Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz: OB 5815-02 (10-3.4)
GRDrs 797/2010
Stuttgart,
11/22/2010



Haushaltssicherungskonzept 2009 - Maßnahmen zur Haushaltskonsolidierung
hier: Zentralisierung von IT-Leistungen



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Beratung
Vorberatung
Beschlussfassung		nicht öffentlich
öffentlich
öffentlich		24.11.2010
15.12.2010
16.12.2010



Beschlußantrag:

1. Im Rahmen der Umsetzung der vom Gemeinderat am 28. Juli 2010 beschlossenen Maßnahme zur Zentralisierung von bislang dezentral wahrgenommenen IuK-Aufgaben, insbesondere im Bereich der technischen IuK-Betreuung (vgl. GRDrs 281/2010), wird in einem ersten Schritt an insgesamt 4 Stellen bei 14 Ämtern und einem Eigenbetrieb (sog. „Platzhalter“) der KW-Vermerk 01/2012 im Vorgriff auf den Stellenplan 2012 angebracht. (Die Übersicht über die Stellenanteile, an denen der KW-Vermerk 01/2012 anzubringen ist, ist als Anlage Bestandteil dieser GRDrs und wird in Form einer Tischvorlage im RSA am 24.11.2010 eingebracht).
2. Die Verwaltung wird beauftragt, nach Abschluss einer Organisationsuntersuchung zu den Haushaltsberatungen 2012/2013 die endgültige Zuordnung der abzubauenden Stellen festzulegen, damit zu den Stellenplänen 2012/2013 die entsprechenden Konsequenzen gezogen werden können.



Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

1. Beschlusslage:

Mit der GRDrs 281/2010 hat der Gemeinderat am 28. Juli 2010 den Zielbeschluss gefasst, bislang dezentral wahrgenommene IuK-Aufgaben, insbesondere im Bereich der technischen IuK-Betreuung, zu zentralisieren. Im Zuge der Zentralisierung sind in den Jahren 2011 bis 2013 insgesamt zehn Stellen (davon 2011 und 2012 je vier Stellen, 2013 zwei Stellen) mit einem Einsparvolumen von 500.000 Euro abzubauen.



2. Derzeitige Situation:

Bei der LHS wird die technische IuK-Betreuung einerseits zentral von der Abteilung Infor­ma­tions- und Kom­mu­nikationstechnik des Haupt- und Personalamtes (Abt. IuK ) für die Ämter und Eigenbetriebe gegen Verrechnung erbracht und anderer­seits wer­den diese Leistungen komplett oder teilweise in unterschiedlichster Arbeitsteilung von den Fachämtern und Eigenbetrieben amts- bzw. eigenbetriebsbezogen selbst erbracht. Bei den IuK-Leistun­gen, die die Fach­ämter / Eigenbetriebe für ihre Mitarbeiter/-innen erbringen, han­delt es sich z.B. um die Behebung von Störungs­meldungen am PC, die Installation von Hard- und Soft­ware, die Betreuung der Anwender/-innen und der Verfah­ren sowie der PC- bzw. Note­book­administration. Für man­che Aufgaben bestehen Verträge mit exter­nen Dienst­leistern.

Für IT-Dienstleistungen werden in der Stadtverwaltung zentral (Haupt- und Personalamt) und dezentral (Fachämter und Eigenbetriebe, ausgenommen Klinikum Stuttgart) insgesamt nach einer aktuellen Einschätzung ca. 150 Stellen vorgehalten (in GRDrs 281/2010 war man von ca. 130 Stellen ausgegangen).



3. Ziele der IT- Zentralisierung

Neben einer verbesserten Steuerung sollen mit der Zentralisierung weiterer Funktionen, insbesondere im Bereich der technischen IuK-Betreuung, folgende Ziele erreicht werden:

· Bündelung des IuK-Fachwissens und Aufbau von Kompetenzschwerpunkten
· verbesserte Koordination der Fortbildung
· effizientere Nutzung und Auslastung vorhandener technischer Ressourcen
· verbesserte Personaldisposition (z.B. Ausgleich von Personalausfällen)
· Verbesserung im Bereich Client-Architektur*
· Optimierung der Geschäftsabläufe einschließlich der Vermeidung von Reibungsverlusten sowie die Vereinheitlichung von Standards.

* Verbesserung bei der Bereitstellung von Software auf dem PC


4. Synerergieeffekte durch IT- Zentralisierung

Durch Zentralisierungsmaßnahmen können Geschäftsabläufe optimiert und vereinheitlicht werden. Sowohl durch diese Maßnahme als auch durch die Bündelung von Personalressourcen in einem „Personalverbund“ ergeben sich Synergieeffekte, die die Wirtschaftlichkeit in der Erbringung der IT-Dienstleistungen verbessern. Die Synergieeffekte sollen als Ergebnis einer Organisationsuntersuchung identifiziert werden. In Erwartung des prognostizierten Einsparpotentials hat der Gemeinderat den Zielbeschluss gefasst, durch IT-Zentralisierung insgesamt zehn Stel­len in den Jahren 2011 bis 2013 mit einem Einsparvolumen von 500.000 € abzu­bauen.


