Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Jugend und Bildung
Gz:
JB
GRDrs
802/2022
Stuttgart,
12/12/2022
Europaweite Ausschreibung für eine Kita-App
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
14.12.2022
Beschlußantrag:
1. Die Verwaltung wird beauftragt, eine europaweite Ausschreibung für eine Kommunikations-App für den Bereich der Kindertagesbetreuung durchzuführen.
2. Die Anwendung wird als „Software as a Service“ (SaaS) bereitgestellt werden.
3. Die erforderlichen Mittel in Höhe von ca. 85.000 EUR pro Jahr stehen im Teilhaushalt 170 - Amt für Digitalisierung, Organisation und IT innerhalb des IuK-Maßnahmenplans 2022/2023 zur Verfügung.
Begründung:
Ausgangslage
Wichtige Voraussetzung einer guten Bildungspartnerschaft zwischen Kindertageseinrichtungen und Eltern bzw. Sorgeberechtigten ist eine funktionierende Kommunikation, die sich an die Lebenspraxis der Eltern/Sorgeberechtigten anpasst.
Der städtische Träger von Tageseinrichtungen für Kinder, Schülerhäusern und Ganztagsschulbetreuung möchte deshalb eine App einführen, welche die Kommunikation zwischen den Einrichtungen und den Eltern erleichtert. Es geht dabei nicht um das Ersetzen von persönlichen Gesprächen zwischen Fachkraft und Eltern, die selbstverständlich nach wie vor einen hohen Stellenwert haben, sondern um das direkte, strukturierte und zeitnahe Übermitteln von Informationen (einfache Nachrichten, Einladungen) und das Einholen von vordefinierten Rückmeldungen.
Was sich im Regelbetrieb bereits abgezeichnet hat, hat sich in den Schließzeiten während der Pandemie verdeutlicht: es müssen schnelle und unkomplizierte Kommunikationswege zwischen den Eltern und den Einrichtungen eröffnet werden, um im Alltag, aber auch in Krisensituationen reaktionsfähig zu sein.
Die Kita-App ist Teil des Programms Digitaler Bürgerservice, das im Rahmen der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie der LHS verfolgt wird.
Das Projekt kann relativ schnell umgesetzt werden, da nur noch Anpassungen erfolgen müssen. Zudem kann eine große Außenwirksamkeit erzielt werden, da damit die schon lange bestehenden Erwartungen der Eltern nach einer einfachen und spürbar verbesserten Kommunikation mit den Einrichtungen erfüllt werden können.
Zielsetzung
Digitale Medien ermöglichen es, Informationen in unterschiedlicher Weise zeit- und ortsunabhängig zu verbreiten und die verschiedenen Zielgruppen zu erreichen.
Die Einführung einer Kita-App soll den Alltag von Einrichtungsleitungen entlasten. Zeitaufwändige Tätigkeiten, Eltern per Zettel anzuschreiben, zu informieren und Antworten einzuholen, werden digitalisiert. Der Informationsfluss soll dadurch verbessert und transparenter gestaltet werden. Für die Tageseinrichtungen soll durch die Kita-App die Kommunikation mit den Eltern unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen wesentlich vereinfacht werden.
Gewinn für die Einrichtungen:
·
Zeitersparnis bei einfachen Nachrichten, Informationen und Einladungen
·
Digitale Lesebestätigung gibt Sicherheit, dass Nachricht empfangen wurde
·
Vordefinierte Rückmeldungen, die auswertbar sind
·
Einfachere Terminvereinbarung
·
Einbindung aller Sorgeberechtigten (parallel und gleichberechtigt)
·
Kostenersparnis bei Drucker und Papier
Gewinn für Familien:
·
Eltern/Sorgeberechtigte erhalten auf sicherem und zuverlässigem Weg wichtige und aktuelle Informationen über die Kita oder über ihr Kind
·
Termine können in den privaten Terminkalender übernommen werden
·
Rückmeldungen können einfach und schnell gegeben werden
Darüber hinaus sollen allgemeine Trägerinformationen über einen zentralen Kommunikationskanal übermittelt oder auf einer dafür bereitzustellenden Plattform veröffentlicht werden können.
