Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
10-1.20ÖFS
GRDrs
1014/2021
Stuttgart,
01/28/2022
Sachentscheidung Lieferkonzept "letzte Meile"
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
02.02.2022
Beschlußantrag:
1. Die Verwaltung wird beauftragt, eine Rahmenvereinbarung über ein neues Lieferkonzept „letzte Meile“ zur Belieferung der Bedarfsstellen zu schließen.
2. Dem voraussichtlichen Finanzierungsvolumen von 2.427.600 Euro brutto wird zugestimmt. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.
Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1
Alle Ämter und Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Stuttgart beschaffen einen Großteil ihres Bedarfs über Rahmenverträge bei unterschiedlichen Lieferanten. Daraus resultierend liefern diverse Lieferanten ihre Produkte einzeln an die jeweiligen Bedarfsstellen. Der Lieferverkehr ist besonders bei regelmäßig zu bestellenden Artikeln wie beispielsweise Büromaterial oder Reinigungs- und Hygieneartikel hoch.
Ziel der geplanten Rahmenvereinbarung ist es, den Lieferverkehr für den ämterspezifischen Bedarf insbesondere im Stuttgarter Stadtgebiet deutlich zu reduzieren und klimafreundlich durchzuführen, folglich nahezu ohne Emissionen.
Die Umsetzung des neuen Lieferkonzeptes soll über ein Umschlagsdepot im Stuttgarter Stadtgebiet abgewickelt werden. An diesem zentralen Umschlagsplatz liefern die derzeitigen Rahmenvertragspartner ihre Produkte an. Ein neuer Logistik-Partner wird von dort die Bestellungen mit alternativen Antrieben (z.B. E-Fahrzeuge und Lastenräder) ausliefern. Innerhalb des Depots wird lediglich eine Umsortierung vorgenommen und die Bestellungen auf unterschiedliche Touren verteilt. Eine Lagerhaltung ist in diesem Konzept nicht vorgesehen.
Mit dieser Vorgehensweise ist es möglich, dort Bestellungen für die gleiche Bedarfsstelle von unterschiedlichen Lieferanten zu bündeln und mit Fahrzeugen mit alternativen Antrieben nahezu emissionslos auszuliefern.
Unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften soll eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 2 Jahren mit der Option auf Verlängerung um jeweils 1 Jahr geschlossen werden. Die maximale Laufzeit des Vertrages ist damit auf 4 Jahre begrenzt. Die Kostenschätzung ist auf eine Laufzeit von vier Jahren ausgerichtet.
Für die fachliche Ausgestaltung der Ausschreibung ist gemäß der Beschaffungs- und Vergabeordnung das Haupt- und Personalamt als Fachverantwortliche Koordinierungsstelle verantwortlich. Das Ausschreibungsverfahren wird durch das Dienstleistungszentrum des Haupt- und Personalamtes durchgeführt.
Bedarfsermittlung und Kostenschätzung
Um den auszuschreibenden Bedarf zu ermitteln, wurde die ebp-Consulting GmbH als Beratungsunternehmen zur Datenanalyse beauftragt. Mithilfe von datenbasierten Tools wurden die Liefer- und Bestelldaten des letzten Jahres von bestehenden Rahmenvertragspartnern analysiert. So konnte der Lieferbedarf und das Liefervolumen sowie der dadurch bedingte Fahrzeugbedarf für die Auslieferung ermittelt werden.
Durch die Corona-Pandemie gab es einige außergewöhnliche Mengenschwankungen. Die Mengenreduktion beispielsweise im Schulbereich und Mengensteigerungen im Desinfektions- und Hygienebereich wurden berücksichtigt und nivelliert.
Innerhalb der Analyse der Lieferdaten des vergangenen Jahres wurden für die auszuschreibende Logistik-Dienstleistung mehrere Szenarien gerechnet. So konnte das Liefer-Szenario identifiziert werden, das sowohl das kostengünstigste als auch das effizienteste ist. Eine Übersicht der Szenarien, welche ebenfalls die Basis der Kostenschätzung darstellt, findet sich in der Anlage.
Um eine valide Kostenschätzung für das Lieferkonzept „letzte Meile“ aufzustellen, wurden die Kosten für die Auslieferung auf Basis der voraussichtlich anfallenden Kosten für den Auftragnehmer erhoben. Dieser stellt seine Dienstleistungen, wie Kommissionieren, Anliefern etc. der Landeshauptstadt Stuttgart jeweils in Rechnung.
Für diese Betrachtung wurden die Kosten für ein zentrales Depot, das die Größe des Lieferbedarfs abdeckt, sowie für die Fahrzeuginvestitionen für den Auslieferbedarf anhand von gängigen Preisen am Markt erhoben.
