Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung
Gz: A 8800
GRDrs 530/2000
Stuttgart,



Immobilien- und Grünflächenmanagement
Einsatz der SAP/R3-Module RE und PM
Aufbau des Stuttgarter Immobilien-Informations-Systems (SIIS)



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuß
Verwaltungsausschuß
Gemeinderat		Vorberatung
Vorberatung
Beschlußfassung		nichtöffentlich
nichtöffentlich
öffentlich 		24.01.2001
31.01.2001
01.02.2001



Beschlußantrag:

1. Der Gemeinderat stimmt der Projektplanung und dem Einsatz folgender SAP/R3-Module zu: 2. Der Gemeinderat bewilligt für das Modul RE weitere Projektmittel von 2.450.000,00 DM. Die Mittel sind unter Finanzposition 2.0350.9358.000-0999 in den IuK-Projektplänen wie folgt einzustellen:
3. Der Gemeinderat bewilligt für das Modul PM weitere Projektmittel von 200.000,00 DM. Die Mittel sind unter Finanzposition 2.5810.9358.000-0999 im IuK-Projektplan des Jahres 2002 i.H.v. 200.000,00 DM einzustellen.
4. Die Verwaltung wird beauftragt, mit den Firmen SAP AG und GEOBYTE SOFTWARE GmbH über eine Reduzierung der Kosten zu verhandeln. Über das Ergebnis der Verhandlungen hat die Verwaltung wieder zu berichten. Verträge über Lizenzen, Beratungs- und Programmierleistungen werden erst nach Abschluß der Verhandlungen mit den genannten Firmen abgeschlossen.

5. Dem Abschluß eines Software-Pflegevertrags mit der Fa. SAP wird mit folgenden Kosten zugestimmt:
6. Dem Abschluß eines Vertrags mit dem ZV KDRS über den Betrieb der Module RE und PM mit Betriebskosten im Jahr 2001 von 84.842,40 DM und im Jahr 2002 von 365.205,12 DM wird zugestimmt. Die Kosten sind im Verwaltungshaushalt unter Finanzposition 1.0610.6751.000 zu veranschlagen. Die Kosten für 2001 werden überplanmäßig finanziert, die Deckung erfolgt innerhalb des Deckungskreises. Die Verwaltung wird beauftragt, über eine weitere Reduzierung der KDRS-Kosten zu verhandeln.

7. Der befristete Personalbedarf von 3 Stellen beim Amt für Liegenschaften und Wohnen (Verg.Gr. IVa BAT, 1 Stelle befristet auf 3 Jahre, 2 Stellen befristet auf 2 Jahre) und unbefristet 1 Stelle beim Haupt- und Personalamt, Abt. IuK SAP Competence Center (Bes.Gr. A 13 hD bzw. Verg.Gr. II BAT), wird anerkannt. Die Verwaltung wird ermächtigt, die 3 Stellen beim Amt für Liegenschaften und Wohnen sofort und die 1 Stelle beim Haupt- u. Personalamt ab dem 01.01.2002 zu besetzen. Zum Stellenplan 2002 wird die Verwaltung die reguläre Schaffung dieser vier Stellen beantragen.

8. Die Verwaltung wird verpflichtet, bis zum Ende des Projekts einen Vorschlag für ein stadtweites Flächencontrolling zu unterbreiten. Deshalb sollen Im Rahmen des Projekts sämtl. städt. Ämter und Eigenbetriebe (ohne Krankenhäuser) ihre Immobiliendaten in den im Rahmen des Projekts erzeugten Grundstücks- und Gebäude-Grunddatenbestand einbringen und die bereitgestellten Funktionalitäten nutzen.

9. Über den Fortgang des Projekts wird im Reform- und Strukturausschuß regelmäßig berichtet.


Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Der Verwaltungsausschuss hat am 09.12.1998 dem Bericht des Haupt- und Personalamtes zum Projekt “Neuordnung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft der Stadt” und dem in der GRDrs. Nr. 262/1998 enthaltenen Maßnahmenpaket zugestimmt. Die Verwaltung wurde beauftragt, dieses Maßnahmenpaket umzusetzen. Hierzu gehört der Aufbau eines umfassenden IuK-gestützten Grundstücks- u. Gebäudeinformationssystems incl. erforderlicher Fachfunktionalitäten (siehe hierzu ausführliche Begründung), was mit vorliegendem Beschlußantrag realisiert werden soll. Die Einführung der DV-Unterstützung für das Immobilien- u. Grünflächenmanagement ist in folgenden Projektstufen vorgesehen:

Stufe 1:
Einführung von RE zur Abwicklung von Vermietungen und Anmietungen
Grund: Beim Amt für Liegenschaften und Wohnen muss das bisherige Mietverwaltungsprogramm ersetzt werden. Das derzeit eingesetzte Großrechner-Verfahren Miete/Pacht/Erbbaurechte läuft zum 31.12.2001 wegen fehlender EURO-Fähigkeit aus. Angesichts von rd. 13.000 laufenden Miet-, Pacht- und Erbbaurechtsverträgen mit jährlichen Einnahmen von rd. 85 Mio. DM (einschl. kalk. Mieten) muss eine neue Software Ende 2001 einsatzbereit sein.

