Landeshauptstadt Stuttgart
Referat Kultur/Bildung und Sport
Gz: KBS
GRDrs 131/2003
Stuttgart,
02/27/2003



Pilotversuch "Elektronische Schließsysteme im Schulzentrum Degerloch"



Beschlußvorlage
Vorlage an
    zur
SitzungsartSitzungstermin
VerwaltungsausschußBeschlußfassungöffentlich12.03.2003



Beschlußantrag:

1. Vom Angebot der Firma IBM zur Erprobung eines elektronischen Schließsystems vor allem in Sportstätten wird Kenntnis genommen (vgl. Anl. 2).
2. Die Verwaltung wird beauftragt, einen entsprechenden Vertrag mit der Firma IBM abzuschließen und an ausgewählten Objekten des Schulverwaltungsamtes im Verbund Degerloch (Turnhalle und Lehrschwimmbad des Wilhelms-Gymnasiums, Sporthalle der Fritz-Leonhardt-Realschule und Turn- und Versammlungshalle der Albschule) einen Pilotversuch zur Erprobung elektronischer Schließsysteme mit der Firma IBM durchzuführen. Dabei wären
2.1 festzustellen, welche Objekte unter welchen Voraussetzungen für eine elektronische Schließung geeignet sind,
2.2 zu ermitteln, welche Nutzerkreise mit der elektronischen Schließung erreicht werden können und ob mit der elektronischen Schließung eine Ausweitung der Schlüsselgewalt möglich ist,
2.3 neue Chancen und Risiken der Gebäudesicherheit auszuloten,
2.4 den mit der elektronischen Schließung verbundenen laufenden Aufwand für Wartung und Administration zu benennen und festzulegen, von wem die erforderlichen Arbeiten durchgeführt werden,
2.5 technische Risiken und Lösungsansätze darzulegen und
2.6 auf der Grundlage all dieser Erfahrungen im Pilotprojekt die Wirtschaftlichkeit zu ermitteln.
3. Die Finanzierung erfolgt über einen Leasingvertrag mit drei Jahresraten. Die Kosten von insgesamt 77.400 Euro werden innerhalb des Budgets des Schulverwaltungsamts gedeckt bei AHSt. 2100-2300.5321.


Begründung:


Die Firma IBM hat dem Referat KBS ein Angebot für einen Pilotversuch zu einem elektronischen Schließsystem, das vor allem für die Nutzung von Sportstätten im außerschulische Betrieb einsetzbar ist, unterbreitet. Es sollen neue Möglichkeiten und ggf. auch Grenzen von Schließkonzepten erprobt und deren Wirtschaftlichkeit ermittelt werden.

Die Präsentationsfolien sind der Vorlage angeschlossen (vgl. Anlage 2). Diesen Unterlagen sind auch die Berechnungen für die Kosten und die Wirtschaftlichkeit zu entnehmen.

Als derzeitige Kosten werden die Leistungen für die Abend- und Wochenendnutzungen (vorwiegend Übungs- und Wettkampfbetrieb bzw. Veranstaltungen), die in der Übergangsphase zum Verbundsystem (voraussichtlich bis Ende 2004 sind alle Verbünde umgesetzt) gewerblich vergeben werden, über entsprechende Leasingraten gegengerechnet. In die Berechnung eingeflossen ist ein Sponsoringbetrag der Firma IBM von 10.000 Euro.

Finanzielle Auswirkungen
Den derzeit laufenden monatlichen Kosten über gewerbliche Vergabe von 2.987,25 Euro (für den Schließdienst und einen Kontrollgang) steht ein Leasingangebot von monatlich 2.150 Euro gegenüber. Darin teilweise enthalten sind laufende Kosten für Wartung und Administration von monatlich rd. 500 Euro, die auch nach Eigentumsübertragung der Anlage bei postiver Bewertung des Pilotversuchs und Beibehaltung des Systems weiter anfallen.

