Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Jugend und Bildung
Gz: JB
GRDrs 407/2023
Stuttgart,
06/15/2023



Betreiberverantwortung für Stuttgarter Schul- und Schulsportanlagen



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		21.06.2023
22.06.2023



Beschlußantrag:

1. Vom aktuellen Sachstand in Bezug auf die Betreiberverantwortung im Schulverwaltungsamt wird Kenntnis genommen.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, einen externen Projektsteuerer zur Steuerung und Koordination der erforderlichen Maßnahmen zur Erfüllung der Pflichten aus der Betreiberverantwortung für die städtischen Schul- und Schulsportanlagen zu beauftragen.

3. Die Aufwendungen in Höhe von voraussichtlich 1,4 Mio. Euro werden im Teilhaushalt 400 - Schulverwaltungsamt, Amtsbereich 4002110 - Allgemeinbildende Schulen, 4002120 – Sonderpädagogische Bildungs- und Beratungszentren, 4002130 - Berufsbildende Schulen bei Kontengruppe 4291 – Aufwendungen für sonstige Sach- und Dienstleistungen abgebildet. Die im Jahr 2023 anfallenden Aufwendungen werden über die Pauschale 3. Sonderprogramm Schulsanierungen gedeckt. Aufwendungen ab dem Jahr 2024 werden im Rahmen der Haushaltsplanberatungen zum Doppelhaushalt 2024/2025 angemeldet.

4. Die Verwaltung wird ermächtigt, für die Begleitung der Bestandsaufnahme an den Schulen zur Mängelerhebung ab sofort außerhalb des Stellenplans einen Ingenieur in EG 11 für die Betreiberhaftung im Schulverwaltungsamt einzustellen. Die Ermächtigung ist zunächst bis April 2024 befristet.

5. Die Verwaltung wird ermächtigt, für Priorisierungen und Beauftragungen der Mängelbeseitigung ab sofort außerhalb des Stellenplans Ingenieure im Umfang von 3,5 Stellen in EG 11 für die Betreiberhaftung im Schulverwaltungsamt auszuschreiben und einzustellen. Die Ermächtigung ist zunächst bis 12/2024 befristet.
6. Die Verwaltung wird ermächtigt, für die Umsetzung der Ergebnisse in eine langfristige Wartungs- und Prüfplanung, die im Rahmen der Bestandsaufnahme und Mängelbeseitigung gewonnen werden, ab sofort außerhalb des Stellenplans im Umfang von 4,0 Stellen in EG 11 zu besetzen. Die Ermächtigung ist zunächst bis 12/2025 befristet.

7. Die Verwaltung wird ermächtigt, ab sofort außerhalb des Stellenplans eine Stelle für Organisation und Personalsachbearbeitung im Schulverwaltungsamt zur Unterstützung des Vorhabens in EG 10 zu besetzen und im Rahmen der Fortschreibung OU Personal zu berücksichtigen bzw. zu verrechnen. Die Ermächtigung ist bis 12/2025 befristet.

8. Die Verwaltung wird ermächtigt, aufgrund des vordringlichen und zwingenden dauerhaften Personalbedarfs ab sofort außerhalb des Stellenplans 4,4 Ingenieure für die Betreiberhaftung in EG 11 einzustellen.



Begründung:

Das Schulverwaltungsamt nimmt für die Landeshauptstadt Stuttgart die Schulträgerschaft für die öffentlichen Schulen wahr. Der Gebäudebestand umfasst ca. 150 Schulen und 140 Schulsportanlagen mit ca. 900 Gebäuden. Die Nutzungen der Gebäude sind vielfältig und beinhalten neben den allgemeinbildenden Schulen, die beruflichen Schulen und sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren, sowie Schulkindergärten, Sporthallen, Lehrschwimmbäder, Turn- und Versammlungshallen. In den Schulgebäuden sind unterschiedliche Unterrichtsräume entsprechend den pädagogischen Anforderungen eingerichtet bis hin zu fachspezifischen Werkstätten und Laboren in den beruflichen Schulen. Für diese Gebäude und ihre Ausstattung hat das Schulverwaltungsamt den sicheren Betrieb zu gewährleisten. Die Nutzung der Schulgebäude findet werktags von 6.30 Uhr bis 23.00 Uhr statt, die Hallen werden täglich, d. h. auch an Wochenenden, teilweise sogar bis 1.00 Uhr morgens, genutzt.

Die Landeshauptstadt Stuttgart und das Schulverwaltungsamt sind als Betreiber der Schulanlagen für die baulichen und technischen Anlagen sowie als Arbeitgeber aufgrund von Gesetzen, Verordnungen und Vorschriften verpflichtet, Gefahren und Unfällen vorzubeugen und Gesundheitsbeeinträchtigungen zu vermeiden. Dies gilt insbesondere für den Betrieb der technischen Gebäudeausrüstung, da technische Anlagen oft ein hohes Gefährdungspotenzial aufweisen. In diesem Kontext wird von Instandhaltungsmaßnahmen (Prüfungen, Wartungen und Inspektionen) im Rahmen der „Betreiberverantwortung“ bzw. von „Betreiberpflichten“ gesprochen, welche die Rechtspflicht zum sicheren Betrieb einer Anlage, Gebäudeeinheit, einer sonstigen Gefahrenquelle oder eines Bereiches mit Nutzungsmöglichkeiten für die Öffentlichkeit (Publikumsverkehr) darstellen.