Einführung von PM zur Grünflächenverwaltung
Grund: Auch beim Garten- u. Friedhofsamt steht der Aufbau eines zentralen Grunddatenbestands für die städt. Grünflächen an, die als städt. Liegenschaften ebenfalls in den zentralen Immobilien-Grunddatenbestand zu integrieren sind. Neben den Bestandsdaten sollen dem Garten- u. Friedhofsamt auch systemspezifische Funktionalitäten für die Grünflächenunterhaltung sowie die erforderlichen Inspektions- u. Wartungsarbeiten für die Spielgeräte- und Baumkontrollen zur Verfügung gestellt werden.

Stufe 2:
Entwicklung und Einführung von 'Liegenschaften'
Grund: Der Stammdatenbestand von RE enthält nur Mietobjekte und ist deshalb für die Abbildung des gesamtstädtischen Liegenschaftsbestands nicht ausreichend. Deshalb müssen darüber hinaus weitere Objekte mit liegenschaftsspezifischen Fachinformationen und Fachfunktionalitäten zur Verfügung gestellt werden. Eine Aufnahme kataster- und grundbuchrechtlicher Informationen zum Flurstück (aus Fachanwendung LIKA des Stadtmessungsamts) soll erfolgen. Die Anzeige der Liegenschaften in der Digitalen Stadtkarte muß realisiert werden und grafische Bearbeitungsfunktionalitäten müssen geschaffen werden.

Stufe 3: flexibles Flächenmanagement für interne Nutzungen
Grund: RE kann nur Mietvertragsflächen verwalten. Für ein stadtweites Flächenmanagement wird jedoch eine flexible Zuordnung von Einzelflächen zu Nutzungsverhältnissen benötigt, worüber RE derzeit nicht verfügt. Darüber hinaus werden noch weitere Funktionalitäten erforderlich.

Die Software-Auswahl zugunsten von SAP im Bereich des Immobilien- u. Grünflächenmanagements ist eine konsequente Weiterentwicklung der Entscheidung, in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten eine Standardsoftware einzuführen. Die Module RE und PM komplettieren die bisherige Leistungspalette und bieten durch ihre Integration die Möglichkeit eines gesamtstädtischen Bewirtschaftens und Controllens des Immobilienbestandes. Die Grafikanbindung über die Fa. GEOBYTE bringt darüber hinaus eine deutliche Verbesserung durch gebündelte Informationen aus Beständen grafischer und kaufmännischer Daten. Die Einbindung des finanztechnisch sehr bedeutsamen Bereichs der Immobilien in die bestehende integrierte Systemlandschaft stellt nicht nur für die verwaltungsinternen Abläufe eine wichtige Weichenstellung für die Zukunft dar (z.B. Workflow usw.) sondern gewinnt auch als Standortfaktor zunehmend an Bedeutung (umfassende Informationen über den Immobilienbestand, schnellere Durchlaufzeiten und Kostentransparenz). Eine leistungsfähige Software ist Voraussetzung für einen professionelleren Umgang mit der Ressource Immobilie. Die Entscheidung stellt somit eine strategische Richtungsentscheidung dar. Die unzweifelhaft hohen Kosten sind als eine Infrastrukturmaßnahme zu werten, ohne die die Effekte, wie sie in der genannten Grundlagenentscheidung vom 09.12.1998 (GRDrs. Nr. 262/1998) beschlossen sind, nicht erzielt werden können.

Finanzielle Auswirkungen
Detaillierte Zusammenstellung der Investitionskosten und laufenden Folgekosten siehe Ziff. 11 der ausführlichen Begründung.


Beteiligte Stellen

Die Ref. F, WK, USO und R haben der Vorlage zugestimmt.
Der Gesamtpersonalrat Verwaltung hat mit Schreiben vom 10.11.2000 zugestimmt mit dem Hinweis, dass die bestehende Rahmendienstvereinbarung zum SAP-Einsatz auch hier Anwendung finden soll.




Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen




      Ausführliche Begründung:
      Anlage 1 zur GRDrs 530/2000
1. Projekt Immobilienmanagement

Der Verwaltungsausschuss hat am 09.12.1998 dem Bericht des Haupt- und Personalamtes zum Projekt “Neuordnung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft der Stadt” und den in der GR-Drs. Nr. 262/1998 enthaltenen Umsetzungsmaßnahmen zugestimmt. Eine dieser Umsetzungsmaßnahmen ist der Aufbau eines umfassenden IuK-gestützten Grundstücks- u. Gebäudeinformationssystems. In der Begründung der genannten Drucksache wurde hierzu ausgeführt:

“Eine professionelle Bewirtschaftung von Grundstücken und Gebäuden setzt die Erfassung, Organisation, Pflege und Auswertung umfangreicher Daten voraus. Dazu bedarf es eines Grundstücks- und Gebäudeinformationssystems, welches die notwendigen Informationen zur Optimierung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft und zum Controlling liefert. Es ist somit ein wichtiges Hilfsmittel, um Einsparpotentiale zu erkennen und zu quantifizieren."

