Landeshauptstadt Stuttgart
Oberbürgermeister
Gz: OB
GRDrs 493/2007
Stuttgart,
10/02/2007



Neustrukturierung der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamts



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Vorberatung
Beratung
Beschlussfassung		nicht öffentlich
öffentlich
öffentlich		24.10.2007
07.11.2007
08.11.2007



Beschlußantrag:

1. Vom Bericht zum Projekt „Neustrukturierung der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes“ wird Kenntnis genommen.

2. Vom Vorschlag zur neuen Aufbaustruktur des Schulverwaltungsamtes wird Kenntnis genommen.

3. Der Bedarf für die derzeitige Stellenausstattung bei nachfolgend genannten Sachgebieten wird – in einem Fall befristet – anerkannt.

Folgenden Änderungen bei Stellenplanvermerken wird deshalb zugestimmt:
- Wegfall von 6 BP-Vermerken 01/2008 im SG Organisation der Reinigung und Grundstücksverwaltung
- Wegfall von 2 BP-Vermerken 01/2008 im SG Steuerung und Koordinierung der Schulhausbetreuung
- Wegfall von 1 KW-Vermerk 01/2008 im SG IT Competence Center Schulen
- Verlängerung 1 KW-Vermerks 01/2008 im SG Schulbauten um 4 Jahre auf 01/2012

4. a. Der Stellenmehrbedarf im SG Schulentwicklungsplanung in Höhe von 2,0 Stellen der Bes.Gr. A 12/EG 11 wird anerkannt.

b. Der Stellenmehrbedarf für neue Aufgaben im Rahmen des kaufmännischen Managements/Gebäudemanagements in Höhe von 2,5 Stellen wird anerkannt: 5. Auf den Vollzug der zurückgestellten Stellenabbauverpflichtungen (3,3 Stellen) aus dem Haushaltssicherungskonzept 2002 (Reduzierung der Personalausstattung im Bereich der Verwaltungsabteilungen der Ämter Maßnahme II. 4; GRDrs. 324/2003) wird aufgrund den Ergebnissen der Nachberechnung verzichtet.

6. Die Leitungsstelle der Abteilung „Schulentwicklungsplanung, Schulneubauten, Schul-IuK, Schuleinrichtung, Verlässliche Grundschule“ ist künftig mit Bes.Gr. A 15 zu bewerten, in Verbindung mit der Funktion der stellvertretenden Amtsleitung mit Bes.Gr.
A 16. Die „Konzeption Leitende Mitarbeiter/-innen der LHS Stuttgart“ wird entsprechend fortgeschrieben. Die Leitungsstelle der Abteilung „Gebäudemanagement“ ist mit Bes.Gr. A 15 zu bewerten. Die Bewertung der Leitungsstelle der Abteilung „Verwaltung“ mit Bes.Gr. A 14 bleibt unverändert.

7. Die Verwaltung wird beauftragt, die im Bericht enthaltenen Empfehlungen umzusetzen. Die organisatorische Umsetzung erfolgt mit Umzug des Schulverwaltungsamts in das Gebäude am Österreichischen Platz; die stellenplantechnische Umsetzung erfolgt 2008.

8. Von der Entwicklung der Kosten des Schulhausbetreuungssystems wird Kenntnis genommen.

9. Von der Kostenübersicht des Gebäudemanagements im Vergleich der Rechnungsergebnisse 2003 und 2006 wird Kenntnis genommen.

10. Die Verwaltung berichtet im 2. Halbjahr 2008 zum Stand der Umsetzung.


Begründung:


1. Ausgangssituation und Auftrag

Im Juli 2005 hat das Referat Kultur, Bildung und Sport (KBS) in Absprache mit Herrn OB Dr. Schuster das Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser (AK) um Unterstützung sowie Beauftragung des Haupt- und Personalamts zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes gebeten. Folgende Gründe waren insbesondere dafür ausschlaggebend:

Varietät und Vielzahl neuer Aufgaben hatten in der Vergangenheit stark zugenommen. Als Beispiele sind hier u.a. die Maßnahmen und Folgen der neuen Bildungspläne, des Investitionsprogramms Zukunft Bildung und Betreuung (IZBB) und dessen Nachfolgeprogramms Chancen durch Bildung (CdB), der Ausbau von Betreuungsangeboten in vielfältigen Formen in den Schulen, die Realisierung und Begleitung von Investorenvorhaben, die Umsetzung der Schulenwicklungsplanung für die beruflichen Schulen sowie mit diesen Aufgaben zusammenhängende zahlreiche Planungs- und Investitionsmaßnahmen in wachsenden Umfängen zu nennen. Eine Konzentration auf das Kerngeschäft wurde zunehmend schwieriger. Regelaufgaben konnten zum Teil nicht mehr zeit- und qualitätsgerecht ausgeführt und Kapazitätsengpässe nicht mehr kompensiert werden.

