Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz:
OB 0453-02
GRDrs
759/2003
Stuttgart,
09/05/2003
Prüfung der Übertragung des Bereichs Druckschriften und Grafik auf die Stuttgart-Marketing GmbH im Rahmen der Reorganisation der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Mitteilungsvorlage
Vorlage an
zur
Sitzungsart
Sitzungstermin
Verwaltungsausschuß
Gemeinderat
Vorberatung
Beratung
nichtöffentlich
öffentlich
08.10.2003
09.10.2003
Bericht:
1. Anlass
Der Gemeinderat hat auf der Grundlage der GRDrs 238/2003 Neufassung “Reorganisation der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit” am 8. Mai 2003 der Auflösung des Presse- und Informationsamts mit Wirkung vom 1. Juni 2003 zugestimmt. Die bisherigen Aufgaben des Presse- und Informationsamts (13) wurden der Stabsabteilung Kommunikation (L/OB-K) und die Verwaltungsaufgaben dem Haupt- und Personalamt (10) zugeordnet.
Bei der Behandlung der entsprechenden Gemeinderatsdrucksache wurde auf Antrag von Herrn StR Föll der Beschlussantrag um folgende Ziffer 4 ergänzt:
“Die Verwaltung wird beauftragt, die Übertragung des Bereichs Druckschriften und Grafik auf die Stuttgart Marketing bis zur Sommerpause zu prüfen und dem Gemeinderat entsprechende Vorschläge zu unterbreiten.”
2. Aufgabenentwicklung
Um im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit eine einheitliche Vorgehensweise (Corporate design etc.) zu haben und zur Steigerung der Effektivität und Effizienz, wurden ab 1992 sukzessive Maßnahmen zur Konzentration ergriffen. Die Abteilung Grafik des früheren Stadtplanungsamts sowie die Vergabe von Druckaufträgen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit und Werbung des früheren Hauptamtes wurden dem Presse- und Informationsamt zugeordnet.
Außerdem wurden die dezentralen Stellen für Öffentlichkeitsarbeit der Fachämter dem Presse- und Informationsamt zugeordnet sowie eine zentrale Anordnungs- und Bewirtschaftungsbefugnis für Mittel der Öffentlichkeitsarbeit (2003: ca. 540.000 €) für das Presse- und Informationsamt festgelegt. Nur für den Bereich der Öffentlichkeitsarbeit des Kulturamts existiert eine Ausnahmeregelung.
Bei den Beratungen über die Neuordnung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Haushaltssicherungskonzept 2002 wurde der Bereich “Öffentlichkeitsarbeit” um zwei Stellen reduziert.
3. Personalausstattung und Aufgabenstellung des Bereichs Druckschriften und Grafik
Der Aufgabenbereich Druckschriften und Grafik wurde bisher in der Abteilung 13-3 “Öffentlichkeitsarbeit” wahrgenommen. Seit dem 1. Juni 2003 bilden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Team “Öffentlichkeitsarbeit” innerhalb der Stabsabteilung Kommunikation. Das Team umfasst 5,5 Stellen sowie 1 Volontär/-in.
Das Team berät und betreut Ämter und Eigenbetriebe der Stadt bei der Herstellung von Publikationen aller Art. Dabei beginnt die Beratung bereits in der Entwicklungsphase einer Broschüre, wobei eine adressatengerechte Sprache sowie ein einheitliches Erscheinungsbild wichtig ist. So werden die städtischen Organisationseinheiten bei der Definition der Zielgruppe, des Umfangs und des Inhalts der Veröffentlichung beraten. Danach werden die Inhalte dieser Veröffentlichungen in dem Team redaktionell überarbeitet. Dies ist möglich, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine journalistische Ausbildung haben und oft früher in PR-Agenturen tätig waren. Außerdem gestaltet das Team “Öffentlichkeitsarbeit” das Layout und die Grafik der Publikationen der Stadt.
Darüber hinaus wird der gesamte Herstellungsprozess begleitet. Dabei gehört es auch zu den Aufgaben der Stabsabteilung L/OB-K, das richtige, angemessene Medium und die kostengünstigste Lösung zu finden. Die Kostenkontrolle – gerade auch, wenn es um die Zusammenarbeit mit Druckereien geht – ist dabei eine zentrale Aufgabe. Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Bereich über entsprechende Qualifikationen verfügen, ist eine fachliche Kostenkontrolle möglich, die sonst in dieser Qualität in den Ämtern und Eigenbetrieben nicht zur Verfügung steht.
Die Publikationen, die bei L/OB-K entstehen, dienen alle der Information der Einwohnerinnen und Einwohner sowie der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Stuttgart.
Zusätzlich zu dieser eher serviceorientierten Leistung hat L/OB-K die Funktion, die Haushaltsmittel und die Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit zu steuern (vgl. Ziffer 5).