Die Anzahl der gesetzlich vorgeschriebenen Betreiberpflichten, die aus der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), Trinkwasserverordnung (TrinkwV) oder das Gebäudeenergiegesetz (GEG), etc. resultieren, und die regelmäßigen Novellierungen und Anpassungen der normativen Vorgaben steigen stetig an. Im Zusammenhang mit der anwachsenden Anzahl an Gebäuden, der baulichen und technischen Installationstiefe (immer mehr Versammlungsstätten, vollflächige Installation von Sprachalarmierungsanlagen (SAA), etc.) sowie der technischen Komplexität und Abhängigkeiten der Anlagen wachsen Aufwand, Komplexität und Verantwortungsumfang für das Schulverwaltungsamt als gebäudeverwaltendes Amt der städtischen Schul- und Schulsportanlagen. Hierbei gilt eine Holschuld, die das Schulverwaltungsamt als Betreiber mit der Verfügungsgewalt innerhalb der Nutzungsphase der Schulen und Schulsportanlagen verpflichtet, die Betreiberpflichten sowie die gesetzlichen Änderungen eigenständig zu identifizieren und fristgerecht umzusetzen (Informations-, Durchführungs- und Kontrollpflicht).

Die Abteilung Gebäudemanagement im Schulverwaltungsamt ist für die pflichtgemäße Umsetzung dieser Aufgaben und für die Gewährleistung eines einwandfreien Betriebs in den Schul- und Schulsportanlagen verantwortlich.

In der derzeitigen Entwicklung ist ein steigender Technologisierungsgrad in den Schul- und Schulsportanlagen festzustellen. Dieser steigende Technologisierungsgrad ist geprägt durch die allgemeine Entwicklung und zunehmende Digitalisierung von technischen Geräten, politischen Entscheidungen, einer wachsenden Zahl an gesetzlichen Vorgaben sowie steigenden Aufgabenstellungen der Stadt als Schulträger: So werden etwa für eine inklusionsgerechte Schule bei mehrstöckigen Bestandsgebäuden Aufzüge eingebaut und die Verkehrswege durch Öffnungstaster für die Türen ausgerüstet. Im Rahmen einer zunehmenden Digitalisierung des Unterrichts wurden in Schulen die Kreidetafeln zugunsten elektrischer Whiteboards ausgetauscht und WLAN-Hotspots eingerichtet, deren Wartungen und Prüfungen in den Bereich der Betreiberverantwortung fallen. Aufgrund von Sicherheitsaspekten wurden die gesetzlichen Vorgaben angepasst. In diesem Zusammenhang wurden die Schulen mit Sprachalarmierungsanlagen und technischen Geräten zur Vorbeugung eines Brandschutzes (Rauchmelder) sowie im Ernstfall zur Alarmierung mit Brandmeldeanlagen ausgestattet. Im Zuge des Klimaschutzes mit dem Ziel einer klimaneutralen Stadtverwaltung ab 2035 wurden und werden in den Schulgebäuden konventionelle Heizsysteme sukzessive durch Anlagen mit erneuerbaren Energien und die Schuldächer mit Photovoltaikanlagen, Solarthermie und einer Kombination aus beiden (PVT-Anlagen) ausgerüstet. Um das Zusammenspiel dieser Technologien zu optimieren, ist der Ausbau einer begleitenden Steuerungs- und Regelungstechnik erforderlich. Darüber hinaus ist das Schulverwaltungsamt als Schulträger bestrebt, in allen Schul- und Schulsportanlagen die schulspezifische Ausstattung zu modernisieren und den neuesten pädagogischen Erkenntnissen und Anforderungen anzupassen. Insbesondere in beruflichen Schulen, in sonderpädagogischen Bildungs- und Beratungszentren und in Schulen mit Lehrschwimmbecken ist ein sehr hoher Ausbaugrad der technologischen und teilweise sehr spezifischen Ausstattungsgeräte und der Einrichtung festzustellen, die technisch äußert komplex, aber erforderlich und pädagogisch sinnvoll sind, um den Schulbetrieb zu gewährleisten.

Neben diesen offensichtlichen Gründen führen auch indirekte Entscheidungen und Zielsetzungen, wie beispielsweise der Neubau von Mensen in Folge des Ausbaus von Ganztagsschulen oder die Ausweitung an außerschulischen Nutzern (z. B. Sportvereine) zur einer stetigen Ausbreitung des Technologisierungs- und Ausstattungsgrades der Schul- und Schulsportanlagen, die im Bereich der Betreiberverantwortung liegen und regelmäßig geprüft werden müssen.

Parallel zu dieser Entwicklung ist das Aufgabenspektrum im Bereich der Betreiberverantwortung im Schulbereich stark angestiegen und hat an Komplexität zugenommen. Neben der quantitativen Ausweitung aufgrund der Zunahme an Schulgebäuden durch Schulneubauten bzw. Schulerweiterungen und Belegungszeiten der Schul- und Schulsportanlagen haben auch qualitativ, aufgrund von gesetzlichen Vorgaben sowie politischen und pädagogischen Entscheidungen, die Aufgaben und Pflichten der Betreiberverantwortung zugenommen.