Die Kosten von insgesamt 77.400 Euro (2.150 Euro x 36 Monate) werden gedeckt bei AHSt. 2100-2300.5321. Die Mittel werden außerplanmäßig bereitgestellt, die Deckung erfolgt durch Sperrung innerhalb des Budgets des Schulverwaltungsamts.


Beteiligte Stellen

Referat F

Vorliegende Anträge/Anfragen

keine




Dr. Iris Jana Magdowski

Anlagen

1. Ausführliche Begründung
2. Unterlagen der Firma IBM

Ausführliche Begründung

Das von der Firma IBM vorgelegte Angebot für einen Pilotversuch zu einem elektronischen Schließsystem, das vor allem für die Nutzung von Sportstätten im Außerschulischen Betrieb einsetzbar ist, ist den angeschlossenen Präsentationsfolien (vgl. Anl. 2) zu entnehmen.

Die Verwaltung verspricht sich von diesem Pilotversuch vor allem Aufschlüsse darüber, welche Vorteile ein solches elektronisches Schließsystem gegenüber einer normalen Schließanlage bietet. Die Schlüsselgewalt ist bereits in 93 Sportstätten des Schulverwaltungsamts verwirklicht. Hier wäre wichtig festzustellen, ob durch die zusätzlichen technischen Möglichkeiten (Zugangskontrolle, evtl. auch im Innenbereich usw.) hier kurzfristiger und mit weniger baulichem Aufwand ein weiterer Ausbau möglich ist.

Aber auch die Grenzen eines solchen Systems sind bereits in Teilen erkennbar und sollen im Rahmen des Pilotprojekts noch genauer ausgelotet werden. Die bisherige Betreuung der Objekte beinhaltet ja auch die Betreuung der technischen Anlagen und einen Schlussrundgang. Deshalb werden in den Pilotversuch auch technisch hochwertig ausgestattete Anlagen wie ein Lehrschwimmbad und eine Turn- und Versammlungshalle einbezogen.

Die Ziele des Pilotversuchs:

Zu 2.1 Geeignete Objekte:
Geklärt werden muss, ob auch technisch hochwertig ausgestattete Objekte wie ein Lehrschwimmbad oder eine Turn- und Versammlungshalle bei einer Veranstaltung ohne weitere Betreuung den Nutzern überlassen werden kann.


Zu 2.2 Geeignete Nutzerkreise und Ausweitung der Schlüsselgewalt:
Derzeit ist der Einsatz der elektronischen Schließanlage auf außerschulische Nutzer fokussiert. Es sollte im Rahmen des Pilotversuchs auch getestet werden, ob der schulische Betrieb hiervon einen Nutzen hat. Wenn eine Sportstätte heute an einem Abend durch sehr viele unterschiedliche Vereine genutzt wird, ist die Schlüsselgewalt nicht möglich. Dies könnte sich durch die stärkere Zugangskontrolle im elektronischen System ändern. Es ist weiter zu prüfen, ob mit der elektronischen Schließung weitere Nutzer/innen erreicht werden können (weitere Kosteneinsparungen). Bei der schon praktizierten Vergabe der Schlüsselgewalt ist z.B. aus haftungsrechtlichen Gründen nicht jede/r Nutzer/in bereit, die Schlüsselgewalt zu übernehmen. Unabhängig davon kann Schlüsselgewalt nur an zuverlässige (Dauer-)nutzer/innen vergeben werden. Es könnte möglich sein, dass sich das Risiko der Schlüsselvergabe mit "elektronischen Schlüsseln" gegenüber der herkömmlichen Vergabe der Schlüsselgewalt mindert und auch aus diesem Grunde die Schlüsselgewalt ausgeweitet werden kann.


