Protokoll: Verwaltungsausschuss des Gemeinderats der Landeshauptstadt StuttgartNiederschrift Nr.
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VerhandlungDrucksache:
923/2013
GZ:
AK/StU 0429
Sitzungstermin: 06.11.2013
Sitzungsart: öffentlich
Vorsitz: BM Wölfle
Berichterstattung:der Vorsitzende, Frau Rickes (BaurA)
Protokollführung: Herr Häbe pö
Betreff: Organisationsuntersuchung Baurechtsamt

Beratungsunterlage ist die gemeinsame Vorlage des Referats Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser und des Referats Städtebau und Umwelt vom 02.10.2013, GRDrs 923/2013, mit folgendem

Beschlussantrag:

1. Der Umsetzung der Variante B "Baurechtsamt mit Zusatzangeboten" aus dem Konzept "Das Baurechtsamt im Jahr 2014" (Anlage 1) wird zugestimmt. Das Baurechtsamt wird beauftragt, die Variante B und die im Rahmen der Organisationsuntersuchung erarbeiteten Optimierungen umzusetzen.

2. Vom zusätzlichen Personalbedarf in Höhe von insgesamt 9,87 Stellen - davon 6,12 Stellen unbefristet und 3,75 Stellen befristet - wird Kenntnis genommen. Von den 9,87 Stellen sind 7,87 Stellen haushaltswirksam und 2,00 Stellen haushaltsneutral durch Stellenstreichungen. Die durch die Erhöhung der Anzahl der Brandverhütungsschauen erzielten Mehreinnahmen in Höhe von 102.200 € werden zur Gegenfinanzierung verwendet. In welchem Maß dem Personalmehrbedarf Rechnung getragen werden kann, wird zum Stellenplan 2014/2015 unter Berücksichtigung des finanziellen Gesamtrahmens für Stellenschaffungen sowie der Priorisierung aller anerkannten Stellenmehrbedarfe entschieden.

3. Von den Stellenstreichungen in Höhe von 2,0 Stellen (Stellennummern vgl. Ziff. 3.3) wird Kenntnis genommen.

4. Der Umsetzung der Maßnahmen aus dem Konzept Zukunft Bauaktei (Anlage 2) wird zugestimmt. Für die Maßnahmen Digitalisierung, Ersatzbeschaffungen Aktenpaternoster, Aktenauslagerung, Abbau und Verschrottung alte Akten-paternoster sind von 2014 bis 2019 Investitionen in Höhe von insgesamt 2.985.000,- € notwendig:


Die Beratungsunterlage ist dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.

Der Antrag Nr. 420/2013 vom 15.10.2013 der FW-Gemeinderatsfraktion ist ebenfalls dem Originalprotokoll sowie dem Protokollexemplar für die Hauptaktei beigefügt.


Angesichts der ausführlichen Vorstellung der Untersuchung im Reform- und Strukturausschuss wird vom Verwaltungsausschuss auf einen Vortrag der Verwaltung verzichtet.

BM Wölfle bedankt sich in seiner kurzen Einführung bei den Beteiligten der Organisationsuntersuchung. Das Zusammenwirken der verschiedenen Verwaltungseinheiten habe vorzüglich funktioniert und zu sehr guten Ergebnissen geführt. Der Verwaltungsvorschlag stelle einen erheblichen Kraftakt dar. Seiner Erinnerung nach hat es in der Vergangenheit noch keine Untersuchung mit einem ähnlichen Ergebnis in puncto Verwaltungsvorschlag gegeben. Weiter nimmt er Bezug auf eine Veranstaltung am vergangenen Freitag, 01.11.2013, im Rathaus, zu der auch Kunden des Baurechtsamtes eingeladen waren. Bei dieser gut besuchten Veranstaltung habe man aus den Wortmeldungen entnehmen können, dass die beim Baurechtsamt verfolgte gute Absicht anerkannt wird. Beabsichtigt sei, in zwei Jahren mittels Evaluation zu prüfen, ob sich die erhofften Erwartungen eingestellen.

Für die seitens der Verwaltung geleisteten Arbeiten bedanken sich StR Pätzold (90/GRÜNE), StR Kotz (CDU), StR Zeeb (FW) und StR Rockenbauch (SÖS und LINKE).

In seiner grundsätzlichen Bewertung der Untersuchung erklärt StR Pätzold, es habe sich gezeigt, dass es beim Baurechtsamt Mängel sowie Nachjustierungsbedarfe auf verschiedenen Ebenen gibt. Gezeigt habe sich, dass man sehr gut mit verwaltungsinternen Mitteln zu einem Lösungsansatz kommen kann. Zudem merkt er an, schon viel früher hätte man den Handlungsbedarf erkennen müssen. Dass die vorgeschlagenen Maßnahmen in den Doppelhaushaltsplan-Entwurf 2014/2015 eingestellt sind, ist für ihn erfreulich. Gehofft werde auf eine zügige Umsetzung. Um das dafür benötigte Personal zu finden, müsse die Außendarstellung des Amtes verbessert werden.

