weichen für die Zukunft richtig zu stellen. Ein Amt für Digitalisierung und IT soll zum Jahreswechsel 2021/2022 auf den Weg gebracht werden, um die Kräfte zu bündeln und fokussiert die Digitalisierung innerhalb der Stadtverwaltung weiter voranzutreiben und den sicheren und geordneten Betrieb der IT dauerhaft zukunftsfähig aufzustellen. Diese Neuausrichtung der vorhandenen Strukturen ist als strategische Maßnahme notwendig, um unseren Grad der Digitalisierung auch im Vergleich mit den anderen Kommunen möglichst schnell zu erhöhen. Hierzu gehört sowohl für unsere Beschäftigten ein moderner und attraktiver Arbeitgeber zu sein, als auch den Bürger*innen zunehmend kommunale Leistungen auf digitalem Weg zur Verfügung zu stellen. Insbesondere auch die inzwischen erreichte/künftige Personalstärke der Abteilungen IuK und eGovernment erfordern eine aufbau- und ablauforganisatorische Neugliederung. Eine gesonderte Beschlussvorlage dazu wird im Herbst in den Gemeinderat eingebracht.
Im Folgenden wird dargestellt, welche Maßnahmen im Rahmen von Digital MoveS im Jahr 2020 und 1. HJ 2021 umgesetzt und welche Maßnahmen für den Doppelhaushalt 2022/2023 von den Ämtern und Eigenbetrieben der Verwaltung mit welchem Finanzvolumen angemeldet wurden und im Rahmen der gesamtstädtischen Digitalisierungsstrategie umgesetzt werden sollen. Der durch die beschriebenen Programme und Maßnahmen entstehende zusätzliche Stellenbedarf in Höhe von 126,75 Stellen, die sich sowohl auf Zentralfunktionen als auch auf verschiedene Ämter verteilen, wird in Anlage 1 konkretisiert. Über die Stellenschaffungen ist im Rahmen des regulären Stellenplanverfahrens zum Doppelhaushalt 2022/2023 zu entscheiden. Um die geplanten Maßnahmen vollumfänglich umzusetzen, sind für Hard- und Software IuK-Projektmittel im Doppelhaushalt 2022/2023 von insgesamt rund 32 Mio. Euro (17 Mio. Euro in 2022 und 15 Mio. Euro in 2023) erforderlich. Für die Umsetzung im Zeitraum bis 2026 sind insgesamt rund 48 Mio. EUR in der Finanzplanung vorzusehen. Zusätzlich werden laufende Aufwendungen für Wartung und Mietlizenzen benötigt. Dazu kommen Mittel für die erforderliche Breitbandanbindung städtischer Gebäudekomplexe und TK-Mittel zum Beispiel für die Mikrosegmentierung (Aufteilung des Netzes in sichere Einheiten). Der unter dem Punkt „Finanzielle Auswirkungen“ dargestellte Finanzrahmen wird zur Kenntnis gebracht. Über die Verwendung der Mittel ist im Rahmen des regulären IuK-Maßnahmenplans zum Doppelhaushalt 2022/2023 zu entscheiden. Die Notwendigkeit einer weiteren Digital MoveS Umsetzungsstufe mit weiterem Personalbedarf (Umfang ca. 70 Stellen) sowie weiterem Bedarf an sächlichen Mitteln im Rahmen des DHH 2024/2025 ist absehbar. 1. Stufe 1: Digitalisierungsmaßnahmen in Umsetzung 2020/2021 1.1 Übersicht Maßnahmen Die verschiedenen Projekte im Rahmen von Digital MoveS wurden zur systematischen Koordination und Steuerung in vier Programme aufgeteilt. Diese werden mit den dazugehörigen Maßnahmen aufgeführt. Im Nachfolgenden erfolgt eine Übersicht über die in 2020/2021 durchgeführten und in Umsetzung befindlichen Projekte in den vier Programmen: 1.1.1 Digitale Bürgerservices Im Programm 1 „Digitale Bürgerservices“, das auch digitale Leistungen für Unternehmen umfasst, werden digitale und medienbruchfreie Serviceangebote für Bürger*innen und Unternehmen entwickelt, Innovationspotenziale laufend identifiziert und die Leistungserstellung der OZG-Prozesse (Onlinezugangsgesetz) sichergestellt.
