Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung
Gz: A 0-412-00
GRDrs 851/2000
Stuttgart,
11/09/2000


Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) bei der Landeshauptstadt Stuttgart



Mitteilungsvorlage


Vorlage anzurSitzungsartSitzungstermin
Verwaltungsausschuß
Gemeinderat		Beratung
Kenntnisnahme		nichtöffentlich
öffentlich 		17.01.2001
18.01.2001

Bericht:


In den 90er Jahren wurden erhebliche finanzielle und organisatorische Anstrengungen unternommen, um die Geschäftsprozesse bei der Landeshauptstadt Stuttgart mit Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) zu unterstützen. Gleichzeitig wurde ab 1993 aufgrund der angespannten städtischen Finanzlage eine Reihe von Haushaltssicherungsmaßnahmen eingeleitet, um eine Konsolidierung des Gesamtbudgets zu erreichen. Den Maßnahmen der Informations- und Kommunikationstechniken kam in diesem Zusammenhang besondere Bedeutung zu, um die angestrebten Rationalisierungspotentiale auch wirklich umsetzen zu können.

Das vom Gemeinderat beschlossene Projektplanverfahren der IuK stellt in einem Maßnahmenkatalog die jährlichen Planungen und deren Vollzug in finanzieller Hinsicht dar. In verschiedenen Anträgen haben einzelne Fraktionen des Gemeinderats zum wirtschaftlichen Erfolg dieser Maßnahmen und Projekte Fragen gestellt, die mit diesem Bericht beantwortet werden sollen.

Die Untersuchung kommt für den Betrachtungszeitraum der IuK-Einführung von 1991 bis 1997 zu dem Ergebnis, daß die geplanten Rationalisierungseffekte bei den Personal- und Sachkosten weitgehend eingetreten sind und insofern die Realisierung der Vorgaben der Haushaltssicherung durch die IuK-Techniken wesentlich unterstützt wurde. Aufgrund der Wechselbeziehung der zeitlich und organisatorisch parallel verlaufenden IuK-Einführung und Haushaltssicherung ist jedoch in der Wirkung der Maßnahmen eine Trennung nach den Ursachen nicht immer eindeutig möglich. Trotz dieser Unschärfe wird klar ersichtlich, daß die IuK-Techniken die Arbeit der Verwaltung sowie der Gremien nachhaltig unterstützen und gleichzeitig einen Beitrag zu einer wirtschaftlichen Haushaltsführung leisten, was auch für die Bewältigung der Zukunftsthemen von Bedeutung sein wird.

Beteiligte Stellen

Das Finanz- und Beteiligungsreferat hat die Vorlage mitgezeichnet.


Vorliegende Anträge/Anfragen
1. Antrag der CDU-Gemeinderatsfraktion Nr. 424/1997 - Haushalt 1998/Finanzplanung 1997-2001: Einsatz von IuK
2. Antrag der FDP/DVP-Gemeinderatsfraktion Nr. 558/1998 - Haushalt 1999: IuK - Wirtschaftlicher Einsatz der Haushaltsmittel/Erfolgskontrolle
3. Anlage 2 zur Gemeinderatsdrucksache Nr. 148/1998 - Abschöpfung der Rationalsierungspotentiale bei abgeschlossenen IuK-Projekten




Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister



Anlage 1

      1. Prozedere und Anträge der Gemeinderatsfraktionen CDU bzw. FDP/DVP


In den 90er Jahren wurden erhebliche finanzielle und organisatorische Anstrengungen unternommen, um die Geschäftsprozesse bei der Landeshauptstadt Stuttgart mit Informations- und Kommunikationstechniken (IuK) zu unterstützen. Die Entwicklung in Richtung einer sich rasch verändernden Informationsgesellschaft sollte durch den Einsatz moderner Techniken begleitet werden. Damit war jedoch auch die Erwartung verbunden, spürbare Rationalisierungseffekte und Verbesserungen in den Bereichen Bearbeitungszeiten, Beratung, Qualität und Transparenz der Aufgabenerfüllung zu erreichen.

