Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz: 0322-00
GRDrs 385/2023
Stuttgart,
05/24/2023



Relaunch des städtischen Bürgerbeteiligungsportals "Stuttgart - meine Stadt!"



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		21.06.2023
22.06.2023



Beschlußantrag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, die Ausschreibung für die Neuauflage / den Relaunch des städtischen Beteiligungsportals „Stuttgart – Meine Stadt“ (www.stuttgart-meine-stadt.de) vorzubereiten und durchzuführen.

2. Den voraussichtlichen Aufwendungen für den Relaunch von insgesamt bis zu 800.000 € sowie den voraussichtlichen Wartungsaufwendungen von jährlich 60.000 € wird zugestimmt. Die Aufwendungen werden entsprechend der Darstellung im Abschnitt „Finanzielle Auswirkungen“ gedeckt.

3. Von dem für die Umsetzung der dargestellten Maßnahmen verbundenen zusätzlichen Stellenbedarf wird Kenntnis genommen:


Begründung:


Ausgangslage

Die Landeshauptstadt Stuttgart bietet unter der Internetadresse www.stuttgart-meine-stadt.de das städtische Bürgerbeteiligungsportal an. Das Beteiligungsportal richtet sich an alle Einwohnerinnen und Einwohner Stuttgarts und ermöglicht diesen, sich über die städtischen Vorhaben und deren Beteiligungsmöglichkeiten – sowohl formell als auch informell – zu informieren. Des Weiteren bietet das Portal für viele Projekte Online-Beteiligungsformate an.

Die Entwicklungen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass sich Stuttgarts Einwohnerinnen und Einwohner immer stärker für ihr Umfeld sowie für die Entwicklung ihrer Stadt engagieren möchten. Das zeigt sich sowohl durch den Wunsch, sich in politische Entscheidungs- und Willensbildungsprozesse einzubringen sowie in einem verstärkten ehrenamtlichen Engagement.

Die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger an kommunalen Vorhaben ist ein wichtiger Grundpfeiler im demokratischen Prozess. Sie kann Vertrauen und Transparenz schaffen und die Dialogbereitschaft auf beiden Seiten fördern. Auch wenn Vor-Ort-Veranstaltungen in Zukunft nach wie vor eine große Bedeutung haben, gibt es eine große Erwartungshaltung im Hinblick auf digitale Lösungen. Das beinhaltet z.B. redaktionell gut aufbereitete Informationen zu einzelnen Projekten und die niedrigschwellige Beteiligung an Vorhaben mittels innovativer digitaler Tools. Durch die fortschreitende Digitalisierung der Lebens- und Arbeitswelt kommt Beteiligungsformaten im Netz eine stetig wachsende Bedeutung zu. Deshalb beschreiten mehr und mehr Kommunen neue Wege der Online-Partizipation.

Etwa 95 Prozent der Menschen in Deutschland nutzen das Internet. Sie greifen mittlerweile überwiegend von mobilen Endgeräten, vor allem über Smartphones, auf Netzinhalte zu - Tendenz stark steigend (ARD/ZDF-Onlinestudie 2022). Für die Stuttgarterinnen und Stuttgarter ist das Beteiligungsportal die erste Wahl, um sich über die Vorhaben ihrer Stadt zu informieren und sich aktiv daran zu beteiligen. Das Beteiligungsportal muss dieser Aufgabe durch innovative Online-Beteiligungsformate, adäquate Inhalte, Darstellung sowie Verfügbarkeit und Performance gerecht werden.

Im Jahr 2013 startete die Stadt Stuttgart mit einem ersten Piloten des Beteiligungsportals. Ziel war es, die Einwohnerinnen und Einwohner der jeweiligen Stadtbezirke im Vorfeld von Einwohnerversammlungen über wichtige Themen im Stadtbezirk abstimmen zu lassen und Fragen an die Verwaltung richten zu lassen. Im Jahr 2015 wurde das Portal von einem Entwicklungsprojekt zu einer dauerhaften Anwendung mit zahlreichen großen Vorhaben (z. B. Villa Berg, Lebenswerte Innenstadt, Stadtraum B14) weiterentwickelt. Auf dem Beteiligungsportal können sich Interessierte bei Projekten mittels Umfragen, Foren und interaktiver Karten online einbringen. Außerdem werden sie auf dem Portal auch über Beteiligungsveranstaltungen vor Ort informiert.

