Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Allgemeine Verwaltung und Krankenhäuser
Gz: AK 6302-01
GRDrs 305/2004
Stuttgart,
03/17/2005



Organisation und Abwicklung von Hochbauvorhaben
1. Neufassung des Hochbauerlasses/Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau
2. Änderung der Hauptsatzung
3. Änderung der Zuständigkeitsordnung
4. Einrichtung eines Bauinvestitionscontrolling



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
Reform- und Strukturausschuss
Ausschuss für Umwelt und Technik
Verwaltungsausschuss
Gemeinderat		Beratung
Beratung
Beratung
Beschlussfassung		nichtöffentlich
nichtöffentlich
nichtöffentlich
öffentlich		20.04.2005
26.04.2005
27.04.2005
28.04.2005



Beschlußantrag:

1. Der Neufassung der “Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau” (Anlage 1) als Ersatz für den bisherigen Hochbauerlass wird zugestimmt.

2. Die Hauptsatzung der Landeshauptstadt Stuttgart vom 1. Januar 1978 (Amtsblatt Stuttgart vom 16. Februar 1978), zuletzt geändert am 16. Dezember 2004 (Amtsblatt Stuttgart vom 23. Dezember 2004), wird gemäß Anlage 2 geändert.

3. Der Anpassung der Zuständigkeitsordnung (Anlage 3) an die “Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau” wird zugestimmt.

4. Der Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings (statt einer ursprünglich geplanten Stabsstelle auf Referatsebene) innerhalb der “Linie” beim Hochbauamt und der Stadtkämmerei wird zugestimmt. Die Ergebnisse werden nach einem zweijährigen Probelauf evaluiert.



Kurzfassung der Begründung:
Ausführliche Begründung siehe Anlage 1

Der Verwaltungsausschuss hat am 26.11.2003 dem Abschlussbericht des Projekts zur Optimierung der “Organisation und Abwicklung von Hochbauprojekten” (GRDrs 872/ 2003) zugestimmt und die Verwaltung beauftragt, auf dieser Grundlage den bisherigen Hochbauerlass, die Zuständigkeitsordnung sowie die Hauptsatzung entsprechend anzupassen. Auch der Absicht der Verwaltung, ein Bauinvestitionscontrolling (BIC) einzurichten, wurde grundsätzlich zugestimmt. Die Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings sollte stellen- und personalkostenneutral erfolgen. Die im ersten Quartal 2004 beabsichtigte Einbringung der Vorlage im Gemeinderat hat sich wegen der sehr zeitaufwändigen verwaltungsinternen Abstimmung verzögert.

Das im Zusammenhang mit diesem Projekt entwickelte Verfahren “Gemeinderats-auftragssystem Teil III” konnte fristgerecht seit 12. Januar 2004 dem Gemeinderat in CUPARLA zur Verfügung gestellt werden. Es informiert über sämtliche Hochbauvorhaben in der Zuständigkeit des Gemeinderats (mit Gesamtkosten von mehr als 640.000 Euro) einschließlich wöchentlich aktualisierter Termin- und Kostenstände. Zusätzlich sollen künftig auch die mittels Investoren durchgeführten Projekte, alle Vergaben mit mehr als 640.000 Euro sowie aktuelle Bilder der Vorhaben (Lageplan, Innen- und Aussenansicht) bereitgestellt werden.


1. Ablösung des bisherigen Hochbauerlasses durch die “Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau”

Der vom Verwaltungsausschuss grundsätzlich gebilligte Entwurf einer Neufassung des Hochbauerlasses, der zusammen mit den Firmen Drees & Sommer / Prof. Weiss & Partner erarbeitet wurde, schafft die Grundlage für ein optimiertes und schlankeres Verfahren für die Planung, Organisation und die Abwicklung von Hochbauprojekten. Der Entwurf wurde mit den betroffenen Fachämtern (Bauherrenämter) in einem sehr zeitaufwändigen Verfahren abgestimmt.

