Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Referat Wirtschaft/Finanzen und Beteiligungen
Gz: AK / WFB 7651-04.00
GRDrs 156/2011
Stuttgart,
04/04/2011



Projekt Jobcenter - Umsetzung der Option in der LHS Stuttgart
Erste Ressourcenbedarfe



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschussBeschlussfassungöffentlich13.04.2011



Beschlußantrag:

1. Für die Erledigung nicht nur vorübergehender Aufgaben entstehen zusätzliche Personalbedarfe. Vom zusätzlichen Personalbedarf, der bereits im Jahr 2011 gegeben ist, in Höhe von 8 Stellen wird Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird ermächtigt, außerhalb des Stellenplans folgendes Personal unbefristet einzustellen:

· 100 % Personalsachbearbeitung im Jobcenter, EG 9, ab 01.07.2011
· 50 % Personalsachbearbeitung im Jobcenter, EG 9, ab 01.10.2011
· 200 % Sachbearbeitung IuK im Jobcenter, EG 10, ab 01.05.2011
· 300 % Sachbearbeitung IuK im Jobcenter, EG 10, ab 01.07.2011
· 50 % Sachbearbeitung IuK (IT-Beratung) im Haupt- und Personalamt, EG 11, ab 01.05.2011
· 100 % Sachbearbeitung IuK (Systemtechnik) im Haupt- und Personalamt, EG 11, ab 01.10.2011

Über die erforderlichen Stellenschaffungen sowie deren endgültige organisatorische Zuordnung wird im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2012/2013 entschieden. Dabei werden eventuelle, sich im weiteren Projektverlauf ergebende Korrekturen am Stellenbedarf berücksichtigt.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, die notwendigen Verpflichtungen für die technische Realisierung der Integration des Jobcenters in die Verwaltung der LHS - insbesondere wegen unabweisbarer Beschaffung von Hard- und Software sowie Beauftragung Externer - einzugehen.

3. Zur Finanzierung der bereits absehbaren Kosten werden ab 13.04.2011 im Teilhaushalt 290 - Jobcenter und im Teilhaushalt 100 - Haupt- und Personalamt folgende überplanmäßigen Mittel bewilligt für:
Die Kosten werden durch eine Kostenerstattung des Bundes in noch nicht endgültig festgelegtem Umfang (derzeit wird von 1,68 Mio. EUR ausgegangen) finanziert. Zur Deckung der darüber hinaus anfallenden Aufwendungen werden Mittel aus der Deckungsreserve herangezogen.


Begründung:


1. Ausgangslage Der Gemeinderat hat am 21.10.2010 einstimmig beschlossen, einen Antrag auf Zulassung der kommunalen Trägerschaft bei der Betreuung für Langzeitarbeitslose im SGB II zum 01.01.2012 zu stellen. Der Antrag auf Zulassung der LHS Stuttgart als kommunaler Träger gemäß § 6a Abs. 2 Zweites Buch Sozialgesetzbuch (SGB II) für die Aufgaben der Bundesagentur für Arbeit (BA) im Sinne des § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB II wurde Ende Dezember 2010 beim Land Baden-Württemberg gestellt.

Das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Senioren Baden-Württemberg (SM) hat den Antrag anhand der in der Kommunalträger-Eignungs-feststellungsverordnung (KtEfV) vorgegebenen Kriterien geprüft und bewertet. Nach Information des SM haben alle dreizehn antragstellenden Stadt- bzw. Landkreise die nach der KtEfV erforderliche Mindestpunktzahl erreicht und damit ihre grundsätzliche Eignung dargelegt. Die Auswertung gemäß den Vorgaben der KtEfV hat ergeben, dass die nachfolgenden (in alphabetischer Reihenfolge) genannten Stadt- bzw. Landkreise die sechs am höchsten gereihten Antragsteller sind, die dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorgeschlagen werden: Enzkreis, Ludwigsburg, Ostalbkreis, Pforzheim, Ravensburg und Stuttgart. Die endgültige Zulassung erfolgt durch Rechtsverordnung des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). Auf die Ausführungen in den GRDrs 490/2010 und 876/2010 wird ergänzend hingewiesen.