§ Einbindung von Arbeitszeiterfassungsprogrammen der Eigenbetriebe und der Feuerwehr für die Fehlzeitenmeldungen und Zulagenabwicklung
§ Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS) zur Überprüfung der Compliance-Vorschriften
§ Dokumentation und Abwicklung über digitale Workflows für die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlich korrekte Abwicklung der in der Lohnsteueraußenprüfung und Sozialversicherungsprüfung beanstandeten Themen
§ Projektbeteiligung Dokumentenmanagementsystem (DMS), z. B. Pfändungsakte, Entgeltumwandlung, Riesterrente mit Berücksichtigung der Verjährungsfristen
§ Digitales Bescheinigungswesen erweitern (bspw. Elterngeld-, Arbeitsbescheinigung (BEA-Verfahren), Dt. Rentenversicherung (rvBEA))
§ Weiterentwicklungen des Mitarbeiterportals im Hinblick auf automatisierte Erstellung von Bescheinigungen
In Zeiten von Corona wurden die technischen Grundlagen und Rahmenbedingungen geschaffen, dass mobiles Arbeiten in Zukunft für etwa die Hälfte der Beschäftigten, die schon im Büro einen digitalen Zugang haben, ermöglicht werden kann. Die städtischen VPN Zugänge, die neben anderem technische Voraussetzung für mobiles Arbeiten und Telearbeit sind, wurden in kürzester Zeit auf 6.000 ausgeweitet. Dadurch können erheblich mehr Mitarbeitende nun auch im Home-Office arbeiten. Dies ist eine sehr wichtige und erfolgreiche Maßnahme, um einen sehr großen Anteil der klassischen Büroarbeitsplätze auch unter den Bedingungen von Corona arbeitsfähig zu machen und so die Leistungsfähigkeit der Verwaltung für die Bürgerschaft aufrecht zu erhalten. Der Ausbau und die Verbesserung der Systeme muss zwingend weitergehen.
Gleichzeitig hat sich die Einstellung gegenüber der Digitalisierung extrem gewandelt. Damit hat sich in erheblichem Maße auch die Erwartungshaltung erhöht. Forderungen, den Digitalisierungsgrad schnellstmöglich zu erhöhen, wurden und werden ständig mehr. Vieles was hier erforderlich ist, war in der Digitalisierungsstrategie Digital MoveS zwar ohnehin vorgesehen, durch die Pandemie muss dies jedoch erheblich beschleunigt werden.
3. Ausblick - Fortschreibung Strategie Die Strategie von Digital MoveS wird kontinuierlich fortgeschrieben. Eine vollständige Überarbeitung ist erst in den nächsten 1-2 Jahren vorgesehen, im Vordergrund steht derzeit die Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen und Konzeptionierungen sowie die Prüfung der Auswirkungen der IT-Sicherheitsgesetze und deren stadtweite Steuerung. - Grundlagen für einen modernen Arbeitgeber Digitalisierung der Stadtverwaltung – das bedeutet für uns in Stuttgart: Die Menschen stehen im Mittelpunkt. Neue digitale Verfahren sollen den Menschen das Leben erleichtern und nicht komplizierter machen. Unser Grundsatz lautet: Nicht die Menschen dienen der Technik, sondern die Technik dient den Menschen. Das gilt für die Bürger*innen und Unternehmen unserer Stadt, aber auch für die Mitarbeiter*innen in der Stadtverwaltung. Die LHS möchte ihre Beschäftigten binden und auch in Zeiten eines zunehmenden Fachkräftemangels qualifizierte und motivierte Beschäftigte gewinnen. Digitales, flexibles und modernes Arbeiten ist hierfür eine wesentliche Voraussetzung. Dabei müssen aktuelle und künftige Entwicklungen