Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Soziales/Jugend und Gesundheit
Gz:
SJG
GRDrs
1005/2012
Stuttgart,
01/17/2013
Einführung einer fachspezifischen Software in den Beratungszentren Jugend und Familie
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
30.01.2013
Beschlußantrag:
Die Verwaltung wird beauftragt, eine europaweite Ausschreibung für eine fachspezifische Software in den Beratungszentren Familie und Jugend, die das Aufgabenspektrum umfassend abbilden kann, durchzuführen. Die Finanzierung der einmaligen Kosten erfolgt über den IuK-Maßnahmenplan, die der laufenden Kosten über den IuK-Haushalt.
Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1
Die Beratungszentren sichern durch eine dezentrale Organisation die Grundversorgung von gesetzlichen Leistungen nach den Sozialgesetzbüchern, auf die ein Rechtsanspruch besteht. Sie haben die Verpflichtung bei bekannt werden von Notlagen sowie bei Antragstellung, Beratung und Hilfe anzubieten. In den meisten Einzelfällen werden verschiedene Leistungen gleichzeitig in Anspruch genommen; dies betrifft insbesondere gleichzeitige Leistungen gem. SGB VIII und SGB II bzw. XII.
Für viele Bürgerinnen und Bürger, Kinder, Jugendliche und Familien – aber auch für Menschen mit Verantwortung für Schutzbefohlene ist dieser Dienst Anlauf-, Beratungs- und Unterstützungsstelle.
Die Aufgaben umfassen in den Aufgabenfeldern Sozialer Dienst und Psychologische Beratung
– Allgemeine Sozial- und Lebensberatung
– Persönliche Hilfen nach SGB II und XII
– Individueller Schutz von Kindern und Jugendlichen, Sicherung des Kindeswohls
– Beratung und Vermittlung von Hilfe zur Erziehung, Hilfen für junge Volljährige und anderen Jugendhilfeleistungen
– Psychologische Beratung, Familien- und Erziehungsberatung
– Beratung zur elterlichen Sorge und zum Umgangsrecht
– Trennungs- und Scheidungsberatung.
Sowie im Rahmen der erweiterten Aufgaben der Beratungszentren Familie und Jugend
– Jugendhilfe im Strafverfahren
– Wirtschaftliche Jugendhilfe
– Beistandschaften.
Zudem sind die Kooperation mit anderen Diensten und Einrichtungen sowie die Koordination mehrerer beteiligter Dienste bei jeder Leistung und in jedem Einzelfall zu leisten. Ein weiterer Schwerpunkt ist die einzelfallübergreifende und gemeinwesenorientierte soziale Arbeit.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Beratungszentren sind mit PC ausgestattet. Die Leistungen der Sozialarbeiter/innen werden derzeit in unterschiedlichsten Systemen dokumentiert. Es sind verschiedene kleinere Softwarelösungen für Teile des Fach- und Finanzcontrollings auf Basis der Standardsoftware Microsoft Access im Einsatz. Für das Projekt Kinderschutz wurde aufgrund der Brisanz dieses Themas und der laufenden wissenschaftlichen Projektbegleitung eine spezifische Anwendung erstellt (EDV-unterstütztes Diagnoseinstrument für die Gefährdungseinschätzung von Kinderschutzfällen – ebenso auf Basis von Access). Diese Verfahren stoßen jedoch mittlerweile an ihre Grenzen. Die wichtigsten Auswertungen sind bislang nur mit viel Aufwand – sowohl für die Mitarbeiter/innen, als auch für die Leitungen – möglich. Zudem wird Vieles nur in der Textverarbeitung dokumentiert und ist somit fachlich und statistisch nicht auswertbar.
Ziel ist deshalb die Einführung einer Fachsoftware für rund 250 Mitarbeiter/innen der Beratungszentren. Die psychosoziale Grundversorgung in Stuttgart wird aktuell von ca. 210 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Sozialarbeiter/innen, psychologische Beratung und Bereichsleitungen) verantwortet. Sie werden unterstützt von einem Sekretariat in jedem Beratungszentrum. Hinzu kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Wirtschaftlichen Jugendhilfe, die sowohl organisatorisch als auch fachlich-inhaltlich in den Beratungszentren voll integriert sind.
Zielsetzung
Alle Leistungen und Angebote aus den Aufgabenfeldern Sozialer Dienst, Psychologische Beratung und Jugendhilfe im Strafverfahren, die in den Beratungszentren Familie und Jugend erbracht werden, sollen künftig durch eine umfassende Fachsoftware unterstützt werden. An der in den Aufgabenfeldern Wirtschaftliche Jugendhilfe und Beistandschaften eingeführten Software PROSOZ 14plus wird festgehalten.
