Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz:
OB 1001-01
GRDrs
329/2002
Stuttgart,
06/03/2002
Neues Managementmodell für Veranstaltungsgenehmigungen
Beschlußvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuß
Gemeinderat
Vorberatung
Beschlußfassung
nichtöffentlich
öffentlich
19.06.2002
20.06.2002
Beschlußantrag:
1. Beim Amt für öffentliche Ordnung, Abteilung Straßenverkehr, wird zur
effizienten Unterstützung des Antragsverfahrens für die Genehmigung von ehrenamtsorientierten Veranstaltungen
ein
“Bürgerservice Veranstaltungen”
eingerichtet.
2. Für die
Umsetzung
sind beim Amt für öffentliche Ordnung
zusätzliche Personal- und Sachressourcen
erforderlich. In einer ersten Stufe (Pilotphase) soll das Konzept für die Dauer eines Jahres in der Praxis erprobt werden. Hierfür muss zusätzlich ein/e Mitarbeiter/in des gehobenen Dienstes eingesetzt werden. Während der Pilotphase wird mit dieser Aufgabe eine Mitarbeiterin des Stadtmessungsamts betraut.
3. Nach Abschluss der Pilotphase wird dem Gemeinderat über die gewonnenen Erfahrungen berichtet.
Begründung:
1. Istanalyse
Veranstaltungen, die auf öffentlichen Flächen in den Stadtbezirken abgehalten werden, bedürfen einer Vielzahl von Genehmigungen. Das Verwaltungshandeln bezieht sich dabei im Kern auf eine Sondernutzungserlaubnis, eine Schankerlaubnis und die Genehmigung sog. ”Fliegender Bauten”. Weitere Einzelgenehmigungen, Erlaubnisse und Anzeigen können zusätzlich erforderlich werden.
Das bisherige Antragsverfahren ist für den Veranstalter mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, da er bei mehreren städtischen Ämtern vorstellig werden muss. Dies ist vor allem für ehrenamtlich Tätige ein großes Ärgernis. Die Kritik bezieht sich insbesondere auf
·
die als
zu aufwendig empfundene Eigenbeteiligung
bis zur Genehmigungsreife des Antrags mit in der Regel mehrfachen telefonischen oder persönlichen Behördenkontakten,
·
das teilweise
unzulängliche Zusammenspiel der beteiligten Stellen
bei der Genehmigung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen und
·
den
komplexen Regelungsgehalt von Veranstaltungsgenehmigungen
. Durch die in der Regel vielschichtigen und vielfältigen Auflagen und Bedingungen in den Genehmigungen ist für den Antragsteller häufig nicht mehr ohne weiteres erkennbar, ob und welche weiteren behördlichen Erlaubnisse eingeholt werden müssen.
2. Sollkonzept
2.1 Allgemeines
Das Antragsverfahren soll effizient unterstützt und so gestaltet werden, dass durch eine zusätzliche und systematisch angelegte Beratung und Koordinierung der Handlungsbedarf seitens der ehrenamtlichen Antragsteller (Veranstalter) möglichst gering gehalten wird.
Zwar wird dieser Servicegedanke von der Verwaltung bereits praktiziert, aus Kapazitätsgründen allerdings nur auf informeller, freiwilliger Basis und ohne systematischen Hintergrund.
2.2 Frankfurter Modell
Beim Ordnungsamt der Stadt Frankfurt wurde bei vergleichbarer Größenordnung und ähnlicher Problematik 1995 ein “Service-Center Veranstaltungen” im Rahmen eines vom Amt initiierten Organisationsentwicklungsprozesses (OE-Prozess) eingerichtet.
Der Personalkörper inclusive Leitung des “Service-Center Veranstaltungen” beim Ordnungsamt Frankfurt umfasst bei vergleichbaren Fallzahlen im Endausbau 11 Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter. Neben den Koordinierungs- und Beratungsaufgaben sind dort die inhaltlichen Zuständigkeiten des Ordnungsamts Frankfurt für Veranstaltungsgenehmigungen sowie die Bereiche "Gewerbliche Veranstaltungen“ und “Großveranstaltungen” zusammengefasst angesiedelt. Im Laufe der Organisationsentwicklung wurden sechs Stellen speziell für die Koordinierungs- und Beratungsaufgaben neu geschaffen.
2.3 Verfahrensmäßige Umsetzung
Der ”Bürgerservice Veranstaltungen” soll bei der für Sondernutzungserlaubnisse zuständigen
Abteilung Straßenverkehr (Dienststelle Verkehrsregelungen und Verkehrsmanagement)
angesiedelt werden.
Dort wird ein Mitarbeiterteam organisiert, das
zunächst während der einjährigen Pilotphase
die ehrenamtlichen Antragsteller bei Bedarf systematisch berät und alle Genehmigungen und Erlaubnisse bearbeitet bzw. amtsintern koordiniert, die im Rahmen von Veranstaltungen in den Stadtbezirken anfallen. Darüber hinaus vermitteln die Mitarbeiter bei strittigen Punkten zwischen den Antragstellern und anderen beteiligten Stellen. Generell ausgenommen bleibt der Bereich Großveranstaltungen, der bei der Abteilung Sicherheit und Ordnung nach einem anderen Reglement abgewickelt wird.