Aufgrund der gemeinderätlichen Entscheidung, das Schulverwaltungsamt neben dem Amt für Liegenschaften und Wohnen als zweite Immobilienzentrale zu installieren, war es zudem notwendig, organisatorische Veränderungen an der Aufbaustruktur vorzunehmen. Die Erfahrungen aus dem Umsetzungsprojekt Schulhausbetreuungssystem zeigten, dass eine Zusammenlegung aller Aufgaben des Gebäudemanagements sinnvoll wäre. Das Schulverwaltungsamt verwaltet über 54 % (ca. 1,868 Mrd. EUR Gebäudeversicherungswert) des städtischen Gebäudevermögens.

Mit GRDrs 790/2005 wurde über die Notwendigkeit einer Neustrukturierung des Schulverwaltungsamtes informiert, die im Rahmen eines Projekts abgewickelt werden sollte.

Zudem hat die Gemeinderatsfraktion Bündnis 90/DIE GRÜNEN im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2006/2007 eine Organisationsuntersuchung u.a. beim Schulverwaltungsamt beantragt (Antrag Nr. 382/2005).

Das Projekt begann im Frühjahr 2006 und wird mit der Begleitung der Umsetzung bzw. dem Umzug des Schulverwaltungsamtes in ein gemeinsames Verwaltungsgebäude am Österreichischen Platz voraussichtlich Anfang 2008 enden.

Insgesamt verfügt das Amt über rund 655 Stellen und ca. 885 Mitarbeiter/-innen. Hier muss zwischen Innenverwaltung und dem Personal an den Schulen unterschieden werden. Ca. 88 % des Personals bzw. 86 % der Stellen – verteilt auf die Beschäftigtengruppen Schulhausmeister/-innen, Schulsekretariatskräfte, pflegerische Kräfte und Betreuungskräfte der Verlässlichen Grundschule – sind vor Ort auf 167 Schulen bzw. Standorte verteilt. Insgesamt werden an den öffentlichen Stuttgarter Schulen derzeit ca. 81 000 Schüler/-innen unterrichtet.

Die Zahlen zeigen, dass es sich beim Schulverwaltungsamt zwar einerseits um ein sehr großes Amt handelt, aber andererseits der überwiegende Teil der Stellen für operative Aufgaben vor Ort in den einzelnen Schulen eingesetzt ist. Die Innenverwaltung ist im Verhältnis dazu relativ klein (90,8 Stellen) und teilt sich in sehr unterschiedliche sowie spezialisierte Aufgabenbereiche auf. Dies bedeutet auch, dass bei neuen Aufgaben oder bei einem größeren Arbeitsanfall, ein Ausgleich durch andere Bereiche des Schulverwaltungsamts aufgrund fehlender Kapazitäten und einschlägiger Qualifikation unmöglich oder sehr schwierig ist.


2. Neue Aufbaustruktur (zu Beschlussantrag Nr. 2)

In der Analysephase wurde die Situation der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes hinsichtlich Inhalten, Prozessen und Problemen vollständig untersucht, um Optimierungspotenziale zu ermitteln.

Bei der Entwicklung des Soll-Konzepts wurden insbesondere die Ziele des Projektauftrags, eine amtsinterne Ausgewogenheit, die Minimierung von Reibungsverlusten sowie die Optimierung der Schnittstellen und der Ablauforganisation beachtet. Auf der Basis der Ist-Analyse wurden folgende primäre Handlungsbedarfe identifiziert:

1. Zusammenführung aller Aufgaben des Gebäudemanagements in einer Abteilung
2. Nutzung von Synergien durch Zusammenführung verwandter Aufgaben im inhaltlich-konzeptionellen Bereich
3. Wiederaufbau einer („klassischen“) Verwaltungsabteilung

Der Vorschlag zur neuen Aufbaustruktur der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes ist im Organigramm in Anlage 2 dargestellt. Weiterführende Details sind dem Projektbericht (siehe Anlage 1) zu entnehmen.

