481/2002 Vorlage KSD-Redaktionssystem

Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Kultur/Bildung und Sport
Gz: KBS

GRDrs 481/2002

Stuttgart,

Situationsbericht Ferienbetreuung

Beschlußvorlage

Vorlage an	zur	Sitzungsart	Sitzungstermin
Schulbeirat Jugendhilfeausschuß Verwaltungsausschuß Gemeinderat	Beratung Beratung Beratung Beschlußfassung	öffentlich öffentlich öffentlich öffentlich	10.07.2002 15.07.2002 17.07.2002 18.07.2002

Beschlußantrag:

Vom Bericht über den Ablauf der Ferienbetreuung im Rahmen der Verlässlichen Grundschule seit den Weihnachtsferien im Pilotjahr 2001/2002 mit Ausnahme der Pfingstferien und dem neu ermittelten Bedarf wird Kenntnis genommen.
Die Ferienbetreuung wird auch im Schuljahr 2002/2003 für ein weiteres Jahr über die Pilotphase hinaus in der bisherigen Form fortgesetzt.
Vom dauerhaft erforderlichen Personalbedarf in Höhe einer Stelle (A 10/IVb BAT) wird Kenntnis genommen. Über eine Neuschaffung der Planstelle wird im Rahmen des Vorgriffsschaffungsverfahrens zum Stellenplan 2004 entschieden. Die Verwaltung wird ermächtigt, die Mitarbeiterin über den 14.09.2002 hinaus, vorläufig bis 31.12.2002 - ohne Blockierung einer Planstelle - weiterzubeschäftigen, bis über die Schaffung der Stelle entschieden ist.
Auf Grund der steigenden Nachfrage ist gegenüber der Veranschlagung im Haushaltsplan für das Schuljahr 2002/2003 mit Mehrausgaben von 48.300 Euro zu rechnen. Diese Mittel werden von der Verwaltung überplanmäßig bereitgestellt. Hiervon entfallen
auf das Haushaltsjahr 2002: 13.800 Euro Betreuungskosten und Bustransfer
auf das Haushaltsjahr 2003: 34.500 Euro Betreuungskosten und Bustransfer.

Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

In der Sitzung des Verwaltungsausschusses vom 20.03.2002 (GRDrs. 229/2002) wurde über die Erfahrungen in den Herbstferien 2001 berichtet.

Inzwischen kann über weitere Erfahrungen zum Ablauf der Weihnachts-, Faschings- und Osterferien, die Zusammenarbeit mit den Freien Trägern, die weitere Verfeinerung der organisatorischen Abläufe und die wohnortnähere Betreuung ausführlicher mit tabellarischen Übersichten berichtet werden.

Nach dem Ergebnis der Bedarfsabfrage vom Frühjahr 2002 steigt die Nachfrage im Schuljahr 2002/03 mit durchschnittlich rd. 620 Kinder pro Ferienwoche deutlich an:

Herbstferien 2002	789 Kinder
Weihnachtsferien 2002/03, 2. Woche	355 Kinder
Faschingsferien 2003	659 Kinder
Ostern 2003, 1. Woche	684 Kinder
Ostern 2003, 2. Woche	632 Kinder
Pfingsten 2003, 1. Woche	636 Kinder
Pfingsten 2003, 2. Woche	571 Kinder

Hoher Verwaltungsaufwand legt einerseits eine Änderung der organisatorischen Abläufe der Ferienbetreuung nahe, andererseits ist eine Neustrukturierung erst nach Ablauf eines ganzen Jahres und auf der Grundlage der hiermit verbundenen Erfahrungen machbar. Dies erfordert, auch angesichts der personell sehr angespannten Situation eine Verlängerung der bisherigen Organisation der Ferienbetreuung um ein weiteres Jahr.

Aufgrund des absehbar weiterhin bestehenden Personalbedarfs ist eine Aufhebung der Befristung der für die Ferienbetreuung zur Verfügung stehenden Stelle unumgänglich.

Nach Auswertung der Ist-Kosten und der Einnahmen im Herbst 2002 wird eine konzeptionelle Neustrukturierung der Ferienbetreuung erarbeitet und zur Beschlussfassung vorgelegt.

Finanzielle Auswirkungen
Im Doppelhaushalt ist für 2002 ein voller Jahresbetrag in Höhe von 384.500 Euro auf der Basis von 160 Gruppen eingestellt (entsprechend GRDrs. 588/2001).
Für das Schuljahr 2002/2003 entstehen entsprechend der Umfrage für nunmehr 230 erwartete Gruppen Kosten in Höhe von insgesamt 432.800 Euro, mithin sind für das Schuljahr 2002/2003 48.300 Euro zusätzlich bereitzustellen. Von diesen 48.300 Euro entfallen 13.800 Euro (2/7) auf das Jahr 2002 und 34.500 Euro (5/7) auf das Jahr 2003.