Gegenüber dem früheren Hochbauerlass konnte der Umfang des Regelwerkes stark reduziert werden. Die Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau wurden im wesentlichen auf eindeutige und klare Regelungen der Zuständigkeiten der an Hochbauten Beteiligten konzentriert (insbes. Referenten, Fachamt, Hochbauamt/Projektgremien, BIC, externe Projektsteuerung). Neben der verbalen Beschreibung erleichtern tabellarische Übersichten die Kernpunkte der neuen Zuständigkeiten und Verantwortungsabgrenzungen für die einzelnen Planungs- und Bauphasen.

Neu sind auch Regelungen für die Einschaltung einer externen Projektsteuerung. Diese ist zu beauftragen, wenn mindestens 2 der in den Projektmanagementrichtlinien definierten Kriterien vorliegen (z.B. Baukosten mehr als 2,5 Mio. Euro).

Die Verwaltung beabsichtigt, die Erfahrungen mit dem neuen Verfahren zum Jahresende 2006 zu evaluieren und dem Verwaltungsausschuss zu berichten.


2. Änderung der Wertgrenzen und Beratungsfolge im Rahmen der Planung und Abwicklung von Hochbauprojekten

2.1 Wertgrenzen für die Beteiligung gemeinderätlicher Gremien im Hochbau

Bei der Erarbeitung der neuen Konzeption für die Planung und Abwicklung von Hochbauvorhaben wurde der klaren Festlegung von Zuständigkeiten, der Verschlankung der Entscheidungswege sowie der Beschleunigung der Entscheidungen eine große Bedeutung zugemessen. Um dies konsequent umzusetzen, sollten auch die Wertgrenzen entsprechend angepasst werden. Orientierung bildeten die Wertgrenzen für den Krankenhausbereich, welche sich in der Praxis bewährt haben.

Ziel der Erhöhung ist es, dass dadurch die Entscheidungen des Gemeinderats schneller umgesetzt werden können und dass auch die Verwaltung, insbesondere beim immer mehr Bedeutung gewinnenden Thema Nachtragsmanagement, handlungsfähiger wird.

Die Wertgrenzen wurden zuletzt in Jahren 1979 auf 1 Mio. DM und 1991 auf 1,25 Mio. TDM angehoben. Nach Angaben des Statistischen Landesamtes Baden Württemberg hat sich der Baupreisindex in dieser Zeit wie folgt entwickelt:

Jahr
Wertgrenze
Baupreisindex
Wertgrenze 1979 x Baupreisindex
Wertgrenze 1991 x Baupreisindex
1979
511.292 €
100%
--
--
1991
639.115 €
153 %
782.277 €
--
2004
 1.000.000 €
167 %
1.068.800 €
979.200 €


Auf Empfehlung des Abschlussberichts sollten die Wertgrenzen für die Beteiligung gemeinderätlicher Gremien für Hochbauvorhaben wie folgt angehoben werden:

Entscheidungen bei
Bisherige Wertgrenze
Künftige Wertgrenze
Neubau, Umbau, Verbesserung und Erweiterung von Hochbauvorhaben
· durch beschließende Ausschüsse ab
· durch Gemeinderat ab
640.000 Euro
2.000.000 Euro
1.000.000 Euro
5.000.000 Euro
Architekten-, Ingenieur- und Gutachteraufträge durch UTA ab einem Honorarvolumen von
77.000 Euro
250.000 Euro
Bauaufträge
(Vergaben für Hochbauten nach VOB/VOL) durch UTA ab
640.000 Euro
1.000.000 Euro


2.2 Entscheidungen bei Neubau, Umbau, Verbesserung und Erweiterung von Hochbauvorhaben durch den Gemeinderat (Beratungshäufigkeit):

Die Gutachter haben in ihrem Abschlussbericht weiterhin vorgeschlagen, die Einbindung der gemeinderätlichen Gremien zu reduzieren, aber unter Beibehaltung der vier wesentlichen Beschlüsse (Vorprojektbeschluss, Projektbeschluss, Baubeschluss und Kostenfeststellungsbeschluss). Das heißt, die Meilensteine und Freigaben des Gemeinderats bleiben unverändert, es sind lediglich die Mehrfachberatungen reduziert worden. Durch die neu getroffenen Regelungen und das neue elektronische Informationssystem für Hochbauvorhaben wird sichergestellt, dass der Gemeinderat auch entsprechend zeitnah über den jeweiligen Projektstand informiert wird.