Darüber hinaus wurde im Zuge des Inkrafttretens der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung im Jahr 2017 die Vorhabenliste als eines von zwei zentralen Instrumenten der Leitlinie im Portal integriert. Sie erlaubt den Nutzerinnen und Nutzern, sich einen schnellen Überblick über die städtischen Vorhaben zu verschaffen. Der Beteiligungsbeirat als zweites zentrales Element der Leitlinie soll in diesem Zusammenhang Anregungen und Ideen für die Entwicklung des Beteiligungsportals „Stuttgart – Meine Stadt“ geben. Die Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung befindet sich derzeit ebenfalls in der Überarbeitung.

Aktuell sind auf dem Beteiligungsportal mehr als 380 Vorhaben zu finden (Stand März 2023). Für eine derart hohe Anzahl an Vorhaben ist das Portal jedoch nicht konzipiert und programmiertechnisch umgesetzt worden. Das schlägt sich negativ sowohl in der Usability für die Nutzerinnen und Nutzer als auch im Redaktionssystem nieder, in dem die Redakteure die Vorhaben einpflegen und aktualisieren. Außerdem können Großprojekte, denen mehrere Teilprojekte zugeordnet sind (z.B. NeckarPark oder Sanierungsgebiete), im jetzigen Zustand nicht übersichtlich, strukturiert und nutzerfreundlich dargestellt werden. Aber auch komplexe Einzelvorhaben wie etwa der Klimamobilitätsplan können aufgrund der mangelnden Flexibilität und Modularität des Beteiligungsportals nur unzureichend aufbereitet werden.
Mittlerweile haben sich zudem die Technologien, Mediennutzung und Darstellung der Inhalte rasant verändert. Fazit: www.stuttgart-meine-stadt.de muss zwingend grundlegend überarbeitet werden.

Schwerpunkte sollen dabei eine moderne und ausbaufähige technische Plattform, innovative Beteiligungsformate, Benachrichtigungsfunktionalitäten, Barrierefreiheit gemäß EU-Richtlinie 2016/2102 (EN 301 549 V1.1.2) und eine Verbesserung der Usability und des Designs sowie der Informationsarchitektur sein. Hierbei muss ein besonderes Augenmerk auf die mobile Nutzung der Seite gelegt werden - Stichwort: mobile first. Denn schon heute nutzen Interessierte zu fast 50 Prozent das Portal über mobile Endgeräte.

Die Stadtverwaltung Stuttgart hat die vorbereitenden Arbeiten für das Projekt Relaunch www.stuttgart-meine-stadt.de begonnen. Bereits im Jahr 2020 wurde eine Evaluation der Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung durchgeführt. In diesem Rahmen wurde eine Benchmark-Analyse von acht nationalen und internationalen Beteiligungsportalen erstellt. Ziel dieser Analyse war die Bewertung des Beteiligungsportals der Landeshauptstadt Stuttgart hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Informationsarchitektur und Online-Beteiligungsformen sowie deren Einordnung in den nationalen und internationalen Kontext. Im Ergebnis ließ sich kein Leading Benchmark feststellen, weil der Aufbau, die Zielsetzung und die Beteiligungsformate der Portale zu unterschiedlich sind. Als besondere Schwachstelle hat sich dabei die Benutzerführung durch das Portal hin zu offenen Beteiligungsvorhaben herauskristallisiert. Technisch bedingte irreführende Benennungen von Buttons (z.B. "Offenes Vorhaben") in Kombination mit nicht eindeutig beschriebenen Vorhabentypen führen dazu, dass Nutzerinnen und Nutzer enttäuscht werden. Darüber hinaus ist eines der wesentlichen Defizite die Darstellung sehr umfangreicher Einzelvorhaben oder von Vorhaben, denen Teilprojekte zugeordnet sind (z.B. NeckarPark oder Sanierungsgebiete). Hier reicht die vorgegebene Unterteilung in die fünf Bereiche „Informieren“, „Teilnehmen“, „Ergebnisse“, „Links & Downloads“ und „Kontakt“ der Tab-Logik nicht mehr aus, um eine nachvollziehbare Darstellung der Inhalte zu gewährleisten. Außerdem lässt die redaktionelle Pflegeoberfläche des Portals sehr wenig gestalterische Spielräume zu.