Ein professionelles Flächenmanagement hat die Optimierung des Immobilienbestands zum Ziel und erfolgt durch vorausschauende Flächennutzungskonzeptionen, Standortplanungen und optimale Bedarfsdeckung ("Immobilienbörse") für die Nutzer. Diese Aufgaben werden bisher von verschiedenen Stellen innerhalb der Stadtverwaltung wahrgenommen, so dass kein stadtweiter Überblick möglich ist. Grundstücksbezogene Informationen werden bei verschiedenen Ämtern in unterschiedlichen Datenbeständen mit uneinheitlicher Struktur und ohne gegenseitigen Abgleich auf Datenredundanzen gehalten. Die Daten stehen deshalb nur den datenführenden Stellen zur Verfügung und können nicht gesamtstädtisch ausgewertet werden.
Auch steht eher die jeweilige Bedarfsbefriedigung im Vordergrund, als dass langfristige Planungen erfolgen. Ein funktionierendes Flächenmanagement konnte bisher auch deshalb nicht wahrgenommen werden, da kein zentrales Grundstücks- und Gebäudeinformationssystem vorhanden ist, das dafür unabdingbare Voraussetzung ist.

Mit der vorgeschlagenen Softwarelösung wird dem Flächenmanagement erst ein effektives Arbeiten ermöglicht, wodurch längerfristig finanzielle Verbesserungen in folgenden Bereichen möglich sind: Einige Zahlen sollen verdeutlichen, welche Bedeutung das Informationssystem für die Stadtverwaltung insgesamt und alle Ämter und Eigenbetriebe, die mit grundstücksbezogenen Daten arbeiten, haben wird und welche Datenmengen zu verarbeiten sein werden:
Bei den städtischen Grundstücken liegen folgende Nutzungsverhältnisse vor:
    Amt
Nutzungs- verhältnisse mit Externen 1
Nutzungs- verhältnisse mit städtischen Ämtern 2
Eigen- nutzungen in Gebäuden
Anmie- tungen (nur Gebäude)
    Haupt- u. Personalamt (10) und Amt für Liegenschaften und Wohnen (23)
rd. 13.000
rd. 500
40
70
    Branddirektion (37)
200
10
70
2
    Schulverwaltungsamt (40)
550
25
170
20
    Sozialamt (50)
30
10
45
200
    Jugendamt (51)
80
10
230
85
    Sportamt (52)
150
0
10
2
    Tiefbauamt (66) (geschätzt)
700
0
n.b.
30
    Garten- u. Friedhofsamt (67)
650
0
n.b.
20
    Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung (70)
3
1
6
    Summe
rd.15.400
rd. 550
rd. 570
rd. 435
1 Bei den Nutzungsverhältnissen mit Dritten handelt es sich um alle Arten von Miet- und Pachtverhältnissen (z.B. Wohnungen, gewerbliche Objekte, Gartengrundstücke, Lagerflächen, Stellplätze, vermietete Werbeflächen) einschließlich der Erbbaurechte.

2 Insbesondere die von den städtischen Ämtern genutzten Verwaltungsgebäude (Mieter-/Vermieter-Modell)
          2. Anforderungen an das Grundstücks- und Gebäudeinformationssystem
Eine ämterübergreifende Arbeitsgruppe hat erarbeitet, welche Funktionalitäten durch eine Immobilienmanangement-Software abzudecken sind:

1. Alphanumerische Abbildung des Grunddatenbestands (Flurstücke mit allen Bestandteilen wie Gebäuden, Gebäudeteilen, Stockwerken, Räumen, Stellplätzen, sonstigen Freiflächen, unbebaute Grundstücke mit Teilflächen unterschiedlicher Nutzung)
2. Grafische Darstellung des Gebäudes und der Räume (Gebäude-, Stockwerks-