Während der Dauer der Pilotphase wird der
“Bürgerservice Veranstaltungen”
zunächst von den drei Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern des Sachgebiets 4 der Dienststelle Verkehrsregelung und -management und einer zusätzlichen Mitarbeiterin
wahrgenommen. Über das Veranstaltungsmanagement hinaus werden von diesen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern auch die übrigen im Sachgebiet 4 angesiedelten Aufgaben weiter im bisherigen Umfang erledigt (Märkte, Sondernutzungen für Infostände, Straßenverkauf, Werbeaktionen, Warenauslagen, Ausnahmen von Verkehrsbeschränkungen).
Zur Unterstützung des “Bürgerservice Veranstaltungen” wird bei Bedarf zusätzlich eine “Koordinierungsgruppe Veranstaltungen” eingerichtet, in der referats- und ämterübergreifend baurechtliche, polizeiliche, brandschutzrechtliche und sonstige sicherheitsrelevante Belange im Vorfeld der Genehmigung im Einzelfall und bei Bedarf abgestimmt werden. Diese hat selbst keine organisatorische Struktur und keine eigene Handlungskompetenz; sie ist lediglich informell tätig und unterstützt den ”Bürgerservice Veranstaltungen” auf dessen Anforderung und im Sinne einer weiteren Verfahrensbeschleunigung.
2.4 Personalbedarf Pilotphase
In den letzten Jahren wurden im Durchschnitt ca. 300 ehrenamtsorientierte Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt. Durch den neuen “Bürgerservice Veranstaltungen” werden Tätigkeiten, die bisher von Seiten der Veranstalter oder von anderen Stellen erbracht wurden, nun vom Amt für öffentliche Ordnung übernommen:
·
Beratungsleistungen
Aufgrund der geplanten ganzheitlichen Verfahrensberatung fallen umfangreiche zusätzliche Beratungsleistungen an. Da konkrete Vorstellungen über den Veranstaltungsablauf sowie Kenntnisse über die erforderlichen Genehmigungen häufig fehlen, muss bei mindestens 2/3 der Fälle mit einem zusätzlichem Zeitaufwand gerechnet werden.
Die Bezirksvorsteherinnen und Bezirksvorsteher der äußeren Stadtbezirke sind oftmals erste Anlaufstelle für die Veranstalter, wenn es um die Vermittlung zu den städtischen Fachdienststellen geht oder wenn Probleme im Genehmigungsverfahren bzw. bei der Veranstaltungsorganisation auftreten. Dieser Koordinierungsaufwand bei den Bezirksämtern kann durch die Beratungsleistungen des “Bürgerservice Veranstaltungen” entsprechend reduziert werden.
·
Planerstellung
In nahezu allen Fällen ist eine weitgehende und damit außerordentlich zeitintensive Hilfe bei der Erstellung oder Überarbeitung von Veranstaltungsplänen erforderlich. Insbesondere sind die notwendigen Maßangaben und Verkehrszeichen häufig in den Planunterlagen nicht enthalten. Diese müssen nach Rücksprache mit dem Veranstalter oder nach einem zusätzlichen Ortstermin detailliert ergänzt werden.
·
Koordinierung mit anderen Stellen
Zusätzlicher Zeitaufwand entsteht durch die Einberufung der Koordinierungsgruppe bei problematischen Veranstaltungssituationen sowie bei kurzfristigen Anträgen oder Änderungen des ursprünglichen Antrags, für die eine erneute, ggf. auch telefonische Beteiligung der anderen Stellen erforderlich ist.
Für die Abstimmung der notwendigen Teilgenehmigungen innerhalb des Amts für öffentliche Ordnung sind bis zur Genehmigungsreife häufig mehrere Rücksprachen mit dem Antragsteller und der zuständigen Organisationseinheit erforderlich. Diese Koordinierungsarbeit, die bisher vom Veranstalter wahrgenommen werden musste, wird nun durch den “Bürgerservice Veranstaltungen” übernommen und führt bei fast allen Anträgen zu einem deutlichen Mehraufwand.
Eine Aufstellung des zusätzlichen Arbeitsaufwands (mit entsprechenden Zeitanteilen) sowie drei Fallbeispiele sind als Anlage beigefügt.
3. Weiteres Vorgehen
Während der einjährigen Pilotphase wird für die zusätzlichen Aufgaben eine Mitarbeiterin des Stadtmessungsamts eingesetzt. Die Stelle der Mitarbeiterin ist vom dortigen Stellenabbau betroffen, eine entsprechende Planstelle des Stadtmessungsamts (Besoldungsgruppe A 11) steht für die Dauer der Pilotphase zur Verfügung.
Nach Ablauf eines Jahres wird das Verfahren auf der Grundlage eines Erfahrungsberichts des Amts für öffentliche Ordnung bewertet. Anhand der Ergebnisse muss dann über die weitere Fortführung und über einen eventuell sich ergebenden Stellenmehrbedarf entschieden werden.
Für die Fortführung des “Bürgerservice Veranstaltungen” ist aus heutiger Sicht aufgrund der qualitativen und quantitativen Aufgabenausweitung
mindestens eine weitere Beamtenstelle des gehobenen Dienstes sowie die Stellenhebung der drei vorhandenen, bisher nach A 9 mD BBesO bewerteten Beamtenstellen voraussichtlich nach Besoldungsgruppe A 10 gD BBesO
erforderlich.
Beteiligte Stellen
Die Referate S/OB, A und F haben die Vorlage mitgezeichnet.
Dr. Wolfgang Schuster
Anlagen