Landeshauptstadt Stuttgart
Technisches Referat
Gz: T
GRDrs 224/2010
Stuttgart,
05/05/2010


Organisationsuntersuchung Bauverwaltungen:
- Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
- Umsetzung des Realisierungskonzeptes



Mitteilungsvorlage


Vorlage anzurSitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Ausschuss für Umwelt und Technik
Verwaltungsausschuss		Kenntnisnahme
Kenntnisnahme
Kenntnisnahme		nicht öffentlich
öffentlich
öffentlich		12.05.2010
18.05.2010
19.05.2010

Bericht:


Vom Bericht über die Umsetzung des Realisierungskonzepts zur Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen für Hochbauamt, Tiefbauamt mit Eigenbetrieb Stadtentwässerung Stuttgart sowie Garten-, Friedhofs- und Forstamt wird Kenntnis genommen.

Finanzielle Auswirkungen:

In den Haushaltsberatungen 2008/2009 wurde wegen der Synergieeffekte aufgrund der Bündelung der Bauvertragswesenaufgaben von drei technischen Ämtern in einem Dienstleistungszentrum der Abbau von zwei Stellen beschlossen, sowie der Abbau einer Stelle wegen der Synergieeffekte der e-Vergabe. 2,5 Stellen wurden bereits zum 31.12.2009 gestrichen, die noch fehlende 0,5-Stelle entfällt ab 01/2011.


Beteiligte Stellen

Die Referate WFB und AK haben die Vorlage mitgezeichnet, das Rechnungsprüfungsamt hat Kenntnis genommen.


Vorliegende Anträge/Anfragen

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Dirk Thürnau
Bürgermeister




- Ausführliche Begründung
Anlage 1 zur GRDrs 224/2010


Organisationsuntersuchung Bauverwaltung:
Dienstleistungszentrum Bauvertragswesen
- Umsetzung des Realisierungskonzepts -


1. Ausgangssituation

Mit GRDrs 624/2005, und Ergänzungsvorlagen, wurden im Herbst 2005 auf der Grundlage des Organisationsgutachtens der Firma Drees & Sommer die Umsetzung der Organisationsuntersuchung Bauverwaltung und die sich daraus ergebenden Maßnahmen zum Haushaltssicherungskonzept 2002 (Maßnahme Nr. III.12) beschlossen. Der Schwerpunkt dieser Organisationsuntersuchung lag bei den technischen Bauabteilungen des Hochbauamts, des Tiefbauamts und der Abteilung Planung, Bau und Pflege von Grünanlagen (67-4) des Garten-, Friedhofs- und Forstamtes. In GRDrs 624/2005, 2. Ergänzung, wurde die Verwaltung beauftragt, Vorschläge zu möglichen Kooperationen im Bereich der Querschnittsaufgaben zu überprüfen.

Mit GRDrs 429/2006 wurde im Juni 2006 ein Zwischenbericht zur Umsetzung des Gesamtgutachtens von 2005 vorgelegt und eine erneute Beauftragung des Gutachters für den Bereich der Querschnittsaufgaben beschlossen.

GRDrs 533/2007 informierte über die Ergebnisse der Untersuchung. Der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen beim Hochbauamt wurde zugestimmt.

In den Haushaltsberatungen 2008/2009 wurde zudem beschlossen, zur Abschöpfung von Synergieeffekten aus dem e-Procurement und der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen bereits im voraus an je einer Stelle bei Hochbauamt, Tiefbauamt und Garten-, Friedhofs- und Forstamt einen kw-Vermerk anzubringen. Auf die beiden Haushalts-GRDrs 1127/2007, 1281/2007 sowie GRDrs 1202/2007 (Synergieeffekte eBeschaffung und eVergabe) und 313/2007 (E-Procurement) wird Bezug genommen, vgl. auch GRDrs 1266/2007 (Stellenpläne 2008/2009).

Mit GRDrs 349/2008 wurde im Sommer 2008 ein Realisierungskonzept mit dem Ziel der Einrichtung eines Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen gegen Jahresende 2008 vorgelegt.


2. Bildung des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen

Das Dienstleistungszentrum (DLZ) Bauvertragswesen wurde zum 1. Dezember 2008 organisatorisch gebildet. Eine räumliche Zusammenführung der vorherigen dezentralen Organisationseinheiten im Hochbauamt fand zum Februar 2009 statt.

Wichtigste Aufgabe war zunächst sicherzustellen, dass trotz organisatorischer und räumlicher Veränderungen der Arbeitsbetrieb ungestört weiterlaufen konnte, um eine termingerechte und rechtssichere Aufgabenerledigung für die bauenden Bereiche der drei Ämter und den Eigenbetrieb störungsfrei zu gewährleisten. Probleme traten in einer Übergangsphase zum Beispiel auf durch extreme Verspätungen im Postlauf zwischen den Ämtern oder bei der amtsübergreifenden Datenverarbeitung. Zudem traten mehrere sich über Monate bis in den Herbst 2009 hinziehende Dauererkrankungsfälle auf, was einen Übergang zum geplanten „Normalbetrieb“ erschwerte.