Beteiligte Stellen

Referate A, F und SJG haben die Vorlage mitgezeichnet.

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine

Dr. Iris Jana Magdowski

Anlagen

Anlage 1 zur GRDrs. 481/2002

1. Ausgangslage

In der Sitzung vom 20.03.2002 (GRDrs. 229/2002) hat der Verwaltungsausschuss des Gemeinderates nach Vorbefassung im Jugendhilfeausschuss Kenntnis genommen vom Bericht über den Ablauf der Ferienbetreuung in den Herbstferien, die Zusammenarbeit mit den Freien Trägern, die Akzeptanz des Angebotes bei Kindern und Eltern, das Ergebnis der Busoptimierung, sowie die Änderung der Förderrichtlinien für die Freien Träger. Über weitere Erfahrungen soll im Juni 2002 berichtet werden.

2. Bericht über die Erfahrungen in den Weihnachts-, Faschings- und
Osterferien und die weitere Zusammenarbeit mit den Freien Trägern

Auch in den Weihnachts-, Faschings- und Osterferien beinhaltete die Ferienbetreuung ein vielgestaltiges Programm (siehe Bericht über die Herbstferien, vgl. GRDrs. 229/2002). Es wurde dabei auch Wert auf jahreszeitlich witterungsbedingte Angebote gelegt, wie sich dies beispielsweise während der langen Schneeperiode während der Weihnachtsferien anbot. Von Elternseite wird das Angebot der sieben Wochen Ferienbetreuung für ihre Kinder gerne in Anspruch genommen. Das Feedback der Eltern fällt nach fast einem Jahr Erfahrung mit der Ferienbetreuung gerade hinsichtlich der pädagogischen und unterschiedlichen kreativen Gestaltungsmöglichkeiten der einzelnen Freien Träger durchweg positiv aus.

Im Schuljahr 2001/2002 nahmen an den einzelnen Ferienabschnitten durchschnittlich 390 Kinder teil. Das entspricht einer Teilnahmequote von 13,4 Prozent bezogen auf die ca. 3.000 Kinder, die im Rahmen der Verlässlichen Grundschule betreut werden. Die Teilnahme in den einzelnen Ferienwochen ist unterschiedlich:

Herbstferien 2001	452 Kinder
Weihnachtsferien 2001/02, 2. Woche	220 Kinder
Faschingsferien 2002	446 Kinder
Ostern 2002, 1. Woche	471 Kinder
Ostern 2002, 2. Woche	423 Kinder
Pfingsten, 1. Woche	388 Kinder
Pfingsten, 2. Woche	324 Kinder

Die Betreuung in den sieben Ferienabschnitten erfolgte in insgesamt 165,5 Gruppen. Zwischenzeitlich wurde die Organisation der Ferienbetreuung verbessert. Bei kurzfristig notwendigen Umdisponierungen hinsichtlich einzelner Einrichtungen war es ohne weiteres möglich, flexibel zu reagieren. Auch schriftliche Rückmeldungen, wie z. B. aus dem Bereich der Waldheime, ergaben, dass inzwischen eine kurzfristigere Planung und Vorbereitung der Maßnahmen möglich ist. Die Rückmeldung von den Trägern zeigt, dass sich Organisationsabläufe eingespielt haben und vermeidbare Leerläufe in der Koordination abgestellt werden konnten.

Gegenüber den Herbstferien wurde eine wohnortnähere Ferienbetreuung durch verstärkte Einbeziehung von Aktivspielplätzen und Jugendfarmen erreicht. Dies ist eine Verbesserung, besonders im Hinblick auf als zu lange empfundene Bustransfers. Zu dieser wohnortnäheren Unterbringung siehe auch die Tabellen, Anlagen 2 bis 8, denen die näheren Details nach Stadtbezirken aufgeschlüsselt zu entnehmen sind.

3. Ergebnis der Bedarfsabfrage vom Frühjahr 2002 für das Schuljahr 2002/03

Im Frühjahr 2002 wurde im Rahmen einer neuen Bedarfsabfrage bei den Sorgeberechtigten, deren Kinder im Schuljahr 2002/2003 neu eingeschult werden, neben dem Bedarf an der Betreuung im Rahmen der Verlässlichen Grundschule auch abgefragt, in welchen Ferien eine Ferienbetreuung in Zukunft gewünscht wird. Dabei wurden wiederum die bisherigen Rahmenbedingungen vorgegeben (von Montag bis Freitag durchgängig von 8.00 bis 14.00 Uhr, die Herbst-, Weihnachts- und Faschingsferien mit jeweils einer Woche, sowie die Oster- und Pfingstferien mit jeweils zwei getrennt buchbaren Betreuungswochen). Die Ergebnisse der Abfrage können der Anlage 9 entnommen werden.