Unter Berücksichtigung allgemein gültiger und anerkannter Organisationskriterien war das Ziel, eine ausgeglichene und zukunftsfähige Aufbau- und Ablaufstruktur zu schaffen, die es dem Schulverwaltungsamt ermöglichen soll, flexibler auf künftige Veränderungen zu reagieren. Die Struktur mit der Gliederung in drei Abteilungen wurde beibehalten. Die bisherigen Stabsaufgaben wurden in die Linie integriert.


3. Allgemeine Ergebnisse der Untersuchung

Die derzeitigen allgemeinen, kommunalen und politischen Entwicklungen und Rahmenbedingungen im Bereich Schulen, insbesondere durch die Konstellation Land/Kommune, haben nachhaltige Konsequenzen auf Art und Umfang der Aufgaben des Schulverwaltungsamts. Es zeichnet sich deutlich ab, dass diese Aufgaben mit den gegebenen Ressourcen und in der bisherigen Struktur- und Prozessorganisation nicht mehr bewältigt werden können.

Erschwerend kommt ein generell hoher Abstimmungs- und Koordinationsaufwand in der Aufgabenwahrnehmung hinzu. Dieser liegt in der geteilten Aufgabenzuständigkeit zwischen Land und Kommune im Allgemeinen und im Besonderen in der geteilten Dienst- und Fachaufsicht begründet. Auch die Vielzahl der Schulen bzw. Schulstandorte wirkt sich erschwerend aus.

Anhand der erhobenen Kennzahlen ist bezogen auf die Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes im Zeitverlauf ein Aufgabenzuwachs festzustellen. Mittelfristig ist die Tendenz in Stuttgart sogar eher noch weiter zunehmend.

Im Gegensatz zu zahlreichen anderen Kommunen ist aufgrund der demographischen Entwicklung in Stuttgart erst mittel- bis langfristig mit einem Schülerrückgang zu rechnen. Derzeit wird bis 2011 von einem Zuwachs von 2,75 % ausgegangen. Inwieweit ein zukünftiger Rückgang der Schülerzahlen Auswirkungen auf den Aufgabenumfang des Schulverwaltungsamtes hat, kann erst langfristig beurteilt werden. Dies ist u.a. abhängig von schulorganisatorischen Strukturen und der Schließung von Schulen, aber auch von der Entwicklung der sich im Ausbau befindlichen Betreuungseinrichtungen.

Aus dem interkommunalen Vergleich konnten nur sehr bedingt Rückschlüsse auf den Personalbedarf gezogen werden. Die Details zur relativen Unvergleichbarkeit von Schulverwaltungen können den Ausführungen in Ziffer 5 Städtevergleich entnommen werden.

Im Zuge der Ist-Analyse der Prozesse und Aufgaben sowie der Überprüfung des Ressourcenbedarfs kann festgehalten werden, dass keine Ansatzpunkte zur Reduzierung von Stellen in der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes gefunden wurden. Durch strukturelle Veränderungen in der Aufbaustruktur können keine Verbesserungen z.B. durch Zusammenlegung von Abteilungen oder Sachgebieten mehr erreicht werden. Optimierungspotenziale zum Ausgleich von Kapazitätsengpässen wurden in der Vergangenheit bereits weitestgehend ausgeschöpft. Dem Schulverwaltungsamt kann eine schlanke Organisationsstruktur konstatiert werden. Auch im Detail wurde sachgebiets- und aufgabenbezogen nach Möglichkeiten gesucht, im Sinne eines aufgabenkritischen Ansatzes Aufgaben oder Standards zu reduzieren. Es werden keine direkten Möglichkeiten einer weitergehenden Optimierung gesehen, ohne dass Qualität und schulträgerische Pflichten negativ beeinflusst werden würden. Details hierzu können auch der Anlage 2 des Berichts entnommen werden.

Ein flexibler Kapazitätsausgleich zwischen den Abteilungen bzw. Sachgebieten lässt sich beim Schulverwaltungsamt aufgrund der hohen Spezialisierung und Arbeitsteilung sowie der momentanen Stellenausstattung in der Innenverwaltung kaum realisieren.