Aus diesen Gründen konnte erst gegen Jahresende 2009 mit der Umsetzung der mit der DLZ-Bildung verfolgten Ziele begonnen werden. Die intensive Vorbereitung der DLZ-Bildung ermöglichte jedoch, bspw. in Themen wie die Neuausrichtung der Prozesse innerhalb des DLZ ebenso wie über die Schnittstellen bei den Ämtern einen schnellen Einstieg zu finden.

Letzten Endes war eine erfolgreiche Umstellung der Arbeitsabläufe und ein Start ohne wesentliche Einschränkung des Vergabewesens nur möglich, weil die drei technischen Ämter und der Eigenbetrieb SES sich konstruktiv an Gestaltung und Organisation der Bildung und Neuausrichtung beteiligt haben und dies nach wie vor tun. Ohne die Unterstützung des Vorhabens der DLZ-Bildung und der damit verfolgten Ziele wäre die Umstrukturierung nicht gelungen. Dies gilt auch für einen herausragenden persönlichen Einsatz der Mitarbeiter/innen des DLZ Bauvertragswesen, die gerade in der Übergangszeit ein großes Engagement zeigten und sich mit verschiedenen Unwägbarkeiten auseinandersetzen mussten.


3. Anpassung städtischer Vorschriften

Die Einrichtung des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen in den Jahren 2008/2009 führte zu Änderungen der Aufgabenzuordnung und von Zuständigkeiten. Eine Anpassung der Zuständigkeitsordnung, des Produktplans sowie ggf. weiterer städtischer Regelungen bleibt vorbehalten.


4. Organisation und Stellenausstattung des Dienstleistungszentrums

Die geplante Organisationsstruktur – Bildung von drei Teams (vgl. GRDrs 349/2008, Ziff. 2.3 Organigramm) – hat sich nach der Zusammenführung bewährt. Aktuell muss immer wieder ein personeller Ausgleich unter den Teams vorgenommen werden, da die Verteilung des Personalbedarfs in den einzelnen Teams im Voraus nur ungefähr eingeschätzt werden konnte. Rückfallebenen werden teamübergreifend gebildet, da zum Beispiel Angebotseröffnungen als fixe Termine gesichert durchzuführen sind oder auch bei über einige Wochen andauernden höheren Zahlen von Vergaben die Vergabesachbearbeitung bspw. wegen der Einhaltung von Bauzeitenplänen oder Zuschlagsfristen u.a. erfüllt werden müssen. Die Verteilung der Stellen auf die drei Teams wird aus diesen Gründen in den nächsten Jahren nicht statisch bleiben, auch sind noch nicht realisierte Stellenstreichungen bis 2012 zu berücksichtigen.

Die Stellenausstattung des DLZ von ursprünglich 22,5 Stellen wird wegen der gesetzten kw-Vermerke in den kommenden Jahren um 5,155 Stellen abnehmen:

· Eine aufgrund hoher Ausschreibungszahlen im Hochbau 2003 befristet geschaffene und seitdem mehrfach verlängerte Stelle wird zum 31.12.2010 auslaufen.
· Eine im Rahmen der Konjunkturpaket-II-Maßnahmen 2009 geschaffene Stelle wird zum 31.12.2011 auslaufen.
· Von den in den Haushaltsberatungen 2008/2009 Ende 2007 beantragten drei kw-Vermerken wurden im Zuge der Bildung des DLZ je eine Stelle beim Hochbauamt und beim Garten-, Friedhofs- und Forstamt sowie eine 0,5-Stelle des Tiefbauamts 01/2010 realisiert, wobei dort die noch fehlende 0,5-Stelle ab 01/2011 entfällt.
· Durch Altersteilzeit ist an einer Stelle (ehemals Tiefbauamt – 66-2) ein kw-Vermerk im Umfang von 0,155 zu realisieren.

In der Summe hat sich bereits bzw. wird sich noch die Personalausstattung des Dienstleistungszentrums bis 2012 von insgesamt 22,5 Stellen um 5,155 Stellen reduzieren, davon durch Wegfall von 2,0 von Anfang an befristeten Stellen und durch Streichung von 3,155 dauerhaften Stellen. Ausgehend von 20,5 dauerhaften Stellen insgesamt stellt dies einen Stellenabbau von ca. 15 % dar.