Ein Überblick über die tatsächlich eingebauten technischen Anlagen, deren Alter und Funktionsfähigkeit an den Schulen ist im Bereich Betreiberverantwortung bisher nur unzureichend vorhanden. Viele gesetzliche Vorgaben aus der Betreiberverantwortung können deshalb aktuell nicht umgesetzt werden. Beispiele, aus denen eine hohe Brand- und Personengefahr resultieren können, sind nachfolgend dargestellt:

1. Im Rahmen des Brandschutzes müssen Brandmeldeanlagen (ca. 160 Anlagen), Sprachalarmierungsanlagen (ca. 130 Anlagen), Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (ca. 350 Anlagen), etc. im Bestand erfasst, auf Mängel untersucht und Störungen beseitigt werden. Bei Unterlassung resultiert daraus eine hohe Brand- und Personengefahr.

2. In der Sanitärtechnik sind Trinkwasserinstallationen (ca. 300 Anlagen), Trinkwasseraufbereitungsanlagen (Bestand unbekannt), Trinkwasserspender (Bestand unbekannt), Wandhydranten (Bestand unbekannt) jährlich gewartet und eine Betriebs- und Bestandsdokumentation erstellt, sowie einen Beprobungsplan mit dem Gesundheitsamt abgestimmt und beauftragt werden. Bei Unterlassung resultiert daraus eine hohe Personengefahr.

3. In der Lüftungstechnik (ca. 1.200 Anlagen) sind jährliche Wartungen durchzuführen sowie Hygieneinspektionen zwei- bzw. dreijährig zu beauftragen. Bei Unterlassung resultiert daraus eine hohe Brand- und Personengefahr.

4. In den schulischen Liegenschaften sind ca. 5.000 Brandschutzklappen verbaut, die halb- bzw. jährlich zu warten sind. Sollten im Zuge der Wartungen asbesthaltiges Material gefunden werden, müssen Maßnahmen, zum Abbau des Asbests in die Wege geleitet werden. Bei Unterlassung resultiert daraus eine hohe Brand- und Personengefahr.

5. Bei der Küchenabluft (ca. 150 Anlagen) sind nach gesetzlichen Vorgaben halbjährliche brandschutztechnische Inspektionen erforderlich. Bei Unterlassung resultiert daraus eine hohe Brand- und Personengefahr.

6. Anlagen zur Klima- und Kältetechnik (ca. 120 Anlagen) müssen jährlich gewartet und Dichtheitsprüfungen viertel-, halb- oder jährlich je nach Kältemittelart und
Aufgrund dieser unklaren Situation hat sich das Schulverwaltungsamt die Frage gestellt, wie mit den offenen Punkten aus der Betreiberverantwortung umzugehen ist und hat daraus einen Masterplan entworfen. Aus diesem Masterplan gehen Maßnahmen hervor, die kurzfristig und andere, die langfristig umgesetzt werden müssen, um die Betreiberpflichten zu erfüllen und die Vorgehensweisen im Schulverwaltungsamt zu verstetigen.

Ziel ist es, die bestehenden Mängel in der technischen Gebäudeausrüstung in den schulischen Liegenschaften in einem ersten Schritt zu identifizieren und die Mängel in einem weiteren Schritt zu beheben. Innerhalb der Gebäude können sich bis zu 57 unterschiedliche und zu beachtende Gewerke befinden, die grob in 5 der nachfolgenden Kategorien differenziert werden können: sicherheitstechnische Anlagen (z. B. Brandmeldeanlagen, Sprachalarmierungsanlagen), Elektro- und Förderanlagen (z. B. Gebäudeleittechnik, Aufzüge), (Trink-) Wasserversorgungsanlagen (z. B. Trinkwasseranlagen, Lehrschwimmbäder), Gas- und Wärmeversorgungsanalgen (z. B. Heizungsanlagen inkl. Blockheizkraftwerken), lufttechnische Anlagen und Gefahrenstoffe (z. B. Lüftungsanlagen inkl. Brandschutzklappen, Digestorien). Bei der Mängelfeststellung ist eine Kategorisierung der Gewerke und Leistungsbilder sowie eine Typisierung der Mängel, Schäden und Zustandsfeststellung mit entsprechender Priorisierung für die Behebung erforderlich. Parallel dazu bedarf es einer vertieften Organisationsuntersuchung der Organisation der Betreiberverantwortung für Schul- und Schulsportanlagen im Schulverwaltungsamt, insbesondere hinsichtlich Abläufen und Prozessen, einschließlich Stellenbemessung, um die Aufgabenerledigung in diesem Bereich dauerhaft im laufenden Betrieb sicherstellen zu können. Im Rahmen der Organisationsuntersuchung des Schulverwaltungsamts (OU 40) wurden seinerzeit nur die Aufbauorganisation und die Schulbauprozesse betrachtet, nicht jedoch das Themenfeld Betreiberverantwortung.