Stolz zeigt sich StR Kotz darüber, wie die Untersuchung durch seine Fraktion angestoßen und begleitet wurde. Er hofft, dass sich in den anstehenden Etatberatungen für das Vorgeschlagene Mehrheiten finden, und räumt ein, dass sich die CDU-Gemeinderatsfraktion noch mehr erhofft hat. Angesichts der Defizite in diesem Amt (zu geringe Personalausstattung, keine ordnungsgemäße technische Ausstattung) müsse der anstehende Prozess durch den Gemeinderat begleitet werden. Sein Wunsch ist ebenfalls eine schnelle und qualifizierte Besetzung der benötigten Stellen. Zudem merkt an, die vom Vorsitzenden angesprochene Veranstaltung am vergangenen Freitag habe gezeigt, dass die Mitarbeiterschaft des Amtes nicht nur in Sachen technischer Fortbildung, sondern auch in Sachen Dienstleistungsoptimierung begleitet werden muss. Ein Runder Tisch bei komplexeren Baugesuchen sei eine Möglichkeit, um Bauherren frühzeitig Planungssicherheit zu geben. Dieser Ansatz habe mangels Ressourcen in der Vergangenheit nicht verfolgt werden können. Seine Fraktion wolle, sollten im weiteren Verlauf Probleme auftreten, Ansprechpartner sein.

Zustimmend zur Vorlage äußert sich StR Kanzleiter (SPD). Diese bedeutsame Vorlage decke auf, dass manches in diesem Amt nicht optimal läuft. Mit dem Beschlussantrag könne ein erheblicher Teil der Mängel, insbesondere die mangelnde Personalausstattung, beseitigt werden. Das Amt müsse das Verhindererimage ablegen und vermitteln, dass das Amt Dinge unter Wahrung des Baurechts ermöglichen möchte. Seiner Beobachtung nach befindet sich das Amt diesbezüglich auf einem guten Weg. Wie beim Baurechtsamt, so seine Forderung, müsse auch bei anderen, genau so wichtigen Verwaltungsbereichen, bei denen allerdings kein so starker öffentlicher Druck ausgeübt wird, vorgegangen werden. In diesem Zusammenhang spricht er das Amt für Umweltschutz an. Dort liege seit Jahren das Ergebnis einer Untersuchung vor. Diese Ergebnisse würden allerdings nur schleppend bzw. teilweise umgesetzt. Generell gebe es bei den Arbeitsbedingungen städtischer Beschäftigter Korrekturbedarfe.

StR Zeeb erachtet es ebenfalls als erforderlich, dass die Kernaufgabe des Baurechtsamts in Zukunft wieder die Förderung und nicht das Verhindern des Bauens sein muss. Ihn als langjährigen Kunden des Baurechtsamts habe in den letzten Jahren immer wieder verwundert, weshalb das Referat StU die Situation des Amtes "schöngeredet" hat.

Von StR Klingler (FDP), der sich zustimmend äußert, wird angemerkt, angesichts des immensen Handlungsbedarfs beim Baurechtsamt hätten alle Fraktionen an einem Strang gezogen. In einer Arbeitsgruppe hätten sich die Amtsleitung und Fraktionsvertreter mehrfach zu einem Meinungsaustausch getroffen. Darüber hinaus hätten Beratungen im Reform- und Strukturausschuss stattgefunden. Nun befinde man sich auf einem guten Weg, und eine schnelle Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen sei erforderlich. Das Amt müsse zu einem Amt der Partnerschaft entwickelt werden.

Verwundert zeigt sich StR Rockenbauch, dass angesichts der für ihn offensichtlichen Defizite bei den Rahmenbedingungen des Baurechtsamts der Gemeinderat nicht schon frühzeitiger aktiv geworden ist. Damit die Verwaltung ordentlich arbeiten kann, müsse der Rat entsprechende Rahmenbedingungen schaffen. Dies gelte auch für Bereiche, für die es keine so gute Lobby wie für das Baurechtsamt gibt. Insgesamt müsse geschaut werden, wo strukturelle Überbelastungssituationen vorliegen. Der Gemeinderat sei zudem verantwortlich für die städtebaulichen Ziele, für die Stadtentwicklung, und es gebe Konstellationen, in denen dann das Baurechtsamt erklären muss, dass Planungen nicht mit den vom Gemeinderat beschlossenen Zielen übereinstimmen. Soweit durch unklare Bauleitpläne Unklarheit über diese Ziele herrscht, müssten Bebauungspläne Klarheit schaffen. Ein Baurechtsamt "um des Bauens willen" sei nicht erstrebenswert.

