Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 5815-02
GRDrs 329/2013
Stuttgart,
06/06/2013



Haushaltssicherungskonzept 2009 - Maßnahmen
hier: Abschlussbericht "Umsetzung Zentralisierung von IT-Dienstleistungen"



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich19.06.2013



Beschlußantrag:

1. Vom Abschlussbericht zur Umsetzung der IT-Zentralisierung wird Kenntnis genommen (vgl. Anlage).

2. Im Rahmen der geplanten Verlagerung von Aufgaben bzw. Servern von den Fachämtern auf das Haupt- und Personalamt sind umzusetzen:

3. Aufgrund der Serverzentralisierung „alt“ (GRDrs 1045/2006) kommt es zu weiteren Ein­sparungen von 0,83 Stellen (Server/Aufgaben wurden in der Vergangenheit an 10-4 abgegeben, deshalb müssen Ämter Stellenanteile streichen). Folgende Stellen erhalten einen KW-Vermerk 01/16:


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Projekthistorie
Mit GRDrs 281/2010 hat der Gemeinderat am 28. Juli 2010 den Zielbeschluss gefasst, bislang dezentral wahrgenommene IuK-Aufgaben, insbesondere im Bereich der technischen IuK-Betreuung, zu zentralisieren. Im Zuge der Zentralisierung sollten in den Jahren 2011 bis 2013 insgesamt zehn Stellen mit einem Einsparvolumen von 500.000 Euro abgebaut werden

Von Februar 2011 bis August 2011 hat die BSL Managementberatung die IuK-Landschaft der Landeshauptstadt untersucht. Im Ergebnisbericht (GRDrs 829/2011) wurde festgestellt, dass die ursprünglich erwarteten Einsparungen durch die Zentralisierung von IuK-Aufgaben (insbesondere im Bereich der technischen IuK-Betreuung) nicht zu erzielen sind. Es wurden einerseits mög­liche Einsparpotenziale zur weiteren Untersuchung benannt und andererseits Handlungsempfehlungen ausgesprochen.


Auftrag
Im Rahmen der Beschlussfassung zur GRDrs 829/2011 wurde das Haupt- und Personalamt vom Gemeinderat beauftragt, eine Vorlage mit einem Umsetzungskonzept für die Zentralisierung von Aufgaben aus dem „Anwendungs- und Systembetrieb sowie Server“ und „Softwareentwicklung“ (Vorschläge 4 und 5 aus dem Gutachten der Firma BSL zum Projekt IT-Zentralisierung) vorzulegen.

Zusätzlich wurde die Verwaltung beauftragt, die ergänzenden Handlungsempfehlungen möglichst weitgehend umzusetzen (siehe beiliegender Bericht).


Ergebnis
Zusammengefasst die wesentlichen Ergebnisse:

Die Firma BSL hat mit den Vorschlägen 4 und 5 Stellenstreichungen in Höhe von 13,69 Stellen bei den Fachämtern in den Raum gestellt. Damit verbunden ist eine Einsparung von 1,39 Arbeitskapazitäten und die Übertragung von 12,30 Stellen zu 10-4.

Die Verwaltung hat bereits in GRDrs 829/2011 darauf hingewiesen, dass sie von geringeren Einsparpotenzialen ausgeht. Die Umsetzung der Vorschläge wurde nun geprüft.

Auftrag aus GRDrs 829/2011: "Die Vorschläge 4 „Anwendungs- und Systembetrieb sowie Server“ (Bericht S.45-47) und 5 „Softwareentwicklung“ (Bericht S. 47-48) sollen weiterverfolgt werden. Es soll für jedes Amt im Einzelfall geprüft werden, in wieweit eine Zentralisierung Sinn macht (Ziel: maßgeschneiderte Lösungen). Die Fachadministration und -betreuung von amtsspezifischen Anwendungen soll weiterhin dezentral erfolgen. Auch bei der Softwareentwicklung muss im Detail der Fachbezug mit den Ämtern geklärt werden. BSL ist ebenfalls der Ansicht, dass für die Um­setzung dieser Vorschläge eine detaillierte Untersuchung erfolgen muss. Die Weiterverfol­gung der Vorschläge wird in das o.g. Umsetzungsprojekt einbezogen. "