Es gibt sehr wenige Portale mit einer so umfassenden Darstellung der städtischen Vorhaben wie www.stuttgart-meine-stadt.de. Aktuell gelten zum Beispiel die Beteiligungsportale der Städte Wien, Hamburg, Wiesbaden, Bonn, Barcelona, Tartu und Dortmund zu den Best-Practice Beispielen.

Momentan wird an der Analyse und Konzeption hinsichtlich Technologie, interner Workflow, Inhalte, Design und Usability gearbeitet. Diese Ergebnisse sollen als Leistungsbeschreibungen in die Ausschreibungen einfließen. Darüber hinaus wurde ein Projektstrukturplan erstellt.

Ziele

Die Landeshauptstadt Stuttgart braucht ein innovatives, zukunftsfähiges, technisch aktuelles, modernes und lebendiges Beteiligungsportal. Nur wenn das aktuelle Web-Angebot grundlegend erneuert wird, kann Stuttgart den gebotenen Nutzungsgrad weiterentwickeln, Beteiligungsformate attraktiver gestalten und Informationen besser vermitteln. Ein neues Angebot ist auch geboten, um zukünftig noch mehr Bürgerinnen und Bürger an gesellschaftlichen Themen sowie der Stadtentwicklung zu beteiligen und sich als attraktive, offene und moderne Stadt zu präsentieren.
Das Projekt soll die Qualität eines Leuchtturmprojekts haben hinsichtlich Technik, Design und innovativer Online-Beteiligungsformate.

Die Online-Formate müssen so konzipiert werden, dass sie verständlich und leicht bedienbar sind. Die Nutzerinnen und Nutzer sollen sich auf www.stuttgart-meine-stadt.de intuitiv bewegen, schnell und unkompliziert agieren sowie sich einfach und niederschwellig beteiligen können. Darin liegt auch eine Chance, dass sich zukünftig Menschen an Projekten beteiligen, die bislang nicht erreicht wurden.

Die Stuttgarterinnen und Stuttgarter sollen sich weiterhin in hybriden Dialogen vor Ort und digital an verschiedensten Projekten beteiligen können. Transparenz und die Möglichkeit, sich aktiv zu beteiligen, sollen die Akzeptanz sowohl städtischer Entwicklungsprojekte als auch der Arbeit der Stadtverwaltung fördern und weitere Gruppen motivieren.

Das neue Portal soll – wie bisher auch – zentral städtische Vorhaben mit Bürgerbeteiligung auf einer Webseite bündeln. In diesem Zusammenhang soll auch geprüft werden, wie in das zukünftige Beteiligungsportal der Bürgerhaushalt nach Möglichkeit eingebunden werden könnte.

Es ergeben sich im Einzelnen folgende Ziele:

Die technischen Grundlagen des künftigen Beteiligungsportals werden durch die Abteilung Kundenbetreuung, -beratung und Anwendungen des Amts DO.IT (17-2) und die Abteilung Kommunikation (L/OB-K) im Vorfeld bestimmt und definiert, ergänzt um die inhaltlichen Anforderungen in Bezug auf die städtische Leitlinie für informelle Bürgerbeteiligung mit der Koordinierungsstelle für Bürgerbeteiligung, Äußere Stadtbezirke und Querschnittsthemen (10-2.3). Das Beteiligungsportal soll auch nach seiner Inbetriebnahme kontinuierlich weiterentwickelt werden, um auf die zukünftigen Herausforderungen im Bereich der Bürgerpartizipation und bei Online-Beteiligungsformaten reagieren und Relaunch-Zyklen verringern zu können.

Die Vorstellung eines Testsystems ist für das 2. Quartal 2025 geplant, die Fertigstellung des neuen Beteiligungsportals www.stuttgart-meine-stadt.de für Ende des 2. Halbjahrs 2025.

