Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
0336-11.03
GRDrs
306/2023
Stuttgart,
04/24/2023
Ermächtigung für das Projekt "Einführung neues Ratsinformationssystem"
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat
Vorberatung
Beschlussfassung
öffentlich
öffentlich
26.04.2023
27.04.2023
Beschlußantrag:
4
Seite 2
Seite 4
1. Die Verwaltung wird beauftragt, die Beschaffung eines neuen Ratsinformationssystems als Ersatz für die bisherigen Systeme KSD und KORVIS/CUPARLA auszuschreiben.
2. Dem voraussichtlichen Finanzierungsvolumen von insgesamt bis zu 300.000 € für die Beschaffung und Implementierung des neuen Ratsinformationssystems sowie den voraussichtlichen Wartungsaufwendungen von jährlich 20.000 € wird zugestimmt. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.
3. Vom projektbezogenen Personalbedarf zur Einführung eines neuen Ratsinformationssystems im Umfang von 1,0 Vollzeitkräften wird Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird ermächtigt, hierfür Personal im Umfang von 1,0 VZÄ in EG 9b ab sofort befristet bis zum 30.06.2026 außerhalb des Stellenplans zu beschäftigen.
4. Den hieraus entstehenden überplanmäßigen Personalaufwendungen für das Haushaltsjahr 2023 i. H. v. 39.200 € im Teilergebnishaushalt des Haupt- und Personalamts in der Kontengruppe 400 – Personalaufwendungen wird zugestimmt. Die Deckung erfolgt über eine Inanspruchnahme der im Teilergebnishaushalt 900 – Allgemeine Finanzwirtschaft, Amtsbereich 9006120 – Sonstige allgemeine Finanzwirtschaft, in Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen veranschlagten Deckungsreserve (Teilplanansatz für Personalaufwand). Für die Jahre 2024 ff. wird der Personalaufwand i. H. v. 78.400 € p.a. bei der Planung des Doppelhaushalts 2024/2025 berücksichtigt.
Begründung:
Bereits seit einiger Zeit wurde die Einführung eines neuen Ratsinformationssystems (RIS) geplant und auch regelmäßig von den ehrenamtlich Tätigen eingefordert, um ein modernes und mobiles Arbeiten nicht nur für die Mitglieder des Gemeinderats, sondern auch für die sachkundigen Mitglieder sowie die Mitglieder der Bezirksbeiräte und die Verwaltung zu ermöglichen.
Nach umfangreichen Beratungen sowohl im Haupt- und Personalamt als auch beim Amt für Digitalisierung, Organisation und IT - DO.IT wurde im vergangenen Jahr einvernehmlich festgestellt, dass eine Eigenentwicklung – wie noch vor vielen Jahren angedacht – aufgrund der Komplexität sowie der geringen Entwicklerkapazitäten bei der LHS äußerst kritisch und extrem zeitaufwändig ist, auch in der laufenden Betreuung. Die Ablösung der aktuell eingesetzten Verfahren Kommunaler Sitzungsdienst (KSD) sowie KORVIS/CUPARLA soll daher durch ein am Markt etabliertes Verfahren erfolgen.
Die gemeinsame Markterkundung des Haupt- und Personalamts und DO.IT wurde mittlerweile abgeschlossen. Die Ausschreibung für ein neues RIS soll daher kurzfristig noch im 2. Quartal 2023 veröffentlicht werden. Damit ist auch absehbar, dass die Zuschlagserteilung im Laufe des 3. Quartals 2023 erfolgen wird, sodass das neue RIS bereits nach der Sommerpause 2024 zur Verfügung gestellt werden könnte.
