435 Protokoll

Protokoll:	Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt Stuttgart	Niederschrift Nr. TOP:	435 12
	Verhandlung	Drucksache:	851/2017
		GZ:	AKR 0429

Sitzungstermin:	25.10.2017
Sitzungsart:	öffentlich
Vorsitz:	BM Dr. Mayer
Berichterstattung:
Protokollführung:	Herr Häbe pö
Betreff:	Organisationsuntersuchung Baurechtsamt - Bau- beratungsamt mit Umsetzungsprojekt

Beratungsunterlage ist die Mitteilungsvorlage des Referats Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht vom 06.10.2017, GRDrs 851/2017. Sie ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.

Auf die ausführliche Beratung der Vorlage im Reform- und Strukturausschuss verweist BM Dr. Mayer. Zum Abschlussbericht wird von ihm vorgetragen, schon im Jahr 2013 habe es eine Organisationsuntersuchung beim Baurechtsamt gegeben. Im Zuge dieser Untersuchung seien verschiedene Verbesserungsmaßnahmen beschlossen worden (z. B. 10 zusätzliche Stellen, 3 Mio. € für das Detailkonzept zur Zukunft der Bauaktei). Durch diese Maßnahmen hätten die Durchlaufzeiten der Baugenehmigungen signifikant verringert werden können. In den Beratungen zum Doppelhaushalt 2016/2017 sei die Verwaltung durch einen Antrag der CDU-Gemeinde-ratsfraktion beauftragt worden, ein weitergehendes Konzept für die Entwicklung des Baurechtsamts hin zu einem Bauberatungsamt zu entwickeln. Daran habe sich die Organisationsuntersuchung, über die nun berichtet werde, angeschlossen. Diese Untersuchung sei in zwei Umsetzungsphasen aufgeteilt worden. In der ersten Phase sei das Thema Ämterkonferenz/Antragskonferenz mit dem Arbeitsbereich für Architekten (Beratung per E-Mail/Hotline) bearbeitet worden. Dazu sei bereits eine ausführliche Berichterstattung erfolgt. In der zweiten Umsetzungsphase seien die Module Vorantragskonferenz, Transparenz Verfahrensstand und vertiefte baurechtliche Vorberatung beleuchtet worden. Dazu könne zusammengefasst mitgeteilt werden, dass die Verwaltung die Vorantragskonferenz einstweilen geschoben habe. Bevor in dieses deutlich weitergehende Konzept der Vorantragskonferenz eingestiegen werden solle, sollten zunächst die Erfahrungen mit der Antragskonferenz evaluiert werden. Zum Thema "Transparenz Verfahrensstand" fährt der Vorsitzende fort, nach langen Diskussionen sei dieser Ansatz verworfen worden. Es habe sich kein deutlicher Mehrwert für die Bürgerschaft ergeben. Die Konzeption für eine vertiefte baurechtliche Vorberatung habe dagegen überzeugt. Diese solle nun zunächst in einer Pilotierungsphase erprobt werden. Dazu gebe es auch einen Stellenschaffungsvorschlag zum Stellenplan 2018/2019.

Gegenüber den Mitwirkenden an der Organisationsuntersuchung, allen voran der Mitarbeiterschaft des Baurechtsamts, spricht StR Kotz (CDU) den Dank seiner Fraktion aus. Diesem Dank schließen sich StRin Deparnay-Grunenberg (90/GRÜNE), StR Pfeifer (SPD), StR Rockenbauch (SÖS-LINKE-PluS) und StRin von Stein (FW) an.

Für die CDU-Gemeinderatsfraktion nimmt StR Kotz grundsätzlich vom Abschlussbericht Kenntnis. Der Weg hin zu einem dienstleistenden Amt, so wie man es sich vorstelle, sei aber noch weit. Ein wichtiger Schritt auf diesem Weg werde die Ämterkonferenz sein. Am Ende des Tages werde aber auch eine Vorantragskonferenz für sinnvoll angesehen. Es sei sinnvoll, bereits im Vorfeld eines Bauantrags eine gemeinsame Linie zwischen Antragstellern und den beteiligten Ämtern zu finden.

