Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: 0410-00
GRDrs 1127/2020
Stuttgart,
02/22/2021



Digital MoveS - eCollaboration Management (ECoM)



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich24.02.2021



Beschlußantrag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, einen Rahmenvertrag für den Bezug von Softwareprodukten der Firma HCL für vier Jahre Nutzungsdauer abzuschließen und nach Vergabe daraus Leistungen abzurufen. Dem voraussichtlichen Finanzierungsvolumen von jährlich bis zu 910.000,- EUR/Jahr (ca. 3,6 Mio. EUR für den Zeitraum 2021 - 2024) wird zugestimmt.

2. Im Kontext der Einführung der HCL-Produkte wird eine externe Leistung von insgesamt 300.000,- EUR beauftragt, gesplittet auf die Jahre 2021 (180.000,- EUR) und 2022 (120.000,- EUR).

3. Der Erteilung des Zuschlages für den Abschluss der Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Softwareprodukten (Beschlussantrag 1) mit einem Gesamtvolumen von 3.528.000,- EUR an die Firma HCL im Wege der Direktvergabe durch die Verwaltung wird zugestimmt. Für die externe Leistung gemäß Beschlussantrag 2 wird die Verwaltung ermächtigt, eine entsprechende Ausschreibung durchzuführen. 4. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.




Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Die LHS Digitalisierungsstrategie Digital MoveS basiert auf den drei Säulen Mensch – Prozess – IT. Mit fortschreitender Digitalisierung wird die Zusammenarbeit (Kollaboration) der Mitarbeitenden in der Verwaltung untereinander wie auch mit Externen eine erhebliche Umwälzung erfahren. Der Sprung von papierbasierten auf rein elektronische Arbeitsabläufe ist neben modernen virtuellen, synchronen oder asynchronen Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen nur ein Beispiel für den bevorstehenden Paradigmenwechsel im Bereich der Rahmenbedingungen zum Thema ‚Mensch‘.

Die ‚IT‘ der LHS, die diesen Paradigmenwechsel technisch unterstützen muss, ist gegenwärtig, wie in Digital MoveS erläutert, hierauf nicht vorbereitet und muss entsprechend ertüchtigt werden, um den Anforderungen an eine moderne digitale Arbeitsumgebung zu genügen.

Seit 1995 nutzt die LHS Kommunikations- und Kollaborationslösungen auf Basis Notes/Domino. Schwerpunktmäßig werden hiermit Emails, Termine, Aufgaben und Kontakte verwaltet. Auf Basis der Notes/Domino-Entwicklungsplattform wurden aber auch weit über 500 Anwendungen bereitgestellt (z.B. Kommunaler Sitzungsdienst KSD, KORVIS, Seminarverwaltung, Gruppenkalender, Ressourcenverwaltung, Protokolldatenbanken, Teamräume, …).

Auf Basis der mit der GRDs 388/2019 beschlossenen Maßnahmen und der in der Digitalisierungsstrategie „Digital MoveS“ festgelegten Entwicklung, wird mit dem Einsatz des HCL Produktportfolios für E-Kollaboration die Digitalisierung der Stadtverwaltung entscheidend vorangetrieben. Das gesamte Notes/Domino-Produktportfolio wurde 2019 von der IBM an HCL Technologies verkauft und seit diesem Zeitpunkt konsequent zu einer modernen effizienten Kommunikations- und Kollaborationsplattform ausgebaut. Den Beschäftigten untereinander, Ratsmitgliedern, Bürgermeister*innen, Bezirkbeiräten*innen aber auch Bürgern, externen Geschäftspartnern und Lieferanten wird damit eine moderne, auf dem Stand der Technik befindliche Kommunikations- und Kollaborationsplattform zur Verfügung gestellt.

