Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung/Kultur und Recht
Gz:
GRDrs 583/2022
Stuttgart,
01/20/2023



Pauschalversteuerung (der Lohnsteuer) für geldwerte Vorteile und Incentives nach § 40 EStG



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beschlussfassung		öffentlich
öffentlich		08.02.2023
09.02.2023



Beschlußantrag:

1. Der Anwendung der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG bei der LHS wird zugestimmt. Die Verwaltung erstellt hierzu entsprechende Regelungen und Arbeitsanweisungen.

2. Die Umsetzung der Pauschalierung der Lohnsteuer erfolgt ab 01.01.2023.




Begründung:


Über die Strategie der Verwaltung zur Bewältigung der steuerrechtlichen Anforderungen (Tax Compliance Management System) wird fortlaufend berichtet (GRDrs 92/2021). Zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens kann der Arbeitgeber einzelne Lohnsteuerbestandteile nach § 40 Abs. 2 EStG mit einem Steuersatz in Höhe von 25 % pauschal versteuern.

Der Vorteil der Anwendung der Pauschalversteuerung liegt unter anderem in der effizienteren und wirtschaftlicheren Bearbeitung verschiedener Sachverhalte mit ähnlichen Konstellationen. Dadurch können insbesondere die angespannten personellen Ressourcen in den Fachämtern entlastet werden.

Kennzeichnend für die Pauschalversteuerung ist ein Wechsel der Steuerschuldnerschaft vom Arbeitnehmenden auf den Arbeitgeber. Die Pauschalsteuer ist wie die Lohnsteuer an das Finanzamt abzuführen.


Die Pauschalversteuerung soll insbesondere auf folgende Fälle angewandt werden:
Mit GRDrs 92/2021 hat der Gemeinderat bereits der Anwendung der Pauschalierung nach § 37b EStG in Höhe von 30 % zugestimmt.


Unterscheidung Pauschalversteuerung nach § 37b EStG und § 40 Abs. 2 EStG

Rechtsgrundlage Anwendungsbereich Lohnsteuer Sozial-
versicherung
§ 37b EStG Sachzuwendungen
an Arbeitnehmende
und Dritte 		pauschal
30 %		 pflichtig
§ 40 Abs. 2 EStG Mahlzeitengestellung pauschal
25 %		 frei
§ 40 Abs. 2 EStG Betriebsveranstaltung pauschal
25 %		 frei


Praxisbeispiel I: Mahlzeitengestellung – kostenlose/verbilligte Mahlzeiten für
Mitarbeitende bei Inhouse-Veranstaltungen

Grundsätzlich gilt, dass Mahlzeiten, die Arbeitnehmende im Dienstbetrieb unentgeltlich oder verbilligt erhalten, mit einem Sachbezugswert besteuert werden müssen. Dieser sogenannte Sachbezugswert wird jährlich festgelegt und liegt im Jahr 2023 für ein Mittagessen bei 3,80 EUR. Der Vorteil, den Arbeitnehmende durch die Gewährung unentgeltlicher Mahlzeiten im Dienstbetrieb erhalten, gehören in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Da bisher hinsichtlich der Pauschalierungsmöglichkeit kein Beschluss gefasst wurde, müssen bisher alle kostenlosen bzw. verbilligten Mahlzeiten an Mitarbeitende während einer Inhouse-Veranstaltung oder z. B. einer Personalversammlung mit dem amtlichen Sachbezugswert besteuert werden. Einerseits führt dies teilweise zu absurden Situationen, da nicht nachvollziehbar ist, welche Mitarbeitenden letztendlich eine Mahlzeit zu sich genommen haben. Andererseits entsteht in der Gehaltsabrechnung ein nicht verhältnismäßiger, hoher bürokratischer Aufwand der steuerkonformen Dokumentation aufgrund der notwendigen manuellen Übertragung ins Abrechnungsprogramm.


Praxisbeispiel II: Dritte Betriebsveranstaltung eines Mitarbeitenden im gleichen Kalenderjahr

Für Mitarbeitende ist die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen nach § 19 Abs. 1a EStG steuerfrei, wenn es sich um maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr handelt und die Freigrenze von jeweils 110 EUR pro teilnehmender Person nicht überschritten wird. Bei einigen Mitarbeitenden, die bspw. in einem Kalenderjahr am Amtsausflug teilnehmen und im Rahmen der Jubilarfeier geehrt werden, handelt es sich häufig um die zweite oder ggf. dritte Betriebsveranstaltung. Ab der dritten Betriebsveranstaltung ist der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig, da keine Freigrenze von 110 EUR gilt. Folglich muss für die dritte Betriebsveranstaltung der volle Betrag individuell (vom Mitarbeitenden selbst) oder pauschal (von der Arbeitgeberin LHS) versteuert werden. Derzeit kommt es vereinzelt vor, dass Mitarbeitende den geldwerten Vorteil zu ihren Lasten versteuern müssen, wenn die Pauschalversteuerung keine Anwendung findet. Dies konterkariert insbesondere die den langjährigen Mitarbeitenden entgegengebrachte Wertschätzung.


Schlussfolgerung und Entscheidungsbedarf:

In beiden Fällen müsste ohne die Übernahme einer pauschalen Versteuerung seitens der Arbeitgeberin LHS die unentgeltlich erhaltene Mahlzeit oder die dritte Betriebsveranstaltung von den betroffenen Mitarbeitenden selbst versteuert werden. Diese lohnsteuerrechtlich vorgegebene Handhabung widerspricht einem wertschätzenden und mitarbeiterfreundlichen Umgang.

Durch die Anwendung der Pauschalversteuerung in den oben genannten Fällen kann zum einen der administrative Aufwand bei den Fachämtern reduziert und zum anderen angesichts des Fachkräftemangels die Mitarbeitendengewinnung und -bindung unterstützt werden. Letztlich ist die Anwendung der Pauschalversteuerung bereits aus Gründen der Tax Compliance (Vermeidung von Steuer- und Haftungsrisiken) zu empfehlen.

Folglich sollte die Verwaltung durch den vorliegenden Beschlussantrag dazu legitimiert werden, anstelle der individuellen Besteuerung die Pauschalversteuerung anwenden zu können.

Finanzielle Auswirkungen

Die unter anderem im Zusammenhang mit der letzten Lohnsteueraußenprüfung angefallenen Aufwendungen beliefen sich auf ca. 100.000 EUR.
Die Aufwendungen für die Inanspruchnahme der Pauschalversteuerung nach § 40 EStG für die Mahlzeitengestellung und Betriebsveranstaltungen werden verursachungsgerecht in den Personalkostenhaushalten der Ämter und Eigenbetriebe gedeckt. Eine Erhöhung des Personalkostenhaushalts ist hierfür nicht erforderlich.



Beteiligte Stellen

WFB

Vorliegende Anträge/Anfragen

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Erledigte Anträge/Anfragen

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Dr. Fabian Mayer
Erster Bürgermeister

Anlagen

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<Anlagen>



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