immer im Blick behalten werden. Gerade im Hinblick auf die zukünftig noch stärker projektbasierte Arbeitsweise ist es wichtig, dass der Arbeitsplatz der Zukunft viele Möglichkeiten bietet mit anderen Mitarbeitenden in den Austausch zu kommen. Moderne und agile Arbeitsformen, wie beispielsweise das Daily Scrum Meeting oder Collaboration Tools, kommen in ämterübergreifenden, interdisziplinären Projektteams stärker zum Einsatz und ergänzen die projektbasierte Zusammenarbeit. Dafür werden eine flexible und offene Arbeitsplatzgestaltung benötigt, die die neuen Formen der Zusammenarbeit aufgreift und abbildet und damit moderne Arbeitsformen möglich macht und die sich verändernde Organisation unterstützt. Finanzielle Auswirkungen In der vorliegenden Mitteilungsvorlage werden die zur Anmeldeliste („Rote Liste“) des Doppelhaushalt 2022/2023 angemeldeten und von Referat AKR als notwendig erachteten Bedarfe vorgestellt. Verwaltungsintern wurde angesichts des angemeldeten hohen Haushaltsvolumens ein Priorisierungsprozess vereinbart, um über die „Grüne Liste“, im Kontext der Anmeldungen vordringlicher Ressourcenbedarfe für Maßnahmen aus anderen Bereichen sowie den finanziellen Rahmenbedingungen des Doppelhaushaltsplans 2022/2023, einen finanzier- und umsetzbaren Vorschlag im Haushaltsplanentwurf zum Doppelhaushalt 2022/2023 und der Finanzplanung bis 2026 zu machen. Um die aufgeführten notwendigen Maßnahmen zur weiteren Digitalisierung realisieren zu können, sind entsprechende finanzielle und personelle Ressourcen erforderlich. Perspektivisch: Je mehr Anwendungen an den Start gehen, desto mehr Arbeiten für Wartung und Betreuung werden perspektivisch erforderlich sein, um den laufenden Betrieb zu halten (personelle und finanzielle Ressourcen). Ebenso werden sich über die Veränderung der Arbeitsprozesse und die Optimierung der Arbeitsläufe neben qualitativen Verbesserungen auch Entlastungen bei der Aufgabenerledigung ergeben, die im Zuge der Umsetzung einzelner Maßnahmen des Pakets „Digital MoveS“ jeweils dokumentiert werden sollen. Im Hinblick auf den erheblichen Einsatz von personellen und finanziellen Ressourcen ist es ein Ziel, über diese Entlastungen Bericht zu erstatten und die Effizienzgewinne zumindest teilweise auch wieder zur Refinanzierung der Projektkosten einzusetzen. 1. Einmalige und laufende Aufwendungen (Maßnahmen) Um die geplanten Maßnahmen vollumfänglich umzusetzen, sind Hardware und Software IuK-Projektmittel im Doppelhaushalt 2022/2023 von insgesamt rund 32 Mio. Euro (17 Mio. Euro in 2022 und 15 Mio. Euro in 2023) erforderlich. Für die Umsetzung im Zeitraum bis 2026 sind insgesamt rund 48 Mio. EUR im Finanzplan vorzusehen (siehe Darstellung in der Tabelle). Mit der Umsetzung der Maßnahmen werden steigende Aufwendungen bei der Wartung und den Mietlizenzen erwartet. Bezogen auf das Basisjahr 2021 wird in 2022 mit einer Steigerung von 1,9 Mio. EUR und in 2023 von 4 Mio. EUR gerechnet. Große Positionen für Wartungen sind bspw.:
- Digitale Verkehrsflussoptimierung: 2022: 400 TEUR, 2023: 500 TEUR
- Nachfolgelösung Oracle-Datenbank: 2022: 200 TEUR, 2023: 500 TEUR
- Einführung Low Code: 2022: 200 TEUR
Die personellen Ressourcen und organisatorischen Zuordnungen sind in der Anlage 1 ersichtlich.