Um die Umsetzung des Masterplans schnellstmöglich voranzubringen und da für die Steuerung der Umsetzung keine verwaltungsinternen Personalressourcen zur Verfügung stehen, soll hierfür ein externer Projektsteuerer beauftragt werden. Dabei sollte die Projektsteuerung vollumfängliche Kenntnisse von normativen Vorgaben für den Gebäudebetrieb, von Gefahrstoffen und dem Vergaberecht mit sich bringen. Die Aufgaben der Projektsteuerung sind die Koordination von internen (z. B. Schulverwaltungsamt, etc.) sowie externen (z. B. qualifizierte Fachfirmen) Akteuren; zudem erarbeitet die Projektsteuerung die organisatorischen Rahmenbedingungen und überwacht die Durchführung der Bestandsanalyse der Anlagen aus der technischen Gebäudeausrüstung. Dies umfasst die Beratung bei der Leistungsbeschreibung für die Bestandsanalyse sowie die Erarbeitung der Aufgabenstellung und Unterstützung bei der Erstellung des Programms zur Einhaltung des Masterplans. Die Projektsteuerung überwacht die Termine, Kosten und die Ergebnisqualität sowie schreibt die Planungsziele fort und klärt bei Zielkonflikten. Zur strukturierten Vorgehensweise ist zudem die Erstellung eines einheitlichen Berichts zur Mängel-, Maßnahmen- und Pflichtanalyse und die Auswahl eines geeigneten Formats mit entsprechender Detaillierungstiefe sowie die von Kommunikationswegen, etc. zu erarbeiten. Der Abschlussbericht enthält eine Priorisierung mit Dokumentation für den Sanierungsfahrplan.

Die Projektsteuerung unterstützt die Verwaltung und ist für die Erarbeitung der Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Umsetzung der nachfolgenden Teilaufgaben verantwortlich:

1. Bestandsanalyse, inklusive Mängelaufnahme der Anlagen aus der technischen Gebäudeausrüstung in den schulischen Liegenschaften. 2. Mängelbeseitigung mit Beauftragung von Fachfirmen.

3. Schaffung bzw. Aufbau einer Organisation im Bereich der Betreiberverantwortung im Schulverwaltungsamt mit langfristiger Wirkung zur Aufgabenwahrnehmung der Betreiberpflichten.

Das Schulverwaltungsamt hat sowohl den externen als auch den internen Personalaufwand für die Teilprojekte grob geschätzt. Nachfolgend sind die Personalbedarfe des Schulverwaltungsamts für die Durchführung der Maßnahmen dargestellt:

§ Während der Bestandsaufnahme, die innerhalb von 6 Monaten abgeschlossen werden soll, wird der größte Teil der Aufgaben seitens des Schulverwaltungsamts darin bestehen, externe Gutachter vor Ort zu begleiten, dies soll durch die Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister abgedeckt werden. Daneben werden zusätzliche Aufwände durch koordinierende Aufgaben entstehen, für die Ingenieurkenntnisse erforderlich sind, die mit ca. 100 Personaltagen geschätzt werden. Dies entspricht für ein halbes Jahr einer Stelle (EG 11). Damit die Kapazitäten bei Beginn des Projekts zur Verfügung stehen, sollte diese Stelle sofort ausgeschrieben werden. Eine Befristung muss erfolgen, je nachdem, wann das Projekt tatsächlich beginnt und die Bestandsaufnahme endet. Die Verwaltung schlägt vor, die Ermächtigung zunächst bis April 2024 zu befristen.

§ Für eine Priorisierung der Mängelbeseitigung anhand von Risikobewertungen sowie Beauftragungen der Mängelbeseitigung durch die Landeshauptstadt Stuttgart und den Austausch mit dem Projektsteuerer werden für 1 Jahr ca. 700 Personaltage geschätzt, dies entspricht 3,5 Stellen (EG 11). Auch diese Stellen sollten möglichst rasch ausgeschrieben werden, erfahrungsgemäß ist eine Stellenbesetzung mit Ingenieuren am derzeitigen Arbeitsmarkt nicht einfach, zumal es sich um befristete Stellen handelt. Aufgrund von durchzuführenden Beauftragungen muss es sich um städtische Mitarbeiter handeln. Die Mängelbeseitigung beginnt, sobald die Bestandsaufnahme die ersten Mängel feststellt. Bezüglich der Befristung liegt eine Unwägbarkeit darin, dass derzeit nicht bekannt ist, wann das Projekt beginnt und wann es endet. Die Verwaltung schlägt deshalb vor, die Ermächtigung zunächst bis 12/2024 zu befristen. § Parallel zur Mängelbeseitigung sollen die Ergebnisse, die im Rahmen der Bestandsaufnahme und Mängelbeseitigung gewonnen werden, in eine langfristige Wartungs- und Prüfplanung erfolgen. Damit soll die Nachhaltigkeit der Erkenntnisse sichergestellt werden und langfristig die Betreiberverantwortung gesichert und optimiert werden. Hierfür wurden 1.200 Personaltage geschätzt. Dies entspricht 4,0 Stellen (EG 11) über 18 Monate. Auch hier kann die genaue Befristung nicht genannt werden, die Verwaltung schlägt vor, die Ermächtigung bis 12/2025 zu befristen.