Angesichts der Komplexität der Systeme und Strukturen sowie den Erfahrungen aus vergleichbaren Umstellungen ist die vorgegebene Zeit für die Neuorganisation bei der Landeshauptstadt Stuttgart äußerst knapp. Die Umstellung wird in einem referatsübergreifenden Projekt unter der Federführung des Haupt- und Personalamts, Abt. Organisation und Personalentwicklung durchgeführt.


2. Ablösung der bisherigen Fachverfahren der BA - Ausschreibungsverfahren

Die bisher von der BA bereit gestellten EDV-Programme (z.B. A2LL) können durch die optierenden Kommunen nicht übernommen werden. Die zahlreichen Programme müssen deshalb durch neue Verfahren abgelöst werden. Die Daten der ca. 22.400 Bedarfsgemeinschaften und ca. 29.000 erwerbsfähigen Hilfebedürftigen in Stuttgart müssen voraussichtlich größtenteils manuell in die neuen Programme übernommen werden.

Aufgrund der durch Landesvorschriften festgesetzten Wertgrenzen muss die Beschaffung der erforderlichen Fachsoftware europaweit ausgeschrieben werden. Diese Ausschreibung ist Ende Februar 2011 - unter dem Vorbehalt der Options-Zusage - erfolgt. Die ausschreibungsfreie Nutzung über den KDRS wurde geprüft, ist aber nicht möglich.

Bedingt durch das einzuhaltende Ausschreibungsverfahren mit entsprechend vorzubereitenden Teststellungen kann frühestens im August 2011 der Zuschlag für die Software erteilt werden. Voraussichtlich Ende April 2011 können erste Aussagen zu den zu erwartenden Kosten für die Fachsoftware getroffen werden. Zwischen Mitte August und Ende November 2011 muss gemeinsam mit dem ausgewählten Anbieter die eigentliche technische Umsetzungsphase (Installation Software, Spezifikationen LHS, Testphase, Schulungen, Datenmigration etc.) durchgeführt werden. Bereits Anfang Dezember 2011 muss sich insbesondere die Software für die Leistungsgewährung im Produktivbetrieb befinden, damit die Zahlungen an die Hilfebedürftigen für den Januar 2012 veranlasst werden können.

Im Rahmen des europaweiten Ausschreibungsverfahrens für die Fachsoftware sind ab sofort die für den Testbetrieb (Mai 2011) erforderlichen Vorbereitungen zu treffen. Insbesondere für die Installation der Anwendungen auf virtuellen Servern und die Anpassung der Anwendungen an das Testszenario des Jobcenters sowie die Auswertung der Systemaufzeichnungen fallen Kosten in Höhe von ca. 15.000 € an. Die Schätzung enthält einen Risikozuschlag von 15 % und basiert auf der Annahme, dass der Umfang der Arbeiten mit dem anderer Anwendungen vergleichbar ist. Bei EU-Verfahren haben Bewerber und Bieter Rechtsschutzmöglichkeiten. Sofern diese hiervon Gebrauch machen und ein Nachprüfungsverfahren einleiten, kann sich der Zeitpunkt der Zuschlagserteilung erheblich verzögern. Um dieses Risiko weitgehend zu reduzieren, wird das Ausschreibungsverfahren durch einen Fachanwalt punktuell begleitet. Für die juristische, fachanwaltliche Begleitung des Ausschreibungsverfahrens werden Kosten in Höhe von ca. 50.000 € anfallen. Zur Finanzierung der o. g. Kosten (vgl. Beschlussantrag Nr. 3) sind kurzfristig Mittel in Höhe von 65.000 € bereit zu stellen.

Beim Projekt „Jobcenter - Umsetzung der Option“ besteht aufgrund des vorgegebenen gesetzlichen Umsetzungszeitpunktes zum 01.01.2012 kein zeitlicher Spielraum. Nach dem bisherigen Kenntnisstand wird die BA die Systeme am 31.12.2011 abschalten und der Optionskommune allenfalls noch einen sehr eingeschränkten, zeitlich befristeten, lesenden Zugriff auf einzelne Programme zur Verfügung stellen.

