Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0414-07.00
GRDrs 195/2010
Stuttgart,
07/19/2010



Betriebsverträge mit dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (ZV KDRS)
1. Kooperationsvertrag zur Bereitstellung kommunaler Datenverarbeitungsverfahren
2. Vertrag über den SAP-Betrieb



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		nicht öffentlich
öffentlich		28.07.2010
28.07.2010



Beschlußantrag:

1. Die Landeshauptstadt Stuttgart (LHS) setzt die Kooperation mit dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) im Bereich der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren mit den Grundzügen des bisherigen Vertragswerks um weitere fünf Jahre bis 31.12.2015 fort. Danach verlängert sich die Laufzeit jeweils um ein Jahr, falls der Vertrag nicht fristgerecht gekündigt wird.
Die Verwaltung wird beauftragt und ermächtigt, den Kooperationsvertrag auf dieser Basis abzuschließen.

2. Der Vertrag über den SAP-Betrieb wird mit KDRS um weitere fünf Jahre bis 31.12.2015 verlängert. Danach verlängert sich auch hier die Laufzeit jeweils um ein Jahr, falls der Vertrag nicht fristgerecht gekündigt wird.
Die Verwaltung wird beauftragt und ermächtigt, den Vertrag mit KDRS zu den aufgeführten Konditionen abzuschließen.

3. Die finanzielle Abwicklung der Verträge mit KDRS erfolgt weiterhin innerhalb des zentralen Budgets der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts bei folgenden Sachkonten:

44560020: Kostenerstattung/Fallpreisentgelte KDRS/RZRS
44560010: Kostenerstattung SAP-Betrieb KDRS/RZRS
Nachrichtlich - 43130010: Umlage Zweckverband KDRS


In den Entwurf des Doppelhaushalts 2011 wurden Mittel in entsprechender Höhe eingeplant.


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) und die Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH (RZRS) sind bisher die Partner der LHS für den Betrieb der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren und des Kommunalen Finanzwesens (SAP). Die Laufzeit der hierfür abgeschlossenen Verträge endet am 31.12.2010, was eine Neubewertung möglich machte.

Der bestehende Kooperationsvertrag mit KDRS beinhaltet die Bereitstellung und den Betrieb der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren. Unter Berücksichtigung regionalpolitischer Aspekte des DV-Verbundes Baden-Württemberg soll die Kooperation mit den bewährten vertraglichen Grundzügen wie Abrechnung nach verbrauchsbezogenen Fallpreisen und Volumenrabatt fortgeschrieben werden. Die betriebswirtschaftlichen Risiken sind zwischen den Vertragspartnern ausgewogen verteilt. Hinsichtlich der für die LHS künftig zu erbringenden Dienstleistungen wurden mit der neuen Servicevereinbarung deutliche Verbesserungen erreicht.
Es wird vorgeschlagen, auf dieser Basis die Kooperationsvereinbarung um weitere fünf Jahre bis 31.12.2015 zu verlängern.

Der Vertrag über den SAP-Betrieb (vormals SAP-Regelbetrieb) beinhaltet die bei der LHS eingesetzten SAP-Verfahren. Grundlage der jetzt ausgehandelten Konditionen war ein Benchmarking des bisherigen Vertragswerks, das 2009 noch vor der Haushaltskonsolidierung vorbereitet wurde. Mit diesem Benchmarking wurde der bisherige Vertrag mit anderen marktüblichen SAP-Betriebsvereinbarungen sowohl leistungs- als auch preismäßig - unter Berücksichtigung der spezifischen kommunalen und auch städtischen Gegebenheiten - verglichen. Die Ergebnisse des Benchmarkings flossen in die Vertragsverhandlungen ein. Der neue Vertrag wurde bzgl. der Leistungsmerkmale und des Preises deutlich verbessert und liefert nun einen wichtigen Beitrag für die Haushaltskonsolidierung ab dem Jahr 2011. Die Vorgaben des HSK 2009 bezüglich der Leistungen des KDRS werden durch die Vertragsanpassung vollständig umgesetzt.

Es wird vorgeschlagen, auf Grundlage der verbesserten Konditionen auch diesen Vertrag um weitere fünf Jahre bis 31.12.2015 zu verlängern.

Aufgrund der Entscheidungen zum europäischen Wettbewerbsrecht bzgl. interkommunaler Kooperationen wird die Fortsetzung der Vertragsbeziehungen ausschließlich auf den Zweckverband KDRS ausgerichtet.