Ausschreibung

Die Ausschreibung, welche das Design, Layout und die Darstellung der Inhalte umfasst, soll im Sommer 2023 starten. Der Abschluss der Ausschreibung erfolgt voraussichtlich im Dezember 2023.

Daran anknüpfend soll eine zweite Ausschreibung zur programmiertechnischen Umsetzung des Designentwurfs Anfang 2024 erfolgen. Der Abschluss der Ausschreibung erfolgt voraussichtlich Mitte 2024.

Die Auswahl der Vertragspartner erfolgt durch eine Bewertungskommission. Diese bewertet die vorgelegten Entwürfe der Bieter auf Grundlage einer vorher fixierten Bewertungsmatrix. Der Preis soll mit 30 Prozent in die Wertung einbezogen werden.

Finanzielle Auswirkungen

Es wird mit Gesamtkosten von bis zu 800.000 € gerechnet. Hierin enthalten sind die Kosten für den Internetauftritt (Design und System), die Optimierung der Usability für Editoren und für Redakteure sowie notwendige Beratungsleistungen.

Finanzierungstabelle

2023
2024
2025 ff.
Einmalige Aufwendungen
300.000
300.000
200.000
Summe einmalige Aufwendungen
300.000
300.000
200.000
Betriebliche Aufwendungen:
Wartung
60.000 p.a.
(Beträge in € brutto)

Es wird mit einmaligen Projektaufwendungen für Dienstleistungen und Lizenzen bis zu einer Höhe von 800.000 € gerechnet. Die Finanzierung erfolgt in den jeweiligen Haushaltsjahren im Teilergebnishaushalt 170 – Amt für Digitalisierung, Organisation und IT - Projekt 4.104001: Digital MoveS (konsumtiv), Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.

Da der Relaunch des Beteiligungsportals im Rahmen von Digital MoveS als Projekt vorgesehen ist, erfolgt die Deckung aus Digital MoveS-Mitteln des Doppelhaushalts 2022/2023, Für die Jahre 2024 und 2025 werden entsprechende Ermächtigungsübertragungen angemeldet.

Die betrieblichen Aufwendungen für Wartung und Betreuung ab 2025 von bis zu 60.000 € jährlich werden gedeckt im Teilergebnishaushalt 170 - Amt für Digitalisierung, Organisation und IT, Kontengruppe 440 – Sonstige ordentliche Aufwendungen.

Im Gegenzug entfallen voraussichtlich ab 2026 die Aufwendungen, innerhalb der letzten 4 Jahre waren dies ca. 120.000 €, für Support und Weiterentwicklung der bisherigen Bürgerbeteiligungsplattform.

Erläuterungen zur Finanzierung

Die finanziellen Aufwendungen unterteilen sich wie folgt:

Bereitgestellte Finanz- und
Sachmittel im DHH 2022/2023		Betrag in €Erläuterungen
Planung- und Vorbereitungsphase 2023
50.000 €
Konzeption, Erstellung Lastenhefte für Ausschreibungen, Barrierefreiheit
Externe Dienstleistungen 2023
250.000 €
Definition, Entwicklung
Externe Dienstleistungen 2024/2025
500.000 €
Entwicklung, Implementierung, Schulungen, Go Live
Summe
800.000 €
In der Planungs- und Vorbereitungsphase teilen sich die Aufwendungen in Konzeption mit Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen, Finalisierung der Ausschreibungsunterlagen für Design & Infoarchitektur, Finalisierung der IT-Konzeption und der Ausschreibungsunterlagen für Technik und Content-Management-System (CMS)sowie der Auswertung beider Ausschreibungen.

Für die Ausschreibung Design und Infoarchitektur werden rund 250.000 € veranschlagt. Diese Mittel werden aufgewandt für u.a. das Projektmanagement, Erstellung des Layouts, für Workshops, Erstellung eines Living-Styleguides, einer Dokumentation, Usability-Tests, Pitch-Honorare und die Zusammenarbeit mit dem technischen Dienstleister nach Vergabe der Ausschreibung für Technik und CMS.

