Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Wirtschaft/Finanzen und Beteiligungen
Gz:
WFB / AK
GRDrs
763/2012
Stuttgart,
10/12/2012
Direkte Anbindung von Fachverfahren an das SAP-Rechnungswesen
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuss
Beschlussfassung
öffentlich
24.10.2012
Beschlußantrag:
1. Dem dargestellten Vorgehen zur Ablösung des Großrechnerverfahrens FIWES Classic/WAUS und zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren wird zugestimmt.
2. Vom zusätzlichen Personalbedarf in Höhe von
- 1,0 Stelle in Besoldungsgruppe A 11 beim Sozialamt,
- 1,0 Stelle in Besoldungsgruppe A 11 beim Jugendamt,
- 1,0 Stelle in Besoldungsgruppe A 12 bei der Stadtkämmerei
wird Kenntnis genommen. Die Entscheidung über die befristet bis zum 30.06.2014 zu schaffenden Stellen ist, im Hinblick auf die fachlichen und terminlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Umstellung des Zahlungsverkehrs sowie der Anbindung von Fachverfahren, im Vorgriff auf den Stellenplan 2014 zu treffen.
Die Verwaltung wird beauftragt, zum Stellenplanverfahren 2014 zu prüfen, in welchem Umfang ein dauerhafter zusätzlicher Stellenbedarf besteht.
Begründung:
Bislang wird das Großrechnerverfahren „FIWES Classic Wiederkehrende Ausgaben (WAUS)“ beim Sozialamt, beim Jugendamt und beim Jobcenter für die regelmäßigen und einmaligen Ausgaben, insbesondere im Bereich der Sozialbuchhaltung, der Vormundschaft sowie der fallbezogenen Verbuchung von Ausgaben und Einnahmen eingesetzt. Über WAUS werden stadtweit Auszahlungen von insgesamt etwa 500 Mio. EUR durch mehr als 2.300.000 Sollstellungen pro Jahr vorgenommen.
Die Verfügbarkeit und die Pflege des Großrechnerverfahrens werden im Datenverbund Baden-Württemberg zum Jahresende 2013 eingestellt (Beschluss des Facharbeitskreises FIWES Classic vom 20.05.2009). Aus diesem Grund muss eine technische Umstellung erfolgen, die über direkte Anbindung der Fachverfahren Open/PROSOZ (beim Sozialamt), PROSOZ 14plus (beim Jugendamt) und LÄMMkom (beim Jobcenter) an das SAP-Rechnungswesen gelöst wird. Diese neue Schnittstelle ermöglicht, dass die Ausgaben- wie auch die Einnahmenverwaltung sowie die doppische Buchhaltung künftig direkt über die Fachverfahren abgewickelt werden können.
Einfluss der Einführung von Single Euro Payments Area
(
SEPA
)
Mit der EU-Verordnung Nr. 260/2012 vom 14.03.2012 wurde festgelegt, dass die nationalen Altzahlungsinstrumente (Bankleitzahl und Kontonummer) bei Überweisungen und Lastschriften nur noch bis zum 01.02.2014 genutzt werden dürfen. Ab diesem Zeitpunkt müssen die Kommunen ihren Zahlungsverkehr nach den SEPA-Richtlinien abwickeln. Das hat zur Folge, dass die neuen technischen Anforderungen, wie z. B. die ausschließliche Verwendung des IBAN-Codes für die Identifikation von Zahlungskonten auf Überweisungen und Lastschriften, bis zu diesem Zeitpunkt in allen eingesetzten Finanzverfahren umgesetzt sein müssen. Mit dem bestehenden Großrechnerverfahren FIWES Classic ist es nicht möglich, die technischen Anforderungen der SEPA-Richtlinien umzusetzen.
Um die reibungslose Funktionalität des Zahlungsverkehrs bei der Landeshauptstadt Stuttgart zu gewährleisten, wurde die Umstellung von den Altzahlungsinstrumenten auf die SEPA-Richtlinien innerhalb der Stadtverwaltung auf den 01.10.2013 terminiert. Diese Entscheidung wird auch vom zuständigen Rechenzentrum KDRS mitgetragen.
Die Fachverfahren der WAUS einsetzenden Ämter müssen parallel an das neue Verfahren angepasst und ggf. erweitert werden. Aufgrund dieser notwendigen Umstellungen unter großem Zeitdruck sowie der Komplexität der Thematik kommt es bei allen beteiligten Ämtern zu einem Stellenmehrbedarf. Auch nach erfolgter Umstellung bleibt aufgrund neuer Aufgaben, wie z. B. für die Anwendungsbetreuung, ein dauerhafter personeller Mehraufwand bestehen. Dieser muss noch konkretisiert werden.
Sollten die Umstellungen nicht in dem vorgegebenen Zeitraum gelingen, können die Auszahlungen im Jugendamt, im Sozialamt und im Jobcenter ab dem 01.10.2013 nicht mehr gewährleistet werden.
Zur Notwendigkeit der einzelnen Stellenschaffung wird auf die beigefügten ausführlichen Begründungen (Anlagen 1 bis 3) verwiesen. Gegebenenfalls notwendige Stellenschaffungen beim Jobcenter werden im Rahmen der Vorlage zum Geschäftsplan 2013 beantragt.
Finanzielle Auswirkungen
Durch die Stellenschaffungen entstehen Personalmehrkosten in Höhe von insgesamt 293.800 Euro/Jahr (Anlagen 1 bis 3).
Würde die Anbindung an das SAP-Rechnungswesen nicht in der vorgesehenen Weise ermöglicht, entstünde ebenfalls personeller Mehraufwand. Neben manuellen Erfassungsarbeiten, die fehlerträchtig sind, müssten zahlreiche SAP-Benutzer neu eingerichtet und geschult werden (Mehrkosten für Lizenzen, Wartung und Qualifizierung).
Beteiligte Stellen
Michael Föll Werner Wölfle
Erster Bürgermeister Bürgermeister
Anlagen
3
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Stellenplanantrag_Anlage 1 zu GRDrs 763-2012.pdf
Stellenplanantrag_Anlage 2 zu GRDrs 763-2012.pdf
Stellenplanantrag_Anlage 3 zu GRDrs 763-2012.pdf