Finanzielle Auswirkungen

Siehe ausführliche Begründung


Beteiligte Stellen

Das Referat WFB hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

Keine

Erledigte Anträge/Anfragen

Keine



Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Ausführliche Begründung
Anlage 1 zur GRDrs 195/2010



1. Ausgangslage

Die Landeshauptstadt (LHS) hatte mit GRDrs 141/1996 entschieden, die Aufgaben des Rechenzentrums der Landeshauptstadt Stuttgart auf den Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (ZV KDRS) und die Rechenzentrum Region Stuttgart GmbH (RZRS) ab 01.01.1997 zu übertragen. Diese Übertragung wurde als "Große Lösung" und „Kooperationsvertrag“ bezeichnet. Sie bezog sich ausschließlich auf den Betrieb der Großrechnerverfahren bzw. kommunalen Datenverarbeitungsverfahren und wurde mit den GRDrs. Nr. 480/2002, Nr. 783/2002 und Nr. 199/2005 bis 31.12.2010 verlängert.

Parallel dazu betreibt die LHS seit 01.12.1999 die Verfahren des Neuen Kommunalen Finanzwesens beim ZV KDRS und der RZRS (SAP-Betrieb). Mit den Gemeinderatsentscheidungen Nr. 112/1999 und 199/2005 wurden Betriebsvereinbarungen mit einer Laufzeit bis 31.12.2010 beschlossen. Neben der Laufzeit dieses Vertrages ist auch die Kündigungsoption mit dem Kooperationsvertrag identisch. Insofern war es möglich, das „Gesamtpaket“ beider Leistungsbereiche in die Neuverhandlung der Verträge zu integrieren, wobei deren Eigenständigkeit und Spezifika auch künftig erhalten bleiben soll. In der weiteren Begründung werden deshalb die beiden Vertrags- und Leistungsbereiche jeweils für sich dargestellt.

Die Verträge mit ZV KDRS und RZRS sind sehr eng mit dem Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg verknüpft, denn die LHS ist in Baden-Württemberg und bei KDRS der mit Abstand umsatzstärkste Kunde. Gleichzeitig verfügen die Vertreter der LHS in den Gremien des DV-Verbundes über Sitz und Stimme, haben aber kein mehrheitliches Mandat. Insofern haben vertragliche Änderungen und Entwicklungen der Leistungsabnahme bei KDRS immer auch regionalpolitische Aspekte zu berücksichtigen.

Die betriebswirtschaftliche Betrachtung der Zusammenarbeit mit KDRS weist für den Ansatz 2010/2011 jährliche Kosten von ca. 7,5 Mio. EUR (inkl. Sonderleistungen) aus. Seit Bestehen des KDRS 1974 erreicht der Leistungsaustausch mit der LHS bis heute eine Größenordnung von rund 100 Mio. EUR.

Aufgrund der Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs zu Vergaben bei interkommunalen Kooperationen sollen künftig die KDRS-Verträge ausschließlich mit dem Zweckverband abgeschlossen werden. Die RZRS GmbH tritt mittelbar im Rahmen des internen Geschäftsbesorgungsvertrages mit ZV KDRS auf.


2. Kooperationsvereinbarung über kommunale Datenverarbeitungsverfahren (Kooperationsvertrag)

Die Landeshauptstadt Stuttgart ist als größte Anwenderin kommunaler DV-Verfahren in Baden-Württemberg seit 1974 regionalpolitische Partnerin des KDRS. Würden die Leistungen aus dem Bereich der kommunalen Datenverarbeitungsverfahren nicht mehr bei KDRS bezogen, hätte dies erhebliche betriebliche Auswirkungen bis hin zu existentiellen Fragestellungen für Zweckverband und GmbH. Diese vielfältigen Verfahrensdienstleistungen können wegen des starken kommunalen Bezugs nicht frei am Markt eingekauft werden, sondern bleiben weitgehend auf den DV-Verbund Baden-Württemberg beschränkt.

Aus diesen Gründen wurden die bisherigen Verhandlungen mit der Zielrichtung geführt, das bestehende Vertragswerk in seinen Grundzügen fortzuschreiben, aber qualitativ weiterzuentwickeln. Dazu zählen folgende Punkte:

· Beibehaltung der betriebswirtschaftlichen Basis mit Fallzahlen, Fallpreisen und Rabatt
· Regelungen für den Fall der Reduzierung des Aufgabenumfangs
· Verfahrensliste inkl. Nachfolgeverfahren
· Service-Level-Vereinbarung mit Pönalen

Das Vertragswerk wurde auf die heute noch notwendigen Inhalte reduziert und um neue, praxisgerechtere sowie marktübliche Regelungsinhalte ergänzt. Hier sind folgende Stichworte zu nennen:

· Ablösung des verbrauchsbezogenen Pauschalentgelts durch eine jahresbezogene Abrechnung der Fallzahlen nach Leistungskatalog unter Berücksichtigung von Sondervereinbarungen.
· Nachhaltige Partizipation der LHS an Bonuszahlungen und anderen Rückvergütungen oder Gratifikationen und damit Gleichbehandlung mit anderen Kunden des KDRS
· Erhöhung der zugesagten Systemverfügbarkeit
· Verbesserte Servicevereinbarung mit Regelungen zu Wiederanlauf- und Reaktionszeiten, prozessbezogene Supportstrukturen und Berichtswesen
· Ausfallsicherheit, Katastrophenvorsorge und Backup
· Offenheit der Rahmenregelung zur vereinfachten Aufnahme künftiger Verfahrensleistungen
· Laufzeit fünf Jahre bis 31.12.2015

Diese Aspekte wurden intensiv verhandelt und tragfähige Lösungen fixiert. Auch die Interdependenz zum SAP-Bereich wurde bei der Regelung zur Aufgabenreduzierung berücksichtigt. Die vom Gemeinderat mit GRDrs. Nr. 477/2009 beschlossenen Eckwerte für die Einführung der Personalmanagementsoftware dvv.Personal inkl. Übergangsleistungen sind enthalten.