Danach steigt die Nachfrage um knapp 60 % auf durchschnittlich rd. 620 Kinder pro angebotene Ferienwoche. Auch hier sind wieder Schwankungen in den einzelnen Ferienwochen erkennbar:

Herbstferien 2002	789 Kinder
Weihnachtsferien 2002/03, 2. Woche	355 Kinder
Faschingsferien 2003	659 Kinder
Ostern 2003, 1. Woche	684 Kinder
Ostern 2003, 2. Woche	632 Kinder
Pfingsten 2003, 1. Woche	636 Kinder
Pfingsten 2003, 2. Woche	571 Kinder

Kalkulatorisch wird hier von 230 Gruppen für das Schuljahr 2002/2003 ausgegangen. Im Rahmen der Umfrage machen die Eltern vor allem deutlich, wie wichtig ein Beibehalten des Angebotes für Familien bei den heutigen gesellschaftlichen Rahmenbedingungen ist.

Folgende Wünsche werden daneben geäußert, die sofern möglich und sinnvoll in einer Neukonzeption berücksichtigt werden sollen:

In vielen Fällen wird eine Ferienbetreuung in Anlehnung an das entwickelte Angebot auch während der Sommerferien gewünscht.
Die Betreuung solle an den Schulen mit dem städtischen Personal, das auch die Betreuung vor und nach dem Unterricht wahrnimmt, stattfinden.
Die Anmeldungszeit für die Ferienbetreuung wird gelegentlich als zu lang und zu wenig flexibel (hinsichtlich des zeitlichen Aspekts und hinsichtlich von "Wunscheinrichtungen" für die Betreuung) angesehen.
Vereinzelt wird die Ferienbetreuung unabhängig von einer Anmeldung für die Betreuung im Rahmen der Verlässlichen Grundschule gewünscht.
In wenigen Fällen wird auch eine kostenlose Ferienbetreuung nachgefragt.

4. Dauerhafter Personalbedarf für die Ferienbetreuung

Im Zuge der Einführung der Verlässlichen Grundschule zum Schuljahr 2000/2001 und der damit verbundenen Neueinrichtung von weiteren 50 Gruppen ergab sich allein hierfür ein Mehrbedarf von 1,25 Stellen. Im Zusammenhang mit dem Auftrag, ein Konzept für eine Ferienbetreuung zu entwickeln, bestand bis zuletzt mit Ablauf zum 14.09.2002 die Ermächtigung, das entsprechende Personal ohne Planstelle zu beschäftigen. Im Rahmen der Stellenplanberatungen zum Stellenplan 2002 hat der Gemeinderat nicht nur die Schaffung der befristeten Stelle (mit k.w. 10/02) für die Ferienbetreuung, sondern auch deren Streichung zum Stellenplan 2003 beschlossen (s. GRDrs. 588/2001 sowie GRDrs. 946/2001 Anlage 3). Um weiterhin die Umsetzung und Weiterentwicklung der Ferienbetreuung zu gewährleisten, muß die Stelle im Rahmen einer Vorgriffsschaffung zum Stellenplan wieder neu eingerichtet werden. Damit wird der Notwendigkeit Rechnung getragen, dass auch in Zukunft nach der eigentlichen Konzeptionsphase "dauerhaft ein erhöhter Personalbedarf (eine Stelle in BesGr. A10/Verg.Gr. IV BAT) besteht".

Die inhaltlichen Anforderungen an diese Stelle sind besonders hoch wegen des hier unabdingbaren Verhandlungs- und Organisationsgeschicks. Wenn die Ferienbetreuung über das Pilotjahr 2001/2002 hinaus zunächst ein weiteres Jahr unverändert weitergeführt werden soll, sind auch weiterhin für jeden Ferienabschnitt Fragen der Personalgewinnung, der Organisation der Betreuung, der Abwicklung notwendiger Bustransfers einschließlich Verhandlungen und ggf. Ausschreibungen zu klären. Daneben müssen bereits im kommenden Schuljahr mit voraussichtlich etwa 4.350 rd. 45 % mehr einzelvertragliche Vereinbarungen als im laufenden Schuljahr mit den Eltern bzw. Sorgeberechtigten abgeschlossen und abgerechnet werden. Aufgrund des unerwartet hohen Verwaltungsaufwands war dieser im Pilotjahr mit dem zur Verfügung stehenden Personal kaum zu bewältigen, da hier gleichzeitig ständig aufgrund der Erfahrungen Verbesserungen und Korrekturen eingeleitet werden mussten.

Im Bericht zu den Herbstferien 2001 (vgl. GRDrs. 229/2002) wurde dies problematisiert und damit auf die Notwendigkeit, das Verfahren verwaltungsvereinfachend neu zu strukturieren, hingewiesen. Aber auch dies und ein neues Verfahren werden nicht ohne entsprechenden personellen Ressourceneinsatz umsetzbar sein.