§ Um den Herausforderungen und Anforderungen der Betreiberverantwortung dauerhaft gerecht zu werden, soll parallel zum fachlichen Thema wie Bestandsaufnahme und Mängelbeseitigung möglichst rasch mit einer Organisationsuntersuchung begonnen werden, die sowohl die Aufbau- als auch Ablauforganisation beleuchtet und auf Grundlage von optimierten Prozessen eine Stellenbemessung durchführt. Hierfür soll ein externes Unternehmen mit Know-How in diesem Bereich beauftragt werden. Solche Untersuchungen sind auch durch internes Personal des Fachamts zu begleiten. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass das Schulverwaltungsamt im Bereich Organisation nicht so ausgestattet ist, dass es solche Zusatzaufwände tragen kann. Für diese umfangreiche Untersuchung sollen deshalb 0,5 Stellen befristet zur Verfügung gestellt werden (EG 10). § Das Schulverwaltungsamt hat aufgrund der Stellenschaffungen der vergangenen Jahre und umfangreicher Organisationsänderungen Rückstände in der Personalsachbearbeitung, da die Personalausstattung hierfür nicht adäquat ist. Der Personalschlüssel bildet diese Ausnahmesituation des Amtes nicht ab. Für die Ausschreibung und Besetzung neuer Stellen im Ingenieurbereich – zudem befristet – geht das Schulverwaltungsamt von einem Zusatzaufwand im Umfang von einer halben Stelle für ein Jahr aus. Es wird davon ausgegangen, dass sich aufgrund des Fachkräftemangels schwierig gestaltet, Mehrfachausschreibungen wahrscheinlich sind und ein erhöhter Aufwand für Active Sourcing und Bewerberbetreuung erforderlich ist. Um dies gewährleisten zu können, ist die sofortige Besetzung einer 0,5 Stelle Personalsachbearbeitung notwendig. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass Teilzeit- und befristete Stellen im Organisationsbereich nicht besetzbar ist, hierfür sind keine qualitativ angemessenen Bewerbungen zu erhalten. Insofern sollen die beiden halben Stellen für Organisation und Personalsachbearbeitung zu einer zusammengefasst werden, befristet bis 12/2025.

§ Erfahrungsgemäß ist eine Stellenbesetzung mit Ingenieuren und Fachkräften im Bereich Organisation am derzeitigen Arbeitsmarkt sehr schwierig, mit Befristungen quasi unmöglich. Aufgrund dessen soll das Schulverwaltungsamt ermächtigt werden, die Arbeitsverträge unbefristet abzuschließen. Nach Abschluss des Projekts sorgt das Schulverwaltungsamt bzw. das Referat Jugend und Bildung für entsprechende Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten.


Dringender dauerhafter Personalbedarf im Bereich Betreiberverantwortung

In den Jahren 2011 bis 2016 wurden insgesamt 10,6 Stellen für Aufgaben im Bereich Betreiberhaftung und Arbeitssicherheit für Schulhausmeister des Schulverwaltungsamts geschaffen. Die dem damaligen Sachgebiet Arbeitssicherheit und Betreiberhaftung zugeordneten Aufgaben umfassten neben den Kernaufgaben der Betreiberverantwortung - wie bspw. die Ermittlung der erforderlichen Maßnahmen zur Sicherstellung der Betreiberpflichten und deren Umsetzungsprüfung - auch den Arbeitsschutz sowie die Fachvorgesetztenfunktion für die Schulhausmeister/Schulhausmeisterinnen und des Weiteren technische Aufgaben. Im Rahmen der Neuorganisation des Schulverwaltungsamts wurden klare Aufgabenabgrenzungen vorgenommen und im Rahmen dieser Aufgabenverschiebungen wurden auch die entsprechenden Personalressourcen (Stellen) neu zugeordnet.

Das Thema Arbeitsschutz für Schulhausmeister/Schulhausmeisterinnen ist mit den beiden vorhandenen Stellen im Sachgebiet Schulhausbetreuung und Betreiberhaftung nun dem Team Schulhausbetreuung zugeordnet. Die Dienst- und Fachaufsicht für die Schulhausmeister/Schulhausmeisterinnen ist ebenfalls in diesem Team an anderer Stelle gebündelt, so dass hierfür eine weitere Stelle in dieses Team übertragen wurde. Die Behebung sicherheits- und wartungsbedingter Mängel im Bereich der Haustechnik wurde aufgrund der Nähe der Aufgaben und ähnlicher Qualifikationserfordernisse mit zwei Stellen dem Technischen Gebäudemanagement zuordnet.

Mit dieser Konzentration des Teams auf die Kernaufgaben im Bereich Betreiberverantwortung soll eine Fokussierung und eine Qualitätssteigerung in der Aufgabenwahrnehmung erfolgen. Nach Abschluss der Neuorganisation des Schulverwaltungsamts mit klarer Aufgabenabgrenzung werden für die Aufgaben der Betreiberhaftung im engeren Sinne derzeit 5,6 Stellen eingesetzt.