Die HCL Kommunikations- und Kollaborationsplattform bietet neben den bekannten Features wie Email, Kalender, Aufgaben- und Kontaktverwaltung auch integrierte Lösungen für Chat, Videokonferenzen, Aktivitätenverwaltung, Blogs, Foren, Wikis, Projekträumen, Projektplanung, Wissensmanagement, Workflow und Portalanbindung. Eine plattformübergreifende performante Suchfunktion ermöglicht das schnell und zielgerichtete Auffinden von Informationen und Dokumenten. Im Fokus der Nutzung steht hier der „mobile first“-Ansatz – alle Anwendungen können unabhängig vom Endgerät (PC, Notebook, Tablet oder Smartphone) browserbasierend mobil oder über Apps genutzt werden. Gerade die Funktionalität zur Unterstützung von mobilem Arbeiten wird in der gegenwärtigen pandemiebedingten Lockdownsituation schmerzlich vermisst und wird in zukünftigen vergleichbaren Situationen von unschätzbarem Wert sein.

HCL Connections baut auf unserer bewährten Domino-Plattform auf und integriert sich in technischer Hinsicht nahtlos in die vorhandene Infrastruktur (Mail, Kalender, Aufgaben, Kontakte). Die neuen Funktionen ermöglichen vielfältige Anwendungsmöglichkeiten:

· Chatfunktion mit Mitarbeiter*innen (auch auf mobilen Endgeräten).
· Videokonferenzen mit internen und externen Teilnehmenden. Videokonferenzerstellung ad hoc oder mit Hilfe der gewohnten Terminplanung des Notes-Kalenders. Terminen kann eine Videokonferenzoption mit einem „Klick“ hinzugefügt werden, pro Konferenz mit 50+ Teilnehmenden.
· Unkomplizierte Erstellung von „Communities“ (Team-, Abteilung- oder Projekträume) um gemeinsam mit internen oder externen Teilnehmenden in Projekten zu arbeiten, Dokumente zu bearbeiten, Wissen zu teilen, Aufgaben, Aktivitäten und Termine zu planen oder in Foren gemeinsam zu diskutieren.
· Einfache Bereitstellung von Blogs und Wikis um Wissen zu teilen, für ausgewählte Zielgruppen oder stadtweit. Die Integration von externen Teilnehmenden ist auch hier möglich. „Wissen, dass“ und „Wissen, wie“ wird hier auf einfache Art und Weise zugänglich gemacht. Dokumentationen, Anwenderinformationen, Dienstanweisungen, Formulare, Prozesswissen, Anwendungswissen etc. können aktuell, themenbezogen oder anlassbezogen bereitgestellt werden.
· Teilen, Bearbeiten und Bereitstellen von Dokumenten und Dateien. Dokumente und Dateien können von Berechtigten (intern oder extern) gemeinsam geteilt und bearbeitet werden, die Zusammenarbeit wird dadurch wesentlich vereinfacht.
· Zugriff auf alle Funktionen über PC und Notebook. Auf alle Komponenten kann auch browserbasierend oder über Apps endgeräteunabhängig (Handy, Tablet) zugegriffen werden.
· Alle Anwendungsbestandteile von HCL Connections (Videokonferenzen, Communities, Blogs, Wikis und Foren) können stadtweit für ausgewählte Teilnehmende oder auch für externe Personen bereitgestellt werden.
· Alle Inhalte können durch die Integration einer leistungsfähigen, berechtigungsabhängigen, anwendungsübergreifenden Suchmaschine „Google-like“ recherchiert werden.

In mehreren Produktevaluationen, Anwendungs-und Praxistests wurde das HCL Produktportfolio im Sinne eines „deep-dive“ intensiv und praxisnah untersucht. Die gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse genügen den gestellten Anforderungen.

Mit HCL Domino entscheiden wir uns für eine der bewährtesten und sichersten Daten- und Anwendungsplattformen, die sich von der Basistechnologie her nicht nur in der LHS seit 20 Jahren bewährt hat, sondern sich beispielsweise auch bei der Bundeswehr im Einsatz befindet. Der Betrieb der Anwendung ist „on premise“ in unserem eigenen Rechenzentrum möglich, den Anforderungen der DSGVO und des BSI zu Datenschutz und Datensicherheit wird damit entsprochen. Die von uns entwickelten und betriebenen HCL-Notes basierenden Anwendungen können auf dieser Basis weiter betrieben und mit den von HCL bereitgestellten Entwicklungswerkzeugen auf den neuesten Stand der Technik gebracht werden. Der Investitionsschutz ist damit gewahrt.

