Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 0412-00
GRDrs 197/2014
Stuttgart,
04/17/2014



Einführung einer Software zur Terminvergabe/Besucherstromlenkung für die Bürgerbüros inkl. Hardware-Beschaffung



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		07.05.2014
08.05.2014



Beschlußantrag:

1. Die Verwaltung wird beauftragt, eine Software zur elektronischen Terminvergabe und Besucherstromlenkung in den städtischen Bürgerbüros sowie kompatible Aufrufanlagen zu beschaffen.


2. Der geplanten Einführung eines elektronischen Systems zur Terminvergabe und Besucherstromlenkung in den Publikumsbereichen der Landeshauptstadt mit einem Gesamtvolumen von 365.000,- EUR, davon Investitionen von 143.000,- EUR und laufender Betriebsausgaben von 222.000,- EUR bis zum Jahre 2018, wird zugestimmt.


3. Finanzierung

3.1 Der laufende Betriebsaufwand von 74.000,- EUR in 2014 und 49.400,- EUR in 2015 wird aus den veranschlagten Aufwendungen im Teilergebnishaushalt 100 – Haupt- und Personalamt, Amtsbereich 1007410 – Zentrale IuK und Telekommunikation, Kontengruppe 420 gedeckt.

3.2 Die außerplanmäßigen Auszahlungen zur Deckung der Investitionen in Höhe von 143.000,- EUR im Teilhaushalt 100 werden zugelassen.

3.3 Zur Deckung der außerplanmäßigen Auszahlungen werden folgende Positionen jeweils in den Jahren 2014 und 2015 herangezogen:




4. Die Verwaltung wird beauftragt, über die Einführung der Online-Terminvergabe bei den Bürgerbüros zur Sommerpause 2015 zu berichten.


Begründung:


Die Projektlenkungsgruppe „Organisationsuntersuchung Bürgerbüros“ (OU 32-42) hat empfohlen, eine Software für die elektronische Terminvergabe und Besucherstromlenkung in allen städtischen Bürgerbüros einzuführen.

Hierfür soll geeignete Software sowie kompatible Aufrufanlagen beschafft werden. Es wird die Neubeschaffung von Aufrufanlagen empfohlen, da die vorhandenen Anlagen aufwendig nachgerüstet werden müssten und selbst in aufgerüstetem Zustand nur begrenzt kompatibel gegenüber der Software wären. Zudem verfügt eine Reihe von Bürgerbüros über Anlagen, die in keinem Fall mit einer Terminvereinbarungssoftware kompatibel sind und daher in jedem Fall ersetzt werden müssten. Um die Integrationskosten und die Systemkomplexität niedrig zu halten, wird somit ein Austausch der gesamten Hardwarelandschaft empfohlen.

Ziel soll einerseits eine deutlich optimierte Besucherstromlenkung in den Bürgerbüros sowie andererseits ein Ausbau des Service-Angebots gegenüber der Bürgerschaft mit positiver Außenwirkung für die LHS sein. Das System stellt einen wichtigen strategischen eGovernment-Baustein zur Ablaufoptimierung und Mitarbeiterentlastung dar. Die Lösung ist online vom Bürger über service.stuttgart.de, die Stuttgart App oder über 115 (ServiceCenter Stuttgart) als Dienstleistung nutzbar und bietet einen reellen Mehrwert für die Bürger. Dies zeigen auch die Erfahrungen aus anderen Kommunen wie z.B. Ulm, Karlsruhe und Köln - gerade die Terminvereinbarung über die 115 (die Software wird hier vom jeweiligen ServiceCenter Mitarbeiter bedient) findet großen Zuspruch. Auch die Verbreitung der einheitlichen Behördennummer 115 lässt sich über diese Maßnahme positiv beeinflussen. Die neu einzurichtende Systemlandschaft wird so angelegt, dass sie flächendeckend als stadtweite Lösung eingesetzt werden kann. Mögliche weitere Anwendungsbereiche wie z.B. im Gesundheitsamt, Jobcenter, der Ausländerbehörde und bei der Stadtkämmerei gibt es zahlreiche, auch hier sollen die dargelegten Effekte erzielt werden.




Finanzielle Auswirkungen


Einmalige Auszahlungen 2014/2015Laufender Betriebsaufwand
Investitionen Hardware
119.000 EUR
Lizenz und Betrieb der Software für die Vertragslaufzeit bis 2018 (4 Jahre)
222.000 EUR
Investitionen
Netzwerk
24.000 EUR
Summe
143.000 EUR
Gesamtvolumen:
365.000 EUR

Die laufenden Aufwendungen für die Lizenz und den Betrieb der Software werden aus dem zentralen Budget des IuK-Haushalts finanziert.

Die Finanzierung der außerplanmäßigen Auszahlungen für die Investitionen in Hardware und Netzwerke erfolgt gemäß Beschlussziffer 3.3.


Beteiligte Stellen

RSO, WFB




Werner Wölfle
Bürgermeister

Anlagen

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