Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Jugend und Bildung
Gz: JB
GRDrs 889/2018
Stuttgart,
02/28/2019



Relaunch Kita-Finder KiTS und trägerübergreifendes Kita-Datenbanksystem



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich13.03.2019



Beschlußantrag:

Die Verwaltung wird beauftragt, eine europaweite Ausschreibung für eine eGovernment-Lösung für den Bereich der Kindertagesbetreuung durchzuführen. Die bisherigen Eigenentwicklungen „Kindertagesstättenfinder (KiTS) und „Trägerübergreifendes Kita-Datenbanksystem“ sollen durch eine Standardlösung abgelöst werden.

Die Finanzierung erfolgt im Teilfinanzhaushalt 100 bei Projekt 7, 104000: IuK-Maßnahmenplan (IMP investiv), AuszGr. 78301, Erwerb von immateriellen Anlagevermögen im Jahr 2019 im Umfang von 276.000 EUR. Die der laufenden Aufwendungen ab 2020 von jährlich 74.500 EUR für Wartung und Betreuung werden im Teilergebnishaushalt 100 - Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007410 - Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 42210, Unterhaltung bewegliches Vermögen finanziert.



Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Ausgangslage

Das Jugendamt der Landeshauptstadt Stuttgart bietet unter der Internetadresse www.stuttgart.de/kits ein umfangreiches und nachgefragtes Informations- und Serviceangebot über Kindertagesbetreuung in Stuttgart an. Dieses Angebot repräsentiert sowohl den Kita-Träger der öffentlichen Hand als auch die zahlreichen Angebote freier Träger digital nach außen. So nimmt der „Kita-Finder“ bei der Öffentlichkeitsarbeit eine wichtige Rolle ein, doch immer häufiger zeigt die negative Berichterstattung in der Presse und die Kritik von Nutzenden: Das derzeitige System ist für Eltern schwer bedienbar. Des Weiteren ist die Software ungeeignet für die Anzeige auf mobilen Endgeräten und daher nicht mehr zeitgemäß.

Im Hintergrund wirkt als Datenhaltungs- und Datenmanagementsystem das Träger- übergreifende Kita-Datenbanksystem (TüKS). Es wurde für das Jugendamt auf Basis der Kooperationsplattform (Kopla), des infopoolBS (infopool Bürgerservice) und des elektronischen Bürgerserviceassistenten (eBSA – Kita-Belegungsmeldung) umgesetzt.

Für die Datenerfassung seitens der Kitas und ihrer Träger gibt es in der Kopla den Moderationsbereich „Kinderbetreuung“. Hier werden Daten der Träger und Einrichtungen, ihrer Betreuungsangebote, Belegungen und freien Plätze gepflegt. Die Anwendungen sind seit 2009 produktiv im Einsatz. Zum heutigen Zeitpunkt sind über 390 Träger und 600 Kindertageseinrichtungen im Moderationsbereich Kinderbetreuung angelegt.

Eine für die LHS sehr wichtige Funktionalität ist die Erledigung der verschiedenen Kita-Statistiken, zu denen die Träger mit ihren Einrichtungen jährlich zum Stichtag 01.03. verpflichtet sind (Gesetzliche Statistik an das Stat. Landesamt, gesetzliche Meldung an den KVJS und Statistik an das Jugendamt für die Kita-Bedarfsplanung). Im Jahr 2012 hat das Rechnungsprüfungsamt die Praxis des Jugendamtes zur Abgabe, Unterstützung und Kontrolle der jährlichen Kita-Statistik geprüft. Das Rechnungsprüfungsamt hat festgelegt, dass das Verfahren weiterhin über ein Datenbanksystem für alle Stuttgarter Kitas zur Verfügung gestellt und durch das Jugendamt betreut werden soll. Die vom Stat. Landesamt jährlich eingeholte Kita-Statistik ist Grundlage für die Zuweisungen des Landes gem. § 29 b, c FAG (Kindergartenförderung) – dies sind jährlich rd. 90 Mio. €. Das Verfahren zur Abgabe der Kita-Statistiken an das Statistische Landesamt, den KVJS und das Jugendamt muss stabilisiert und Fehler müssen rascher behoben werden können.

2013 ist die Online-Platzbedarfsmeldung von Eltern an Kitas hinzugekommen. Die Kita-Suche und Platzbedarfsmeldung wird von Eltern intensiv genutzt. Es sind in dem gesamten Verfahren dringend Verbesserungen nötig, die nachfolgend im Abschnitt Zielsetzung genannt werden. Die Vergabe von Kita-Plätzen war wegen Mängeln in der Abwicklung bereits in der öffentlichen Kritik und muss zwingend verbessert werden, dies wurde auch von der Politik aufgenommen.

Hierzu wurde im September 2018 einer Projektgruppe aus den Dienststellen Organisation/IuK und Statistik, Berichtswesen, Controlling des Jugendamts der Projektauftrag erteilt, einen Ablöseplan des bestehenden Kita-Finders sowie des trägerübergreifenden Kita-Datenbanksystems zu erarbeiten und eine Ausschreibung vorzubereiten.