Synergien sind durch die Neustrukturierung gegeben, jedoch sind damit verbundene Optimierungspotenziale im Sinne von Stellenstreichungen nicht zu erwarten. Vielmehr werden Chancen gesehen, mit dem vorgeschlagenen Stellenbestand die Aufgaben effizienter und effektiver zu erfüllen. Auf Basis des festgestellten Stellen-Solls und der neuen Aufbaustruktur kann künftig erwartet werden, dass die in der Ausgangsituation beschriebenen Kapazitätsengpässe und damit die in einzelnen Bereichen über lange Zeiträume dauerhaft angeordneten Überstunden künftig weitestgehend vermieden werden können. Auch sollte beispielsweise im Gebäudemanagement mittel- bis langfristig eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und ggf. eine Reduzierung von Sachkosten möglich sein. Dies ist u.a. abhängig von der Erarbeitung betriebsnotwendiger Datengrundlagen im kaufmännischen Management (Aufbau eines Gebäudecontrollings).

Das bis 2005 umgesetzte Projekt Neustrukturierung des Schulhausbetreuungssystems stellt den wichtigsten Faktor bei den möglichen Einsparpotentialen im Gebäudemanagement dar. Die sehr enge Koordinierung und Steuerung des Hausmeistereinsatzes für außerschulische Nutzungen hatte bereits gegenüber der üblichen Einzelbetreuung von Objekten die Vermeidung der Schaffung von über 40 Hausmeisterstellen zur Folge (vgl. GRDrs 700/2005), was der Stadt Kosten von jährlich rd. 1,5 Mio. Euro erspart. Die Umstellung der Reinigung von Werkverträgen der Schulhausmeister/-innen auf gewerbliche Reinigung mit regelmäßigen Ausschreibungen hat auch bei den Sachkosten bereits zu Einsparungen von über 2 Mio. Euro jährlich geführt.


4. Analyse des Stellenbedarfs der Innenverwaltung (zu Beschlussanträgen Nr. 3 bis 5)

Ein Schwerpunkt des Projekts war auch die Beurteilung des Ressourcenbedarfs der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes. Die zusammengefassten Ergebnisse sind nachfolgend dargestellt. Bei der Feststellung des Stellenbedarfs wurden die Ressourcenzuwächse aus der Arbeitszeitverlängerung der Beschäftigten bereits berücksichtigt. Betont werden muss in diesem Zusammenhang, dass die Empfehlungen zur Stellenausstattung nicht aus der Neustrukturierung des Amtes resultieren. Bereits in der bisherigen Struktur hätten diese Stellenbedarfe entsprechend anerkannt werden müssen. Zu erwartende Synergieeffekte aus der Neustrukturierung wirken sich v.a. in der Chance zur künftigen Vermeidung von Kapazitätsengpässen sowie ggf. mittel- bis langfristig auf Sachkostenebene aus.

Die zum Wegfall vorgeschlagenen BP-Vermerke resultieren mehrheitlich noch aus der Neustrukturierung des Schulhausbetreuungssystems, das seit Anfang 2005 flächendeckend umgesetzt wurde. Die Vermerke wurden aufgrund der anstehenden Organisationsuntersuchung noch einmal bis 01/2008 verlängert.

Detaillierte Begründungen zu den Beschlussanträgen 3 bis 5 sind dem Projektbericht (siehe Anlage 1, Ziffer 5) zu entnehmen.

4.1 Wegfall von 6 BP-Vermerken 01/2008 im Sachgebiet Organisation der Reinigung und Grundstücksverwaltung (St.Nr. 400.0103.012: 50%, 400.0103.018: 50%, 400.0103.040, 400.0103.015, 400.0103.011, 400.0103.014, 400.0103.016: 50%, 400.0103.045: 50%)
Die Überprüfung des Stellenbedarfs anhand von Kennzahlen der KGSt und anderweitigen Kennzahlen im Mehrjahresvergleich sowie ergänzend eines stadtinternen und interkommunalen Vergleichs hat ergeben, dass der Bedarf von 6 Stellen dauerhaft gegeben und im Blick auf das erzielte Einsparpotential auch wirtschaftlich ist (siehe Anlage 2, S. 14 ff.).