Die dauerhaft in den Stellenplan eingestellte Stelle in Bes.Gr. A 10 verursacht Gesamtkosten von 73.100 Euro, für eine Stelle in Verg.Gr. IV b BAT sind 63.100 Euro zu berücksichtigen.

5. Weiteres Vorgehen

In seiner Sitzung vom 20. März 2002 (vgl. GRDrs. 229/2002 ) hat der Verwaltungsausschuß des Gemeinderates u.a. davon Kenntnis genommen, dass

zwar Überlegungen angestellt werden, wie der festgestellte hohe Verwaltungsaufwand durch neue Modelle für die Ferienbetreuung gesenkt werden kann,
aber aktuelle personelle Engpässe dazu zwingen, diese Arbeit für die nächsten Monate zurückzustellen.

Die konzeptionelle Arbeit an einem neuen, weniger verwaltungsaufwändigen Verfahren sollte jedoch nur (vgl. GRDrs. 229/2002) "für die nächsten Monate" zurückgestellt werden. Inzwischen haben Gespräche mit den als Kooperationspartner beteiligten Freien Trägern stattgefunden. Mit diesen wurde auch das aus der Mitte des Gemeinderats angeregte Gutscheinsystem erörtert und - vorbehaltlich der Details einer Neukonzeption der Ferienbetreuung in Stuttgart - Einigkeit erzielt, dass alle an der Ferienbetreuung Beteiligten einem neuen Modell offen und flexibel gegenüberstehen.

Die Ferienbetreuung muss daher in der bisherigen Ausgestaltung für ein weiteres Jahr, für das Schuljahr 2002/2003, in Kooperation mit den bisher beteiligten Freien Trägern fortgesetzt werden. Die geschlossenen Kooperationsverträge sehen eine Verlängerung über das "Pilotjahr" hinaus ausdrücklich vor.

Sofern entsprechende geeignete Angebote eingehen, werden weitere Kooperationsverträge für das Schuljahr 2002/2003 mit anderen Freien Trägern abgeschlossen. So kann möglicherweise auftretenden Kapazitätsproblemen begegnet werden und die jetzt etablierte Ferienbetreuung kann sich in ihrer inhaltlichen Vielgestaltigkeit weiter profilieren.

Im Herbst 2002 wird die endgültige Auswertung der Ist-Kosten und der Einnahmen der Ferienbetreuung für das Pilotjahr 2001/2002 vorgenommen, welche die Grundlage für eine strukturelle Neukonzeption ist. Die Verwaltung wird, unter der Prämisse, den verwaltungstechnischen und organisatorischen Aufwand zu verringern, dem Gemeinderat rechtzeitig die Neukonzeption zur Beschlussfassung vorlegen.

Finanzielle Auswirkungen

Mit den Freien Trägern war vereinbart (vgl. GRDrs. 588/2001), dass im ersten Jahr "spitz" abgerechnet wird. Die Abrechnungen müssen zunächst abgewartet werden. Deshalb ist nur eine Schätzung der Einnahmen und Ausgaben als auch der kalkulatorischen Annahme pro Gruppe möglich. Die Anzahl der Gruppen kann jedoch - auch für die Pfingstferien - genau beziffert werden.

Zur Kostenermittlung für die Ferienbetreuung im Schuljahr 2001/2002 kann daher nur die bisherige Kalkulation zunächst linear - mit Modifikation hinsichtlich der optimierten Bustransfers - fortgeschrieben werden:

An Freie Träger: (230 Gruppen x 1821 Euro), gerundet	418.800 Euro

Für Bustransfer: (7 Wochen x 2 Busse x 5 Tage x 200 Euro), gerundet	14.000 Euro

Kosten insgesamt, gerundet:	432.800 Euro

Einnahmen: (13,44 Euro x 2.724 Kinder), gerundet	58.500 Euro

Mehraufwand somit, gerundet:	374.300 Euro

Für das Haushaltsjahr 2002 ist ein Jahresbetrag in Höhe von 384.500 Euro eingestellt (s. Finanzielle Auswirkungen). Die Differenz zu den auf neuer Basis kalkulierten Kosten wie oben in Höhe von 48.300 Euro sind für das Haushaltsjahr 2002 zu 2/7 (13.800 Euro), für das Haushaltsjahr 2003 zu 5/7 (34.500 Euro) entsprechend der zeitlichen Abfolge der Ferienabschnitte einzustellen.

Unter Berücksichtigung der Ersätze ergibt sich jetzt beim Mehraufwand eine Steigerung um 35.600 Euro von 338.700 Euro (384.500 Euro minus 45.800 Euro, s. GRDrs. 588/2001, Ziffer 6) auf 374.300 Euro wie oben.