Für die Bereitstellung neuer HCL-Notes basierender Anwendungen und die Modernisierung vorhandener Anwendungen, stellt HCL moderne, einfache Entwicklungswerkzeuge auf Basis „Low Code“ und „No-Code“ zur Verfügung. Für anspruchsvollere Anwendungen und klassische Entwicklungen steht weiterhin der volle Leistungsumfang zur Verfügung (Lotus Script, Java). Benutzerfreundliche, intuitive und mobil nutzbare Oberflächen sind Bestandteil der Entwicklungsstrategie.

Auf Basis der HCL Domino und der HCL Kommunikations- und Kollaborationsplattform schaffen wir die Basis für die Bereitstellung von webbasierenden Portalen. Denkbar sind neben Portalen für Mitarbeiter*innen, Ratsmitglieder, Bezirksvorsteher*innen und Bürgermeister*innen auch interessenbezogene oder ämterindividuelle Portale. Die Wissensbereitstellung kann somit individuell und personenbezogen erfolgen. Die bereitgestellten Portale sind durch die jeweiligen Nutzer*innen weiter individualisierbar.

Der Zugriff auf diese Portale soll auch für Mitarbeiter*innen ermöglicht werden, die bisher keine Anbindung an die IT-Infrastruktur der LHS haben. Die Anbindung soll für private Geräte wie Tablets oder Smartphones über gesicherte Verbindungen erfolgen.

HCL ermöglicht die Etablierung einer Portalplattform durch evolutionäre Modernisierung der vorhandenen Notes-/Domino-Infrastruktur. Mittels dieser neuen Lösungen kann die LHS erstmals eine integrierte, kollaborative und moderne Integrationsplattform aufbauen, die Mail, Kalender, Chat, Videokonferenzen, Communities, Blogs, Wikis, Daten und Prozesse unter einer rollenbasierten / personalisierten konfigurierbaren Oberfläche zusammenführen kann. Auf die Plattform kann ortsunabhängig via Browser oder Mobilgerät zugegriffen werden. Die projekt- bzw. organisationsbezogene Zusammenarbeit mit internen oder externen Teilnehmenden wird einfach und unkompliziert ermöglicht.

Die vorhandenen Domino-Anwendungen können effizient modernisiert bzw. weiterbetrieben werden. Prozesse können dokumentiert und medienbruchfrei in neue digitale Lösungen überführt werden. Die bereits vorhandenen Strukturen und Erfahrungen werden bestmöglich weitergenutzt.

Für die zunächst technisch-physische, im weiteren Projektverlauf tiefergehende logische Integration und Modernisierung bestehender Anwendungen (z.B. Korvis/Cuparla/KSD, Solid, etc.) sowie der kontinuierlichen Integration neuer Anwendungen ist initial der Einsatz von Externen im beantragten Umfang erforderlich. Sofern sich der Einsatz Externer nicht auch dauerhaft als wirtschaftlicher erweist, ist geplant, diese externe Leistung zusehends abzuschmelzen und mit eigenen Mitarbeitern*innen durchzuführen, da es sich hierbei um eine zentrale und strukturkritische Daueraufgabe handelt. Gegebenenfalls werden entsprechende Stellplananträge zum Doppelhaushaltsplan 2022/2023 gestellt.

Zur Umsetzung des vorliegenden Antrags soll ein Rahmenvertrag mit der Firma HCL direkt abzuschließen. Die Firma HCL Technologies ist exklusiver Rechteinhaber der zu beschaffenden Softwareprodukte. Nur HCL ist in der Lage bei Bedarf Support auf Quellcodeebene zu leisten sowie neue Versionen und Releases im Rahmen des Supports zur Verfügung zu stellen. Die Möglichkeit der Direktvergabe mittels Alleinstellungsmerkmal an die HCL wurde seitens des Dienstleistungszentrums des Haupt- und Personalamtes geprüft und positiv beschieden.