Die Einführung der Software soll zum einen die fachliche und administrative Arbeit der Mitarbeiter/innen unterstützen und zum anderen das strategische und operative Controlling für alle verantwortlichen Ebenen ermöglichen.
Mit der Einführung der Software werden insbesondere folgende Ziele verbunden:
– Unterstützung der Fachkräfte in ihrer prozessorientierten Einzelfallarbeit unter Einbeziehung des gesamten Umfeldes und der dazugehörigen Kooperationspartner,
– Verbesserung der Aufgabenerledigung und der entsprechenden Dokumentation durch Vorgabe von Bearbeitungs- und Ablaufstandards,
– Bereitstellung aktueller Informationen zu Trägern von Hilfe zur Erziehung und deren spezifischen Angeboten,
– Aus- und Aufbau präventiver bereichsbezogener Ansätze und Fallberatung,
– fachliche Weiterentwicklung der Qualität der Arbeit für die Stuttgarter Familien, Kinder und Jugendlichen,
– Bereitstellung einer einheitlichen Datenbasis, Nutzung gemeinsamer Grunddaten,
– Vermeidung von Mehrfacherfassungen in verschiedenen Systemen und Datenredundanzen,
– Vermeidung von Systembrüchen und damit verbundenen permanent aufwendigen Abgleichen,
– verbesserte Wahrnehmung der Controllingaufgaben (Anforderungen aller Leitungsebenen an statistische Aussagen),
– umfassendes, systematisches Berichtswesen,
– Lieferung der gesetzlichen Statistiken,
– Synergieeffekte im Bereich der Datenerfassung, Vermeidung von Medienbrüchen,
– zentrale Unterstützungs- und Steuerungsmöglichkeiten,
– Vernetzung der unterschiedlichen Fachdisziplinen,
– verbesserte Kommunikation und Reaktionsfähigkeit zwischen den dezentralen Beratungszentren und zentralen Diensten,
– dadurch optimiertes Erkennen/Vernetzen von fachbereichsübergreifenden Themen und Bedarfslagen im Stadtgebiet und im Einzelfall.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die qualitative Verbesserung der derzeitigen heterogenen Softwarelandschaft in den Beratungszentren durch ein Produkt erfolgen muss, das zukunftsorientiert das Potenzial an Weiterentwicklungsmöglichkeiten hat, um die Anforderungen einer großen Kommune fachlich und organisatorisch abbilden zu können.
Geplantes Vorgehen im Projekt
Aufgrund des Projektvolumens ist eine europaweite Ausschreibung für die Lieferung der fachspezifischen Software für die Beratungszentren Jugend und Familie erforderlich. Diese wird umgehend nach Beschlussfassung Anfang des Jahres 2013 erfolgen.
Für die Einführung der Software sind danach folgende Realisierungsstufen geplant:
1. Stufe (bis Ende Dezember 2013):
§
Gemeinsame Erarbeitung des Feinkonzepts
2. Stufe (bis Ende April 2014):
§
Entwicklung der spezifischen Aufgaben und Geschäftsprozesse
3. Stufe (ab Mai 2014):
§
Inbetriebnahme des Verfahrens
§
Einführung der Software in zwei Beratungszentren
§
4 Monate Pilotbetrieb mit Verifizierung der Funktionalitäten
§
Schulung von Multiplikatoren
4. Stufe (ab September 2014):
§
Sukzessive Einführung in allen Beratungszentren
§
Erreichen der Endausbaustufe bis 12/2014
Finanzielle Auswirkungen
Es wird mit einem finanziellen Gesamtvolumen von ca. 500.000 Euro gerechnet.
Das Vorhaben ist bereits seit dem IuK-Maßnahmenplan 2010 angemeldet und bewilligt. Unter Berücksichtigung des IuK-Maßnahmenplans 2012/2013 stehen Mittel in Höhe von insgesamt 502.000 € zur Verfügung. Durch die Ablösung von Altverträgen können Mittel im Umfang von 15.000 € im IuK-Haushalt eingespart werden und für den erforderlichen Wartungsvertrag eingesetzt werden. Nach derzeitiger Einschätzung ist dies für die Pilotphase ausreichend. Eine reale und detaillierte Kostenermittlung kann erst nach Auswertung der Ausschreibung und mit Zuschlagserteilung an den Gewinner der Ausschreibung / den Auftragnehmer erfolgen.
Für die laufende Anwender- und Systembetreuung der Fachsoftware im Jugendamt sowie für die laufende technische Betreuung im Bereich des zentralen Systemservice beim Haupt- und Personalamt wurden im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2012/2013 bereits personelle Ressourcen zur Verfügung gestellt.
Beteiligte Stellen
Die Referate AK und WFB haben die Vorlage mitgezeichnet.
Isabel Fezer
Bürgermeisterin
Anlagen
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