4.2 Wegfall von 2 BP-Vermerken 01/2008 im Sachgebiet Steuerung und Koordinierung der Schulhausbetreuung (StNr. 400.0101.024, 400.0101.026)
Durch den notwendigen Steuerungs- und Koordinierungsaufwand im Zusammenhang mit dem Stuttgarter Schulhausbetreuungssystem ist der Bedarf für diese 2 Stellen zur Gewährleistung des wirtschaftlichen Einsatzes der Personalressource Schulhausmeister/-innen dauerhaft gegeben (siehe Anlage 2, S. 6 ff.).

4.3 Wegfall 1 KW-Vermerks 01/2008 im Sachgebiet IT Competence Center Schulen (St.Nr. 400.0200.100)
Der Wegfall des KW-Vermerks wird als sinnvoll und notwendig erachtet, da das Bestands- und Lizenzmanagement die wichtigste Grundlage für die Hotline der Schulen sowie des Wiederbeschaffungs- und Wartungsmanagements ist. Dadurch stehen Informationen zur Verfügung, die v.a. der Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit dienen. Neben der Minimierung von Haftungsrisiken kann so ein effizienter Einsatz der verfügbaren Lizenzen sichergestellt, ungenutzte Software vermieden und genutzte Lizenzmodelle optimiert werden (siehe Anlage 2, S. 34 ff.). 4.4 Verzicht auf Stellenstreichung im Zusammenhang mit Verwaltungsbenchmark (Haushaltssicherungskonzept 2002, Reduzierung der Personalausstattung im Bereich der Verwaltungsabteilungen der Ämter Maßnahme II. 4; GRDrs. 324/2003; betrifft verschiedene Sachgebiete)
Das Schulverwaltungsamt hat noch Streichverpflichtungen in Höhe von 3,3 Planstellen. Diese Streichverpflichtungen wurden bis zur vollständigen Umsetzung des Schulhausbetreuungssystems zurückgestellt. Die Berechnungsgrundlagen haben sich seither geändert: Die Gesamtstellenzahl des Schulverwaltungsamtes (fast ausschließlich im Außenbereich) ist inzwischen deutlich angewachsen. Unter Anlegung der Maßstäbe und Festsetzungen des Verwaltungsbenchmarks 2002 und der Übertragung auf die heutigen (Stellen-) Verhältnisse ist derzeit ein Personalmehrbedarf für Verwaltungsaufgaben beim Schulverwaltungsamt in Höhe von 0,64 Stellen gegeben. Auch ohne Berücksichtigung der erschwerenden besonderen Rahmenbedingungen des Schulverwaltungsamts - 88% des Personals vor Ort an Schulen, geteilte Dienst- und Fachaufsicht zwischen Stadt und Land, erhöhter Koordinationsaufwand insbes. auch durch Schulhausbetreuungssystem, Einsparungen bei Vor-Ort-Personal, höchste Teilzeitquote innerhalb Stadtverwaltung, Details siehe auch Anlage 1, S. 13 ff. – ist damit ein Verzicht auf den Vollzug der zurückgestellten Stellenabbauverpflichtungen aus dem Haushaltssicherungskonzept 2002 (Reduzierung der Personalausstattung im Bereich der Verwaltungsabteilungen der Ämter Maßnahme II. 4; GRDrs. 324/2003) nachdrücklich zu empfehlen.

4.5 Verlängerung 1 KW-Vermerks 01/2008 im Sachgebiet Schulbauten auf 01/2012 (St.Nr. 400.0201.037)
Die Verlängerung des KW-Vermerks wird aufgrund der Aufgabenentwicklung im Zusammenhang mit den Investitionsprogrammen IZBB/CdB und der Vielzahl bewilligter Bauunterhaltungsmaßnahmen (resultierend aus der Änderung Bildungspläne, Modernisierung Fachräume, Ausbau von Ganztagesangeboten, Verschärfung von sicherheitsrelevanten Vorschriften wie Brandschutz, Decken, Baustatik etc.) befürwortet. Für das Sachgebiet liegt eine Maßnahmen- und Projektplanung vor. Im Zusammenhang mit der GRDrs 401/2006 und der Zusammenstellung für den Gemeindrat/Verwaltungsaus-schuss vom 01.12.2006 wurde ausführlich und detailliert auch insbesondere gegenüber dem Gemeinderat die Aufgaben- und Arbeitssituation dargestellt (siehe Anlage 2, S. 27 ff.).