Um die o. g. neuen bzw. erweiterten Aufgabenstellungen erfüllen zu können, hat das Schulverwaltungsamt darüber hinaus einen zusätzlichen Bedarf von 4,4 Stellen errechnet und zum Stellenplan 2024 beantragt. Diese Stellen sind dringend und unabweisbar, da gemäß gesetzlicher Vorgaben dem Betreiber die Rechtspflicht auferlegt ist, sämtliche Maßnahmen für einen sicheren baulichen und technischen Betrieb wiederkehrend und fristgerecht umzusetzen. Bei einer Nichtbeachtung der gesetzlichen Verpflichtungen kann daraus die Schließung einzelner Schulgebäude resultieren.
Die Stellen setzen sich aus den folgenden Bereichen zusammen:

1. Im Bereich der Brandschutzverordnung ist das Schulverwaltungsamt verpflichtet, Maßnahmen umzusetzen, die eine Verhütung von Bränden sowie die Vermeidung einer Brandausbreitung zum Schutz von Personen gewährleisten. Für die Wahrnehmung dieser Aufgaben ist ein Gesamtaufwand von 1.368 Stunden im Jahr erforderlich (Anhang 1, Tabelle 1). Dazu ist eine Vollzeitstelle in EG 11 im Schulverwaltungsamt zu schaffen, da bislang hierfür keine Stellenanteile zur Verfügung stehen.

2. Im Umgang mit Gefahrenstoffen im Betrieb trägt das Schulverwaltungsamt im Rahmen der Arbeitssicherheit Verantwortung für das Personal der Schulhausmeister und Schulhausmeisterinnen. Das Schulverwaltungsamt hat Sorge zu tragen, dass Maßnahmen umgesetzt werden, die die konstante Gefährdung im Umgang mit den Gefahrenstoffen ausschließen, um dadurch den sicheren baulichen und technischen Anlagenbetrieb der Schulen und Schulsportanlagen zu gewährleisten. Gefahrenstoffe sind Stoffe, die ein chemisches Gefährdungspotenzial mit sich bringen. Innerhalb des Verantwortungsbereichs des Schulverwaltungsamts sind dies vor allem die Labore, die naturwissenschaftlichen Werkräume, die Lehrschwimmbecken und Lagerräume der Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister als Örtlichkeiten mit Gefahrenstoffe zu identifizieren. Für die Wahrnehmung dieser Aufgaben wird ein Gesamtaufwand von 1.638 Stunden im Jahr benötigt (Anlage 1, Tabelle 2). Deshalb ist im Schulverwaltungsamt eine Vollzeitstelle in EG 11 zu schaffen, da hierfür bislang keine Stellenanteile zur Verfügung stehen.

3. Im Bereich der Elektro- und Informationstechnik besteht für das Schulverwaltungsamt die gesetzliche Verpflichtung, Maßnahmen umzusetzen, die Störmeldungen für elektrotechnische Anlagen zum Schutz von Personen gewährleisten. Aufgrund des Ausbaus der Infrastruktur mit Photovoltaikanlagen kommen verstärkt neue gesetzliche Anforderungen auf die gebäudeverwaltenden Ämter der Landeshauptstadt Stuttgart zu. Für die Wahrnehmung dieser Aufgaben ist ein Gesamtaufwand von 1.680 Stunden im Jahr erforderlich (Anlage 1, Tabelle 3). Dazu ist eine Vollzeitstelle in EG 11 zu schaffen, da hierfür keine Stellenanteile zur Verfügung stehen.

4. Zu den nutzungsspezifischen Anlagen und Ausstattungen zählen u. a. Falt- und Schiebewände, Bühnen, Tribünen, küchentechnische Einrichtungen. Die Einhaltung gesetzlicher Regelungen, Verordnungen und Normen zum Schutz der Nutzer und Beschäftigten (z. B. in den Mensen) sind nachzukommen. Aufgrund steigender Nachfragen und Neubauten von Mensen kommen weitere Anlagen hinzu. Die genannten Aufgabenschwerpunkte sind im Schulverwaltungsamt gegenwärtig im Bereich der Betreiberverantwortung nicht abgedeckt. Für dessen Wahrnehmung wird ein Gesamtaufwand von 1.320 Stunden im Jahr benötigt (Anlage 1, Tabelle 4). Deshalb ist im Schulverwaltungsamt eine Vollzeitstelle in EG 11 zu schaffen.

5. Viele Schulanlagen werden aufgrund der Ganztagesbetreuung, den Vorgaben hinsichtlich der festgelegten Schulraumfläche oder aufgrund des alten baulichen Zustands erweitert und saniert. Aus den durchgeführten Um-, Erweiterungs- und Neubauten im Bereich des Schulverwaltungsamts werden vermehrt Bauten als Versammlungsstätten errichtet. Im Zusammenhang mit Versammlungsstätten resultiert die Betreiberpflicht einer regelmäßig wiederkehrenden Sachverständigenprüfung für sicherheitstechnische Anlagen. Die Prüfungen umfassen die Wirksamkeit und Betriebssicherheit der sicherheitstechnischen Anlagen in Übereinstimmung mit den baurechtlichen Anforderungen. Im Schulverwaltungsamt ist dieser zusätzliche Tätigkeitsumfang durch die Schaffung eines Stellenanteils von 0,4 in EG 11 aufzunehmen.


