2. Die Neufassung der Beschaffungs- und Vergabeordnung (Stand 03.11.2014) wird zur Kenntnis genommen. 3. Dem Wegfall der KW-Vermerke an den 5,0 Platzhalterstellen (GRDrs 796/2010) zum Stellenplan 2016 wird zugestimmt. 4. Die Verwaltung führt nach zwei Jahren eine Evaluation durch, in der die neuen Prozesse im Hinblick auf ihre Wirtschaftlichkeit überprüft und Effizienzpotentiale dargestellt werden. Kurzfassung der Begründung: Ausführliche Begründung siehe Anlage 1 Zu 1. und 2.: Mit GRDrs 96/2012 wurde die Verwaltung beauftragt, das VOL-Vergabe- und Beschaffungswesen (ohne baunahe VOL) der LHS neu zu ordnen und zu strukturieren. Dabei sollten vor allem die VOL-Vergaben so weit wie möglich zentralisiert werden. In zwei Projektphasen (von März 2012 bis März 2013 und von April 2013 bis November 2014) wurden die Beschaffungsabläufe und -rollen zusammen mit Fachämtern besprochen, die Zentralisierung der Vergaben im Rahmen einzelner Warengruppen praktisch erprobt und die Regelungen schließlich in einer neuen Beschaffungs- und Vergabeordnung festgeschrieben. Die Personalvertretung war im gesamten Projekt beteiligt, das förmliche Beteiligungsverfahren ist eingeleitet. Zudem wurde der Zentrale Einkauf im Haupt- und Personalamt entsprechend der erarbeiteten Rollen und Prozesse neu organisiert. Die zentrale Funktion hat dabei das Dienstleistungszentrum VOL, das künftig als neutrale Stelle alle VOL-Vergaben (ohne baunahe VOL) der Ämter und Eigenbetriebe federführend abwickelt. Das DLZ ist dabei vom Facheinkauf im Zentralen Einkauf des Haupt- und Personalamts organisatorisch getrennt. Die drei Facheinkäuferteams wurden zu einem Team zusammengefasst, um Vertretungen flexibler handhaben zu können. Die Zustimmung der örtlichen Personalvertretung liegt vor. Zu 3.: In der Haushaltskonsolidierung 2009 wurden auf der Grundlage früherer Projektergebnisse an fünf Stellen KW-Vermerke als Platzhalter angebracht. Die erwarteten Einsparpotentiale haben sich in der praktischen Erprobung im Rahmen des Projekts NBV nicht bestätigt. Der Vorteil und wesentliche Nutzen der neu geregelten Ablauforganisation und der neu eingeführten zwei Softwarepakete (E-Vergabe und E-Beschaffung) liegt in der Rechtssicherheit der Abläufe und der Abwicklung katalogbasierter Bestellungen. Der Softwareeinsatz führt aber nicht zu Einsparpotentialen im Personalbereich. Die Streichung der noch bestehenden fünf KW-Vermerke an Platzhalterstellen wird deshalb vorgeschlagen. Zu 4.: Mit dieser Gemeinderatsvorlage ist das langjährige Vorhaben der Verwaltung, Beschaffung und Vergabe auf der Grundlage von Softwareeinsatz neu zu ordnen und die Prozesse an die geänderten Rahmenbedingungen anzupassen, abgeschlossen. Damit verbunden sind auch gestiegene Anforderungen an das Fachwissen der Ämter und Eigenbetriebe, die die Vergaben in der Rolle der Fachverantwortlichen Koordinierungsstelle vorbereiten müssen. Sowohl Ämter und Eigenbetriebe als auch der Zentrale Einkauf im Haupt- und Personalamt werden sich an die neuen Rollen und Prozesse gewöhnen müssen. Die gestiegenen Anforderungen erfordern eine gute und enge Zusammenarbeit aller Beteiligten, um im Rahmen des rechtlich Gebotenen möglichst pragmatische Lösungen zu finden. Nach zwei Jahren sollen im Rahmen einer Evaluation die Erfahrungen aus der Umsetzung der jetzt festgeschriebenen Regelungen und die sich daraus ergebende Wirtschaftlichkeit überprüft und Effizienzpotentiale dargestellt werden. Finanzielle Auswirkungen - Beteiligte Stellen Referat WFB Werner Wölfle Bürgermeister Anlagen 1. Neuausrichtung des VOL-Beschaffungs- und Vergabewesens - Abschlussbericht (inkl. Beschaffungs- und Vergabeordnung) zum Seitenanfang NBV _Abschlussbericht mit Anlagen 2014-11-11.pdf