Mit der Einführung des neuen RIS ist ein erheblicher Konfigurationsaufwand verbunden, der in großem Umfang von der Geschäftsstelle des Gemeinderats im Haupt- und Personalamt geleistet werden muss, während gleichzeitig noch die Anwendungsbetreuung für den derzeit eingesetzten KSD sicherzustellen ist. Des Weiteren ist natürlich mit entsprechendem Schulungs- und Beratungsaufwand in der Einführungsphase zu rechnen. Betroffen von dieser Änderung sind derzeit ca. 3.000 städtische Mitarbeitende (weiterer Zuwachs wird bei neuem System erwartet) sowie etwa 700 Ehrenamtliche (Gemeinderat und Bezirksbeiräte). Im Zuge des Systemwechsels ist auch zwingend das Schulungskonzept neu aufzustellen, um einerseits den sich verändernden Anforderungen der Mitarbeitenden z. B. mit Online-Formaten oder Schulungsvideos Rechnung zu tragen und andererseits die große Anzahl an Betroffenen rechtzeitig zu schulen.
Für die Anwendungsbetreuung bei der Geschäftsstelle des Gemeinderats steht derzeit nur 1,0 Stelle zur Verfügung. Um die dargestellte Aufgabenvermehrung bewältigen und den avisierten Termin zur Einführung im September 2024 gewährleisten zu können, ist eine Unterstützung und Vertretung an dieser Stelle für die Dauer des Projektes unverzichtbar.
Aufgrund der zu erwartenden und zumindest teilweise manuellen Übernahme von Altdaten (inkl. Archivdaten bis 1996), die voraussichtlich erst nach der Inbetriebnahme der Hauptkomponenten erfolgen kann, ist dieser Unterstützungsbedarf auch deutlich nach Produktivsetzen der Hauptkomponenten erforderlich. Daher ist die Projektdauer auf etwa drei Jahre bis zum 30.06.2026 angelegt.
Finanzielle Auswirkungen
Die Aufwendungen für die laufende Beschaffung und Implementierung des neuen Ratsinformationssystems von bis zu 300.000 € werden im Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 42210 - Unterhaltung bewegliches Vermögen finanziert. Die Deckung erfolgt aus den für den IuK-Maßnahmenplan im Doppelhaushaltsplan 2022/2023 veranschlagten Budgets. Für die auf das Haushaltsjahr 2024 entfallenden Anteile werden ggf. Ermächtigungsübertragungen angemeldet.
Der laufende Betriebsaufwand i. H. v. voraussichtlich 20.000 € p.a. werden im Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 44310 – Geschäftsaufwendungen finanziert. Die erforderlichen Budgets für Miete und Wartung werden im Rahmen des Aufstellungsverfahrens zum DHH 2024/2025 unter Einbeziehung der Betriebsaufwendungen für das neue Ratsinformationssystem neu kalkuliert und eventuelle Sonderbedarfe angemeldet.
Für die Stelle in EG 9b entstehen Personalaufwendungen i. H. v. 72.700 € pro Jahr, bei einer avisierten Besetzung der Stelle ab 01.07.2023 bis 30.06.2026 demnach insgesamt 235.200 €, wovon 39.200 € auf das Haushaltsjahr 2023 entfallen. Der Personalaufwand wird im Teilergebnishaushalt des Haupt- und Personalamts in der Kontengruppe 400 - Personalaufwendungen finanziert. Die Deckung im Jahr 2023 erfolgt über eine Inanspruchnahme der im Teilergebnishaushalt 900 – Allgemeine Finanzwirtschaft, Amtsbereich 9006120 – Sonstige allgemeine Finanzwirtschaft, in Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen veranschlagten Deckungsreserve (Teilplanansatz für Personalaufwand). Für die Jahre 2024 ff. wird der Personalaufwand i. H. v. 78.400 € p.a. bei der Planung des Doppelhaushalts 2024/2025 berücksichtigt.
Beteiligte Stellen
Referat WFB hat die Vorlage mitgezeichnet.
Vorliegende Anträge/Anfragen
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Erledigte Anträge/Anfragen
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Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister
Anlagen
keine
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20230424125654434.002.pdf