212 Protokoll

Protokoll:	Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt Stuttgart	Niederschrift Nr. TOP:	212 7
	Verhandlung	Drucksache:	17/2023
		GZ:

Sitzungstermin:	10.05.2023
Sitzungsart:	öffentlich
Vorsitz:	EBM Dr. Mayer
Berichterstattung:
Protokollführung:	Frau Schmidt as
Betreff:	Microsoft Office Upgrade auf M365 Apps

Beratungsunterlage ist die Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht vom 08.05.2023, GRDrs 17/2023, mit folgendem

Beschlussantrag:

1. Von den Ergebnissen der Marktanalyse und der Bewertung von geeigneten Nachfolgeprodukten für Microsoft Office 2016 wird Kenntnis genommen. Der Gemeinderat stimmt zu, dass die Verwaltung die Clients der Stadt Stuttgart von Office 2016 auf M365 Apps aktualisiert.

2. Der stadtweiten Umstellung der Standard-Office-Anwendung auf Microsoft M365 Apps mit Gesamtprojektkosten von bis zu 3.450.000,- EUR (inkl. Beratung, Lizenzierung/ Wartung/ Pflege bis Ende 2025 und Anpassungsbedarf Fremdsysteme) wird zugestimmt. Dies beinhaltet insbesondere den Bezug von Dienstleistungen für Beratungen sowie Anpassungen an Fremdsysteme, aber auch die Beschaffung von Produktlizenzen (z.B. über einen Rahmenvertrag).

3. Dem Oberbürgermeister werden - soweit nicht bereits eine Verwaltungszuständigkeit besteht - zur Umsetzung von Beschlussziffer 2 gem. § 44 Abs. 2 Satz 1 Var. 3 GemO die zur Konkretisierung der Beschlussziffer 2 notwendigen Beschaffungsentscheidungen sowie die Durchführung aller notwendigen Vergaben und Vertragsabschlüsse sowie die Entscheidung über die Vergabe entsprechender Rahmenverträge und die Beschaffungen (Abrufe) aus diesen übertragen.

4. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt "Finanzielle Auswirkungen" gedeckt.

Die Beratungsunterlage ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.

StR Perc (SPD) signalisiert grundsätzliche Zustimmung zur Vorlage, hinterfragt aber Beschlussantragsziffer 3; eine besondere Eilbedürftigkeit sei nicht gegeben.

Für die Umstellung auf Open Source spricht sich StR Urbat (Die FrAKTION LINKE SÖS PIRATEN Tierschutzpartei) aus. Am sinnvollsten sei es, wenn das gesamte Bundesland einen Umstieg vollzöge, da somit die Kommunen untereinander kompatibel bleiben könnten. Dies müsse über Komm.ONE geregelt werden. Aufgrund der hohen Kosten könne gesagt werden, Microsoft nehme die Kommunen aus "wie Weihnachtsgänse". Die Situation sei sehr unbefriedigend.

EBM Dr. Mayer verweist auf zahlreiche landeseinheitliche Verfahren, die Microsoft Office voraussetzten. Wenn dies nicht gegeben sei, kapsele sich die Stadt ab und erschwere die Digitalisierung in der Stadtverwaltung und alle Vorhaben im Bereich Onlinezugangsgesetz deutlich. Manche Städte hätten es mit Open Source versucht, seien dann aber wieder zu Microsoft zurückgekehrt. Derzeit sei Microsoft leider ein unverzichtbares Produkt. Zur Anmerkung von StR Perc führt er aus, es liege ein Rahmenvertrag vor, aus dem ohnehin Lösungen abgerufen würden. Da nicht bekannt sei, wie viele von diesen Produkten aus dem Rahmenvertrag herausgeholt werden könnten, erfolge durch Beschlussantragsziffer 3 eine vorsorgliche Legitimierung, falls dieser Rahmenvertrag unauskömmlich sei.

Ergänzend merkt Herr Deist (Do.IT) an, es handle sich um ein sehr komplexes Thema; Office sei stark mit anderen Anwendungen verzahnt, woraus sich spezielle Bedürfnisse ergäben.

Herr Illi (DO.IT) bestätigt den bestehenden Rahmenvertrag mit einem bestimmten
Volumen, das im Rahmen des Projektes erreicht werde. Sobald der Rahmenvertrag ausgeschöpft sei, müsse eine neue Bezugsquelle geschaffen werden. Es sei geplant, zwischen 12.000 und 14.000 User umzustellen, wodurch es möglich sei, dass in einer Charge mehrere tausend Lizenzen benötigt würden. Mit der Vorlage erbitte man die Freigabe, um auf kurze Vorlaufzeiten in Abstimmung mit den Ämtern reagieren zu können.

Der Vorsitzende verweist auf das Beschaffungsvolumen von 3,5 Mio. EUR bis 2025. Dies liege so weit über der Verwaltungszuständigkeit, dass schon einzelne Chargen innerhalb der Migration immer wieder Gemeinderatszuständigkeiten auslösten. Daher sei eine Ermächtigung sinnvoll, um in den kommenden ein bis zwei Jahren nicht immer wieder mit dem gleichen Sachverhalt im Verwaltungsausschuss vorstellig zu werden.

EBM Dr. Mayer stellt fest:

Der Verwaltungsausschuss beschließt einstimmig wie beantragt (2 Enthaltungen).

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