1. Aktuelle Arbeitsgrundlage - Pressespiegel in Papierform:
Die Abteilung Kommunikation erstellt den täglichen Pressespiegel und stellt ihn aktuell 66 Empfängern in Papierform zur Verfügung. Der Inhalt beschränkt sich auf die Vorgaben des § 49 UHG, wonach nur Artikel aus den Bereichen Politik, Wirtschaft oder Religion aufgenommen werden dürfen, die Tagesfragen behandeln. Der Pressespiegel ist immer eine Auswahl an Artikeln und erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Die Lizenzkosten an die Verwertungsgesellschaften betragen ca. 14.000 € pro Jahr bezogen auf die derzeitigen 66 Empfänger des Papierpressespiegels.
2. Elektronischer Pressespiegel mit Suchfunktion:
Ein elektronischer Pressespiegel mit Suchfunktion bedarf einer über § 49 UHG hinausgehenden Lizenzierung. Sie ist ausschließlich über PMG Presse Monitor (PMG) erhältlich, welche die Inhalte der Zeitungs- und Zeitschriftenverlage vermarktet. Parallel zur Recherchefunktion ist die Archivierung zu beachten, weil der elektronische Pressespiegel in der Grundvariante nach § 49 UHG maximal sieben Tage vorgehalten werden darf.
Derzeit ist davon auszugehen, dass ein Exemplar des Papierpressespiegels von mehreren Personen gelesen wird. Beispielsweise erhalten die Fraktionsgeschäftsstellen jeweils ein Exemplar. Ein elektronischer Pressespiegel muss nach der Zahl der tatsächlichen Leser lizensiert werden. Die Zustellung würde personalisiert als Mail oder über ein zugangsgeschütztes EDV-System erfolgen. Die Weiterleitung an Dritte außerhalb des originären Empfängerkreis ist nicht lizenziert. Der zu lizenzierende Empfängerkreis erweitert sich dadurch automatisch. So würde jeder Stadträtin/jedem Stadtrat ein Exemplar zur Verfügung gestellt werden. Hinzu kämen Fraktionen, Bürgermeister und Referate mit den jeweiligen Mitarbeitern. Es ist davon auszugehen, dass der bisherige Empfängerkreis weiter beliefert wird und um alle Amts- und Eigenbetriebsleitungen, alle Bezirksvorsteher und ggf. weitere Stellen innerhalb der Stadtverwaltung ergänzt werden kann. Die Verwaltung schätzt, dass sich der Empfängerkreis in der digitalen Variante des Pressespiegels auf mindestens 250 Empfänger erweitert.
Die Vergütung des aktuellen papierbasierten Pressespiegels erfolgt auf Basis der Erscheinungsweise, Auflage und Anzahl der Artikel. Die Kosten belaufen sich auf ca. 14.000 € pro Jahr und werden vollständig aus dem Budget der Abteilung Kommunikation gedeckt. Wie bereits ausgeführt, müsste für einen digitalen Pressespiegel der Empfängerkreis erweitert werden. Damit der Pressespiegel durchsucht und ggf. länger als vier Wochen gespeichert werden darf, ist eine Lizenzerweiterung mit Archivierungsrechten für zehn Jahre erforderlich.