In den Beratungen des Haushalts 1998/Finanzplanung 1997 - 2001 wurde von der CDU-Gemeinderatsfraktion der Antrag 424/1997 gestellt, um von der Verwaltung Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Einsatzes der Informations- und Kommunikationstechniken zu erhalten. Darüber hinaus war eine Prognose für zukünftige Einsparungspotentiale und die Möglichkeiten der Telearbeit gewünscht. Auch die FDP/DVP-Gemeinderatsfraktion stellte mit dem Antrag Nr. 558/1998 Fragen in dieser Richtung. Eine schriftliche Beantwortung der Anträge in den Gremien wurde vom Haupt- und Personalamt zugesagt. Dies soll mit dieser als Bericht gestalteten Drucksache erfolgen.

Der Bericht schließt an den Situationsbericht aus dem Jahr 1990 (GRD 389/1990) an und beinhaltet die bis zur Antragstellung realisierten Projekte im Zeitraum 1991 bis 1997. Die Projekte mit Wirtschaftlichkeitsangaben der Jahre 1998 und 1999 sind teilweise noch nicht abgeschlossen. Über sie wird gesondert berichtet, sobald die notwendigen Auswertungen vorliegen.


      2. Daten und Fakten

2.1 Überblick Projektzeitraum 1991 bis 1997

    Personalkosteneinsparungen (Aktivaufwand)
8 Mio. DM/4,09 Mio. Euro
    Sachkosteneinsparungen und Mehrerlöse jährlich
4,1 Mio. DM/2,01 Mio. Euro
    Zwischensumme
12,1 Mio. DM/6,19 Mio. Euro
    zusätzlicher Personalaufwand
    durch vermehrten IuK-Einsatz
2,3 Mio. DM/1,18 Mio. Euro
    Gesamteinsparung jährlich
9,8 Mio. DM/5,01 Mio. Euro
    durchschnittliches Investitionsvolumen der
    IuK-Projektpläne 1991 - 1997
8,2 Mio. DM/4,19 Mio. Euro

Die Einführung der IuK-Techniken in den Jahren 1991 bis 1997 verlief erfolgreich. Jährliche Einsparungen von 9,8 Mio. DM stehen einem durchschnittlichen jährlichen Investitionsvolumen im Projektzeitraum von 8,2 Mio. DM gegenüber !


2.2 Personalkosteneinsparungen jährlich

    Stelleneinsparungen - Soll
    IuK-Einführung 1991 - 1997
    129,75
    Stelleneinsparungen - Ist
    IuK-Einführung und Haushaltssicherung
    davon

    -> IuK-Einführung unmittelbar
    -> IuK-Einführung und Haushaltssicherung

    nicht realisierte Stelleneinsparungen aus IuK-Einführung
    106,1



    55,3
    50,8

    23,65
    Auswertung 1991 bis 1997 bezogen auf IuK-Projekte

    Abgrenzung hier nicht eindeutig möglich
    Prognosen, die nicht realisiert werden konnten, weil Projekte nicht planmäßig umgesetzt wurden.
    Einsparungsvolumen in DM
    ca. 8 Mio. DM/4,09 Mio. Euro
    zusätzlicher Personalaufwand durch vermehrten IuK-Einsatz
    ca. 2,3 Mio. DM/1,18 Mio. Euro
    Saldo der Entlastung
    ca. 5,7 Mio. DM/2,92 Mio. Euro
    nachrichtlich:
    Investitionsvolumen
    IuK-Projektpläne 1991 - 1997
    Entwicklung der Zahl der PC-Systeme
    57,6 Mio. DM/29,45 Mio. Euro
    8,2 Mio. DM/4,19 Mio. Euro
    1991: 212
    1992: 340
    1993: 486
    1994: 850
    Durchschnitt/Jahr
    1995: 1.300
    1996: 2.500
    1997: 3.320