Für jedes Amt wurde daraufhin geprüft, welche Aufgaben sinnvollerweise bei 10-4 in welchem Umfang zentralisiert werden können mit Ausnahme der Ämter, bei denen für die Aufgaben unter 0,1 Arbeitskapazitäten eingesetzt werden. Leitsatz war dabei: Alle Dienstleistungen, die von 10-4 angeboten werden, sind von den Ämtern und Eigenbetrieben abzunehmen. Ausnahmen sind nur in besonders begründe­ten Fällen möglich. Insbesondere gilt dieser Leitsatz für den Serverbetrieb und die Serverarchitektur in zentralen Standorten sowie bzgl. Admin- und Rootrechten auf alle Serversysteme.

Mit allen betroffenen Ämtern und Eigenbetrieben wurde auf Basis der Aufgabenerhebung aus 2011 in Detailgesprächen festgelegt, welche Aufgaben dezentral bleiben und welche Aufgaben in welchem Umfang zentralisiert werden können. Ziel war eine wirtschaftliche Aufgabenverteilung unter Be­rücksichtigung der gesamtwirtschaftlichen Sicht der LHS.

Es hat sich in den Gesprächen gezeigt, dass viele Aufgaben, die bereits vor Ort erledigt werden, auch besser dezentral bleiben. Fachamtsspezifische Aufgabenstellungen erfordern im jeweiligen Bereich ganz spezielle Fachkenntnisse, auch im Zusammenhang mit der betroffenen Software (z.B. rechtliche Kenntnisse). Beim Fachamt verbleiben Aufwände für Abstimmungen mit 10-4, dem Software-Hersteller oder für eigene Bereiche innerhalb des Amts.

Im Konsens zwischen der zentralen IuK-Abteilung und den Fachämtern ergibt sich folgendes Ergebnis: 0,82 Stellenanteile können insgesamt zu 10-4 übertragen werden (vgl. Anlage 1 zum beiliegenden Bericht), davon sind 0,082 Stellenanteile (10% einzusparen).

Die Übertragung der Stellenanteile zu 10-4 ist zeitlich theoretisch abhängig von der tatsächlichen Zentralisierung der Server (erstreckt sich über einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren, abhängig von der jeweiligen Nutzungsdauer einzelner Server). Um dem insgesamt gerecht zu werden, schlägt die Verwaltung folgendes Vorgehen vor:

Bei 10-4 werden 0,5 Stellen zum 01.01.2015 geschaffen. Die Streichverpflichtung von 0,28 Stellen bei 10-4 aus der IT-Zentralisierung (GRDrs 829/2011) entfällt. Die 0,82 Stellen werden bei den Ämtern gestrichen.


Das Thema Serverzentralisierung „alt“ (GRDrs 1045/2006) musste im Umsetzungsprojekt IT-Zentralisierung ebenfalls mit berücksichtigt werden, da die dort vorgesehenen Serverzentralisierungen und Stellenstreichungen noch nicht abgeschlossen waren. Das Prinzip dieser Gemeinderatsdrucksache lautete: Entsprechend dem Aufgabenzuwachs bei 10-4 sollten dort Stellen eingerichtet werden und bei den Ämtern im Gegenzug (Verminderung der Aufgaben) Stellen eingespart werden. Daraus sollte sich eine Effizienzrendite ergeben, da nicht 1:1 Stellen bei 10-4 geschaffen werden. Es wurden zunächst 2 Stellen bei 10-4.4 geschaffen und dafür werden IuK-Haushaltsmittel in Höhe von 175.000 € jährlich gestrichen. Mit der Stadtkämmerei wurde vereinbart, dass im Gegenzug zu den dann voll­zogenen Streichungen bei den Fachämtern die Haushaltsmittel bei 10-4 wieder aufgestockt werden können.