Das Beispiel des Baurechtsamtes ist für Herrn Freitag (GPR) exemplarisch für das Zusammenspiel von Exekutive und Legislative. Wenn der Gemeinderat dieses Amt personell nicht so ausstatte, dass das von ihm beschlossene Baurecht umgesetzt werden kann, würden gemeinderätliche Beschlüsse ins Leere laufen. Für ihn stellt sich die Frage, mit welchen Stellschrauben agiert werden muss, damit sich Entwicklungsdefizite des Amtes aus der Vergangenheit nicht wiederholen. Die stattgefundene Untersuchung sei sehr gut gewesen, da sie insbesondere auf die Prozessabläufe abgehoben hat. Bis die vorgeschlagenen Maßnahmen Wirkung zeigen, werde einige Zeit vergehen. Erforderlich seien Sensoren, mit deren Hilfe frühzeitig Fehlentwicklungen korrigiert werden können. Diesbezüglich, und dabei stimmt er mit StR Kotz überein, unterstreicht er die Bedeutung einer Evaluation.

Für den Vorsitzenden hat das Baurechtsamt nach wie vor die Aufgabe, nicht das Bauen zu ermöglichen, sondern, damit Normen eingehalten werden, diejenigen, die bauen wollen, auf Recht und Gesetz hinzuweisen. Wenn sich für Architekten, Bauherren und das Baurechtsamt komplizierte Gemengelagen ergeben, liege dies ganz entscheidend daran, wie Bebauungspläne aufgestellt sind, und jeder Bebauungsplan gehe auf eine Entscheidung des Gemeinderats zurück. Darauf bezogen regt er an, dass sich der Gemeinderat in Zukunft bei Bauleitplanungen auch darum kümmert, ob es Möglichkeiten gibt, Inhalte von Bauleitplänen zu entschlacken.

Das in der Vorlage angesprochene Thema des Außenbereichs wird laut StR Kanzleiter mit dem Beschlussantrag nicht beantwortet. Darüber müsse bei den Stellenplanberatungen gesprochen werden. Die SPD-Gemeinderatsfraktion habe dazu einen Antrag gestellt.

Kritisch äußert sich StR Kanzleiter dazu, dass die Ergebnisse einer Untersuchung des Immobilienmanagements dem Gemeinderat noch nicht vorliegen. Dieses gehöre aber auch in die Etatberatungen einbezogen. Bezogen auf andere defizitäre Verwaltungsbereiche weist BM Wölfle auf die anstehenden Stellenplanberatungen hin. Zur Liegenschaftsverwaltung kündigt er zu den Etatberatungen einen Bericht an. Daraus könnten dann die Fraktionen gegebenenfalls Schlussfolgerungen ziehen. Bei Defiziten habe bisher auch der Gemeinderat sehr stark den Fokus auf das Schaffen zusätzlicher Stellen gerichtet. Zwischenzeitlich gebe es jedoch Bereiche, in denen es zwar Stellen und gegebenenfalls auch Mitarbeiter gebe, aber die Arbeit könne - aus welchen Gründen auch immer - nicht erledigt werden. Zusätzliche Stellen nützten nur dann etwas, wenn innerhalb der jeweiligen Organisationsstruktur ein förderliches Klima herrscht, welches Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor dem "Ausbrennen" schützt.

Aus dem Bereich des Immobilienmanagements sei ihm die Begrifflichkeit "wir haben zwar eine Stelle, aber keine Kapazität" bekannt. Für die Stellenplanberatungen sei also auch die Frage bedeutsam, welche Instrumente für Personalgewinnung und Personalerhaltung in der Stadtverwaltung erlaubt werden.

Zum Antrag Nr. 420/2013 der Gemeinderatsfraktion Freie Wähler, Fragen Nrn. 1 und 2, trägt BM Wölfle vor, der Aspekt "Aufgabenverteilung innerhalb des Amtes nach der Art des Bauvorhabens und nicht nach Stadtbezirk" sei im Rahmen der Organisationsuntersuchung betrachtet worden. Alle Beteiligten hätten hier darin überein gestimmt, dass dieses Verfahren "Aufgabenverteilung nach Stadtbezirken" aufgrund der Notwendigkeit von Kenntnissen vor Ort beibehalten werden soll. Gesonderte Maßnahmen, wie z. B. Krankenhäuser, würden eh im Sachgebiet Investitionsvorhaben abgearbeitet.