Durch den o. g. vorgegebenen Umsetzungszeitpunkt und die Komplexität insbesondere der IT-Thematik steht das gesamte Projekt unter allerhöchstem Zeitdruck. Dies erfordert eine hohe Priorisierung und die frühzeitige Bereitstellung der dafür notwendigen finanziellen, sächlichen und personellen Ressourcen. Durch die erst Ende Oktober vom Gemeinderat getroffene Entscheidung, einen Optionsantrag zu stellen, hat die Stadt Stuttgart im Vergleich zu anderen „Optierern“ eine deutlich kürzere Vorlaufzeit für die Planung und Umsetzung.

Aus den genannten Gründen darf eine zeitliche Verzögerung insbesondere bei der Einführung und Umsetzung der IT-Verfahren sowie bei der Bereitstellung der erforderlichen Hardware nicht entstehen (vgl. Beschlussantrag Nr.2).


3. Bisherige Dienstleistungen und Führungsunterstützung der BA

Bedingt durch die besondere Organisationsform wurden für das Jobcenter bislang viele Service- und Steuerungsleistungen durch die BA erbracht. Diese bisher von der BA eingekauften Dienstleistungen oder von der Führungsunterstützung der Agentur für Arbeit (AA) und der Zentrale der BA wahrgenommenen Aufgaben sind künftig durch das Jobcenter selbst bzw. andere Fach- und Querschnittseinheiten der Stadtverwaltung oder ggf. Dritte zu übernehmen. Erste Ausführungen hierzu sind in der Anlage 3 zur GRDrs 490/2010 dargestellt.

Diese Aufgaben fallen jedoch nicht erst ab 2012, sondern teilweise bereits während der Umsetzungsphase an. Die durch den Umstellungsbetrieb in 2011 anfallenden Aufgaben werden sukzessive in die durch den Regelbetrieb ab 2012 dauerhaft zu übernehmenden Aufgaben übergehen. Daraus ergeben sich bereits zum jetzigen Zeitpunkt die im Beschlussantrag Nr. 1 genannten Personalbedarfe. Durch Ermächtigungen sind diese vordringlichen Bedarfe sicherzustellen. Diese entstehen im IuK-Bereich des Jobcenters und des Haupt- und Personalamts sowie im Personalbereich des Jobcenters. Insbesondere im Hinblick auf die Gewinnung von qualifizierten Mitarbeiter(n)/-innen ist es notwendig, unbefristete Einstellungen vorzunehmen. Die formalen Stellenschaffungen sind im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2012/2013 vorgesehen.

Der durch die Option darüber hinaus entstehende weitere Personal- bzw. Stellenbedarf beim Jobcenter und anderen Ämtern der Stadtverwaltung wird derzeit im Rahmen des Projektes geklärt. Es ist geplant, die im Jahresverlauf ggf. weiter entstehenden Personalbedarfe für das Jahr 2011 sowie die dauerhaften Stellenbedarfe ab 2012 in ihrer Gesamtheit in einer gesonderten Vorlage im Sommer 2011 für alle betroffenen Ämter darzustellen.


4. Zusätzlicher Personalbedarf für IuK-Angelegenheiten beim Jobcenter und beim Haupt- und Personalamt

In der gemeinsamen Einrichtung (gE) Jobcenter Stuttgart werden im Rahmen des Geschäftsplans 2011 IT-Dienstleistungen in Höhe von ca. 524.000 € bei der BA eingekauft. Diese Dienstleistungen müssen als zugelassener kommunaler Träger zukünftig vom Jobcenter Stuttgart selbst, durch Bereitstellung der Dienstleistungen durch das Haupt- und Personalamt oder externe Dienstleister erbracht werden. In Vorbereitung auf die zugelassene kommunale Trägerschaft (zkT) sind im Bereich der IT im Jahre 2011 umfangreiche Vorbereitungs- und Umstellungsarbeiten notwendig.

