Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Wirtschaft/Finanzen und Beteiligungen
Gz: WFB
GRDrs 620/2022
Stuttgart,
10/21/2022



Ablösung Girokonten der Kindertageseinrichtungen des Jugendamts und der Schulen sowie Anwendungsbetreuung im Bereich
Bewirtschaftung für diese Einrichtungen



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich26.10.2022



Beschlußantrag:

1. Der Gemeinderat stimmt der Aufgabenwahrnehmung im Rahmen der Anwendungsbetreuung für die Mittelbewirtschaftung hinsichtlich der Kindertageeinrichtungen und der Schulen durch die Stadtkasse zu.

2. Vom zusätzlichen vordringlichen Stellenbedarf in Höhe von 0,5 Stellen bei der Stadtkämmerei in der Abteilung Stadtkasse (20-4) in Besoldungsgruppe A11 wird Kenntnis genommen. Die Entscheidung über die Stellenschaffung ist im Vorgriff auf den Stellenplan 2024 zu treffen.



Begründung:


Wie in mehreren Prüfungsfeststellungen seitens der Gemeindeprüfungsanstalt und der örtlichen Rechnungsprüfung vermerkt, verstoßen die derzeit vorhandenen Einrichtungskonten bzw. deren Nutzung gegen das Haushalts- und Kassenrecht.

Die Verwaltung hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, die Konten aufzulösen und die Geschäftsvorfälle über das normale städtische Rechnungswesen SAP abzuwickeln. Gleichzeitig soll die Budgetverantwortung jedoch bei den Einrichtungen verbleiben.

Eine Haushaltsüberwachung und -bewirtschaftung direkt im städtischen SAP-System kommt sowohl aus praktischen als auch aus Kostengründen nicht in Frage.

Aus diesem Grund wurde seitens des Amts für Digitalisierung, Organisation und IT die Software Neptune beschafft und mit Piloteinrichtungen des Jugendamts konfiguriert. Die Software ermöglicht es den Anwender*innen, ihre Budgets ohne tiefer gehende Kenntnisse des Kommunalen Haushalts- und Kassenrechts oder der SAP-Anwendung zu überwachen und zu bewirtschaften.

Im Einzelnen wären an der neuen Stelle dauerhaft folgende Aufgaben zu erledigen:
· Erstmalige Anlage und laufende Pflege neuer Einrichtungen im System
· Hinterlegen der genutzten und auszuwertenden Kontierungen
· Tests und Begleitung der erstmaligen Produktivsetzung einer Einrichtung sowie laufend bei Änderungen
· Weiterentwicklung des Verfahrens zusammen mit den Anwendern und der Anwendungsentwicklung beim Amt für Digitalisierung, Organisation und IT
· Beantwortung von Fragen der Anwender*innen zur Software oder zum Haushalts- und Kassenrecht
· Hilfe bei der Fehlersuche und -bereinigung
· Schulung von Endanwender*innen Die Erfahrungen mit dem DirectInvoice-Webportal – einer vergleichbaren Anwendung zur Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen – zeigt, dass von einem dauerhaften Betreuungsaufwand von mindestens 20 Wochenstunden auszugehen ist.

Während der Pilotierungs- und Einführungsphase wurde die Anwendungsbetreuung von den Kolleg*innen der Abteilung Anwendungs- und Informationssysteme des Amts für Digitalisierung, Organisation und IT übernommen. Im Endausbau – wir gehen von rund tausend Anwender*innen aus – ist dies für die Kolleg*innen der Anwendungsentwicklung nicht leistbar.

Auch stehen neben rein technischen Problemen häufig auch inhaltliche Fragen zur Mittelbewirtschaftung im Raum. Aufgrund des engen sachlichen und technischen Zusammenhangs soll die Anwendungsbetreuung für Neptune daher zusammen mit der Betreuung der SAP-Bewirtschaftung und der Rechnungseingangsbearbeitung im Sachgebiet Ausgaben der Stadtkasse wahrgenommen werden.


Finanzielle Auswirkungen

Es entstehen zusätzliche durchschnittliche Personalaufwendungen in Höhe von 50.900 EUR jährlich.


Mitzeichnung der beteiligten Stellen:

Referat AKR hat die Vorlage mitgezeichnet.





Thomas Fuhrmann
Bürgermeister








Anlagen

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