Zu 2.3 Gebäudesicherheit:
Dies spielt in einigen Bereichen eine immer größere Rolle. Derzeit stehen Turn- und Versammlungshallen und Sporthallen während des Übungsbetriebs offen und oftmals ist der Zugang der Sportstätten sehr unübersichtlich und die Umkleidebereiche sind ohne Kontrolle durch die Nutzer zugänglich. Auch diese Aspekte sind zu untersuchen. Besonders kritisch ist dies in Schulanlagen, in denen Schulgebäude und Sportstätte gemeinsame Eingänge haben. Hier ist sicherzustellen, dass nur die überlassenen Räume zugänglich sind und der Zugang zu sensiblen Bereichen wie Rektorate oder technisch hochwertig ausgestattete Fachräume ausgeschlossen werden kann.


Zu 2.4 Wartung und administrativer Aufwand:
Hier sind der laufend notwendige Arbeitsaufwand z.B. für die Programmierung bzw. Sperrung der Chipkarten, der Zuordnung von Nutzungszeiten usw. sowie der Aufwand für die Wartung der Anlage im tatsächlichen Betrieb festzustellen.

Die außerschulischen Nutzungen werden derzeit sowohl vom Schulverwaltungsamt als auch vom Sportamt vergeben. (Montag bis Freitag vergibt das Sportamt ab 17.15 h die sportlichen Übungsräume, das Schulverwaltungsamt die übrigen Räume. Am Wochenende und in den sogenannten "kleinen Ferien" überlässt das Schulverwaltungsamt.) Daher ist im Rahmen des Pilotversuchs zu klären, welches Amt (ggf. auch beide Ämter) mit welchem personellen Aufwand die erforderlichen Programmierungen vornimmt. In jedem Fall ist das Sportamt eng einzubinden.


Zu 2.5 Technische Risiken und Lösungsansätze:
Es sind die Auswirkungen bei Verlust einer Chipkarte (elektronischer Schlüssel) mit dem Verlust eines herkömmlichen Schlüssels zu vergleichen. Auch die technische Zuverlässigkeit einer solchen Anlage ist zu testen. So ist beispielsweise zu klären, wie der Zugang zu den überlassenen Räumen ermöglicht wird, wenn die Chipkarte nicht funktioniert (kann auch ausserhalb der Dienstzeiten der Verwaltung vorkommen) oder wenn bei Stromausfall kein Zugriff auf den Zentralrechner besteht.


Zu 2.6 Wirtschaftlichkeit:
Aus all diesen vorgenannten Komponenten ergeben sich Vor- und Nachteile, für die im Rahmen des Pilotversuchs die finanziellen Auswirkungen zu ermitteln sind. Die Wirtschaftlichkeit eines dauerhaften Einsatzes solcher elektronischer Schließsysteme ist auch im Blick auf mögliche Einsparungen im Schulhausbetreuungsystem zu prüfen.


Zeitplan
Der Umfang des zusätzlichen Ressourcenaufwands für die Umsetzung, Begleitung und Auswertung dieses Pilotversuchs ist derzeit nicht genau abschätzbar. Trotz der ohnehin überaus hohen Arbeitsbelastung innerhalb des Schulverwaltungsamts, die hier vor allem auf die lange Umstellungsphase für die Verbundlösung im Rahmen des Schulhausbetreuungssystem zurückzuführen ist, wird versucht, im vorgesehenen Zeitplan zusätzlich auch noch diese Aufgabe zu erfüllen.


Finanzielle Risiken:
Die Verwaltung stellt vertraglich sicher, dass der Pilotversuch nur im aufgezeigten Kostenrahmen gestartet wird.

Nach Auswertung und Berichterstattung entscheidet der Gemeinderat auf der Grundlage des Erfahrungsberichts, ob und ggf. in welchem Umfang künftig mit elektronischen Schließanlagen im Schulhausbetreuungssystem gearbeitet wird. Sollte die Entscheidung für elektronische Schließanlagen fallen, müsste aus vergaberechtlichen Gründen eine Ausschreibung erfolgen.