3. Geografische Darstellung der Objekte in der Digitalen Stadtkarte
4. Unterstützung im Grundstücksverkehr (Ankauf und Verkauf, Rechte, Belastungen)
5. Unterstützung bei der Vertragsverwaltung/Abschluß von Nutzungsverträgen
6. Unterstützung im kaufmännischen Gebäudemanagement (Objektbuchhaltung, Bewirtschaftungskosten, Betriebs- u. Nebenkostenabrechnung, Fakturierungen von Miet-/Pacht- und Erbbauzinsen, Verbindung zur Anlagerechnung)
7. Unterstützung beim technischen Gebäudemanagement (Bau- und Grundstücksunterhaltung, Umbau, Neubau, Energiemanagement)
8. Unterstützung von Konstruktionsaufgaben in Zusammenhang mit Umzug/Umnutzung von Gebäuden (einfache CAD-Funktionalität)
9. Unterstützung bei Ausschreibungen von Lieferungen u. Leistungen (AVA)
10. Erstellung von Reports, Bewirtschaftungs- u. Kennzahlenvergleichen, Statistiken. Der Grunddatenbestand (Nr. 1) ist die Basis, auf den die Fachämter bei deren operativer Aufgabenerledigung (z.B. Vermietung an Dritte, Bauunterhaltung, .....) zugreifen. Nur wenn die Fachanwendungen mit einem einheitlichen Datenbestand arbeiten können, wird eine doppelte Datenhaltung (Redundanz der Daten) verhindert und die unwirtschaftliche mehrfache Erfassung, Pflege und Archivierung der Daten zum gleichen Objekt vermieden, die für die heutige Immobilienverwaltung kennzeichnend ist.

Statt langer Objektlisten schafft eine visuelle Darstellung der Objekte einen schnellen Überblick, erleichtert die Bearbeitung und erschließt neue Informationen. Deshalb benötigt ein professionelles Immobilienmanagement zwingend eine graphische Unterstützung (Nrn. 2 und 3), die die unterschiedlichen Nutzungen an einem Grundstück und ihre Abgrenzungen in Katasterplänen visualisiert und detaillierte Raumpläne erstellt und Flächen automatisiert berechnet. Diese sind Grundlage für Belegungs-, Umzugs- und Bauplanungen.

Daneben muß das Grundstücks- und Gebäudeinformationssystem die Fachfunktionalitäten (Nrn. 4 – 9) zur Verfügung stellen, die die Ämter für ihre vielfältigen Aufgaben in der Immobilienverwaltung benötigen. Auch hier steht im Vordergrund, dass alle städtischen Dienststellen für die gleichen Aufgaben eine einheitliche Software verwenden und auf einen einheitlichen (fachbezogenen) Datenbestand zugreifen.

Aus dem Anforderungsprofil und dem Mengenvolumen der Stadt ergibt sich zwangsläufig, dass nur eine modular aufgebaute, aber in sich integrierte Software für das Immobilienmanagement bei der Stadt in Frage kommen kann.


3. Software-Auswahl:

Mit öffentl. Ausschreibung Nr. 10-4/1066/99 wurde die Software für das Immobilienmanagement öffentlich ausgeschrieben. An dieser Ausschreibung nahmen sämtl. namhaften Hersteller von Immobilienmanagement-Software Deutschlands sowie drei Beratungsunternehmen, die SAP-Funktionalitäten einsetzen wollten, teil. Es war festzustellen, dass die Produkte allesamt Stärken in best. Bereichen hatten. Mit Ausnahme der SAP-Funktionalitäten lagen jedoch Schwächen im kaufmännischen Bereich vor, den Nachweis der Integration in das städt. Finanzwesen konnte keine der anbietenden Firmen erbringen. Eine Integration bzw. eine Schnittstelle in das Geografisch-Technische Informationssystem (GTIS) konnte kein Unternehmen vorweisen. Die Beratungsunternehmen, die SAP-Funktionalitäten einsetzen wollten, konnten keine durchdachten, auf die Stadt Stuttgart passenden Konzeptionen vorlegen. Die Ausschreibung wurde deshalb wegen der ungeklärten Schnittstellen- und Integrationsproblematik aufgehoben.

Als Fazit aus der Ausschreibung war jedoch zu ziehen, dass SAP-Software dem Grunde nach geeignet ist, die Anforderungen der Stadt Stuttgart zu erfüllen. In der Folge wurden deshalb direkt mit der Fa. SAP Lösungen gesucht. Die Gründe hierfür waren:

Unter diesen Gesichtspunkten wurde nur noch mit der Fa. SAP eine Untersuchung zur Einsatzfähigkeit der Module RE und PM bei der Stadt durchgeführt. Die Einsatzuntersuchung, an der neben der Fa. SAP auch betroffene Ämter beteiligt waren, ergab, dass die Module RE als Mietverwaltungsprogramm und PM für die Unterhaltung und Pflege der Grünflächen geeignet sind und auch von den Objektdaten her das Grundgerüst für ein Grundstücks- und Gebäudeinformationssystem bilden können.

Die Module verfügen derzeit über folgende Funktionalitäten:
Mit dem Einsatz von PM für das Grünflächenmanagement erfolgt für die Stadt auch der Einstieg in das Modul PM. In der Folge könnten dann diese Erfahrungen in anderen Unterhaltungsbereichen wie z.B. Gebäudeunterhaltung oder PC-Wartung und Unterhaltung eingesetzt werden. Dies sind jedoch separate Projekte über die gesondert Entscheidungen herbeizuführen sein werden.