Darüber hinaus wurden allgemeine Kostentreiber wie Personalbedarf, allgemeiner Verwaltungsaufwand und Stromkosten für die Ladeinfrastruktur der Fahrzeuge anhand von Durchschnittswerten in die Kostenschätzung einkalkuliert.
Diese Vorgehensweise wurde für alle Szenarien (siehe Anlage) umgesetzt.
Im Ergebnis wurde das Szenario gewählt, das sich hauptsächlich auf eine wöchentliche Lieferung der Bedarfsstellen fokussiert. Dies stellt im Sinne der Nachhaltigkeit und der Kosten das Best-Case-Szenario dar.
Es wird dabei davon ausgegangen, dass 70% des Lieferbedarfs durch eine wöchentliche Lieferung abgedeckt werden kann. Nur bei 30% ist eine Anlieferung zweimal in der Woche nötig.
Für die Kostenschätzung wurde von den Kosten für einen überwiegenden Einsatz von Transportern ausgegangen.
Verifizierung der Annahmen durch einen Bieterdialog mit externen Logistik-Dienstleistern und Key-User-Dialog mit den größten Bedarfsstellen
Um das auf Basis der Analysen entwickelte Lieferkonzept und die Umstellung der Anlieferhäufigkeit bei den Bedarfsstellen zu verifizieren, wurde zunächst ein Bieterdialog mit externen Logistik-Dienstleister durchgeführt. Anschließend wurde mit den größten Bedarfsstellen mithilfe eines Key-User-Treffens über das Vorhaben und Konzept diskutiert.
Die Ergebnisse sind ebenfalls in die weitere Ausschreibungsvorbereitung eingeflossen.
Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden der Preis, die Einhaltung der Mindestanforderungen und der vorgegebenen Umweltkriterien sowie die Vollständigkeit der geforderten Zertifikate berücksichtigt.
Hierbei wird folgendes Wertungsverhältnis hinterlegt: Preis: 40%, Anforderungen an das Lieferkonzept: 60%
Auswirkungen auf das Klima und den CO
2
-Fußabdruck
Klimafreundlichkeit in der Beschaffung bedeutet in einem ganzheitlichen Nachhaltigkeitsansatz die Betrachtung der direkten Emissionen durch das Produkt, aber auch die indirekten Emissionen, die beispielsweise durch die Rohstoffbeschaffung oder den Transport verursacht wird.
Da die Logistik alle Produktgruppen betrifft, kann durch dieses Projekt ein großer Beitrag zur Reduzierung des CO
2
-Fußabdruckes geleistet werden. Mithilfe einer CO
2
-Bilanzierung der für das Projekt vorgesehenen Parameter ist davon auszugehen, dass in einer Well-to-Wheel Betrachtung (
≙
Betrachtung der CO
2
Emissionen für den Fahrzeugbetrieb inkl. Emissionen für relevante Vorketten) die bestehenden Emissionen des Transportes um ca. 45% gesenkt werden können.
Das voraussichtliche CO
2
-Einsparungspotential liegt absolut bei 4.081 Tonnen pro Jahr (16.324 Tonnen über 4 Jahre). Davon ausgehend würden pro Tonne eingespartem CO
2
demnach Kosten in Höhe von 149 EUR gegenüberstehen.
Eine Evaluation ist im laufenden Betrieb mit belastbaren Touren- und Fahrzeugdaten geplant.
In der Gesamtbetrachtung ist aufgrund des großen Einsparungspotentials von einem positiven Kosten-Nutzenverhältnis auszugehen.
Finanzielle Auswirkungen
Die Kosten für die Vertragslaufzeit von 4 Jahren wurden auf insgesamt 2.427.600 Euro brutto veranschlagt. Die jährlichen Aufwendungen von rund 607.000 EUR brutto werden in den jeweiligen Haushaltsjahren im Teilhaushalt 100 – Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007110 – Zentraler Einkauf, Kontengruppe 42510 – Sonstige Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen gedeckt.
Die Finanzierung erfolgt aus den für die „Maßnahme D7 – Klimafreundliche Beschaffung“ im Rahmen des Aktionsprogramms Klimaschutz (GRDrs 975/2019) bereitgestellten Mitteln in Höhe von 4 Mio. EUR.
Aufgrund des neuen Lieferkonzeptes wird bei den im Projekt zugrunde gelegten Rahmenverträge eine Kosteneinsparung von ca. 5% erwartet.
Die genauen Kosten werden nach Abschluss des Vergabeverfahrens konkret beziffert und dem Verwaltungsausschuss mit dem Vergabebeschluss vorgelegt.
Beteiligte Stellen
Referat WFB
Vorliegende Anträge/Anfragen
keine
Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister
Anlagen
Handreichung Szenarienwahl
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