Aufgrund der momentan sich verändernden Anforderungen an die Aufgaben des Bauvertragswesens sind aus heutiger Sicht keine weiteren Streichungspotentiale absehbar (vgl. Ziff. 5 Neuausrichtung der Aufgaben und Prozesse, und Ziff. 7 E-Vergabe). Durch das sich seit 2-3 Jahren entwickelnde neue Vergaberecht ergeben sich andere Aufgabenstellungen insbesondere in den Bereichen Informations- und Dokumentationspflichten (auch: Gestaltung der Vergabevermerke), die eher eine personell aufwändigere Sachbearbeitung erfordern als dies in früheren Jahren der Fall war.


5. Neuausrichtung der Aufgaben und Prozesse

Die Arbeitsprozesse Vergaben und Nachtragsmanagement wurden überarbeitet und angepasst. Wegen der sich seit etwa zwei Jahren entwickelnden vergaberechtlichen Neuerungen zur Transparenz der Vergabebearbeitung wurde inzwischen auch die Dokumentation zur Sicherung der Aktenlage aktualisiert und geregelt. Anfang 2010 begann das DLZ mit der Herausgabe von Rundschreiben, die Informationen und Regelungen zur Vergabebearbeitung für die Mitarbeiter/innen der drei Ämter enthalten. Auf diese Weise soll die allgemeine Vergabesachbearbeitung innerhalb des DLZ und in den Baubereichen der Ämter optimiert und vergaberechtlich gesichert werden.

Zur Sicherung der Informationsstruktur wird momentan die Einrichtung einer Lotus-Notes-Datenbank ausschließlich für das Thema Bauvertragswesen vorbereitet, auf der zum Beispiel Rundschreiben, Formulare, das Standardleistungsbuch, Musterdokumente etc. für die Mitarbeiter/innen der technischen Ämter und des Eigenbetriebs SES bereitgestellt werden sollen, die für ihre Tätigkeit in der Abwicklung von Baumaßnahmen diese Informationen und Unterlagen benötigen. Entsprechende, öffentlich zugängliche Seiten im Internet für Fachverbände, Firmen und Architektur- und Ingenieurbüros sollen ebenfalls eingerichtet werden.

Insgesamt zeigten sich seit Start des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen bei den Mitarbeiter/innen der Bauabteilungen der technischen Ämter und des Eigenbetriebs SES zunehmendes Interesse und ein steigender Informationsbedarf gerade bzgl. des sich seit etwa drei Jahren ständig aktualisierenden Vergaberechts und der sich daraus ergebenden Änderungen. Da als Folge der DLZ-Bildung Abschnitte der Bearbeitungsabläufe in den Bauabteilungen der Ämter anzupassen waren, ergab sich für das DLZ u. a. der Auftrag, Schulungen und Informationsveranstaltungen durchzuführen.

In die seit 2007/2008 laufenden Veränderungen der Bearbeitung wird das Rechnungsprüfungsamt sowohl in der Phase der Entwicklung als auch in der Schlussabstimmung regelmäßig beteiligt und bringt hier Beiträge ein, die die Position der Landeshauptstadt in Vergabeverfahren stärken. Außerdem wirkt das Rechnungsprüfungsamt beratend fachlich und im Rahmen der Korruptionsprävention bei der Neuausrichtung von Arbeitsabläufen und Aktualisierung oder erstmaligen Verabschiedung von Regelungen mit. Gleiches gilt für die Einbeziehung des Rechtsamts bei vergaberechtlichen Themen.


6. Ziele des Dienstleistungszentrums Bauvertragswesen

In den GRDrsn 533/2007 und 349/2008 wurden die nachfolgenden Ziele formuliert:

· Vereinheitlichung der Bearbeitung der Aufgaben
· Verstärkung der Fach- und Methodenkompetenzen
· Erhöhung der Verfahrenssicherheit
· Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation des Bauvertragswesen

Mit Bildung des Dienstleistungszentrums konnte die Umsetzung dieser Ziele intensiviert werden. Zum Beispiel gewinnt die Erhöhung der Verfahrenssicherheit gerade im Hinblick auf die starken Veränderungen im Vergaberecht der vergangenen Jahre an Bedeutung und fordert einen intensiveren Arbeitsaufwand als noch vor Jahren. Insgesamt wirken sich alle Ziele auf Dauer nicht nur auf das DLZ Bauvertragswesen selbst aus, sondern auch auf die Aufgaben der Bauabteilungen der Ämter und des Eigenbetriebs. Dementsprechend wird das DLZ Bauvertragswesen auch in Zukunft in enger Zusammenarbeit mit den Ämtern und dem Eigenbetrieb die Weiterentwicklung der Aufgaben gestalten und die Mitarbeiter/innen in den Bauabteilungen bzgl. der Aufgaben im Bauvertragswesen unterstützen.