Der durch die Umstellung entstehende Zusatzaufwand wird derzeit schwerpunktmäßig durch Personal der Abt. IuK des Haupt- und Personalamts sowie den EDV-Zuständigen beim Jobcenter (= 1 Stelle) geleistet. Aufgrund der knappen Personalausstattung und des hohen Zeitdrucks fallen bereits jetzt Überstunden an und andere Aufgaben müssen vorläufig zurückgestellt werden. Viele der bereits jetzt anfallenden und nachfolgend beschriebenen Aufgaben werden sich ab 2012 zu Daueraufgaben entwickeln bzw. durch andere dauerhaft zu erledigende Aufgaben ersetzt (vgl. Aufgabenbeschreibungen in der Anlage) und können ausschließlich durch Bereitstellung von zusätzlichen personellen Ressourcen erledigt werden.

Diese zusätzlichen und dauerhaften Aufgaben sind durch die beantragten 5 Stellen des Jobcenters und durch 1,5 Stellen des Haupt- und Personalamts zu erbringen. Bei einer beim Sozialamt eingesetzten vergleichbaren Fachsoftware - OPEN/Prosoz - wird Betreuungskapazität in vergleichbarem Umfang dauerhaft eingesetzt. Die Frage des zentralen bzw. dezentralen Aufgabenspektrums wird im Rahmen des derzeit laufenden stadtweiten Projekts „IT-Zentralisierung“ erörtert.

Folgende Aufgaben sind einerseits vor Ort beim Jobcenter und andererseits zentral von der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts zu erbringen:
5. Zusätzlicher Personalbedarf für Personalsachbearbeitung

Kraft Gesetzes werden alle Mitarbeiter/-innen der BA, die zum Zeitpunkt der Zulassung mindestens seit 24 Monaten in der bisherigen ARGE JobCenter tätig waren, auf die Landeshauptstadt Stuttgart übergehen. Die Kommune hat dann die Möglichkeit, bis zu 10% des übergegangenen Personals wieder zurück zu überstellen. Nach Bewilligung des Antrages auf Zulassung als zugelassener kommunaler Träger (zkT) nach § 6a SGB II werden damit über 200 Mitarbeiter/-innen der BA zum 01.01.2012 zur Landeshauptstadt Stuttgart übergehen.

Bislang werden für die Belange der Mitarbeiter/-innen der BA im Jobcenter die Personaldienstleistungen

· Personalservice inkl. Bezügeabrechnung
· Personalwirtschaft/Personalhaushalt
· Personalberatung/Personalentwicklung/Personalpolitik
· Fürsorgeleistungen Personal

beim Internen Service der BA vollumfänglich eingekauft. Diese Aufgaben werden ab dem 01.01.2012 auf das Haupt- und Personalamt als Vollserviceleister sowie auf das Jobcenter als dezentrale Personalstelle übergehen, wofür ein dauerhafter Personalbedarf entsteht.

Mit zunehmender Intensität wenden sich bereits seit Jahresbeginn 2011 die Mitarbeiter/-innen der BA im Erstkontakt mit detaillierten Fragestellungen zum Übergang überwiegend vor Ort an den Bereich Verwaltung im Jobcenter und an das Haupt- und Personalamt. Die den neuen Dienstherrn betreffenden Fragestellungen können auch nur durch diesen bearbeitet werden. Die Personaldienstleistungen der BA können hierfür nicht in Anspruch genommen werden. Wie auch im Bereich IT werden viele der jetzt anfallenden und nachfolgend beschriebenen Aufgaben sich zu Daueraufgaben entwickeln bzw. durch andere dauerhaft zu erledigende Aufgaben ersetzt (siehe nachfolgende Darstellung) und können ausschließlich durch Bereitstellung von zusätzlichen personellen Ressourcen erledigt werden.