Zielsetzung

Mit der neuen eGovernment-Lösung für den Bereich der Kindertagesbetreuung soll Stuttgart eine moderne, barrierearme und für mobile Endgeräte optimierte Webseite zur Information und Übermittlung von Daten bekommen. Übergeordnetes Ziel ist eine ansprechende Webseite mit bestmöglichem Nutzererlebnis und flexibler, eigenständiger Technologie, um auch künftig den Anforderungen von Schnittstellensystemen gerecht zu werden.

Der Relaunch von www.stuttgart.de/KITS beinhaltet die vollständige Neustrukturierung hin zu einem Benutzerkontosystem, die barrierearme Neugestaltung und die grundlegende Verbesserung der redaktionellen und datenbezogenen Pflege über die verschiedenen verknüpften Content-Management-Systeme.

Es ergeben sich im Einzelnen folgende Ziele:

Geplantes Vorgehen im Projekt

Die Ausschreibungsunterlagen werden in Abstimmung mit dem Haupt- und Personalamt (Abteilung eGovernment, 10-6 und Abteilung IuK, 10-4) sowie weiteren zu beteiligenden Stellen wie L-OB/K durch das Jugendamt erstellt. Die Belange der Freien Träger werden mitberücksichtigt, eventuell erforderliche Absprachen erfolgen in der Trägerrunde oder in separaten Workshops.

Die Ausschreibung soll zu Beginn des Jahres 2019 auf den Weg gebracht werden. Die Ausschreibungszeit bis zum Zuschlag beträgt ca. 6 Monate.

Um für die Entwicklung der neuen Lösung möglichst qualifizierte Anbieter gewinnen zu können, muss die Ausschreibung sowohl die komplexen technischen Anforderungen und die Anbindung an verschiedene bestehende Datenhaltungen spezifizieren als auch Vorgaben zu Layout, Darstellung der Inhalte, Usability und Einbindung in das einheitliche Imageprofil der Landeshauptstadt umfassen. Die Auswahl des Vertragspartners erfolgt durch ein Bewertungsgremium auf Grundlage des vorher definierten Anforderungskatalogs und nach Verifizierung des Angebots im Rahmen einer Präsentation.

Für die Einführung der Software sind danach folgende Realisierungsstufen geplant:

1. Stufe (bis Herbst 2019):
Abstimmung des Feinkonzepts mit dem Vertragspartner
Spezifizierung der Schnittstellen

2. Stufe (ab Februar 2020):
Inbetriebnahme des Verfahrens inkl. der Schnittstellen für Pilotbetrieb/Testläufe
Ergänzung, Optimierung, Verifizierung der Funktionalitäten und Schnittstellen
Vorstellung der Software bei Trägern und Einrichtungen
3. Stufe (ab Anfang 2021):
Inbetriebnahme des Echtsystems
Sukzessive Schulung von Einrichtungsleitungen zur Abgabe der Statistik
Erster Statistikdurchlauf


Finanzielle Auswirkungen

Das Vorhaben wurde zum IuK-Maßnahmenplan 2018/2019 gemeldet und mit der Abteilung eGovernment des Haupt- und Personalamtes abgestimmt.

1. Es wird mit einem Gesamtvolumen von ca. 610.950 € für die ersten vier Jahre bei internem Betrieb der Software gerechnet.

2. Die Gesamtkosten teilen sich auf in 276.000 € einmalige Kosten und Kosten für den laufenden Betrieb auf vier Jahre in Höhe von 334.950 €. Dabei fallen ab 2020 jährliche Wartungskosten in Höhe von 74.500 € für das Neusystem und für den Übergang im Parallelbetrieb in 2020 zusätzlich insgesamt 37.000 € an.

3. Im Rahmen des IuK-Maßnahmenplans 2019 wurden Investitionsmittel in Höhe von 200.000 € sowie laufende Wartungskosten ab 2019 in Höhe von 50.000 € für diese Maßnahme genehmigt. Durch die Ablösung der Wartungskosten für den bisherigen Vertragsnehmer können die Mittel im Umfang von jährlich 24.450 € für den neuen Wartungsvertrag eingesetzt werden. Auf Grund des erforderlichen Parallelbetriebs werden somit in 2020 Mittel für die Wartung in Höhe von 87.000 € und in den Jahren danach 74.500 € zur Verfügung gestellt.

Eine realistische und detaillierte Kostenermittlung kann erst nach Auswertung der Ausschreibung und mit Zuschlagserteilung an den Gewinner der Ausschreibung/den Auftragnehmer erfolgen.

Da es sich um eine Systemablösung handelt, stehen die für die laufende fachliche Systembetreuung und für die Moderation der verschiedenen Prozesse erforderlichen Personalressourcen im Jugendamt bereits zur Verfügung.




Beteiligte Stellen

AKR
WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Erledigte Anträge/Anfragen

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Isabel Fezer
Bürgermeisterin

Anlagen

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