Der Aufbau eines Qualitätsmanagements wird derzeit vorbereitet, indem verschiedene Grundlagen, wie zum Beispiel Prozessbeschreibungen oder Verfahrensregelungen erarbeitet werden. Die Vereinheitlichung der Aufgaben ist im Bereich der Schnittstellen zwischen DLZ und den Ämtern noch nicht abgeschlossen, da inzwischen auch gesetzliche Änderungen parallel zur Umstellung der organisatorischen Abläufe seit 2008 / 2009 einzubeziehen sind.


7. E-Vergabe

Die Zusammenführung der vorher drei Bauvertragswesenbereiche in den Ämtern zu einem DLZ Bauvertragswesen unterstützte die weitere Ausgestaltung und Nutzung der e-Vergabe, wobei 2009 bis Anfang 2010 noch Mitarbeiterschulungen zur Anwendung der E-Vergabe-Plattform und teilweise auch des Fachprogramms Arriba durchgeführt wurden. Allein im Jahr 2009 wurden Ausschreibungen im Wert von ca. 194 Mio Euro im VOB-Bereich und ca. 9 Mio Euro im baubezogenen VOL-Bereich über die e-Vergabeplattform umgesetzt, bei ca. 1000 elektronischen Angebotseröffnungen. Über 80 % der Bieter holten ihre Ausschreibungsunterlagen im vergangenen Jahr bereits elektronisch bei der Vergabeplattform ab.

Um die durch die Einführung der e-Vergabe erwarteten Synergieeffekte und die deshalb bereits 2010 erfolgte Stellenstreichung zu realisieren, werden den interessierten Bietern ab 1. April 2010 Ausschreibungsunterlagen nur noch elektronisch zur Verfügung gestellt – eine Information der Öffentlichkeit hierzu fand bereits frühzeitig statt. Informationsveranstaltungen für die Firmen zur elektronischen Vergabe werden aktuell gerne in Anspruch genommen und das DLZ erwartet, dass die Zahl der elektronisch abgegebenen Angebote (im Jahr 2009 ca. 20 %, wobei unter den Gewerken starke Unterschiede bestehen) noch steigen wird. Die elektronische Angebotsabgabe entspricht vom Umfang her noch nicht den Erwartungen der Projekt- bzw. Einführungsphase in den Jahren 2006 / 2007. Ziel ist deshalb insbesondere mit Blick auf die Verspätungen bei der Einführung der E-Vergabe und die unabhängig vom Eintreten eines positiven Effekts zu realisierenden Personaleinsparungen eine Erhöhung der momentanen Zahlen. Da der erwartete Synergieeffekt bzgl. der elektronischen Abgabe bisher nur in geringem Umfang eingetreten ist, führt dies im Bereich der Bearbeitung der eröffneten Angebote zu Engpässen, die auf Dauer nicht gehalten werden können. Sofern der Gesetzgeber die elektronische Vergabe künftig nicht verbindlich vorschreibt, kann nur an die Bieter appelliert werden, verstärkt die Vorteile der elektronischen Verfahrensabwicklung zu nutzen, um die elektronische Abgabequote im Laufe der Zeit zu steigern.


8. Künftige Aufgabenentwicklung eines DLZ Bauvertragswesen

Durch die Bildung des DLZ wurden die Aufgaben und Prozesse überprüft und neu ausgerichtet. Stärken des Zentrums sind ein gleichmäßiges Aufbauen und Vorhalten von Fach- und Methodenkompetenzen sowohl innerhalb des DLZ als auch über die Schnittstellen hin zu den Bauabteilungen der technischen Ämter und des Eigenbetriebs, die als „Abnehmer“ der Leistungen auf Dauer profitieren werden. Gerade der Know How-Transfer in die Bauabteilungen führt dort zu fachlichen Optimierungen in der Bearbeitung, die insgesamt die Verfahrenssicherheit in der technischen Bauverwaltung erhöhen. Positiv wirkt sich hier auch aus, dass das DLZ über eine Mitarbeiterin mit juristischem Schwerpunkt verfügt, die unmittelbar in die Prozesse und deren Gestaltung eingebunden werden kann. Insgesamt agiert das DLZ Bauvertragswesen inzwischen fachlich autark.

Der Schwerpunkt des gesamten städtischen Ausschreibungsvolumens im Baubereich wird inzwischen über das DLZ abgewickelt. Das DLZ Bauvertragswesen soll deshalb künftig auch für Stadtmessungsamt und den Eigenbetrieb AWS Ausschreibungen und Vergaben nach VOB, HOAI etc. abwickeln, allerdings sind hier nur in geringerem Umfang Vergaben zu erwarten. Zu prüfen wäre deshalb, ob auch andere Ämter und Eigenbetriebe bei der Durchführung von Baumaßnahmen in gleicher Weise die Leistungen des DLZ Bauvertragswesen in Anspruch nehmen können, sofern diese Ämter bereit sind, die dadurch freiwerdenden Stellenanteile dem DLZ Bauvertragswesen zu übertragen.

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