Die Einsatzuntersuchung hat jedoch auch folgende fehlende Funktionalitäten des Moduls RE in Bezug auf den von der Stadt geforderten Gesamt-Funktionsumfang festgestellt:
SAP selbst hat diese Probleme erkannt und will sie auch in Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Stuttgart wie folgt lösen:

Es ist deshalb beabsichtigt, zunächst die Module für die Mietvertragsverwaltung und das Grünflächenmanagement einzuführen und parallel an deren Weiterentwicklung hin zu einem umfassenden Stuttgarter Immobilien-Informations-System (SIIS) mitzuwirken. Mit dem Einstieg in eine Softwarelösung für das Immobilienmanagement muß auch aus folgenden Gründen begonnen werden:


4. Vergabe von Lizenzierung und Softwarepflege an die Fa. SAP:

Im Immobilienmanagement sind viele kaufmännische Funktionalitäten abzudecken. Das Immobilien-Modul muß sich deshalb in das bestehende Finanzwesen der Stadt, realisiert mit SAP-Modulen, integrieren. Hierbei ist der Integrationsgedanke für die Softwareauswahl von ausschlaggebender Bedeutung. Diese Integration wird am besten und zuverlässigsten gewährleistet, wenn Module einer Produktfamilie miteinander kombiniert werden. Vom Funktionsumfang her ist das SAP-Modul RE mit den vorgesehenen Erweiterungen vergleichbar mit den anderen Softwareangeboten auf dem Markt; im kaufmännischen Bereich ist es sogar führend. Dies haben die durchgeführte Ausschreibung und vorherige Marktbeobachtungen ergeben. Für den Einsatz des SAP-Moduls RE erfolgt deshalb eine freihändige Vergabe gem. § 3 Ziff. 4 Buchst. a VOL/A wegen besonderer Leistungsfähigkeit zugunsten der Fa. SAP, da kein anderes Unternehmen besser in der Lage ist, die Integration und den Gesamtzusammenhang zu den bei der Stadt eingesetzten SAP-Finanzwesen-Modulen (insbes. IS-PS) zu gewährleisten. Dies sichert SAP auch zu.

Das Modul PM ist bereits Bestandteil des über die Datenzentrale Baden-Württemberg mit SAP abgeschlossenen Rahmenlizenzvertrags, worüber die Stadt bereits über PM-Lizenzen verfügt. Einer besonderen Vergabeentscheidung für den Einsatz von PM bedarf es deshalb hier nicht.

Bei RE handelt es sich um stadtweit ca. 50 zu lizenzierende Anwender, bei der Weiterentwicklung von Liegenschaften und flexiblem Flächenmanagement stadtweit um weitere ca. 200 Anwender. Beim Grünflächenmanagement werden ca. 50 PM-User zu lizenzieren sein. Zu den einmaligen Lizenzkosten sind jährl. 17% bei RE und 15 % bei PM für Softwarepflege zu entrichten.


5. Vergabe der Projektdurchführung an die SAP-Beratung bzw. Fa. GEOBYTE:

Für die Einführung von SAP-Modulen sowie das Anpassen der Software auf die Bedürfnisse des Kunden (sog. Customizing) bedarf es einer fachkundigen Beratung. Diese Beratung wird auf dem freien Markt von SAP selbst aber auch von SAP-nahen Unternehmen und Unternehmensberatungen angeboten. Die in öffentl. Ausschreibung Nr 10-4/1066/99 anbietenden Beratungsunternehmen konnten keine durchdachten, auf die Stadt Stuttgart passenden Konzepte vorlegen. Die Stadt wird die Einführung der Module RE und PM deshalb direkt mit der SAP-Beratung durchführen. Insofern erfolgt hiermit eine freihändige Vergabe zugunsten SAP-Beratung gem. § 3 Ziff. 4 Buchstabe a VOL/A, da kein anderes Unternehmen hierfür in Betracht kommt. Die Gründe für die besondere Leistungsfähigkeit der SAP-Beratung sind:

Die im städt. geografisch-technischen Informationssystem (GTIS) eingesetzte Software ist SIAS (Spatial Information and Access Services), Hersteller dieser Software ist die Fa. GEOBYTE SOFTWARE GmbH. SAP ist bereit, mit GEOBYTE zusammenzuarbeiten. An die Fa. GEOBYTE SOFTWARE GmbH ist der Auftrag für die grafische Fachanwendung im Immobilienmanagement sowie deren Interaktion mit dem SAP-Modul RE zu erteilen. Die grafische Fachanwendung für das Grünflächenmanagement wurde bereits durch die Fa. GEOBYTE erstellt (Vergabe aufgrund öffentl. Ausschreibung Nr. 10-4/1075/99). Hier ist noch die Anbindung und die Interaktion mit dem Modul PM erforderlich. Bezüglich der zu vergebenden Aufträge erfolgt hiermit eine freihändige Vergabe zugunsten der Fa. GEOBYTE gem. § 3 Ziff. 4 Buchstabe a VOL/A, da diese Hersteller der Software SIAS sind und kein anderes Unternehmen für die Integration in SIAS in Betracht kommt.