Bei der Serverzentralisierung „alt“ gab es Ämter, die Server an 10-4 abgegeben und daraufhin Stellen gestrichen haben. Bereits umgesetzt wurden Stelleneinsparungen in folgenden Ämtern:

Amt
Stellenanteile
23
0,05
65
0,1
67
0,15
62
0,33 KW
Summe
0,63

Für andere Ämter lag noch kein Ergebnis vor, die Gemeinderatsdrucksache hat noch Bestand. Die Serverzentralisierung „alt“ spielt nun in das neue Projekt hinein (Umsetzung Vorschlag 4 BSL). Zur Abgrenzung der beiden Zentralisierungen wurde folgendes Vorgehen festgelegt:

In den Ämtergesprächen zur IT-Zentralisierung wurde bei den noch ausstehenden Ämtern die Serverzentralisierung „alt“ mit thematisiert und abschließend geklärt. Es kommt zu folgenden weiteren Stellen­ein­sparungen aufgrund der GRDrs 1045/2006 (d.h. Server/Aufgaben wurden in der Vergangenheit an 10-4 abgegeben, deshalb müssen Ämter Stellenanteile streichen):

Amt
Stellenanteile
20
0,25
36
0,05
40
0,08
61
0,30
63
0,15
Summe
0,83

Im Umsetzungsprojekt IT-Zentralisierung wurde darüber hinaus in verschiedenen Arbeitsgruppen an der Umsetzung der Handlungsempfehlungen gearbeitet. Die Ergebnisse sind im beiliegenden Abschlussbericht dargestellt.


Finanzielle Auswirkungen


Fazit zu Auftrag aus GRDrs 281/2010:

Ergebnis GRDrs 829/2011
- seit Ende 2012 können Sachmittel von jährlich 41.182 EUR eingespart werden
- durch den Wegfall von 0,28 Stellen ab 2014 werden jährlich 14.000 EUR eingespart

Ergebnis aktuelle GRDrs
- Schaffung einer 0,5 Stelle in EG 11 ab 2015 (39.600 EUR jährlich)
- und Nicht-Streichung von 0,28 Stellen bei 10-4.2 (14.000 EUR jährlich s.o.);
- dem gegenüber stehen Stellenstreichungen von 0,82 Stellen (41.000 EUR jährlich)

Einsparungen von jährlich 42.582 EUR aus Projekt IT-Zentralisierung zuzüglich Stellenstreichungen von 0,83 Stellen (41.500 EUR jährlich) für die Serverzentralisierung „alt“



Beteiligte Stellen

Die Referate WFB, SJG, StU und T haben die Vorlage entsprechend der Beschlusslage der Projektlenkungsgruppe mitgezeichnet.

Nicht mitgezeichnet hat das Referat RSO im Hinblick auf die Streichung von 0,1 Stellen bei der Branddirektion (Beschlussantrag Ziffer 2.1, vgl. Anlage 1 zu beigelegtem Bericht), obwohl der Aufgabenverlagerung von der Branddirektion auf das Haupt- und Personalamt zugestimmt wurde.

Abweichend von der Beschlusslage der Projektlenkungsgruppe hat das Referat KBS bzgl. 0,08 zu streichender Stellenanteile im Rahmen der Serverzentralisierung "alt" (Beschlussantrag Ziffer 3) beim Schulverwaltungsamt nicht mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

-

Erledigte Anträge/Anfragen

-



Werner Wölfle
Bürgermeister

Anlagen

- Abschlussbericht Umsetzung IT-Zentralisierung
- Stellungnahme GPR vom 22.05.2013




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Bericht Umsetzung IT-Z.pdfBericht Umsetzung IT-Z.pdf GPR_Stellungnahme GRDrs 329_2013.pdfGPR_Stellungnahme GRDrs 329_2013.pdf