Für StRin Deparnay-Grunenberg ergibt sich ein Spannungsbogen zwischen dem, was man an Bautätigkeit ermöglichen möchte, und anderen gesellschaftlichen/gesetzlichen Belangen. Die durchgeführte Untersuchung sollte nicht aufzeigen, dass Stellenanteile abgebaut werden könnten, sondern dargestellt werden sollte, wie sich Prozesse durch zusätzliche Personalressourcen optimieren lassen. Auch sie sieht noch Spielraum hin zu besseren Dienstleistungen. Nach Einführung der Ämterkonferenz geht sie durch das verbesserte Aufarbeiten von Informationen von schnelleren Verfahren aus. Daraus könne sich für das Baurechtsamt ein Mehrwert ergeben. Wichtig sei mehr Sensibilität bei der Wohnraumermöglichungspolitik in Stuttgart. Insbesondere bei kleineren Vorhaben gehörten die Gänge vereinfacht. Ihre Fraktion, und damit wendet sie sich an die Amtsleiterin des Baurechtsamts, Frau Rickes, ermutige das Amt, auf den Gemeinderat mit Vorschlägen zu Prozessverbesserungen zuzukommen.

Gegenüber StRin Deparnay-Grunenberg gibt StR Pfeifer zu bedenken, dass beim Gemeinderat eingehende Rückmeldungen über die Arbeit des Amtes zwei Seiten aufweisen, nämlich die des Antragstellers und die des Amtes. Nicht immer sei das Amt für Verzögerungen verantwortlich. In der Zielsetzung, Abläufe zu beschleunigen, sieht er Einvernehmen. Unwichtig sei, ob dieses Ziel mittels Vorantragskonferenzen und/oder Antragskonferenzen erreicht werde. Allein das Ergebnis zähle.

StR Rockenbauch begrüßt die Aufmerksamkeit, die das Baurechtsamt erhält. So vorzugehen sei in anderen Bereichen, in denen es strukturelle Überforderungen gebe, ebenfalls wünschenswert. Die städtischen Ämter sollten anstelle jahrelanger Prozesse, die stets mit dem Ergebnis endeten, dass zusätzliche Stellen benötigt werden, die Freiheit erhalten, Ressourcen für eigene Überlegungen einsetzen zu können. Die dafür erforderlichen Räume/Reserven müsse der Gemeinderat den Ämtern zu Verfügung stellen. Bei Projekten wie dem heute zur Beratung stehenden dürften die Meldungen der Beschäftigten/der Ämter - wie im vorliegenden Fall - nicht übergangen werden. Dann könnten sich in Zukunft viele Organisationsuntersuchungen erübrigen.

Für StRin von Stein ist die Mitwirkung von Externen und der damit mögliche Blick von außen bei solchen Untersuchungen hilfreich. Dadurch könnten sich neue Impulse und damit Mehrwerte ergeben. Beim Baurechtsamt müsse das nun Angedachte umgesetzt/evaluiert werden.

Die seit Beginn der Optimierungsbemühungen festgestellten Defizite lassen sich nach Einschätzung von StR Klingler (AfD) nicht immer auf fehlende Stellen zurückführen. Angesichts der Bedeutung des Themas Wohnen sei es ungut, dass das Baurechtsamt auf manche potenziellen Bauherren eine eher abschreckende Wirkung hat. Ziel müsse ein Bauberatungsamt sein, das den Anliegen der Bürgerschaft gerecht werde.