Finanziell lässt die Fortschreibung des Vertrages auf dieser Basis nach heutiger Erkenntnis für 2011 ein Fallpreisentgelt (inkl. Sonderleistungen) von rund 2,8 Mio. EUR erwarten. Dies entspricht in etwa dem Wert, der im Haushalt festgesetzt wurde. Die KDRS-Umlage wird nach einem Einwohnerschlüssel wie bisher veranlagt.

3. Vertrag über den SAP-Betrieb

Der SAP-Regelbetrieb der LHS erfolgt seit der Umstellung des damaligen Rechnungswesens auf die SAP-Anwendung im Jahre 2000 bei KDRS/RZRS. Nach der mittlerweile erfolgten Umstellung auf die kommunale Doppik befinden sich nun folgende SAP-Anwendungen im laufenden Betrieb:

· Anlagenbuchhaltung
· Betriebe gewerblicher Art
· Darlehensverwaltung
· Finanzwesen
· Geschäftspartnerbuchhaltung
· Haushalt, Kosten- und Leistungsrechnung
· Immobilienmanagement
· Instandhaltung
· Kreditorenbuchhaltung
· Materialwirtschaft
· Vertrieb, Fakturierung
· Zeiterfassung

Die Ausgaben für den laufenden SAP-Betrieb (inkl. Doppik) betragen im Jahr 2010:

SAP-Betrieb KDRS / RZRS ca. 2,5 Mio. EUR

Mit Hilfe des SAP-Benchmarkings konnte in den Verhandlungen eine deutliche Reduzierung des Betriebspreises erreicht werden, der trotz steigenden Leistungsumfangs sukzessive jedes Jahr weiter abgesenkt werden kann. Es ergeben sich folgende zukünftige Betriebsausgaben:

20112012201320142015
SAP-Betrieb KDRS1.950.000,-- EUR1.900.000,-- EUR1.875.000,-- EUR1.850.000,-- EUR1.785.000,-- EUR

Ab dem Jahr 2011 ergibt sich somit eine Einsparung von 550.000 Euro gegenüber 2010. Diese Einsparung steigt bis 2015 jährlich weiter an und liefert somit einen wichtigen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung. Die Vorgaben des HSK 2009 können in vollem Umfang umgesetzt werden.

Zusätzlich wurden folgende wesentliche Verbesserungen gegenüber dem bisherigen Vertrag erreicht:

· Der Preis für neue Lizenzen und der Wartungspreis pro Lizenz werden auf dem heutigen Niveau eingefroren.
· Das Benutzerwachstum ist ohne betriebliche Mehrkosten enthalten (zusätzlich benötigte Lizenzen und deren Wartung werden - wie vorstehend erwähnt - zum heutigen Preis in Rechnung gestellt).
· Ein Ausbau dieses Systems um weitere Module ist enthalten.
· Die Steuerungsmöglichkeiten der LHS können durch eine deutlich verbesserte Transparenz und ein umfangreicheres Berichtswesens erheblich verbessert werden.
· Die Service-Vereinbarungen werden ausgeweitet.

Im Gegenzug wird die Leistungserbringung von KDRS in deutlichem Umfang standardisiert und eine Obergrenze an Personentagen vereinbart. Von der LHS gewünschte Veränderungen am SAP-System werden schneller kostenpflichtig.


4. Fazit:

Mit der Fortführung des Kooperationsvertrages bis 2015 bezieht die LHS weiter verbesserte Verfahrensleistungen auch künftig verbrauchsbezogen und zu rabattierten Konditionen beim DV-Verbund Baden-Württemberg. Sie kann über die Leistungsabnahme im Einzelfall selbst entscheiden. Die betriebswirtschaftlichen Risiken sind zwischen den Vertragspartnern ausgewogen verteilt und von der Fallentwicklung abhängig.

Mit der Verlängerung des Vertrags über den SAP-Betrieb wird die LHS in den kommenden fünf Jahren den SAP-Betrieb weiterhin über KDRS als externen Dienstleister beziehen. Der neue Vertrag führt für die LHS sowohl preislich als auch inhaltlich zu deutlichen Verbesserungen. Das betriebliche Management wird auf Seiten beider Vertragspartner wesentlich stringenter erfolgen als bisher.


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