Es sollen zunächst folgende Komponenten beschafft werden:

· HCL Domino
· HCL Domino Volt für Low-Code-Entwicklungen
· HCL Sametime für Messaging und Meeting
· HCL Connections als Basis für ein E-Kollaborationsportal
· HCL Connections Engagement Center (HCEC) als Portal-Rahmentechnologie zur Einbindung unternehmensweiter Anwendungen

In diesem Zusammenhang werden die bisherigen Wartungsvereinbarungen für HCL Domino in den Rahmenvertrag überführt und die Nutzung der HCL Produkte auf alle Mitarbeiter*innen der LHS ausgeweitet.

Als Referenzen im HCL-Umfeld sind die Bundeswehr, die Deutsche Rentenversicherung, DSV Gruppe, Kosmos, Bosch, Mahle und die Fiducia & GAD IT AG zu nennen.


Finanzielle Auswirkungen

Nach derzeitigem Kenntnisstand werden folgende Aufwendungen erwartet:

Beträge in EUR (brutto)
2021
2022
2023
2024
Summen
Nutzungsentgelte HCL Digital-Solution Produkte
Softwaremiete
- Angebotswerte 15.000 User -
KA 42310045
798.000
910.000
910.000
910.000
3.528.000
Konsolidierung/Ablösung bisheriger Wartung Domino/Notes
KA 44290040
- 468.000
- 468.000
- 468.000
- 468.000
-1.872.000
Summe Software
330.000
442.000
442.000
442.000
1.656.000
Externe Leistungen
KA 44290040
180.000
120.000
0
0
300.000
Finanzierungssumme gesamt
510.000
562.000
442.000
442.000
1.956.000

Die betrieblichen Aufwendungen für den Erwerb der Nutzungsrechte für die Softwaremiete im Gesamtvolumen von 3.528.000,- EUR in den Jahren 2021 bis 2024 werden im zentralen IuK-Budget, Teilergebnishaushalt 100 - Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007410 - Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 42310 - Mieten und Pachten gedeckt.
Demgegenüber stehen Entlastungen durch die parallele Konsolidierung bisheriger Wartungsaufwendungen von 1.872.000,- EUR.

Die Aufwendungen für die externe Leistung zur Einführung der Software in Höhe von insgesamt 300.000,- EUR werden im zentralen IuK-Budget, Teilergebnishaushalt 100 - Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007410 - Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 44210 - Aufwendungen für Inanspruchnahme Rechte und Dienste gedeckt. Zur Finanzierung der 300.000,- EUR werden Mittel aus den bei den Projekten 4.104000/7.104000 für Digital MoveS im DHH 2020/2021 bereitgestellten Projektmitteln umgesetzt. Für den Anteil des Jahres 2022 i.H.v. 120.000,- wird zum Jahresabschluss 2021 eine Ermächtigungsübertragung beantragt.

Mit dem Rahmenvertrag werden die erforderlichen Nutzungsrechte für bis zu 15.000 Mitarbeitende im Rahmen eines Software-Mietmodells bereitgestellt. Der Gesamtfinanzierungsbedarf für die HCL-Produkte reduziert sich um die bisher im IuK-Haushalt finanzierten Jahresbeträge für die Wartung/Pflege der Notes/Domino-Umgebung.

Sofern es sich wirtschaftlicher erweist, werden die externen Leistungen 2021/2022 für die Migration der bestehenden Anwendungen (SOLID, RIS, etc.) sukzessive durch LHS-eigene Ressourcen substituiert. Gegebenenfalls werden entsprechende Stellenplananträge zum Doppelhaushaltsplan 2022/2023 gestellt.

In welchem Maß einem eventuellen Personalmehrbedarf Rechnung getragen werden kann, wird zum Stellenplan 2022 unter Berücksichtigung des finanziellen Gesamtrahmens für Stellenschaffungen sowie der Priorisierung aller anerkannten Stellenmehrbedarfe entschieden.


Beteiligte Stellen

Das Referat WFB hat die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

Keine

Erledigte Anträge/Anfragen

Keine



Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

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