6. Projektinhalte:

Die Einführung der Software für das Immobilien- u. Grünflächenmanagement ist in 3 Stufen geplant. In diesen sollen inhaltlich folgende Arbeiten erledigt werden:

Projektstufe 1:
Einführung von RE zur Abwicklung von Vermietungen und Anmietungen:

Hierbei sind Beteiligte:
Amt für Liegenschaften und Wohnen, Haupt- u. Personalamt (Abt. IuK), Stadtkämmerei.

Einführung von PM zur Grünflächenverwaltung: Hierbei sind Beteiligte:
Garten- u. Friedhofsamt, Haupt- u. Personalamt (Abt. IuK), Stadtmessungsamt, Grafikanbieter.

Projektstufe 2:
Entwicklung und Einführung von 'Liegenschaften':

Hierbei sind Beteiligte:
Amt für Liegenschaften und Wohnen, Schulverwaltungsamt, Garten- u. Friedhofsamt, Stadtmessungsamt, Hochbauamt, ggf. weitere grundstücksverwaltende Ämter, Haupt- u. Personalamt (Abt. IuK), Grafikanbieter.

Projektstufe 3:
Erweiterung um den Bereich flexibles Flächenmanagement:
Hierbei sind Beteiligte:
Amt für Liegenschaften und Wohnen, Schulverwaltungsamt, Garten- u. Friedhofsamt, Stadtmessungsamt, Hochbauamt, ggf. weitere grundstücksverwaltende Ämter, Haupt- u. Personalamt (Abt. IuK), Grafikanbieter.

Diese Arbeiten sollen zeitlich wie folgt angegangen werden:
(siehe Projektablaufplan Anlage 2).


7. Betrieb der Module RE und PM durch ZV KDRS:

Aufgrund Gemeinderatsbeschluß und vertraglicher Vereinbarung führt der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (ZV KDRS) in seiner Rechenzentrums-GmbH den Rechnerbetrieb für die bisherigen SAP-Module durch. Die Produktion und die Datenhaltung für die Module RE und PM sollten ebenfalls auf den gleichen Rechnern wie das Finanzwesen erfolgen. Der Zweckverband hat sich hierzu auch bereit erklärt. Der bestehende Vertrag mit ZV KDRS ist entsprechend zu erweitern.


8. Stellen- / Personalbedarf:

Die stadtweite Einführung kann nicht in einem Zug durchgeführt werden. Es bedarf deshalb Pilotämter, die beispielhaft die Einführung durchführen. Das Amt für Liegenschaften und Wohnen deckt für den Bereich RE das größte Anwenderspektrum ab, im Bereich der Instandhaltung das Garten- u. Friedhofsamt für die Grünflächenunterhaltung. Die Einführung wird deshalb mit diesen als Pilotämtern abgewickelt. Die Erfahrungen mit dem Finanzwesen haben gezeigt, dass die Einführung von neuen Modulen eine straffe Projektstruktur erfordert; der Aufwand kann nicht neben der regulären Arbeit geleistet werden.

Das Amt für Liegenschaften und Wohnen, hat in allen 3 Einführungsstufen als das “Immobilienamt” der Stadt die hauptsächliche fachliche Arbeit zu leisten. Die Gründe für den vorübergehenden Personalbedarf sind:
Das Amt für Liegenschaften und Wohnen hat den Anspruch und das Ziel, nach Ablauf der 3 Jahre den Prozess abgeschlossen zu haben. Die Einführung von SAP-Modulen im Finanzwesen hat gezeigt, dass der Projekterfolg nicht ohne zusätzliches Personal bewerkstelligt werden kann (siehe dort angefallene Überstunden). Im Gegensatz zur Finanzweseneinführung, an dem die Stadtkämmerei und noch weitere Ämter beteiligt waren, trägt fachamtsseitig das Amt für Liegenschaften und Wohnen die Hauptlast. Das gesamte Aufgabenspektrum sowie die überwiegenden Fallzahlen sind beim Amt f. Liegenschaften und Wohnen angesiedelt (s. Zusammenstellung unter 1.); beim Amt für Liegenschaften und Wohnen liegt deshalb die Konzepterstellung stadtweit und die Einstellung der Module auf die städtischen Bedürfnisse (Customizing). Das Amt führt auch auf der Flustücksebene die stadtweite Ersterfassung durch. Aufgabe der anderen Fachämter wird es sein, deren spezielle Anforderungen in die Konzeption einzubringen sowie für deren Informationsbedürfnisse die Datenbestände unterhalb der Flurstücksebene zu erfassen und zu pflegen. Beim Personalbedarf wird den unterschiedlichen zeitlichen Anforderungen durch das Amt für Liegenschaften und Wohnen Rechnung getragen. Für das Amt für Liegenschaften und Wohnen sind insgesamt 3 befristete Personalstellen je in Verg.Gr. IVa BAT (1 Stelle für 3 Jahre und 2 Stellen für 2 Jahre) erforderlich.