Derzeit gibt es 78 Hochbauvorhaben mit Baukosten von mehr als 640.000 Euro, über die gemeinderätliche Ausschüsse zu entscheiden haben (von der Vorplanung bis zur Fertigstellung). Nach den neuen Wertgrenzen fallen noch 62 Vorhaben in die Zuständigkeit der Ausschüsse. Zusätzlich zur Be-ratung in den Ausschüssen müssen bisher Hochbauvorhaben mit Baukosten ab 2 Mio. Euro der Vollversammlung des Gemeinderats vorgelegt werden. Von den derzeit laufenden Projekten sind dies 44 Hochbauvorhaben, durch die geplante Anhebung der Wertgrenze wären künftig noch 19 Projekte der Beratung durch die Vollversammlung vorbehalten.

Erhöhung der Wertgrenzen bei Architekten-, Ingenieur- und Gutachteraufträge:
Bisher entscheidet der UTA über diese Aufträge ab einem Honorar von 77.000 Euro. Durch die Erhöhung der Wertgrenze auf 250.000 Euro sind dem UTA künftig 4 Architekten-/Ingenieur/Gutachteraufträge (bisher 15) zur Entscheidung vorzulegen. Die Erhöhung der Wertgrenze orientiert sich an den gesetzlichen Grenzen für Ausschreibungen nach der VOF (200.000 Euro + 4 bis 7 % Nebenkosten + 16 % MwSt.). Der Gemeinderat kann schon jetzt bei allen Hochbauvorhaben ab 640.000 Euro die Namen der beauftragten Architekten und, soweit externe Projektsteuerer beauftragt sind, auch deren Namen im Gemeinderatsauftragssystem Teil III (über Cuparla) ersehen.

Vergaben (Bauaufträge) für Hochbauten nach VOB/VOL werden bisher ab 640.000 Euro dem UTA vorgelegt, künftig soll dies zur Verfahrensvereinfachung ab 1 Mio. Euro. erfolgen. Im Jahr 2003 fielen 13 Vergaben in die Zuständigkeit des UTA, bei der geplanten höheren Wertgrenze wären es 3 Vergaben gewesen. Vergaben unterliegen einer immer stärkeren Reglementierung und Rechtskontrolle, ab bestimmten Wertgrenzen sogar EU-Vorschriften. Bei den sehr strengen, formalen Ausschreibungs- und Vergabeverfahren bestehen für die öffentliche Verwaltung kaum Handlungsfreiheiten. So kann z.B. heute jeder Bieter die Rechtmäßigkeit des Verfahrens rechtlich überprüfen lassen.

Gegenüberstellung verschiedener Wertgrenzen:

Wertgrenze in Euro
Zahl Vergaben 2004
Zahl Vergaben 2003
> 1.000.000
4
3
> 640.000
7
13
> 250.000
10
50
> 100.000
50
100

Um dem Gemeinderat einen Überblick über die Vergaben ab der bisherigen Zuständigkeit von 640.000 Euro und höher zu ermöglichen, werden diese künftig über Cuparla (Verfahren Gemeinderatsauf-trags-system/GA III) elektronisch zur Verfügung gestellt.

Die Anpassung der Hauptsatzung und der Zuständigkeitsordnung an die Erhöhung der Wertgrenzen ist in den Anlagen 2 und 3 dargestellt.