Zusammengefasst ergibt sich folgender dringender dauerhafter Stellenbedarf (in Anlage 1 sind die detaillierten Berechnungen beigefügt):

Sachbearbeiter (m/w/d) Betreiberverantwortung
für Brandschutz		1,0 Stelle EG 11
Sachbearbeiter (m/w/d) Betreiberverantwortung
für Gefahrenstoffe inklusive Explosionsschutz		1,0 Stelle EG 11
Sachbearbeiter (m/w/d) Betreiberverantwortung
für Elektro- und Informationstechnik		1,0 Stelle EG 11
Sachbearbeiter (m/w/d) Betreiberverantwortung
für nutzungsspezifische Anlagen und Ausstattungen		1,0 Stelle EG 11
Sachbearbeiter (m/w/d) Betreiberverantwortung
für sicherheitstechnische Anlagen / Versammlungsstätten		0,4 Stellen EG 11

Die Landeshauptstadt Stuttgart als Betreiberin der Schul- und Schulsportanlagen muss den Betreiberpflichten nachkommen. Um diese Aufgabe dauerhaft zu realisieren, ist es notwendig, im Schulverwaltungsamt entsprechende organisatorische Strukturen, insbesondere Abläufe und Prozesse zu schaffen und die zur Aufgabenerledigung erforderliche Stellenausstattung sicherzustellen. Dazu muss sich entsprechend qualifiziertes Personal im Schulverwaltungsamt mit dem Aufgabenbereich und den nötigen Arbeitsschritten auseinandersetzen. Die Verletzungen bzw. Vernachlässigungen der gesetzlichen Verpflichtungen können sich im Schadensfall zu folgenreichen Personen-, Bau-, Umwelt- wie auch Imageschäden auswirken. Diese können bis hin zu Stilllegungen der baulichen und technischen Anlagen der Schul- und Sportanlagen führen und zudem empfindliche straf- und zivilrechtliche Rechtsfolgen nach sich ziehen. Im Bereich der Betreiberverantwortung ist das Haftungsrisiko als besonders hoch einzustufen. Eintretende Pflichtverletzungen haben in der Regel schwerwiegende Folgen.


Finanzielle Auswirkungen

Die Kosten für den externen Projektsteuerer können zum gegenwärtigen Bearbeitungsstand nur sehr vage abgeschätzt werden. Geht man für die Kostenabschätzung von 18 Monaten Bearbeitungsdauer und einem Tagessatz von 3.500 Euro brutto aus, ergeben sich für die Beauftragung des externen Projektsteuerers Kosten in Höhe von 1,4 Mio. Euro (brutto).

Die Aufwendungen in Höhe von voraussichtlich 1,4 Mio. Euro werden im Teilhaushalt 400 - Schulverwaltungsamt, Amtsbereich 4002110 - Allgemeinbildende Schulen, 4002120 – Sonderpädagogische Bildungs- und Beratungszentren, 4002130 - Berufsbildende Schulen bei Kontengruppe 4291 – Aufwendungen für sonstige Sach- und Dienstleistungen abgebildet. Die sich aus dem Jahr 2023 ergebenden Aufwendungen werden über die Pauschale 3. Sonderprogramm Schulsanierungen gedeckt. Aufwendungen ab dem Jahr 2024 werden im Rahmen der Haushaltsplanberatungen zum Doppelhaushalt 2024/2025 angemeldet.

Für die unbefristeten 4,4 Stellen in EG 11 entstehen zusätzliche Personalaufwendungen von jährlich 392.920 Euro.

Für das Projekt sollen für unterschiedliche Zeiträume Ingenieure im Umfang von 8,5 Stellen in EG 11 sowie eine Sachbearbeitung Personal und Organisation in EG 10 eingesetzt werden. Da der Beginn und das Ende des Projekts noch nicht feststehen, werden die Personalkosten unter bestimmten Annahmen beziffert.

Funktion
Anzahl
vorgeschlagene Befristung
Dauer (mind.)
EG
Kosten in Euro
Begleitung der Bestandsaufnahme
1,0
04/2024
6 Monate
EG 11
44.650
Beauftragungen der Mängelbeseitigung
3,5
12/2024
12 Monate
EG 11
312.550
langfristige Wartungs- und Prüfplanung
4,0
12/2025
18 Monate
EG 11
535.800
Organisation und Personalsachbearbeitung
1,0
12/2025
21 Monate
EG 10
146.300
Summe
1.039.300

Wesentliche Teile der Mängelbeseitigung der im Zuge der Bestandsanalyse noch zu erhebenden Mängel werden aufgrund der vorbeschriebenen Komplexität und des erweiterten Aufgabenspektrums in die Zuständigkeit des Hochbauamtes fallen, so dass auch im bauenden Amt ein erheblicher Personalmehrbedarf entstehen wird. Dieser kann jedoch erst in Kenntnis der Ergebnisse der Bestandsanalyse erhoben werden. Eine rechtzeitige Erhebung vorausgesetzt soll der Stellenbedarf für das Hochbauamt über das etablierte Stellenbemessungsverfahren des Hochbauamtes ermittelt werden und im Verlauf der Haushaltsberatungen in die Stellenplanberatung eingebracht werden.



Beteiligte Stellen

Die Referate AKR, WFB und T haben mitgezeichnet.




Isabel Fezer
Bürgermeisterin

Anlagen

Anlage 1


Berechnung des dauerhaften Personalbedarfs

Die Berechnungen für den dringenden dauerhaften Personalbedarf im Bereich der Betreiberverantwortung im Schulverwaltungsamt sind nachfolgend tabellarisch pro Stelle dargestellt.