5. Weiteres Vorgehen

Zur Identifi­kation von Einspar­po­ten­zialen wird ­eine extern begleitete Organi­sa­tions­unter­suchung durchge­führt. Das Beratungsunter­nehmen wird eine Ist-Er­he­­­­bung bei Fachämtern, Eigenbe­trie­ben und bei Teilen der Abteilung IuK beispiels­weise über Auf­ga­ben und Prozess­beteiligte un­ter Beteili­gung der je­wei­l­igen Mitarbei­ter/-innen durch­füh­ren. Es sollen Empfehlungen für konkrete Umsetzungs­maß­nah­men und gegebenenfalls deren Kos­ten angegeben werden (Soll-Konzept).

Als Ergebnis der Untersuchung sollen Aussagen hinsichtlich einer möglichst einheitlichen Struktur vorliegen, dazu gehören auch Aussagen darüber, welche Aufgaben/Stel­len de­zen­tral ver­bleiben, wel­che zentralisiert werden und welche eingespart werden kön­nen. Die Dar­stel­lung ver­­schie­de­ner Szenarien, die die Auswirkungen einer jeweils unter­schied­lichen Zahl von Stel­len­ein­sparungen bzw. -verschiebungen auf die Ser­vice­­qua­li­täten aufzeigen (also die Konse­quen­zen der Personaleinsparungen), ist ge­for­dert. Eben­so werden Aussa­gen zu Veränderungen in der Zusammenarbeit zwischen den Fach­äm­tern und Eigenbetrieben und der zentralen IuK-Abteilung erwartet.

Die Untersuchung wurde im November ausgeschrieben. Für den Beginn der Untersuchung ist Anfang Februar 2011 vorgesehen. Sie ist auf neun Monate angelegt, so dass die Ergebnisse voraussichtlich zum 31.10.2011 vorliegen.

In einer Besprechung der Verwaltungsleitungen sowie der Koordination der IuK der Fachämter und Eigenbetriebe wurde am 3. November das Vorgehen abgestimmt. Der Gesamtpersonalrat Verwaltung ist in die Ausschreibung einbezogen.




6. Finanzierung der Untersuchung (bis zu 100.000 €)

Die Finanzierung der Untersuchung erfolgt durch Umschichtung vorhandener Budgetmittel.




7. Umsetzung des Zielbeschlusses und Sicherung der erwarteten Einspareffekte

Im Zuge der Umsetzung des Zielbeschlusses in den Jahren 2011 bis 2013 insgesamt zehn Stellen (davon 2011 und 2012 je vier Stellen, 2013 zwei Stellen) mit einem Einsparvolumen von 500.000 Euro abzubauen, werden in einem ersten Schritt an insgesamt 4 Stellen bei 14 Ämtern und einem Eigenbetrieb (sog. „Platzhalter“) der KW-Vermerk 01/2012 im Vorgriff auf den Stellenplan 2012 angebracht. Die Übersicht über die Stellenanteile, an denen der KW-Vermerk 01/2012 anzubringen ist, ist als
Anlage Bestandteil dieser GRDrs. Zur Vorbereitung des Zielbeschlusses wurde vom Haupt- und Personalamt eine Übersicht über geschätzt eingesetzte Stellen im IuK-Bereich der Ämter und Eigenbetriebe gefertigt. Dieses Datenmaterial wird im Rahmen der Untersuchung verifiziert. Das Haupt- und Personalamt hat die geschätzten Stellenzahlen der Ämter und Eigenbetriebe der 5 Segmente des Untersuchungsbereichs (Benutzerservice für „Nicht-Fachverfahren“ (first und second level support), Administration/Betreuung „Fachverfahren“ in der Systemumgebung, Softwareentwicklung und Serverbetreuung) in die Betrachtung einbezogen und an insgesamt 4 Stellen den KW-Vermerk 01/2012 angebracht. Die Anbringung der KW-Vermerke ist anteilmäßig, basierend auf den eingesetzten Stellen des Untersuchungsbereichs unter Beachtung der Rundungsregel (mindestens 0,1 Stellenanteil) vorgenommen worden.

Das Anbringen der KW-Vermerke erfolgt an sog. „Platzhalterstellenanteilen“. Das heißt, dass dieses Anbringen für die betroffenen Ämter und Eigenbetriebe nur vorläufigen Charakter hat, da erst der Abschluss der Untersuchung die Einspareffekte identifiziert und erst im Rahmen der Stellenplanberatungen 2012/2013 die endgültigen stellenplanmäßigen Konsequenzen gezogen werden.


Finanzielle Auswirkungen

Entsprechend dem Zielbeschluss des Gemeinderats wird ein Einsparvolumen von 500.000 € ab 2012 erwartet.




Beteiligte Stellen

Die Referate AK und WFB waren beteiligt.




Dr. Wolfgang Schuster

Anlagen



Wird als Tischvorlage im RSA am 24.11.2010 ausgegeben und anschließend an die Mitglieder von VA und GR nachgereicht.


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Anlage_Original_ zur GRDrs 797_2010_Stand 22.11.2010.doc