4.6 Schaffung von 2 Stellen A 12/EG 11 für das Sachgebiet Schulentwicklungsplanung
Aufgrund der Erkenntnisse aus der Ist-Analyse und der detaillierten Arbeitsplanung im Soll-Ist-Vergleich, die alle laufenden Aufgaben sowie die zu bearbeitenden beschlossenen Projekte umfasst, wird die Schaffung von 2 Sachbearbeitungsstellen in A12/EG 11 nachdrücklich empfohlen. Dabei ist berücksichtigt, dass wenn möglich und sinnvoll externe fachliche Unterstützung eingekauft wird. Zum momentanen Zeitpunkt ist davon auszugehen, dass die Anzahl der zu bearbeitenden Projekte mittelfristig nicht zurückgehen wird. Es ist eher im Zusammenhang mit der Betreuungsthematik von einem Aufgabenzuwachs auszugehen. Sollten die Stellen nicht geschaffen werden, kommt es zu zeitlichen Verzögerungen, die bereits ausführlich in GRDrs 401/2006 und im Schreiben an den VA am 01.12.2006 dargestellt wurden (siehe Anlage 2, S. 23 ff.). Im Sachgebiet wurden im Jahr 2006 rund 1250 Überstunden geleistet.

4.7 Schaffung von 2,5 Stellen für das kaufmännische Management des Gebäudemanagements
Nach Ansicht von Fachleuten bringen nur Startinvestitionen einen nachhaltigen Erfolg. Um die umfangreiche Aufbauarbeit der relevanten Datengrundlagen leisten zu können, braucht das Gebäudemanagement entsprechend qualifiziertes Personal. Nur dann können sich nachhaltige Synergien und Effekte einstellen. Aus diesem Grund wird die Schaffung von 2,5 Stellen im Bereich des kaufmännischen Managements vorgeschlagen (siehe Anlage 2, S. 21 ff. ):

· 1,0 Stelle A12/EG 11 zur Einführung/Projektbegleitung und anschließender Betreuung des SAP-Moduls FX (Fachanwendung für Immobilienmanagement). Eine erfolgreiche Einführung des SAP-Moduls ist wegen zahlreicher derzeitiger IT-Insel-lösungen für eine Harmonisierung der Daten und des Aufbaus eines gemeinsamen Datenbestandes unabdingbar.
· 0,5 Stelle A8/EG 8 für Nebenkosten-/Betriebskostenabrechnung für neue und bestehende Pacht-/Mietverhältnisse
· 1,0 Stelle A11/EG 10 für SB Controlling, Unterstützung Aufbau eines Gesamtplanungs- und Steuerungssystems für Gebäudemanagement, Erhebung und Auswertung immobilienrelevanter Kenngrößen für Steuerungszwecke, Reports und Analysen, Entwicklung von Konzepten zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit (z.B. Abfallbeseitigung, Vermarktung, Verpachtung) und Servicefreundlichkeit ggü. Schulen (Trouble-Ticket-System) und Dritten sowie Ausschöpfung von Einsparpotentialen.

4.8 Schaffung von 0,7-Stelle EG 6 für das Sekretariat Amtsleitung/zentrale Auskunftsstelle
Eine schwierige Situation besteht im Sekretariatsbereich der Innenverwaltung des Schulverwaltungsamtes. Von vier Sekretariatsstellen stehen tatsächlich nur 1,9 Stellen für diese Aufgabe zur Verfügung, weil Anteile in Höhe von 2,1 Stellen aufgrund von Kapazitätsproblemen in die Sachbearbeitung der Abteilungen fließen. Es wird vorgeschlagen, dass v.a. organisatorische Regelungen zur Stellvertretung getroffen werden:

· eine verbindliche Vertretungsregelung mit Vorrang Amtsleitung Schulverwaltungsamt bzw. Auskunftsstelle des Amtes
· Einrichtung eines Sekretariatspools (bei Engpässen ggf. auch Vertretung durch sachbearbeitende Bereiche, insbes. Rechnungsbearbeitung)
· Vermeidung/ Weiterleitung von Anfragen durch die städtische Telefonzentrale, die das staatliche Schulamt betreffen.

