Begründung:
A. Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes
· Unterhaltung interner Meldekanäle zur Abgabe von Hinweisen
· Öffnung der internen Meldekanäle für Beschäftigte (einschl. Beamte/Beamtinnen) der Landeshauptstadt Stuttgart.
· Erteilung einer Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person (innerhalb von 7 Tagen)
· Einleitung von Folgemaßnahmen
· Rückmeldung über Folgemaßnahmen an die hinweisgebende Person (innerhalb von 3 Monaten)
· Umfassende Dokumentationspflichten
· Pflicht zur Wahrung der Vertraulichkeit in Bezug auf die hinweisgebende Person sowie weitere vom Hinweis betroffene Personen
· Verbot von Repressalien zu Lasten der hinweisgebenden Person
· Sicherstellung der Unabhängigkeit der internen Meldestelle (insb. keine Interessenskonflikte bei der Aufgabenerfüllung)
· Vorhaltung von klaren und leicht zugänglichen Informationen über interne Meldekanäle für die Beschäftigten
B. Implementierung einer Zentralen Internen Meldestelle (ZIM) bei der Landeshauptstadt Stuttgart
Zur Umsetzung der komplexen Vorgaben der Richtlinie sowie des Hinweisgeberschutzgesetzes wurde bereits im vergangenen Jahr eine stadtweite Arbeitsgruppe (AG) gebildet. In dieser sind folgende Ämter bzw. Bereiche vertreten: Amt für Revision, DO.IT- Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Haupt- und Personalamt, Stadtkämmerei, Rechtsamt, Abteilung Datenschutz und Informationssicherheit und der Gesamtpersonalrat. Die Arbeitsgruppe hat ein umfassendes Konzept zur Implementierung einer internen Meldestelle erarbeitet, welches nachfolgend sowie in Anlage 2 im Überblick dargestellt wird. 1. Organisation Das Hinweisgeberschutzgesetz sowie die Richtlinien geben nicht vor, an welcher Stelle die organisatorische Einbindung einer internen Meldestelle innerhalb eines Unternehmens oder einer Kommune zu erfolgen hat. Gleichzeitig werden hohe organisatorische und fachliche Anforderungen an die interne Meldestelle selbst gestellt. So müssen die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen in der Ausübung ihrer Tätigkeit sowohl unabhängig und frei von Interessenskonflikten sein (vgl. § 15 Abs. 1 HinSchG) als auch die notwendige Fachkunde mitbringen (Abs. 2). Die Tätigkeit der internen Meldestelle ist aus prozessualer Sicht in weiten Teilen mit der Tätigkeit der Zentralen Antikorruptionsstelle vergleichbar. Weitestgehend ungleich gestaltet sich hingegen der umfangreiche sachliche Anwendungsbereich (vgl. Anlage 3). Die im Anwendungsbereich der Zentralen Antikorruptionsstelle liegenden Korruptions- und Begleitdelikte sind dabei vom sachlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes mit umfasst. Vor diesem Hintergrund können mit der Zuordnung der Zentralen Internen Meldestelle zum Amt für Revision bereits existierende Strukturen der Zentralen Antikorruptionsstelle genutzt und verbunden werden. Die Unabhängigkeit i. S. d. § 15 HinSchG, welche sich aus § 109 Abs. 1 GemO sowie der städtischen Revisionsordnung ergibt, ist damit gewährleistet. Ferner liegt die notwendige Fachkunde vor. Unter dem Gesichtspunkt einer effektiven und zeitnahen Umsetzung wird daher die Zentrale Interne Meldestelle als Stabsstelle beim Amt für Revision angesiedelt, die gleichzeitig und in Synergie für die Aufgaben der Zentralen Antikorruptionsstelle zuständig ist. Im repressiven Bereich folgt die Tätigkeit der Zentralen Antikorruptionsstelle künftig den Regelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Der Bereich der Korruptionsprävention behält seine herausgehobene Stellung bei. 2. Aufgaben sowie Rechte und Pflichten der Zentralen Internen Meldestelle
Zu den Aufgaben gehören insbesondere (vgl. § 18 HinSchG)
Zu den weiteren Aufgaben der Zentralen Internen Meldestelle gehören insb. die Sensibilisierung städtischer Bediensteter sowie die Öffentlichkeitsarbeit. Sie ist zudem Ansprechperson für externe Meldestellen. 3. Meldekanäle für hinweisgebende Personen Die Zentrale Interne Meldestelle stellt für hinweisgebende Personen folgende Meldekanäle zur Verfügung: · Mündliche Entgegennahme (Telefon)
· Persönliche Zusammenkunft
· Schriftliche Hinweisabgabe (Brief, Fax, E-Mail)
· Hinweisgebende Personen können sich zudem an den Vertrauensanwalt der LHS wenden. Vertragliche Vereinbarungen mit dem Vertrauensanwalt, die bereits für den Bereich der Korruptionsdelikte bestehen, müssen entsprechend ausgeweitet werden.