Tabelle 1: Gesamtaufwand pro Jahr zur Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für Brandschutzthemen
Handlungsbedarf Betreiberpflichten - Brandschutz / Erste Hilfe
Eintrittswahrscheinlichkeit Stufe 3 = hoch
Notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Betreiberverantwortung
Anzahl p.a.
Bezugsgröße
Arbeitsaufwand je Einzelmaßnahme in Std. Stufe 3
Gesamtaufwand in Std. pro Jahr
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
Verfolgung, Begleitung und Abnahme von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.800
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,2
360
Elektronische Dokumentation von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.800
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,4
720
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen Zwischensumme
1.080
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen
Fortschreibung der Objektdaten
400
Anzahl Objekte
0,6
240
Elektronische Dokumentation in Objektdatenbank
400
Anzahl Objekte
0,12
48
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen Zwischensumme
288
Gesamtaufwand in Stunden pro Jahr
1.368
WV = Wartungsverträge
geschätzt * - p.a ca. 30 neue WV

Tabelle 2: Gesamtaufwand pro Jahr zur Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für den Themenbereich Gefahrenstoffe
Handlungsbedarf Betreiberpflichten - Gefahrstoffe
Eintrittswahrscheinlichkeit Stufe 3 = hoch
Notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Betreiberverantwortung (ohne Arbeitssicherheit)
Anzahl p.a.
Bezugsgröße
Aufwand je Einzelmaßnahme in Std. Stufe 3
Gesamtaufwand p.a. in Std.
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
Verfolgung, Begleitung und Abnahme von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.500
Anzahl WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,3
450
Elektronische Dokumentation Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.500
Anzahl WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,6
900
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen Zwischensumme
1.350
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen
Fortschreibung der Objektdaten
400
Anzahl Objekte
0,6
240
Elektronische Dokumentation in Objektdatenbank
400
Anzahl Objekte
0,12
48
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen Zwischensumme
288
Gesamtaufwand in Stunden p.a.
1.638
WV = Wartungsverträge
geschätzt * - p.a ca. 20 neue WV

Tabelle 3: Gesamtaufwand pro Jahr zur Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für den Themenbereich Elektro- und Informationstechnik
Handlungsbedarf Betreiberpflichten – Elektro- und Informationstechnik
Eintrittswahrscheinlichkeit Stufe 2 = mittel
Notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Betreiberverantwortung
Anzahl p.a.
Bezugsgröße
Arbeitsaufwand je Einzelmaßnahme in Std. Stufe 2
Gesamtaufwand in Std. pro Jahr
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
Verfolgung, Begleitung und Abnahme von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
2.000
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,3
600
Elektronische Dokumentation von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
2.000
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,3
600
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen Zwischensumme
1.200
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen
Fortschreibung der Objektdaten
400
Anzahl Objekte
0,6
240
Elektronische Dokumentation in Objektdatenbank
400
Anzahl Objekte
0,6
240
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen Zwischensumme
480
Gesamtaufwand in Stunden pro Jahr
1.680
WV = Wartungsverträge
geschätzt * - p.a ca. 30 neue WV
Tabelle 4: Gesamtaufwand pro Jahr zur Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für Themen um nutzungsspezifische Anlagen und Ausstattungen
Handlungsbedarf Betreiberpflichten – nutzungsspezifische Anlagen und Ausstattungen
Eintrittswahrscheinlichkeit Stufe 3 = hoch
Notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Betreiberverantwortung (ohne Arbeitssicherheit)
Anzahl p.a.
Bezugsgröße
Aufwand je Einzelmaßnahme in Std. Stufe 3
Gesamtaufwand p.a. in Std.
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
Verfolgung, Begleitung und Abnahme von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.200
Anzahl WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,6
720
Elektronische Dokumentation Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.200
Anzahl WV aus Bestand IST (geschätzt *)
0,3
360
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen Zwischensumme
1.080
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen
Fortschreibung der Objektdaten
400
Anzahl Objekte
0,3
120
Elektronische Dokumentation in Objektdatenbank
400
Anzahl Objekte
0,3
120
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen Zwischensumme
240
Gesamtaufwand in Stunden p.a.
1.320
WV = Wartungsverträge
geschätzt * - p.a ca. 20 neue WV

Tabelle 5: Gesamtaufwand pro Jahr zur Wahrnehmung der Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für sicherheitstechnische Anlagen und Versammlungsstätten
Handlungsbedarf Betreiberpflichten – sicherheitstechnische Anlagen - Versammlungsstätten
Eintrittswahrscheinlichkeit Stufe 3 = hoch
Notwendige Maßnahmen zur Sicherstellung der Verpflichtungen aus Betreiberverantwortung
Anzahl p.a.
Bezugsgröße
Arbeitsaufwand je Einzelmaßnahme in Std. Stufe 3
Gesamtaufwand in Std. pro Jahr
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
Verfolgung, Begleitung und Abnahme von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.800
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt)
0,1
180
Elektronische Dokumentation von Prüfungen, Wartungen, Inspektionen
1.800
Anzahl der WV aus Bestand IST (geschätzt)
0,2
360
Sicherstellung Prüfungen, Wartungen, Inspektionen Zwischensumme
540
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen
Fortschreibung der Objektdaten
400
Anzahl Objekte
0,3
120
Elektronische Dokumentation in Objektdatenbank
400
Anzahl Objekte
0,12
48
Pflege Objektdaten und Handlungshilfen Zwischensumme
166
Gesamtaufwand in Stunden pro Jahr
706
WV = Wartungsverträge

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