Die in der Projektplanung prognostizierten Personalkosteneinsparungen wurden weitgehend erreicht. Aufgrund der zeitlich und organisatorisch parallel verlaufenden IuK-Einführung und Haushaltskonsolidierung ist es jedoch in einigen Fällen nicht möglich, eine eindeutige Zuordnung bzgl. der jeweiligen Ursache zu treffen. In der Wirkungsanalyse wurde deshalb nochmals unterteilt nach IuK-Einführung unmittelbar bzw. IuK-Einführung und Haushaltssicherung (siehe Tabelle oben). In welchem Umfang mit der Einführung der IuK-Techniken auf die Schaffung neuer Stellen verzichtet werden konnte, ist nicht bekannt, denn die Vermeidung von Stellenmehrbedarf wurde in der Projektplanung mangels Meßbarkeit nicht als monetäres Kriterium zugelassen. Nach Aussage der Fachämter sind hier jedoch durch die eingetretenen Rationalisierungseffekte bei gleichzeitigem Aufgabenzuwachs erhebliche Verbesserungen erzielt worden.

Die Personalkosteneinsparungen von ca. 8 Mio. DM wurden aus den Stellenmeldungen der Fachämter abgeleitet. Basis der Berechnung waren die reinen Personalkosten nach der Tabelle Arbeitsplatzkosten für Stellenschaffungen. Die Sach- und Verwaltungsgemeinkosten blieben für die Einsparung unberücksichtigt.

Für den Projektzeitraum 1991 bis 1997 ergeben sich 23,65 Stellen, die bisher nicht gestrichen werden konnten. Dies ist insbesondere dadurch begründet, daß Vorhaben nicht oder nur teilweise umgesetzt wurden bzw. sich die Quantität der zu erfüllenden Aufgabe stark verändert hat. 18,5 Stelleneinsparungen können nach heutiger Beurteilung nicht mehr realisiert werden, weil sich an der Projektsituation nichts wesentliches mehr verändern wird. Bei 5,1 Stellen sind noch kw-Vermerke des Stellenplanes 2000/2001 umsetzbar oder Einsparungen nach erheblicher Verzögerung bei den Projekten erreichbar. Die Verwaltung wird dies weiterhin verfolgen.


2.3 Sachkosteneinsparungen jährlich (Wenigerausgaben und Mehreinnahmen)

    Sachkosteneinsparung Soll
    IuK-Einführung Projektpläne 1991 - 1997
7,9 Mio. DM/4,04 Mio. Euro
    Sachkosteneinsparung Ist (zur Senkung der Ämterbudgets herangezogen)
    davon

    -> IuK-Einführung unmittelbar
    -> IuK-Einführung/Haushaltssicherung
    -> nicht zuordenbar
4,1 Mio. DM/2,10 Mio. Euro



2,7 Mio. DM/1,38 Mio. Euro
0,2 Mio. DM/0,10 Mio. Euro
1,2 Mio. DM/0,62 Mio. Euro
    Sachkosteneinsparung Ist
    davon

    -> unmittelbar haushaltswirksam durch Budgetkürzung
    -> mittelbar haushaltswirksam durch Umschichtung

    innerhalb der Ämterbudgets
4,1 Mio. DM/2,10 Mio. Euro


2,3 Mio. DM/1,18 Mio. Euro
1,8 Mio. DM/0,92 Mio. Euro
    nicht realisierte Soll-Einsparung
3,8 Mio. DM/1,94 Mio. Euro

Die Sachkosteneinsparungen belaufen sich auf ein Volumen von 4,1 Mio. DM. Davon konnten 2,3 Mio. DM haushaltswirksam umgesetzt und zu einer Senkung der Ämterbudgets bzw. des Gesamthaushalts genutzt werden. Diese Maßnahmen beziehen sich weitgehend auf die von der Abteilung IuK des Haupt- und Personalamts zentral bewirtschafteten Mittel für Miete und Wartung der DV-Systeme und führten im Rahmen der inneren Leistungsverrechnung zu Entlastungen der Fachbereiche. Der durchgeführte Wirtschaftlichkeitsvergleich fokussiert sich auf den reinen Systemaustausch und berücksichtigt nicht den technologischen Ausbau (PCs als Endgeräte, Netze) und die damit verbundenen qualitativen Verbesserungen, die auch erhebliche Produktivitätssteigerungen beinhalten.