Das Garten- u. Friedhofsamt sieht ebenfalls einen Mehraufwand, will die Einführung von PM jedoch ohne weiteres Personal angehen. Die Arbeiten sollen durch externe Vergabe abgedeckt werden. Die Konzepterstellung und das Customizing von PM sowie die Anbindung der grafischen Anwendung Grünflächen soll in Zusammenarbeit mit der Fa. GEOBYTE durchgeführt werden (die Fa. hat die erforderlichen fachspezifsichen Kenntnisse). Die Datenbestände sind in den vorhandenen MS-Excel-Arbeitsblättern relativ vollständig, so dass diese voraussichtl. ohne großen weiteren Mehraufwand durch die Fa. GOEBYTE nach PM übertragen werden können. Die für die Dienstleistung von GEOBYTE erforderlichen Ausgaben sind in den nachfolgend genannten Investitionskosten enthalten. Die laufende Pflege des Datenbestands wird vom Garten- u. Friedhofsamt als Daueraufgabe übernommen werden.

Für das Projekt muß seitens der Stadt eine kompetente Projektleitung vorhanden sein. Diese Aufgabe wird aus dem vorhandenen Personalbestand durch den in GRDrs 222/2000 geschaffenen SAP-Modulberater sowie den Abteilungsleiter Verwaltung des Amts für Liegenschaften und Wohnen gemeinsam wahrgenommen. Für den laufenden Betrieb und die laufende Betreuung der Module RE und PM ist ab dem Jahr 2002 eine Anwendungsbetreuung als Daueraufgabe erforderlich. Beim Haupt- u. Personalamt ist hierfür im SAP-Competence Center eine Stelle eines Anwendungsbetreuers / einer Anwendungsbetreuerin in Bes.Gr. A13 hD bzw. Verg.Gr. II BAT erforderlich. Dieses Vorgehen gewährleistet den know-how-Transfer von SAP auf die Stadt und stellt somit den laufenden Betrieb durch städt. Mitarbeiter/-innen sicher. Diese Intension ist durch den Gemeinderat auch in der GRDrs 222/2000 ausdrücklich befürwortet worden. Die Schaffung der Anwendungsbetreuerstelle bei der Stadt ist gegenüber externen Vergaben an SAP-Berater auch wirtschaftlicher.


9. Stadtweiter Einsatz und Flächenmanagement:

Nach Abschluß der jeweiligen Projektstufen wird die stadtweite Ausdehnung erfolgen (sog. roll out). Das dv-gestützte Immobilienmanagement bringt nur dann seinen umfassenden Nutzen, wenn sich sämtliche städt. Ämter und Eigenbetriebe (ohne Krankenhäuser) in das System einbringen und auch das System nutzen. Nur so ist es gesamtstädtisch möglich, Steuerungsfunktionen auszuüben und ein stadtweites Flächenmanagement und -controlling durchzuführen. Eine stadtweite Nutzung des Systems durch alle Einrichtungen ergibt sich hieraus zwingend. Die Verwaltung wird bis zum Abschluß des Projekts ein Konzept für ein stadtweites Flächencontrolling vorlegen.


10. Fazit:

Die Software-Auswahl zugunsten von SAP im Bereich des Immobilien- u. Grünflächenmanagements ist eine konsequente Weiterentwicklung der Entscheidung, in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten eine Standardsoftware einzuführen. Die Module RE und PM komplettieren die bisherige Leistungspalette und bieten durch ihre Integration die Möglichkeit eines gesamtstädtischen Bewirtschaftens und Controllens des Immobilienbestandes. Die Grafikanbindung bringt darüber hinaus eine deutliche Verbesserung durch gebündelte Informationen aus Beständen grafischer und kaufmännischer Daten. Die Einbindung des finanztechnisch sehr bedeutsamen Bereichs der Immobilien in die bestehende integrierte Systemlandschaft stellt nicht nur für die verwaltungsinternen Abläufe eine wichtige Weichenstellung für die Zukunft dar (z.B. Workflow usw.) sondern gewinnt auch als Standortfaktor zunehmend an Bedeutung (umfassende Informationen über den Immobilienbestand, schnellere Durchlaufzeiten und Kostentransparenz). Eine leistungsfähige Software ist Voraussetzung für einen professionelleren Umgang mit der Ressource Immobilie. Die Entscheidung stellt somit eine strategische Richtungsentscheidung dar. Die unzweifelhaft hohen Kosten sind als eine Infrastrukturmaßnahme zu werten, ohne die die Effekte, wie sie in der genannten Grundlagenentscheidung vom 09.12.1998 (GRDrs. Nr. 262/1998) beschlossen sind, nicht erzielt werden können.