StR Zeeb geht davon aus, dass, z. B. bedingt durch die benötigte Zeit zur Besetzung der Stellen, die avisierten Maßnahmen frühestens im Jahr 2015 Wirkung zeigen. Er fragt nach, was aktuell unternommen wird, um die Situation einzelner Abteilungen des Baurechtsamtes zu verbessern; manche Abteilungen seien beispielsweise durch Krankheitsfälle nicht arbeitsfähig. Hierzu erinnert der Vorsitzende bei seiner Beantwortung des Antrags Nr. 420/2013, Frage Nr. 3, vorab habe der Gemeinderat drei Stellen bewilligt. Diese würden spätestens im April 2014 ihre Arbeit aufnehmen. Einer im Mutterschutz befindlichen Mitarbeiterin sei die Möglichkeit einer früheren Besetzung eingeräumt worden. Dem aktuellen Notstand im Bereich des Geschäftszimmers habe durch den vorübergehenden Einsatz einer ehemaligen Auszubildenden ohne Planstelle entgegengewirkt werden können.

Zu Ziffer 4 des Antrags Nr. 420/2013 bemerkt BM Wölfle, auch in Abstimmung mit BM Hahn wolle er eine einmalige Erhöhung des Sachmittelbudgets um 10.000 € für die Auszahlung von Überstunden nicht empfehlen. Damit würde eine Ungleichbehandlung gegenüber anderen Ämtern geschaffen, die im selben Volumen Überstundenbudgets aufweisen. Wenn Zusätzliches gewünscht werden sollte, sollte aus seiner Sicht in Personalentwicklungsmaßnahmen investiert werden.

Dies akzeptiert StR Zeeb als Antragsbeantwortung. Er verzichtet auf eine schriftliche Stellungnahme. Konkret stellt er die Frage, ob das Dargestellte ausreicht, um angesichts des vorhandenen Personalnotstands etwas zu bewegen. BM Wölfle verweist auf die ausführliche Darstellung im Reform- und Strukturausschuss darüber, was sich durch veränderte Abläufe und das Zusammenführen von Entscheidungsträgern innerhalb der verschiedenen Ämter an Verbesserungen ergibt. Das Baurechtsamt könne geeignete Experten "nicht mit dem Lasso einfangen". Abwerbungen durch 10 jährige Sonderzahlungen könnten nicht empfohlen werden.

Frau Rickes bedankt sich für die Arbeit des Haupt- und Personalamtes. Auch für sie zeigt das Untersuchungsergebnis, dass einiges überfällig war. Insofern sei man über die erzielten Ergebnisse froh. Die Problematik der aktuellen Situation werde durchaus gesehen, und vor diesem Hintergrund warnt sie vor überzogenen Erwartungen, was die zeitliche Umsetzung/Wirkung angeht. Realistischerweise benötige die Besetzung der Stellen und die Einarbeitung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zeit. So habe man die Stelle, die nun im April 2014 besetzt werden kann, erstmals Ende 2012 ausgeschrieben. Hinzu komme die Einarbeitungszeit. Hier müsse von mindestens neun Monaten ausgegangen werden. Diese Zeitspanne sei aber nur deshalb möglich, weil die gewonnene Person sehr gut ausgebildet ist. Dies sei das normale Problem von Fachämtern, die hohe fachliche Ansprüche haben müssen. Seitens ihres Amtes lasse sich dies nicht beschleunigen.

Zur Erwartungshaltung bezüglich der Kundenorientierung des Baurechtsamtes fährt sie fort, bei aller Unterstützungsbereitschaft müsse ein Baurechtsamt die gesetzlichen Maßstäbe anlegen. Dies bedeute in der Praxis auch immer mal wieder Nein zu sagen. Selten sei es möglich, es allen Beteiligten recht zu machen. So gut wie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hätten die Bereitschaft, bürgerfreundlich und bauherrenfreundlich auf die Kunden zuzugehen. Angesichts von Überlastungssituationen könne aber nicht auf alle Befindlichkeiten eingegangen werden.

Die geschilderten Probleme bei einer Stellenbesetzung machen StR Pätzold deutlich, dass Maßnahmen erforderlich sind, um städtische Arbeitsplätze attraktiv zu machen. Ohne entsprechende Personalerhaltungs- und Personalgewinnungsmaßnahmen werde man sich künftig bei Stellenbesetzungen weiterhin schwertun. Darauf müsse man in den Etatberatungen eingehen.

Abschließend sagt BM Wölfle nochmals eine Evaluation in zwei Jahren zu und stellt fest:

Der Verwaltungsausschuss stimmt dem Beschlussantrag einmütig zu.

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