Sachkosteneinsparungen in Höhe von 1,8 Mio. DM wurden nicht aus den Ämter- budgets abgeschöpft, sondern durch die Fachämter für interne Budget- umschichtungen eingesetzt, um Mehrbedarfe abzufangen. Insofern sind die erreichten Effekte in die Budgetplanungen und deren Vollzug eingeflossen.

Das noch nicht realisierte Einsparungsvolumen gegenüber der Planung von 3,8 Mio. DM bezieht sich auf Maßnahmen, die bisher nicht durchgeführt werden konnten oder deren Effekte nicht originär durch den IuK-Einsatz zu begründen sind.


      3. Ausblick auf Einsparungspotentiale

Die Landeshauptstadt hat in den vergangenen Jahren in allen Bereichen der Verwaltung IuK-Infrastrukturen aufgebaut und dabei erhebliche Rationalisierungseffekte erreicht. Deshalb konzentrieren sich die Aktivitäten zunehmend auf Ersatzbeschaffungsmaßnahmen und die Modernisierung bzw. die Zukunftsfähigkeit der vorhanden IuK-Infrastruktur. Die darin enthaltenen Einsparungspotentiale verlieren dabei immer mehr an Intensität. Dies gilt insbesondere für die Personalkosten, weil durch die verschiedenen Phasen der Haushaltssicherung der Spielraum für Einsparungen sehr stark beengt wurde. Darüber hinaus ist die Komplexität der Aufgabenstellungen erheblich gestiegen.

Für die Durchführung neuer IuK-Projekte und -Vorhaben gelten weiterhin die Wirtschaftlichkeitskriterien des Projektplanverfahrens. Ergänzend hierzu wird die Verwaltung in diesem Bereich ein verbessertes Controlling aufbauen, um die Wirtschaftlichkeitsaspekte nachzuhalten und den Gemeinderat über die Entwicklungen regelmäßig zu informieren.


      4. Möglichkeiten der Telearbeit

Die Telearbeit ist eine Arbeitsform der Zukunft, die in einem Pilotversuch seit Januar 1999 bei der Landeshauptstadt erprobt wird. In alternierender Weise erbringen die Teilnehmer/-innen ihre Arbeitsleistung teilweise zu Hause, wobei ein direkter Datenaustausch mit der Stadtverwaltung mittels IuK-Techniken erfolgt. Ein Abschlußbericht mit Aussagen zu einer generellen Einführung und den Nutzenpotenzialen/Wirtschaftlichkeit wird derzeit erstellt.


      5. Fazit

Die Untersuchung kommt für den Betrachtungszeitraum der IuK-Einführung von 1991 bis 1997 zu dem Ergebnis, daß die geplanten Rationalisierungseffekte bei den Personal- und Sachkosten weitgehend eingetreten sind und insofern die Realisierung der Vorgaben der Haushaltssicherung durch die IuK-Techniken wesentlich unterstützt wurde. Aufgrund der Wechselbeziehung der zeitlich und organisatorisch parallel verlaufenden IuK-Einführung und Haushaltssicherung ist jedoch in der Wirkung der Maßnahmen eine Trennung nach den Ursachen nicht immer eindeutig möglich. Trotz dieser Unschärfe wird klar ersichtlich, daß die IuK-Techniken die Arbeit der Verwaltung sowie der Gremien nachhaltig unterstützen und gleichzeitig einen Beitrag zu einer wirtschaftlichen Haushaltsführung leisten, was auch für die Bewältigung der Zukunftsthemen von Bedeutung sein wird. Zukünftig werden die Aspekte der Vernetzung und Integration der gesamten Informationsverarbeitung innerhalb der Stadtverwaltung und nach außen im Sinne des Bürgerservice im Vordergrund stehen, was eine monetäre Betrachtung jedoch erschwert.