Für die Ausschreibung Technik und CMS werden rund 500.000 € veranschlagt. Diese Mittel werden aufgewandt u.a. für die Datenübernahme aus dem Alt-System, Implementierung von Schnittstellen zu LHS internen Systemen, Einrichtung des neuen CMS, technische Umsetzung des neuen Beteiligungsportals und Schulungen.

Stellenplantechnische Auswirkungen

Für den Weiterbetrieb des derzeitigen Beteiligungsportals und die dazugehörigen kommunikativen Aufgaben entsteht ein zunächst auf 24 Monate befristeter Stellenbedarf von 2,0 Stellen in Entgeltgruppe 12 TVöD für zwei Online-Redakteurinnen oder Redakteure bei der Abteilung Kommunikation.

Das Relaunch-Projekt erfordert die gesamte Manpower der vorhandenen zwei Personalstellen. Gleichzeitig muss der Workflow und die damit verbundenen Aufgaben im jetzigen Portal www.stuttgart-meine-stadt.de kontinuierlich fortgeführt werden: Bei jedem Beteiligungsprojekt muss weiterhin in intensiver Zusammenarbeit mit den Ämtern und Eigenbetrieben geklärt werden, welche Informationen die Nutzerinnen und Nutzer benötigen, damit sie sich bestmöglich beteiligen können. Auch die Kommunikation zu den einzelnen Beteiligungsprojekten über die Kommunikationskanäle der Landeshauptstadt Stuttgart gehört zum Aufgabenbereich. Die Inhalte müssen für die verschiedenen Kanäle aufbereitet werden. Das reicht von Pressemitteilungen über Social-Media-Postings, Reels oder Videos und Artikeln auf www.stuttgart.de und im Amtsblatt bis hin zu möglichen Printprodukten.

Außerdem müssen Online-Beteiligungen und dazugehörige Bürgeranfragen gemeinsam mit den Fachämtern begleitet und moderiert werden. Auch die aktuell rund 380 Projekte auf dem Portal sowie Beteiligungsprojekte, die neu hinzukommen, müssen ebenfalls betreut werden.

Nach Abschluss des Relaunchs wird das Portal viele zusätzliche und neue Funktionalitäten aufweisen. Auch die Erwartungen der politischen Gremien wachsen stetig. Es ist wichtig und geplant, die Gruppe der Jugendlichen ab 16 Jahren beim Relaunch des Beteiligungsportals vermehrt in den Blick zu nehmen und anzusprechen. Diese Zielgruppe hat bislang eine untergeordnete Rolle auf dem Portal gespielt. Darüber hinaus hat die Erfahrung gezeigt, dass die Beteiligungsprojekte umfangreicher und komplexer werden. Die Anzahl der Beteiligungsprojekte nimmt kontinuierlich zu. Auch vor diesem Aspekt ist nach dem Relaunch mit einem vermehrten Arbeitsaufwand hinsichtlich der Konzeption und beständigen Aktualisierung von Beteiligungsprojekten auf dem Portal zu rechnen. Aus diesem Grund ergibt sich ein dauerhafter Stellenbedarf von 1,0 Stellen in Entgeltgruppe 12 für die diese Aufgabe.

Des Weiteren müssen die Aufgaben der Koordinierungsstelle für informelle Bürgerbeteiligung auch während des Projektverlaufs aufrechterhalten werden (Geschäftsführung Beteiligungsbeirat, Beratung der Fachämter etc.). Zudem ergibt sich durch die immer größer werdende Anzahl an Beteiligungsprojekten erfahrungsgemäß ein erhöhter Beratungsbedarf. Insbesondere auch vor dem Hintergrund der vermehrten Verknüpfung von Online- und Vorort-Beteiligungen. Dieser Mehraufwand muss dauerhaft bewältigt werden. Aus diesem Grund ergibt sich ein Stellenbedarf von 1,0 Stellen in A12/Entgeltgruppe 11 für die Sachbearbeitung dieser Aufgabe.

Über die Stellenschaffungen wird im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2024/2025 entschieden.
Entsprechende Stellenplananträge wurden bereits gestellt.




Beteiligte Stellen

L/OB-K und Ref. WFB haben mitgezeichnet.




Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

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