2.3 Beratungsfolge durch gemeinderätliche Gremien

Die wichtigsten Änderungen gegenüber dem bisherigen Verfahren sind:

· Der Projektbeschluss (bisher Vorplanungsbeschluss) entfällt künftig i.d.R. bei Routineprojekten mit weniger als 2 Mio. Euro Gesamtkosten. Die nächste Entscheidung wird mit dem Baubeschluss getroffen. Bei Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen ohne wesentliche Planungsleistungen entfallen i.d.R. der Vorprojekt- und der Projektbeschluss. Die Entscheidung wird mit dem Baubeschluss getroffen.
· Der (vorläufige) Kostenfeststellungsbeschluss erfolgt künftig bereits ein Jahr nach Abschluss des Vorhabens und wird künftig statt in bis zu vier Gremien nur noch im Verwaltungsausschuss beraten.
· Die Beratungsfolge in den gemeinderätlichen Gremien reduziert sich damit je nach Höhe der Baukosten pro Hochbauvorhaben wie folgt:


Baukosten
Betroffene
Vorhaben
Beratungen
pro Vorhaben im Gemeinderat
bisher künftig
unter 2 Mio. Euro:
34
107
2 Mio. bis 5 Mio. Euro:
25
149
über 5 Mio. Euro:
19
1410

Wie bisher werden für jedes Hochbauvorhaben während der Planung und Bauabwicklung von der Verwaltung vier Vorlagen erarbeitet, die jeweils den betroffenen gemeinderätlichen Ausschüssen zur Beratung und Beschlussfasung vorgelegt werden.

Nach der Neukonzeption bleibt die Zahl der Vorlagen und damit der Beschlüsse durch den Rat unverändert, lediglich bei den kleineren Routineprojekten unter 2 Mio. Euro soll künftig ein vereinfachtes Verfahren angewandt werden. Durch eine Zusammenfassung der Vor- und Entwurfsplanungsphase sowie der Bauvorbereitungsphase soll der Projektbeschluss entfallen, die nächste Entscheidung wird dann mit dem Baubeschluss getroffen.

Geringfügig reduziert werden sollen die Mehrfachberatungen einer Vorlage. Wie aus der untenstehenden synoptischen Darstellung ersichtlich, werden folgende Änderungen vorgeschlagen:

· der Raumprogrammbeschluss heißt künftig Vorprojektbeschluss, er wird bisher in 2 Ausschüssen beraten (zusätzlich im VA bei Baukosten von mehr als 2 Mio. Euro). Im Rahmen der Optimierung der Ablauforganisation wurde besonderes Augenmerk auf die frühen Projektphasen gelegt, da hier die wesentlichen Festlegungen getroffen werden. Deshalb soll kün-ftig der Vorprojektbeschluss generell im VA beraten werden. Bei kleineren Projekten unter 2 Mio. entfällt der folgende Projektbeschluss, der Verwaltungsausschuss wäre ansonsten vor dem Baubeschluss gar nicht beteiligt.

· Vorplanungsbeschluss/künftig Projektbeschluss: hier entfällt die Beratung im Verwaltungsausschuss, da der Schwerpunkt der Festlegungen bei der Definition des endgültigen Raumprogramms, der Entwurfsplanung, der Kostenberechnung und der Zustimmung zur Weiterplanung liegt.

· Baubeschluss: mit dem Baubeschluss wird die Bauausführung freigegeben, hier soll der Verwaltungsausschuss immer beteiligt werden (bisher nur bei Baukosten über 2 Mio. Euro), die Vorlage wird der Vollversammlung erst bei Baukosten ab 5 Mio. Euro vorgelegt (bisher 2 Mio. Euro).

· Kostenfeststellungsbeschluss: Eine weitere Änderung gegenüber dem Hochbauerlass ist der Projektabschluss. Hier wird vorgeschlagen, das Verfahren stark zu verschlanken und vor allem zu beschleunigen. Statt in bis zu 4 Gremien wird der Kostenfeststellungsbeschluss künftig nur noch im VA (vor allem in der Funktion als Finanzausschuss) beraten. Ziel ist, den vorläufigen Projektabschluss nach Vorlage von 90 % der Schlussrechnungen innerhalb von 12 Monaten nach Fertigstellung zu erreichen. Für die restlichen 10 % wird vom Projektleiter eine Risikobewertung durchgeführt. Eine Einbringung des endgültigen Projektabschlusses in den Gemeinderat erfolgt nur noch, wenn der vorläufige Projektabschluss überschritten wird. Die Beratung von Hochbauvorhaben in gemeinderätlichen Gremien (sowie im Bezirksbeirat) soll deshalb künftig wie folgt angepasst werden: Zusätzlich beraten und entscheiden gemeinderätliche Gremien im Zusammenhang mit Hochbauvorhaben über:

· Realisierungswettbewerbe (UTA und VA),
· vierteljährliche Kosten- und Terminberichte bei bestimmten Vorhaben, wie z.B. Neubau der Galerie, Umbau des Tagblatt-Turm-Areals zum Kulturzentrum "Kultur unterm Turm",
· Vergaben von Bauaufträgen ab 1 Mio. Euro
· Architekten- und Ingenieurverträge ab 250.000 Euro.


3. Einrichtung eines Bauinvestitionscontrollings

Der Verwaltungsausschuss hat am 26.11.2003 dem Abschlussbericht über die Neuorganisation und Abwicklung von Hochbauprojekten zugestimmt. In diesem Zusammenhang wurde grundsätzlich die Einrichtung einer gemeinsamen Stabsstelle für Bauinvestitionscontrolling bei den Referaten T und WFB gebilligt und die Verwaltung beauftragt, im ersten Quartal 2004 einen stellen- und kostenneutralen Vorschlag zur Deckung des Stellenbedarfs vorzulegen.

Im Verlauf der Überlegungen zur Organisation und Stellenausstattung des Bauinvestitionscontrollings sind die Referate AK, T und WFB übereinstimmend zu dem Ergebnis gekommen, dass es zweckmäßiger ist, diese Aufgabe statt in einer Stabsstelle auf Referatsebene innerhalb der “Linie” beim Hochbauamt und der Stadtkämmerei anzusiedeln. Bei entsprechenden Fragestellungen wären das Amt für Liegenschaften und Wohnen (Standort- und Grundstücksfragen/-alternativen) und das Haupt- und Personalamt (Organisationsfragen, BürgerService) in die Arbeit des “Bauinvestitionscontrollings” einzubeziehen.

Ansatzpunkt für die künftige “Investitionsbedarfsprüfung” sind die Bedarfsanmeldungen der Ämter. Die Investitionsbedarfsprüfung bewertet den geltend gemachten Bedarf, überprüft die Programmvorgaben und Standards, prüft mögliche Standortalternativen und bringt Wirtschaftlichkeitsaspekte und Gesichtspunkte künftiger Nutzungsentwicklungen ein. Die Investitionsbedarfsprüfung priorisiert die geprüften Bedarfsanmeldungen im Hinblick auf Dringlichkeit und Finanzierbarkeit und entscheidet über die Freigabe. Bei Ablehnung entscheiden die Referate WFB und T. Durch die frühzeitige Überprüfung der Bedarfsanmeldungen soll vermieden werden, dass zu große Planungskapazitäten gebunden werden für Maßnahmen, die mittelfristig keine oder nur geringe Aussichten auf Realisierung haben.

In der Referentenrunde am 08.06.2004 wurde einvernehmlich vereinbart, diese Regelung nach einem zweijährigen Probelauf zu evaluieren.

Die Detailregelungen zu den Aufgaben und Befugnissen der Investitionsbedarfsprüfung sind in die “Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau” eingearbeitet worden (Anlage 1).


Finanzielle Auswirkungen

keine



Beteiligte Stellen

Die Referate T und WFB haben die Vorlage mitgezeichnet. Die übrigen Referate erhielten die Vorlage zur Kenntnis/Stellungnahme.

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine

Erledigte Anträge/Anfragen

keine



Klaus-Peter Murawski
Bürgermeister

Anlagen

Anlage 1: Richtlinien für das Projektmanagement im Hochbau
Anlage 2: Änderung der Hauptsatzung
Anlage 3: Anpassung der Zuständigkeitsordnung