Bei der dezentralen Personalstelle des Jobcenters wird - neben den Beratungs- und Informationsleistungen - im Laufe dieses Jahres auch eine Vielzahl von weiteren Aufgaben anfallen. Um den reibungslosen Übergang zur LHS gewährleisten zu können, werden diese bereits weit vor dem 01.01.2012 zu einem Personalmehrbedarf führen. Die nachfolgenden Aufgaben werden grundsätzlich arbeitsteilig von der dezentralen Personalstelle im Jobcenter und der zentral zuständigen Abt. Personalservice des Haupt- und Personalamts erledigt:

Gleichzeitig sind die Belange seitens des kommunalen Personals im Jobcenter abzudecken. Außerdem wird in 2011 und darüber hinaus aufgrund der Fluktuation von bestehendem Personal erneut die Personalgewinnung ein zeitintensiver Aufgabenschwerpunkt im Rahmen der Personalarbeit sein. Die ersten beiden Monate in 2011 lassen bereits jetzt erkennen, dass die hohen Fluktuationsraten im Jobcenter der vergangenen Jahre (2010: 10%) sich fortsetzen. Im Zusammenhang mit der Fluktuationsrate ergaben sich für 2010 insgesamt 34 Neueinstellungen. Gründe für die Fluktuation sind neben Elternzeiten und anderer Beurlaubungen (Frauenquote ca. 75%), Kündigungen aufgrund Arbeitsunzufriedenheit und -belastung. Bedingt durch diese hohe Fluktuationsrate besteht ein vorgezogener Personalbedarf im Bereich der Personalsachbearbeitung.

Die o. g. Aufgaben im Zusammenhang mit dem Übergang der Mitarbeiter/-innen der BA können aufgrund der ohnehin hohen Arbeitsbelastung im Bereich Verwaltung des Jobcenters deshalb nicht ohne zusätzliche Personalverstärkung im Laufe des Jahres 2011 geleistet werden. Der bereits in 2011 bei der Abt. Personalservice des Haupt- und Personalamts entstehende Mehraufwand wird durch die Anordnung von Mehrarbeit aufgefangen. Über den dauerhaft erforderlichen Stellenmehrbedarf bei der Abt. Personalservice des Haupt- und Personalamts wird im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2012/2013 entschieden. 6. Ausblick

Im Gegensatz zur Software wird die PC-Hardware der BA zum 01.01.2012 auf die Landeshauptstadt Stuttgart übergehen. Um einen sicheren Übergang der Aufgabenwahrnehmung zu gewährleisten (funktionsfähiges Netzwerk, Software- und Fachsoftware-Installationen, Schulungskonzeption, Datenmigration und Testphasen) sind jedoch vorübergehend der Aufbau und die Inbetriebnahme einer parallelen EDV-Betriebs-umgebung bereits ab Ende Juni 2011 erforderlich. Bei der BA wurde deshalb der Antrag gestellt, die benötigte PC-Hardware-Ausstattung (ein zusätzlicher PC ohne Software pro Arbeitsplatz) bereits ab Juni 2011 zur Verfügung zu stellen. Mit einer Antwort ist im Mai zu rechnen. Ende des Jahres würden dann die bisherigen PCs des Jobcenters an die BA zurückgehen. Sofern die Hardware für den Parallelbetrieb nicht oder nicht im vollen Umfang schon zum Juni 2011 kostenlos von der BA zur Verfügung gestellt werden kann, muss diese rechtzeitig von der LHS Stuttgart beschafft werden. Außerdem müssen alle 21 Standorte des Jobcenters netzwerktechnisch angebunden werden (bisher BA Netzwerk, in der Übergangszeit und künftig LHS Stuttgart-Netzwerk). Zusätzlich muss die notwendige Hard- und Softwareumgebung inklusive der zentralen EDV-Infrastruktur der LHS Stuttgart zur Verfügung gestellt werden. Wenn Ende des Jahres die ursprünglichen BA-PCs des Jobcenters in den Besitz der Stadt Stuttgart übergehen, können diese dann ggf. für die danach entstehenden Bedarfe bei der Landeshauptstadt Stuttgart anderweitig verwendet werden. Ob dies tatsächlich möglich ist, muss zu einem späteren Zeitpunkt geprüft werden.

Im Rahmen des Übergangs in die Option werden im Laufe des Jahres 2011 noch die folgenden Ausgaben erwartet:

Sobald zu den o. g. weiteren Kosten konkretere Aussagen getroffen werden können, wird die Verwaltung eine entsprechende weitere Vorlage einbringen. Dies wird voraussichtlich im Mai 2011 der Fall sein. Die Verwaltung muss nach der Zusage für die Option die für die technische Realisierung notwendigen Schritte einleiten und ggf. vorab Verpflichtungen eingehen (vgl. Beschlussantrag Nr. 2).