Die Kita-App wird als eigenständige Anwendung ohne Verknüpfung zum beim städtischen Träger eingesetzten Verwaltungsprogramm NH-Kita eingeführt werden. Die Anwendung soll in Abgrenzung dazu nur für einfache Nachrichten und Terminabsprachen genutzt werden. Eine Chatfunktion, wie es eine Messenger-App anbietet, wird ausdrücklich ausgeschlossen (da aus datenschutzrechtlicher nicht zulässig und für den Einsatz nicht geeignet).
Geplantes Vorgehen im Projekt
Die Ausschreibungsunterlagen werden durch das Jugendamt in enger Abstimmung mit dem Amt für Digitalisierung, Organisation und IT sowie den weiter zu beteiligenden Stellen wie AKR-DSB erstellt.
Angestrebt wird, eine auf dem Markt befindliche Kita-App zu erwerben, die in ihrer Standardlösung die von der LHS gestellten Anforderungen erfüllt, aber auch in die Zukunft gerichtet Erweiterungsoptionen bietet. Sie muss für den professionellen Einsatz in den Einrichtungen und für die Kommunikation geeignet sowie DSGVO-konform sein.
Die Auswahl eines möglichen künftigen Vertragspartners erfolgt durch ein Bewertungsgremium auf Grundlage des vorher definierten Anforderungskatalogs und nach Verifizierung des Angebots im Rahmen einer Präsentation.
Die Ausschreibung soll Ende des Jahres 2022 auf den Weg gebracht werden. Die Ausschreibungszeit bis zum Zuschlag beträgt ca. 6 Monate.
Da es sich um ein niederschwelliges, selbsterklärendes Produkt handeln soll, das den Standards einer App entspricht, kann davon ausgegangen werden, dass nach einer kurzen Pilotphase die App auf alle städtischen Kindertageseinrichtungen ausgerollt werden kann.
Die Eltern/Sorgeberechtigten können sukzessive auf die Nutzung der App umsteigen. Dabei soll die Nutzung der Kita-App für die Eltern/Sorgeberechtigten kostenlos sein.
Die vorhandenen Kommunikationswege bleiben jedoch auch nach Einführung der App für diejenigen bestehen, die aufgrund fehlender Technik bzw. fehlendem Technikverständnis nicht an dem neuen Verfahren teilnehmen können oder nicht wollen. Die Kita-App wird damit nicht zum Ausschluss von Eltern/Sorgeberechtigten führen.
Es ist geplant, die Möglichkeiten der Nutzung der App für die Eltern werbewirksam zu publizieren und somit einen relativ schnellen Effekt und Erfolg zu erzielen.
Finanzielle Auswirkungen
Entsprechend einer aktuellen Markterkundung wird mit jährlichen finanziellen Aufwänden von ca. 85.000 EUR gerechnet. Das bedeutet auf 4 Jahre gerechnet ein Finanzvolumen von insgesamt 340.000 EUR.
Bei der Ermittlung der zu erwartenden finanziellen Aufwände sind bei der Markterkundung die Preismodelle/Preisauskünfte von verschiedenen Anbietern eingeflossen, die die Anzahl der Einrichtungen und/oder die Anzahl der betreuten Kinder berücksichtigen.
Das Vorhaben wurde bereits zum IuK-Maßnahmenplan 2022/2023 angemeldet und ist Bestandteil der Planungen im Rahmen von Digital MoveS.
Eine reale und detaillierte Kostenermittlung kann erst nach Auswertung der Aufschreibung und mit Zuschlagserteilung an den Gewinner der Ausschreibung/den Auftragnehmer erfolgen.
Die Anwendung wird als „Software as a Service“ (SaaS) bereitgestellt werden. Das SaaS-Modell basiert auf dem Grundsatz, dass die Software und die IT-Infrastruktur beim externen Dienstleister betrieben und vom Kunden als Dienstleistung genutzt wird.
In den jährlichen Kosten sind dann alle finanziellen Aufwände und Betreuungsaufwände beinhaltet.
Die für die SaaS-Lösung erforderlichen laufenden Aufwendungen von jährlich ca. 85.000 EUR stehen im Teilhaushaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT zur Verfügung.
Beteiligte Stellen
AKR, WFB
Vorliegende Anträge/Anfragen
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Erledigte Anträge/Anfragen
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Isabel Fezer
Bürgermeisterin
Anlagen
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