4. Aufgabenabgrenzung zu Stuttgart-Marketing GmbH
Außenmarketing im Sinne einer touristischen (Image-) Werbung war Aufgabe des früheren Amts für Touristik und ging bereits im Jahr 1993 auf die Stuttgart-Marketing GmbH über.
Die Stabsabteilung L/OB-K nimmt die kommunalverfassungsrechtliche Aufgabe wahr, die Bürger und Bürgerinnen über alle wichtigen Vorgänge und Entscheidungen des Gemeinderats, des Oberbürgermeisters und der Verwaltung zu informieren.
Produktionstechnische Aufgabenüberschneidungen bzw. Schnittstellen zwischen der Stuttgart-Marketing GmbH und dem Team Öffentlichkeitsarbeit bei L/OB-K existieren nicht. Dies wurde bereits bei der Beantwortung des Antrags Nr. 431/2002 “Zukunft der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit” (FDP/DVP-Gemeinderatsfraktion) am 28. Januar dieses Jahres deutlich gemacht.
Bei den von L/OB-K betreuten Druckschriften handelt es sich überwiegend um Informationsschriften an die Stuttgarter Einwohner/-innen zu den Leistungen der städtischen Ämter und Eigenbetriebe (z.B. Broschüre “Der Bürgerservice informiert”, Gebührenfibel), zu städtischen Strukturen (z.B. Gemeinderat, Bezirksbeiräte) oder sie wenden sich an die städtischen Mitarbeiter/-innen (z.B. Handbuch für neue Mitarbeiter/-innen, Broschüren zu arbeitsmedizinischen Aspekten).
Die Adressatenkreise zwischen L/OB-K und Stuttgart Marketing sind somit unterschiedlich.
5. Steuernde Funktion
Das Presse- und Informationsamt hatte bislang die zentrale Anordnungs- und Bewirtschaftungsbefugnis für die Mittel der Öffentlichkeitsarbeit der städtischen Ämter und Eigenbetriebe. Die Anordnung und Bewirtschaftung der Mittel wird seit 1. Juni 2003 verantwortlich von der Stabsabteilung Kommunikation wahrgenommen. Die operativen Aufgaben in diesem Zusammenhang werden vom Haupt –und Personalamt (10-1.20 SG Haushalts- und Rechnungsangelegenheiten, KLR) erledigt.
Es wird unterstellt, dass es seitens des Gemeinderats nicht gewollt sein kann, dass die Stuttgart-Marketing GmbH eine steuernde und verantwortliche Funktion bei der Öffentlichkeitsarbeit der Stadtverwaltung einnimmt, d.h. letztendlich entscheidet, welche Maßnahmen realisiert werden. Insofern könnte es sich also nur um eine reine Servicefunktion handeln. Unter diesen Umständen wäre jedoch eine zentrale Anordnungs- und Bewirtschaftungsbefugnis nicht mehr denkbar. Die Mittel müssten wieder auf die Ämter aufgeteilt werden, was voraussichtlich erhebliche Mehrkosten zur Folge hätte, u.a. wegen fehlender Ausgleichsfunktion durch den Deckungskreis. Zudem wäre es in diesem Fall deutlich schwieriger, ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Auch die zentrale Beratungs- und Kostenkontrollfunktion würde entfallen.
Außerdem würden bei einer direkten Verrechnung mit der Stuttgart-Marketing GmbH 16 % Umsatzsteuer anfallen.
6. Fazit
Eine Aufgabenübertragung auf die Stuttgart-Marketing GmbH wird unter Berücksichtigung der obigen Ausführungen aus inhaltlicher, organisatorischer und wirtschaftlicher Sicht nicht für sinnvoll erachtet. Es sind keine Synergien zu erwarten.
Unabhängig davon hat der derzeitige Leiter der Stabsabteilung Kommunikation, Stephan Schorn, bereits eine intensive Zusammenarbeit und Abstimmung der Kommunikations-Aktivitäten mit Stuttgart-Marketing vereinbart. So soll die Anregung von Stuttgart Marketing aufgegriffen werden, in den städtischen Publikationen – soweit sie dafür geeignet sind- Angebote der Stuttgart-Marketing z.B. Service-Leistungen des I-Punktes, Stadtrundfahrten, Kartenvorverkauf, Pauschalreise-Angebote usw. aufzunehmen. In jedem Fall ist daran gedacht, die Verfügung über die Werbeträger “City-Light-Poster” an die Stuttgart-Marketing GmbH zu übertragen. Dazu werden bereits Gespräche geführt.
Beteiligte Stellen
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Referat Wirtschaft, Finanzen und Beteiligungen
Vorliegende Anträge/Anfragen
Siehe Ziffer 1
Dr. Wolfgang Schuster