11. Kosten:
(der Vergleichbarkeit wegen werden sämtliche Kosten in DM aufgeführt)

Die Kostenangaben beruhen auf vorliegenden Angeboten von SAP zu den Lizenz- und Beratungskosten sowie Angeboten und Vorauskalkulationen der Fa. GEOBYTE zu den Beratungs- u. Programmierkosten.
      11.1 Einmalige Investitionskosten:
      11.1.1 Modul RE:
      Projektstufe 1: Einführung RE:
      Lizenzkosten RE ca. 50 User stadtweit
499.128,00 DM
      Lizenzkosten dieser User für das Finanzwesen
46.400,00 DM
      Beratungsleistung SAP für RE-Einführung
1.234.472,00 DM
      Beratungsbudget für den Gesamtpersonalrat
10.000,00 DM
      Qualifizierungsmassnahmen
60.000,00 DM
      Ersatzbeschaffungen PC (bei ungenügender Hardwareausstattung)
50.000,00 DM
      Summe Projektstufe 1:
1.900.000,00 DM
      Projektstufe 2: Entwicklung und Einführung von 'Liegenschaften':
      Teilnahme an Liegenschaftsentwicklung (early customer)
283.595,00 DM
      Lizenzkosten Finanzwesen ca. 200 User stadtweit
185.600,00 DM
      Einführung 'Liegenschaften' Beratungsleistung SAP
805.805,00 DM
      Schaffung Grafische Fachanwendung Liegenschaften (Fa. GEOBYTE) mit Schnittstelle zu SAP-Modul Liegenschaften
825.000,00 DM
      Lizenzkosten Grafiklizenzen
30.000,00 DM
      Beschaffung Grafik-Server
20.000,00 DM
      Qualifizierungsmaßnahmen
80.000,00 DM
      Summe Projektstufe 2:
2.230.000,00 DM
      Projektstufe 3: Erweiterung um den Bereich flexibles Flächenmanagement:
      Beratungsleistung SAP
770.000,00 DM
      Summe Projektstufe 3:
770.000,00 DM
      Gesamtsumme Modul RE:
4.900.000,00 DM
      davon veranschlagt in den Projektplänen 1998 - 2001:
2.450.000,00 DM
      noch zu veranschlagen in Projektplänen Folgejahre:
2.450.000,00 DM
      11.1.2 Modul PM:
      Lizenzkosten PM 50 User bei Garten- u. Friedhofsamt
46.400,00 DM
      Beratungsleistung SAP
213.536,00 DM
      Anbindung Fachanwendung Grünflächen einschl. Projektarbeit (Fa. GEOBYTE)
176.320,00 DM
      Schnittstelle PM zu grafischer Anwendung Grünflächen einschl. Projektarbeit (Fa. GEOBYTE)
183.744,00 DM
      Lizenzkosten Grafiklizenzen
10.000,00 DM
      Beschaffung Grafik-Server
20.000,00 DM
      Gesamtsumme Modul PM:
650.000,00 DM
      davon veranschlagt in den Projektplänen 1999 - 2001:
450.000,00 DM
      noch zu veranschlagen im Projektplan 2002:
200.000,00 DM
      11.2 Laufende Kosten:
      11.2.1 Modul RE:
      Jahr 2002
      Softwarepflegekosten Modul RE
46.283,00 DM
      Softwarepflegekosten Finanzwesen
3.480,00 DM
      Summe
49.763,00 DM
      Jahr 2003
      Softwarepflegekosten Modul RE (46.283 DM+38.569 DM)
84.852,00 DM
      Softwarepflegekosten Finanzwesen (3.480 DM+3.480 DM)
6.960,00 DM
      Summe
91.812,00 DM
      Jahr 2004 b.a.w.
      Softwarepflegekosten Modul RE
84.852,00 DM
      Softwarepflegekosten Finanzwesen (6.960 +27.840 DM)
34.800,00 DM
      Summe
119.652,00 DM
      11.2.2 Modul PM:
      Jahr 2002 b.a.w.
      Softwarepflegekosten Modul PM
6.960,00 DM
      11.2.3 Betriebskosten ZV KDRS für RE und PM:
      Jahr 2001:
84.842,40 DM
      Jahr 2002
365.205,12 DM
      Jahr 2003 b.a.w.: Die Betriebskosten werden nach der dann vorliegenden Nutzung festgelegt werden.
      Die Betriebskosten für das Großrechnerverfahren Miete/Pacht sind Bestandteil der an ZV KDRS zu bezahlenden Pauschale für die Großrechnernutzung. Kostenverhandlungen mit dem ZV KDRS wegen Wegfall des Großrechnerverfahrens Miete/Pacht und anderer Verfahren werden derzeit geführt. Eine Reduzierung der Großrechnerpauschale wegen Wegfall Miete/Pacht von jährl. ca. 20.000 DM ist zu erwarten.
      11.2.4 Personalkosten:
      Amt für Liegenschaften und Wohnen:
      Jahr 2001
359.145,00 DM
      Jahr 2002
239.430,00 DM
      Jahr 2003
239.430,00 DM
      Haupt- und Personalamt, Abt. IuK, SAP Competence Center:
      ab 2002 b. a. w. jährlich
136.933,00 DM