Damit soll sichergestellt werden, dass alle Sekretariate grundsätzlich mit einer Vollzeitkraft besetzt sind, unabhängig von den zu erledigenden Fachaufgaben. Zusätzlich wird zur Unterstützung der Amtsleitung die Schaffung von 0,7 Stellen Sekretariat/Vorzimmer vorgeschlagen. Der derzeitige Stellenanteil beläuft sich auf nur 0,3 Stellen.


5. Städtevergleich

Im Rahmen eines Städtevergleichs wurden 11 ausgewählte Städte der Größenklasse 1 bzw. aus Baden-Württemberg angeschrieben: Düsseldorf, Essen, Frankfurt, Freiburg, Hannover, Karlsruhe, Krefeld, Köln, Mannheim, Nürnberg, Ulm.

Wie die Ausführungen und Kennzahlen im Bericht belegen, ist ein interkommunaler Vergleich im Bereich Schulverwaltung sehr schwierig und wenig aussagekräftig. Dies liegt insbesondere an der starken Unterschiedlichkeit der Aufbaustruktur, den großen Unterschieden bei den wahrgenommenen Aufgaben im Bereich Schulverwaltung, unterschiedlichen Rechtsgrundlagen in einzelnen Bundesländern, insbesondere hinsichtlich der Aufgaben im Rahmen der Schulträgerschaft. Die Aufgaben Bauunterhaltung, Organisation der Reinigung, Gebäudetechnik, Investorenmodelle, Schulhausmeisterdienste im Verbund, Leistungen nach BAföG und AFBG sowie Betreuungsleistungen wie die Verlässliche Grundschule werden bei dem überwiegenden Teil der Städte von anderen Fachbereichen wahrgenommen. In Stuttgart binden diese Aufgaben jedoch ein Stellenvolumen von rund 30 – 38 Stellen.

Im Zuge des Vergleichs konnte festgestellt werden, dass das Schulverwaltungsamt in der Bundesrepublik ohnehin nicht existiert. Alle verglichenen Städte sind sehr heterogen strukturiert und nicht nur im Vergleich zu Stuttgart, sondern auch untereinander sehr schwer vergleichbar.

Aufgrund der ausgeprägten Unterschiedlichkeit der Schulverwaltungsämter in organisatorischer Hinsicht und des eher verhaltenen Rücklaufs im Bereich der fachbezogenen Fragen konnten die Erkenntnisse aus dem Städtevergleich hinsichtlich der Beurteilung des Ressourcenbedarfs nur bedingt berücksichtigt werden.

Details können dem Projektbericht unter Ziffer 4, Seite 27 sowie Anlage 3 des Berichts entnommen werden.

Auch unter Einbezug der aus dem Projekt vorgeschlagenen Stellenschaffungen ergeben sich aus dem interkommunalen Vergleich keine Anhaltspunkte, dass das Schulverwaltungsamt in Stuttgart eine zu hohe Stellenausstattung hätte. Vielmehr kann dem Amt eine effektive und effiziente Form der Aufgabenerfüllung konstatiert werden.


6. Bewertungen der Abteilungsleitungsstellen (Beschlussantrag Nr. 6)

Nach § 18 BBesG sind die Funktionen der Beamten, Richter und Soldaten nach den mit ihnen verbundenen Anforderungen sachgerecht zu bewerten. Die Organisations- und Personalhoheit der Kommunen schließt das Recht ein, Stellen einzurichten und zu bewerten. Für die Bewertung einer Stelle ist grundsätzlich der Stelleninhalt, also die Gesamtheit der einer Stelle übertragenen Tätigkeiten, Befugnisse und Verantwortlichkeiten maßgeblich.

Bei der Bewertung von Dienstposten (Beamtenstellen) werden insbesondere die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Eigenschaften, die aus der Aufgabenwahrnehmung resultierende Verantwortung sowie Belastungen und Beanspruchungen bewertet.

Kriterien der Bewertung sind daher vor allem

· Schwierigkeitsgrad der Informationsverarbeitung,
· Schwierigkeitsgrad der dienstlichen Beziehungen,
· Grad der Selbständigkeit,
· Grad der Verantwortung.

