Beteiligte Stellen Referat WFB Vorliegende Anträge/Anfragen Keine Erledigte Anträge/Anfragen Keine Werner Wölfle Bürgermeister Anlagen Anlage 1: Langfassung der Begründung Langfassung der Begründung Bei der Landeshauptstadt Stuttgart kommen als Standard-Produkte der Notes 8.5.3 Client (E-Mail, Kalender, Aufgaben, Datenbank-Anwendungen) und Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Powerpoint) zum Einsatz. Beide Produkte nähern sich dem Ende ihres Lebenszyklus. Im Oktober 2017 endet der sogenannte „Extended Support“ von Microsoft Office 2007, so dass nach diesem Termin auch keine Sicherheitsupdates mehr durch den Hersteller zur Verfügung gestellt werden. Die Abkündigung von IBM Notes 8.5.x ist, legt man die bisher üblichen Lebenszyklen früherer IBM Notes Versionen zu Grunde, 2016/17 zu erwarten. In beiden Fällen besteht daher konkreter Handlungsbedarf, das jeweilige Produkt abzulösen. Zudem ist bei einer Unterlassung die Interoperabilität, das heißt das reibungslose Zusammenspiel der Alt-Produkte mit Fachanwendungen nicht sichergestellt. Hersteller von Fachanwendungen gewährleisten erfahrungsgemäß nur Schnittstellen zu von Herstellern noch unterstützten Produkten. Zur strategischen Weiterentwicklung der IT-Arbeitsplätze wurde im Dezember 2014 ein Planungsauftrag „Client 2016x“ initiiert. Dieser befasste sich neben der Nachfolge Notes 8.5.3 Client sowie der Nachfolge Microsoft Office 2007 mit dem Arbeitsplatz der Zukunft. In diesem Rahmen wurde mit externer Unterstützung ein Gutachten erstellt. Dieses spricht nach intensiver Prüfung verschiedener Lösungsansätze die Empfehlung aus, auf den IBM Notes 9 Client sowie auf eine aktuelle Version von Microsoft Office Standard (voraussichtlich Microsoft Office Standard 2013 oder 2016) als wirtschaftlichste Gesamtlösung umzustellen. Betrachtet und bewertet wurde folgende Vorauswahl von Szenarien: Für den Mail-Client bzw. den Client für den Zugriff auf die Notes-Anwendungen wurden verschiedene Kombinationen unter Berücksichtigung von IBM Verse, Notes, iNotes, Microsoft Outlook als Mail-Client sowie von IBM Notes und dem Notes Browser-Plugin für die Notes-Anwendungen näher betrachtet. Im Bereich Office-Produkte waren das: Microsoft Office 365, Office Standard, Office Standard Professional Plus, Lotus Symphony und OpenSource. Daraus wurden die folgenden beiden Gesamtlösungen ermittelt, woraus die zuvor genannte Lösung als wirtschaftlichste hervorgegangen ist: - Notes als Client für Mail und die Notes-Anwendungen; Microsoft Office Standard. - Notes für die Notes-Anwendungen; Microsoft Outlook als Mail-Client; Office Standard Professional Plus. Die vorhandenen Notes Datenbank-Anwendungen sollen entsprechend dem Gutachten langfristig in Richtung Web-Technologie überführt werden. Die Umstellung auf den IBM Notes 9 Client und Microsoft Office Standard 2013/2016 verschafft der LHS die passende Ausgangslage sowie die nötige Zeit für die anzustrebende Migration der Notes-Datenbankanwendungen und der zugrunde liegenden IBM Domino-Infrastruktur bis ca. 2020. Folgende Vorteile entstehen durch die Migration auf IBM Notes 9 Client und Microsoft Office Standard 2013/2016: • geringeres Migrationsrisiko • Nutzung von bereits vorhandenem Knowhow • vergleichsweise geringe Migrations- und Schulungsaufwände • Migration verschafft der LHS die technische Basis und die nötige Zeit für die anzustrebende Umstellung der Notes-Datenbankanwendungen und der zugrunde liegenden IBM Domino-Infrastruktur bis ca. 2020. • nahtloser Übergang auf neue Produktversion gewohnter Programme ermöglicht eine schnelle Einarbeitung • wirtschaftlichste Lösung Die Migration auf den IBM Notes 9 Client und Microsoft Office Standard 2013/2016 ist mit haushaltswirksamen Ausgaben von ca. 3,82 Mio. EURO verbunden. Darin enthalten sind jeweils Ausgaben für Lizenzen, Migrations- und Schulungsaufwände inklusive Risikozuschläge bei Lizenzen und Migrationsaufwänden, u.a. zur Abfederung von Preissteigerungen. Diese erheblichen Investitionen sind aus betrieblichen Gründen unumgänglich und für eine strategische und zukunftsfähige Ausrichtung erforderlich. Umsetzungsprojekte und Arbeitsgruppe „Arbeitsplatz der Zukunft“ Aufbauend auf das Ergebnis dieser Untersuchung zum „Client 2016x“ werden nun drei Umsetzungsprojekte unter Beteiligung der Ämter und Eigenbetriebe im 4. Quartal 2015 starten. Der GPR wird an den anstehenden Projekten beteiligt werden. Nähere Beschreibung zu den Projekten: 1. Umsetzungsprojekt Nachfolge Notes 8.5.3 Client mit dem Ziel auf den IBM Notes 9 Client zu migrieren; Finanzierung im Rahmen des IuK-Maßnahmenplans. 2. Umsetzungsprojekt Nachfolge Microsoft Office 2007 mit dem Ziel auf Microsoft Office Standard 2013/2016 zu migrieren; Finanzierung über den IuK-Maßnahmenplan IMP 2016/17. 3. Umsetzungsprojekt Überführung Notes-Anwendungen mit dem Ziel diese sukzessive bis ca. 2020 in Richtung Web-Technologie zu bringen; Finanzierung von Sonderumstellungen (KSD, Bauris, etc.) im Rahmen der IuK-Maßnahmenpläne ab 2018/2019. Der „Arbeitsplatz der Zukunft“ wird in Form einer Arbeitsgruppe in den nächsten Jahren weiterbetrachtet und startet parallel zu den drei Umsetzungsprojekten im 4. Quartal 2015. Der GPR wird auch hier entsprechend beteiligt. Dabei kann auf die Erkenntnisse aus dem perspektivischen Ausblick auf den „Arbeitsplatz der Zukunft“ zurückgegriffen werden, die das Gutachten aus strategischer Sicht abrunden. Neben der Betrachtung der Themen der „Digitalen Transformation“ wie „Big Data“, „Mobility“, „Cloud Computing“, „Internet of Things“ und Social Media wurden strategische Themen aus Sicht der Ämter abgefragt sowie aktuelle Trends wie das browser-basierte Arbeiten vorgestellt. zum Seitenanfang