C. Ressourcen
Für die dargestellten Aufgaben wird zunächst zusätzliche Personalkapazität im Umfang von einer Stelle für eine/-n Juristen/Juristin in Bes. Gr. A 14/EG 14 TVöD benötigt. Ein entsprechender Stellenplanantrag wurde zum Doppelhaushalt 2024/2025 gestellt. Wie eingangs (s. o. A. Begründung) erläutert, sind wesentliche rechtliche Vorgaben bereits in Kraft getreten, Hinweise können jederzeit zur Bearbeitung eingehen. Als Landeshauptstadt mit einer großen Verwaltung empfiehlt es sich, auch unabhängig der noch ausstehenden Landesregelung, die Zentrale Interne Meldestelle zeitnah einzurichten und damit die Voraussetzungen für die internen Melde- und Prüfabläufe zu schaffen und den Mitarbeitenden/Hinweisgebenden stadtinterne Meldekanäle zeitnah bereitzustellen. Daher soll die personelle Aufstockung bereits vor Abschluss des Stellenplanverfahrens erfolgen. Aufgrund der bisherigen Erfahrungen und Fallzahlen der Zentralen Antikorruptionsstelle sowie Erhebungen anderer Institutionen aus dem Bereich der Compliance ist ein späterer zusätzlicher Stellenbedarf nicht auszuschließen.
(2) Finanzielle Ausstattung
Bereits jetzt zeigt sich, dass die Tätigkeit der Zentralen Antikorruptionsstelle und damit einhergehend das Vertrauen in diese stark mit der Wahrnehmung in der Stadtverwaltung korreliert. Das Anbieten eines umfänglichen Schulungsprogramms, die zeitnahe Bearbeitung von Anfragen sowie die Nutzung unterschiedlicher Informationsmedien tragen bereits jetzt zu einer positiven Wahrnehmung der Zentralen Antikorruptionsstelle bei. Gerade bei der internen Meldestelle gilt es, dieses Vertrauen immer wieder zu bekräftigen und präsent zu halten. Neben kostenfreien Möglichkeiten, z. B. der Bereitstellung ausführlicher Informationen im Intranet und Internet, bedarf es auch anderer kostenpflichtiger Informationsmedien (z. B. Flyer, Postkarten, Poster) sowie eines E-Learning-Angebots. Weiterhin gilt es zu beachten, dass das Personal der Zentralen Internen Meldestelle über die notwendige Fachkunde verfügen muss (§ 15 Abs. 2 S. 1 HinSchG). Dies kann nur durch eine beständige Wahrnehmung von Schulungs- und Fortbildungsangeboten erreicht werden. Des Weiteren sind u. a. noch folgende Kosten zu berücksichtigen:
· Kosten der IT
· Kosten für Datenbanken
· Kosten für Literatur / Online-Medien
· Ggf. Kosten für die Beauftragung externer Gutachten
Finanzielle Auswirkungen Für die Ermächtigung im laufenden Jahr 2023 ist mit einem Personalmehraufwand in Höhe von maximal 41.667 EUR im Teilergebnishaushalt 140 – Amt für Revision, Kontengruppe 400 – zu rechnen. Für diesen Mehrbedarf stehen im Haushaltsjahr 2023 im Teilergebnishaushalt 140 keine ausreichenden Deckungsmittel zur Verfügung und sollen aus der Deckungsreserve Personal im Teilhaushalt 900 - Allgemeine Finanzwirtschaft, Amtsbereich 9006120 - Sonstige allgemeine Finanzwirtschaft, Kontengruppe 440 - Sonstige ordentliche Aufwendungen, gedeckt werden. Beteiligte Stellen Referat AKR und WFB Dr. Frank Nopper Oberbürgermeister Anlagen Revisionsordnung Präsentation HinSchG Sachlicher Anwendungsbereich Darstellung der Zusammenarbeit zum Seitenanfang