Die Landeshauptstadt Stuttgart setzt als strategisches Produkt die Groupware-Lösung Domino/Lotus Notes seit ca. 5 Jahren in der Version 6.5 kostengünstig ein. Neben den Groupware-Grundfunktionalitäten wie Mail, Kalender, Aufgaben, Adressbücher wird Lotus Notes/Domino vielfältig zur Unterstützung von Fachaufgaben und Workflow-Funktionalitäten (z.B. Kommunaler Sitzungsdienst, Bauris) herangezogen. Die IBM stellt den Support für Lotus Notes 6.5 ein. Es muss eine Nachfolgelösung gesucht werden.
Von Referat AK wurde am 03.12.2008 der Planungsauftrag "Nachfolge Notes 6.5" erteilt. Es war eine Studie zu erstellen, die die aktuelle Version von Lotus Notes 8.5 mit den Alternativen Microsoft und einem Open Source Mail- und Groupware-System vergleicht. Die Studie wurde mit externer Unterstützung durchgeführt. Die Systeme wurden untersucht, ihre Funktionen bewertet und ein Entscheidungsvorschlag für eine Migration erarbeitet.
Die Studie deckt neben dem Vergleich der Funktionen die monetäre Wirtschaftlichkeit, die qualitativ-strategische Wirtschaftlichkeit sowie die Machbarkeit ab. Empfehlung des externen Gutachters: Da alle betrachteten Szenarien für eine zukünftige Groupware-Lösung grundsätzlich machbar scheinen, ist die monetäre Wirtschaftlichkeit für die Entscheidung ausschlaggebend. Als wirtschaftlichste Lösung wird die Migration auf Lotus Notes 8.5 empfohlen. Ein Wechsel von der bisherigen Groupware-Lösung auf Basis Lotus Notes mit Mail, Kalender, Anwendungen und weiteren Funktionalitäten auf ein anderes System, hier Microsoft Exchange Server mit Sharepoint oder ein Open Source Produkt, hier Open Xchange, ergänzt um die lizenzpflichtige Software Pavone, bietet keinen höheren Funktionsumfang. Vorteile einer Migration auf Lotus Notes 8.5 sind u.a.: · geringerer Schulungsaufwand · geringeres Migrationsrisiko · Nutzung vorhandener Kenntnisse und Erfahrungen · geringer Anpassungsaufwand · Weiternutzung vorhandener Infrastruktur Bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung schneidet Lotus Notes 8.5 am besten ab. Die haushaltswirksamen Gesamtkosten mit überschaubaren monetären Risiken sind am geringsten. Auch die nicht haushaltswirksamen Kosten, hinter denen sich die internen Aufwände für die Migration und Schulung verbergen, liegen sowohl bei den absoluten Kosten als auch bei der Betrachtung der Risiken bei Lotus Notes 8.5 niedriger als bei Microsoft oder dem Open Source System. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Vergleichsberechnung nach Gesamtkosten-ansatz) über einen Zeitraum von fünf Jahren: Für den Wirtschaftlichkeitsvergleich einer strategischen Ausrichtung der Groupware-Lösung für die Landeshauptstadt Stuttgart ist eine Gesamtsicht über einen längeren Zeitraum (hier 5 Jahre) erforderlich, um nicht kurzfristige Aspekte gegenüber langfristigen Perspektiven übermäßig zu bewerten. Haushaltswirksame Kosten in der Gesamtbetrachtung