Die Bewertung von Stellen ist immer auch eine Momentaufnahme. Sie kann politische Wertungen und Prioritätensetzungen nicht ersetzen, z. B. die verwaltungs- oder kommunalpolitische Bedeutung einzelner Stellen oder die Gewichtung von Bewertungskriterien. Politische Prioritätensetzungen können damit die Veränderung der kommunalpolitischen Bedeutung von Stellen bewirken und vorübergehend zu veränderten Stellenbewertungen führen, die ggfs. mit der Anbringung von Nachprüfungsvermerken Berücksichtigung finden können.

Für die neuen Stelleninhalte der Abteilungsleitungen hat das Schulverwaltungsamt aktuelle Arbeitsplatzbeschreibungen erstellt. Deren Prüfung durch das Haupt- und Personalamt hat ergeben, dass die an die Dienstposteninhaber übertragenen Tätigkeiten, Befugnisse und Verantwortlichkeiten aus der Sicht der Verwaltung die im Beschlussantrag Ziffer 6 vorgeschlagenen Dienstpostenbewertungen rechtfertigen.


7. Kostenentwicklung Schulhausbetreuungssystem (zu Beschlussantrag Nr. 8)

Im Zusammenhang mit der Neustrukturierung des Schulhausbetreuungssystems wurde die Verwaltung mit GRDrs 700/2005 beauftragt, ca. 3 Monate nach Vorliegen des Rechnungsergebnisses von 2006 einen weiteren Kostenvergleich darzustellen und dem Gemeinderat vorzulegen.

Obwohl zwischenzeitlich entsprechende Steigerungen bei den Personal- und Sachkosten eingetreten sind, liegt das Rechnungsergebnis des Jahres 2006, in dem das neue System durchgängig erstmals lief, rd. 1 Mio. Euro unter den Schätzungen von 2001 für das neue System. Die Mehrkosten für das Personal konnten weitgehend durch Einsparungen bei der Reinigung kompensiert werden. Außerdem verfügt Stuttgart inzwischen als nahezu einzige Großstadt über ein arbeitszeitrechtlich einwandfreies System. Zahlreiche Anfragen zu dem neuen System aus anderen Städten zeigen, dass viele Städte inzwischen dafür erhebliche Mehrkosten in Kauf nehmen. Diese bleiben Stuttgart erspart. Bei der Reinigung ist jedoch die Untergrenze bei den möglichen Einsparungen ebenfalls erreicht. Der Ausbau der Ganztagesbetreuung und der damit verbundenen erweiterten Nutzung erfordert eine Anpassung der Intervalle, damit der Standard erhalten bleibt. Dies wird künftig wieder zu steigenden Kosten führen. Auch wirken sich die strengen Qualitätskontrollen und die konsequent durchgeführten Sanktionen entsprechend auf die Angebote aus. Dies ist aber unabhängig vom Schulhausbetreuungssystem zu bewerten.

Details können der Anlage 3 entnommen werden.


8. Kostenübersicht Gebäudemanagement (zu Beschlussantrag Nr. 9)

In GRDrs 675/2005 wurde auf Basis des Rechnungsergebnisses 2003 dargestellt, dass im Rahmen der Neustrukturierung des Immobilienmanagements auf Seiten des Schulverwaltungsamtes langfristig Einsparpotentiale von 2,9 Mio EUR realisiert werden sollen. Erzielte Einsparungen sollen zum Abbau des Sanierungs- und Modernisierungsstaus in den Schulen verwendet werden. Über im Vorfeld vorgenommene organisatorische Änderungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Umsetzung des Schulhausbetreuungssystems konnten im Vergleich der Rechnungsergebnisse 2003 und 2006 bereits Einsparpotentiale realisiert werden.

Details können der Anlage 4 entnommen werden.

Finanzielle Auswirkungen

Durch die vorgeschlagenen Stellenschaffungen entstehen voraussichtlich jährlich zusätzliche Aufwendungen von durchschnittlich 292.150 EUR.


Beteiligte Stellen



Vorliegende Anträge/Anfragen

Nr. 382/2005 Bündnis 90/DIE GRÜNEN




Dr. Wolfgang Schuster
Oberbürgermeister

Anlagen

1. Projektbericht
2. Organigramme Ist/Soll
3. Kostenentwicklung Schulhausbetreuungssystem
4. Kostenübersicht Gebäudemanagement



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