Die Reduzierung der Bearbeitungszeit von 71,7 Tagen auf 62,3 Tage sieht StR Kotz als noch nicht ausreichend an. Zudem spricht er die Zeitspanne an, in der Antragsteller über die Vollständigkeit der Unterlagen informiert werden. Nach den ihm vorliegenden Informationen nutzt das Baurechtsamt die dafür zur Verfügung stehende Frist üblicherweise vollständig aus. Es müsse doch möglich sein, dass das Amt innerhalb von fünf Tagen die Antragsteller entsprechend informiert. Im Gegensatz zu StR Klingler wertet BM Dr. Mayer die Veränderungen bei der Bearbeitungszeit nicht zuletzt angesichts der hohen Anzahl von Bauanträgen als signifikant.

Im weiteren Verlauf informiert Frau Rickes, den Vorsitzenden bestätigend, dass die Frist über die Vollständigkeitsprüfung von Bauanträgen sich auf zehn Tage beläuft. Diese Frist werde jedem Bearbeiter in Erinnerung gerufen, da diese auf jedem Bearbeitungsbogen abgedruckt sei. Schon vor der Organisationsuntersuchung seien Überlegungen über eine weitere Verkürzung dieser Frist angestellt worden. Innerhalb der Tage, in denen diese Prüfung stattfinden müsse, würden Vorakten zu den Anträgen besorgt, die Akten seien teilweise ausgelagert, und zudem würden alle weiteren benötigten Informationen, z. B. über das Baugrundstück, eingeholt. Anschließend werde durch den zuständigen Bauverständigen zusammen mit Verwaltungskollegen/-innen geprüft, ob ein Antrag vollständig sei. Diese Prüfung geschehe nicht nur anhand einer Checkliste, sondern konkret im Hinblick auf den Antragsgegenstand. Je nach Antrag könne sich der Aufwand unterscheiden. Des Weiteren werde in dieser Phase die materielle Genehmigungsfähigkeit geprüft (z. B. Stellplatzanzahl, Änderungsnotwendigkeiten, um eine Genehmigungsfähigkeit herzustellen).

Die angestellten Untersuchungen hätten ergeben, dass, sollte diese zehntätige Frist auf z. B. fünf Tage verkürzt werden, die Vollständigkeitsprüfung zentralisiert werden müsste. Dies würde aber bedeuten, dass die Prüfung der materiellen Genehmigungsfähigkeit nicht mehr in der seitherigen Schärfe durchgeführt werden könnte. Die Beurteilung von Befreiungsfragen könnten nur Reviersachbearbeiter vornehmen. Eine Fristverkürzung wäre also zwar möglich, aber daraus würde sich ein deutlich erhöhter Anteil von Anträgen ergeben, bei denen letztlich gesagt werden müsste, die Vollständigkeitsprüfung sei schnell erfolgt, aber eine Genehmigungsfähigkeit liege nicht vor. Eine Verkürzung wäre also für die Antragsteller nutzlos. Vor diesem Hintergrund habe man am bisherigen Verfahren festgehalten.

Zu einer Nachfrage von StR Kotz erklärt Frau Rickes, es gehe um zehn Arbeitstage, also um zwei Wochen. Im Regelfall reichten diese zwei Wochen plus Postlauf aus, um Antragsteller zu informieren. Möglich sei auch, dass es keine Vollständigkeitsbestätigung, sondern gleich eine Entscheidung gebe. Eine Vollständigkeitsbestätigung sei keine Pflicht.

Zu Stellen trägt StR Pfeifer vor, angesichts der restriktiven Haltung in der Vergangenheit bei Stellenschaffungen und angesichts der Tatsache, dass neue Formen der Zusammenarbeit einen zusätzlichen Aufwand erforderlich machten, habe seine Fraktion "relativ viel Sympathie" für die Stellungnahme des Gesamtpersonalrats, zusätzliche Stellen zu schaffen.

Die Beratung abschließend stellt BM Dr. Mayer fest:

Der Verwaltungsausschuss hat von der GRDrs 851/2017 Kenntnis genommen.
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