Wie unter Ziffer 3 bereits ausgeführt, werden weitere benötigte Stellen beim Jobcenter und den einzelnen Querschnitts- und Fachämtern zur Ablösung der bisher von der BA erbrachten Dienstleistungen ab dem Jahr 2012 in einer gesonderten Vorlage dargestellt. Dies wird voraussichtlich im Sommer 2011 der Fall sein.


Finanzielle Auswirkungen

Laut Schreiben des BMAS vom 05.10.2010 sieht der Bund vor, im Haushaltsjahr 2011 für Umstellungskosten beim Übergang in neue Optionskommunen Mittel bereitzustellen. Diese Mittel werden voraussichtlich im zweiten Halbjahr 2011 auf Basis einer gesonderten Verwaltungsvereinbarung als Ermächtigungsrahmen an die jeweiligen Träger verteilt. Den geschätzten, auf den Bund entfallenden Umstellungskosten liegt eine Pauschale je Bedarfsgemeinschaft von 75 Euro zu Grunde. Bei ca. 22.400 Bedarfsgemeinschaften würde dies ca. 1,68 Mio. Euro für die Stadt Stuttgart entsprechen.

Zu den im Zusammenhang mit der Umstellung der Trägerschaft entstehenden, erstattungsfähigen Verwaltungskosten gehören:

· Personalkosten (inkl. Personalnebenkosten, Versorgungsaufwendungen, Personalgemeinkosten)
· Kosten der TK- und IT-Infrastruktur (Hardware u. Software)
· Kosten für bauliche Maßnahmen, Umzugskosten (inkl. Kosten für Daten- u. Aktenmigration)
· Informationsmaßnahmen und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit.

Erstattungsfähig durch den Bund sind 84,8% der Umstellungskosten. Auf Grundlage des Gesetzes zur Ermittlung von Regelbedarfen und zur Änderung des Zweiten und Zwölften Buches Sozialgesetzbuch einschließlich der Einführung des Bildungs- und Teilhabepakets wird der kommunale Finanzierungsanteil (KFA) an den Verwaltungskosten der Jobcenter von bisher 12,6% auf 15,2% erhöht.


Beteiligte Stellen



Vorliegende Anträge/Anfragen

keine





Michael FöllKlaus-Peter Murawski
Erster BürgermeisterBürgermeister


Anlagen

1 Aufgabenbeschreibungen
Anlage 1 zur GRDrs 156/2011


Aufgabenbeschreibungen der IuK-Stellen beim Jobcenter und Haupt- und Personalamt


2 Stellen Sachbearbeiter EDV ab 1. Mai 2011 beim Jobcenter zur Vorbereitung für den Aufbau der kompletten EDV-Infrastruktur / LHS-Netz im Jobcenter inkl. der Standardsoftware der LHS Stuttgart
3 Stellen Sachbearbeiter EDV ab 1. Juli 2011 beim Jobcenter vor Auswahl der neuen Fachsoftware
0,5 Stelle in der IT-Beratung ab 1. Mai 2011 beim Haupt- und Personalamt vor Produktivsetzung des laufenden Betriebes.

Mit mehr als 430 Beschäftigten wird das zukünftige Amt 29 (JC) eines der größten Ämter der LHS Stuttgart sein. Sowohl in der Projektphase als auch in der Anlaufphase nach dem 01.01.2012 und mit dem sich anschließenden dauerhaften Regelbetrieb des neuen Amtes ergeben sich zusätzliche Aufgabenstellungen, die mit dem vorhandenen Personal nicht geleistet werden können.
Konkret sind insbesondere zu nennen:

1 Stelle IT-Dienstleistungen (Systemtechnik) für das Jobcenter ab 01. Oktober 2011 beim Haupt- und Personalamt zur Sicherstellung des laufenden Betriebes für Client/Server-Betreuung im Team Anwender- und Systemservice


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